高校二級院系主動性學籍管理工作探思

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【摘要】雖然現代網絡技術已廣泛應用于高校學籍管理工作中，但二級院系學籍管理由于其工作的特殊性，不僅需要管理老師的綜合素質能力高，強烈的主動服務意識反而要比之前更是不可缺少，只有用主動服務精神和態度去處理學院（系）的學籍事務，才能達到提高學籍管理的優化目的，才能真正起到承上啟下作用，使學籍工作能真正融洽學校與院系之間工作的銜接與配合。

【關鍵詞】學籍；管理工作；崗位職責；服務

現代網絡技術已廣泛應用于高校學籍管理中，這有利于實現學籍管理的現代化、規范化，但是，有的技術，比如電子注冊制度的引入，同時也大大增加了學籍工作的難度和工作量，再加上學籍管理工作的特殊性，這就要求學籍管理老師，特別是二級學院（系）的學籍管理老師，因為所處位置的特殊性，不僅要快速、準確理解其他部門的文件精神，以應對本學院師生的咨詢，還要及時認真收集相關師生的原始材料，為畢業證書的發放、教材的訂購等等提供準確無誤的數據，這些不僅需要具備良好的職業素養，還需要有較強的責任意識——服務意識，才能確保學校教學工作的良好運行，確保教學質量的不斷提高。

一、高校學籍管理工作的特殊性

現代高校的學籍管理要實現兩個功能，一是記載學生信息的基礎功能，二是通過信息登記、變更實現管理育人、服務育人。特別重要的是第二個管理育人功能，這是當前我國高等教育改革對教學管理部門提出的新要求。我們從2016年12月出臺的《普通高等學校學生管理規定》中可以看出，學籍管理還應該“將管理與育人相結合，不斷提高管理水平和服務水平”。很顯然，現代學籍管理不再是單純的數據記錄，還要求通過煩瑣的選課、轉專業等記錄方式，達到育人目的。

1.對學籍管理教師綜合素質的要求

學籍管理工作關系到學校辦學質量，也涉及每個學生的切身利益，尤其是二級學院（系）的學籍工作，因為這項工作直接面對著教學第一線的老師和他們的教學任務，也是學生各種成績和數據的直接接觸者，復雜、繁忙又具體細致是其工作特征。這樣的工作性質，決定了學籍管理隊伍建設的重要性。高校學籍管理還是一個政策性非常強的工作，需要管理老師能正確理解文字和文件精神，只有很好地消化和銜接文件，才能再擬出適合本學院（系）的學籍文件，那么下聯教師、學生，上交工作總結就能夠保證質量，避免工作脫節和發生教學事故。所以學籍管理對管理老師的綜合素質要求比較高，具體來說，要有一定的思想覺悟；有一定能力盡快熟悉自己的業務；有定期和不定期對應新的教育政策、法規和文件進行培訓的能力；有不斷提高掌握和熟悉現代管理的技術、方法的能力；要有一定的創新能力，不應該長時期安于機械地、周而復始地重復排課、考試等常規性勞動，要能夠有所分析、總結、歸納，在這些基礎上提出新的意見和建議等等，才能讓學籍管理工作不斷邁上新的臺階。

2.校生之間特殊的行政法律關系

高校具有特殊的法律地位，具有行政主體、民事主體、行政相對方的三重角色，學校被賦予一定的法律權利的主體，又可以依據自定的規則對學生進行管理，使得學校與學生之間具有了行政關系和民事關系的二重性，但二者之間的權利與義務又不完全對等。一方面，有關的法律條文還不完備，法制環境還不成熟，另一方面，學生的法制意識卻不斷提高，那么學校與學生之間會不可避免產生一些沖突。如果學校忽略了自主權的范疇，就很容易侵害學生的知情權、申辯權和受教育權，特別是與學生利益緊密相關的學籍管理，在處理學籍變更、退學、開除學籍、轉專業等事務過程中，就需要學籍管理老師要有法律意識，更要有高度的責任心和服務意識，做到程序明確、操作規范、事實清楚、證據確鑿、處理及時，并有詳細的操作程序說明，才能保證學校正常的教學活動不受影響，保證學生的權益不受侵害。

3.二級學院學籍管理工作的承上啟下作用

隨著高校規模的不斷擴大，學科專業門類越來越多，“高校實際上已成為一個復雜的組織系統”，普通高校實際上已經實行校、院二級管理、專業組協助的管理模式。改進學籍部門運行機制，主要是要發揮院系學籍工作的承上啟下作用，以學期為主線，制定本學院（系）學籍管理工作日程，及時接收教務處等上級部門的文件和要求，傳達給本院（系）領導、專業主任、教師、輔導員和學生等，并按既定的日程收集、綜合相應的材料上交。二級學院（系）的學籍管理老師在這個過程中，并不是簡單地接收任務，而是要充分領會文件精神和要求，才能在轉達文件時能根據本學院（系）的實際情況附加一些細則要求。院（系）的學籍管理老師還要及時收集一線教師、科研人員和學生反饋的意見，比如教務處下達的任務要明確主題和要求，避免重復，要給相關人員留有充裕的時間去完成，保證任務能按時按質完成，真正起到承上啟下作用，促進學校與二級院（系）之間的銜接與配合的融洽。

4.保守、呆板的管理方法

大眾化的高等教育時代提倡大學自治，目的是教育體現校本特色，可是現實是各高校能自行規定的條款也只能在國家規定的原則下進行，如果有過渡要求，則容易導致辦學不濟，是高校辦學特色不足的原因，反映在學籍管理上則成了學校對學生單向要求的“規范性”行為，體現了“學生在單一模式下被動使用學校資源的群體管理特點”。另一方面，教育法、行政主管部門都沒有對高校自治下自由裁量權的權限程度有具體規定。在處理教學任務過程中，學籍管理老師畢竟不是專業的執法或司法人員，稍有不慎，就有可能觸犯相關法規，學校也有可能因此在學生申訴中敗訴。為了不引起不必要的麻煩或糾紛，他們往往會采取保守、呆板的管理方法，這樣雖然不容易出大差錯，但是對促進教育的整體良性發展、學生個體的個性發展等卻沒有任何好處，學籍管理制度上無法體現校本特色，而這恰恰是大學自治的集中體現之處。那么就需要學籍管理老師用服務意識來彌補管理方法的不足。

二、現代技術環境下二級單位學籍管理工作存在的問題

1.學籍管理制度在理念與實際運行的契合度方面

優化學籍管理制度的目的是要提高服務意識，為師生提供規范、便捷、高效的服務，因此學籍管理制度也要融入學校管理體制中。教務部門要發揮指導、監督、審核和調研的作用，具體的事務應由二級院（系）來處理，他們更熟識本學院的教學情況，與教師、科研人員和學生聯系更密切，能靈活處理并保護學生的積極性，管理效率也會大大提高。但現實是教務部門一般只注重對任務結果進行干預處理，他們在布置任務時極少會結合不同的院（系）進行適當調整，只是一刀切地將任務傳達下去，對各院（系）任務的完成情況及出現問題則很少能給予指導、協調和調研，偏離了學籍管理的優化目的。所有學籍改革的目的都是為保護學生個體受教育權利，必須獲得學生的理解與認可。但在學校辦學自主權和學生權利、義務之間發生糾紛時，更多的是鼓勵利用協商、契約關系來調整學校與學生之間的關系，而這往往為管理者留下了較大的自由裁量空間，增加了對學生行為管理的隨意性和侵犯學生合法權利的可能性。學籍管理制度往往未能起到對學生的教導作用。

2.崗位職責界定不準確

高校學籍管理兼具學生管理和教學管理的雙重管理任務，目前大部分高校都實行院校二級管理體制，二級院（系）的學籍工作會與教務處、招生處和學工處在工作上產生聯系，特別是與教務處在工作上的交接方面最多，造成一方面分級責任落實不夠細化、不明確，有的工作經常要通過協調才能完成；另一方面，教務部門轉發的文件往往比較隨意，在崗位職責界定不完善的情況下，學籍管理老師往往無法單獨處理完成，因為許多內容涉及行政秘書、專業主任和輔導員，需要上報院（系）領導協調處理，既耽誤了工作，又容易引發矛盾，所以優化學籍管理還需要其他部門的協助和配合。

3.學籍管理工作不受學校重視

高校學籍管理工作雖然是高校教育教學管理中一項基礎性工作，但它也是一項高強度、高勞動量的工作，且政策性強、牽涉面大，有自己一套復雜的工作系統程序，有嚴密的規章制度和嚴格的紀律。但受學校政策的限制，學籍管理卻屬于行政管理職務，在職稱評定上受到很大的限制。學籍工作人員發展空間有限，個人前途有后顧之憂，直接反映在工作上就是缺乏動力，沒有進取精神，人員變動頻繁，無法保證學籍工作的質量，比如學籍異動處理不嚴謹，分類不準確或保存不當等，嚴重的還會發生教學事故。

4.學籍管理內涵亟待提升

首先，隨著大學錄取機制的多樣化，出現了統招、自主招生、專升本、藝體生等多元招生方式，還有少數民族預科班、國外交流生等，同時為了滿足學生特點和發展需求，比如轉學、轉專業、休學、復學、入伍等，學籍異動就非常頻繁。其次，新時期的學籍管理將管理與服務育人相結合，不只是生硬的“數據統計”，還應該體現學生的學業品行、生活的現狀與訴求。第三，管理與治理相結合。以往的學籍管理，是依靠學籍這一載體來規范學生的日常行為和成長過程，全能色彩較重，但缺乏協作與互動方式，容易“忽視人性的豐富性和復雜性，使高校學籍管理工作失去了活力與創造力”。將傳統管理治理優化，能有效融入民主、參與、協商等相關元素，體現人性力量的偉大。“治理是一個任何組織、公與私管理共同事物的各種方法的總和”，將管理與治理有機結合，更契合現代社會發展的理念，能夠促進學生“參政”，提高個體積極性，使學生更易在日常管理中接受教育，為實現管理服務育人創造條件。

5.對學籍管理制度認識不足

廣大師生對學籍管理制度認識不足，相當一部分學生對學籍管理制度的內涵與功能缺乏正確的理解，一些教師也存在這方面的問題。他們都視學籍管理為教務處、學院教學秘書等教學管理部門的事，認為與本人無關。一些教師經常忽略或無視教務部門和學院相關文件的要求，也會在學生求情、糾纏之下擅自更改考試成績，許多學生也不大清楚學分、學時、績點的概念與意義，他們直到臨畢業時才發現自己的學分或績點還不夠，等等，這些都會影響學生的順利畢業，影響學校教學質量的提高。因此，除了不斷優化學籍管理制度外，也要加大學籍政策宣傳力度。宣傳學籍政策，需要結合大一新生入校教育予以重點講解，比如學籍管理制度、違紀處分等管理規章制度的學習，組織專業老師進行專業發展前景的報告，明確本專業發展目標，督促新生結合自己的實際情況制定合理、明確的整體規劃。另外，導師、輔導員也要及時與家長溝通、交流，形成教育合力，體現教育管理人性化。

三、服務意識在學籍管理中的作用

1.完善學籍檔案

學籍能夠確認學生的身份，并起著監控學生從入學到畢業的整個學習過程和學習成果。在管理過程中形成的學籍、檔案管理，兩者雖然分屬不同部門，但它們相輔相成，并相互促進。也就是說學籍管理的規范化，有助于檔案材料的豐富與完善，反過來，檔案管理的規范化、制度化，才有可能完整收集原始材料，并將之歸類存檔，使得學籍檔案材料不斷豐富與完善。另一方面檔案管理的規范化、制度化，也需要對歸檔條目細化，對口所屬的材料也要進行按類歸檔，因為要存檔，學籍的操作必須按照規范的程序進行，其他的經手人、負責人在簽字時也要謹慎，加強對學籍規范管理的重視。學籍檔案的規范化、精細化管理，倒逼學籍管理走向規范化，在這規范化過程中，二級學院（系）學籍管理由于是許多第一手資料的經手者，在管理過程中必然需要將每一次工作涉及的重要原始資料進行歸檔，能作為將來開展工作的最原始、最權威的證明材料。比如新生入學材料，更能有效證明學生的身份；學籍異動材料，可以成為學生身份變動或學習期限變動的有力憑證；學生的成績及獎懲材料，可以成為單位選聘學生的重要參考資料。因此，作為學籍管理老師，需要有高度的責任心和服務意識，才能保證其收集資料的真實性、完整性和系統性。

2.通過服務落實育人功能

學籍管理除了基礎功能外，也要關注育人功能，即如何將育人滲透在信息登記、變更中，滲透在日常管理工作中，實現管理育人，服務育人。通過服務育人，學籍管理人員需要提高自己的專業意識，不能把精力全部放在基礎性工作上，而要有意識地發揮學籍管理育人的重要功能，自覺提高服務意識。學籍管理的具體工作有新生注冊、學籍變動、成績管理、紀律管理、學位管理等，學籍管理老師要及時把轉專業、轉學、休學的學生有關信息，包括學科背景、學力、成績、性格特點、發展意向等信息，盡可能詳細地上報學院領導，以便能及時安排相應的老師進行輔導。可以說，這是一種通過記錄的方式育人的過程，應該由學院（系）而不是教務處來完成，這樣能根據本學院情況，容易且靈活地對學籍內容及時調整。所以在管理學籍時，對于學生的學業、品行、生活要同樣重視和負責，這樣還會倒逼學校規范日常管理，加強學風建設，特別是針對作弊高危人群進行心理干預與預防作弊方面，學籍管理老師可以通過考場布置、監考老師的培訓與安排等，使學生不具備作弊的現實條件，所以學籍管理要能夠對校風、學風建設起到促進作用，關鍵還是學籍管理老師要有高度的責任心和服務意識。擴招后的大學生中，獨生子女占大部分，他們不善于吃苦耐勞，文明素質偏低，理想追求淡化，缺乏自律等，更加要求學籍管理老師要以平等的心態對待學生，在對待他們咨詢成績、補考等事務時，要按照相關政策給予充分支持，對他們的疑惑要有足夠的耐心回答和解釋。

3.提倡主動服務意識

二級學院（系）的學籍管理老師，是學院日常教學工作的組織者，日常工作種類繁雜，常規工作量大，特別是畢業生成績審核、教材預訂等，要求十分嚴謹，同時還是學院師生和教務部門之間的協調者，可以說學籍管理工作是確保學院教學質量和教學工作良好運行的中心環節。在如此繁忙的教務工作環境下，如果沒有良好的服務意識，就無法及時與學院師生溝通，沒有主動的服務精神，在服務質量上也會不盡人如意。（1）學籍管理的本質從某種意義上說，學籍管理工作的本質就是服務，為學院的教學科研服務，也為廣大師生服務，比如要站在學生和老師的立場上，急他們之所急，想他們之所想，對師生的要求要認真傾聽，主動提出解決問題的途徑；即要自我謙讓，也要有積極的態度解決問題，如監考、調課等就需要學籍管理老師主動來協調解決。要用這樣的服務心態優化教學秩序和提高管理效率。如果學籍管理教師存在本位思想，缺乏責任心，那么其服務意識就會淡薄，就會對師生缺乏耐心和奉獻精神，結果是對學校和其自身的形象造成損失，也損害了一線教師的工作積極性，進而影響學籍工作的改革和發展，影響學生能力的培養和素質的提高。（2）處理好管理與服務的關系二級學院學籍管理是服務于學院的工作大局，服務于學院的教學第一線，還同時服務于學生這個主體。隨著互聯網技術在學籍管理中的應用日益普及，學籍信息的各種、上傳、通知、修改等均能在網絡上實現，這大大改變了學籍管理方式。二級學院的學籍管理似乎就是按照上級文件要求，分別下發給輔導員、教師、學生，讓他們按要求去完成，然后在規定的時間將完成后的任務收集、歸類后上報教務處。這樣一種任務流程，好像學籍服務意識、服務要求沒有以前高了，其實不然，一方面在現代社會，“人的主體意識不斷增強，權利觀念日益深入人心，對社會主體的管理越來越強調平等性，‘管理即服務’的觀念日益深入人心”。許多文件還需要當事人當面簽名確認，特別是休學、復學、留降級、轉專業、退學等，更是需要認真核對，手續完整。另一方面，技術含量較高的電子注冊制度能全面促進學籍規范管理，但同時也大大增加了學籍工作的難度和工作量，更重要的是，二級學院學籍管理工作的本質并沒有變，依然是學籍政策的“解讀者”“傳達者”和師生任務的“整理收集者”，起著協調教務處和學院的教學資源、工作交流和師生信息完整的工作，仍然需要把以服務為宗旨的思想貫穿到學籍管理工作的整個過程，仍然需要“做到服務手段、服務措施、服務意識‘三到位’形成良好的服務形象”。要處理好管理與服務之間的關系，才能把服務做得更細致，工作更到位。（3）注重服務質量的提高前面我們提到，網絡時代有了計算機網絡設備、傳播技術，使得我們現在有條件建立一套完整的學籍信息、資料檔案系統，可以很容易為學校、學院提供學籍的各類信息，了解學生的學習狀況，及時掌握學生學籍和教學質量的動態情況，它讓學籍管理的規范化、程序化和高效化的管理手段得以實現，為提高學籍服務質量提供了物質基礎。但學籍管理工作具有很強的政策性和操作上的技術性，具備設備的現代化、綜合的管理素質和熟練的業務操作能力還不夠，作為學籍管理老師，還應該主動適應新形勢的發展、更新觀念，必須以服務為主，牢記規章制度和教學管理文件要點，樹立服務意識，才能在不違反有關規定的前提下，有意識、有目的地幫助師生，把工作做好，讓師生認同和滿意。比如，有的學院轉專業的學生很多，基本的工作是，把學籍的異動和學分的互認工作做好，相關的補修規定發到輔導員手里，但更細致的工作是，要能夠引導學生正確地、合理地去補修、補選一些專業課，讓學生在不浪費時間的情況下，又能補修一些關鍵的專業課。同時，及時提醒他們完成教務處及學院交代的工作，并積極為他們提供和整理、復印材料。服務意識作為一種看不到的東西，想要加強或者提高并不是一件簡單的事情，需要學籍管理老師付出更多的艱苦和努力，需要把主動服務作為自身的工作準則，積極主動地從學生和教師的角度出發，主動為他們提供咨詢、答疑和查詢服務，這些注重細節的服務，會更好地幫助學生完成在校學習，順利完成學業，也有利于他們個性化性格的培養；要有強烈的責任心和服務意識，才會樂意、主動通過建立QQ群、微信群這樣的平臺與廣大師生進行在線實時群聊、消息會話等，通過這種不受地域和時間限制的交流方式，可以促進問題的及時解決，能更好地為教學一線的老師和學生服務。

作者:陳鳳霞 單位:福建技術師范學院材料與環境工程學院