財務管理在項目管理中的環節
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目前,我公司是以業務模式,經過不間斷地實施計劃、組織、監督和控制,以實現項目利潤指標為最終目的的項目管理。項目經理是團隊的領導者。他的職責為自立項后,組織他的團隊來執行項目實施,并完成項目目標,即實現項目利潤指標。在公司開展項目管理的初期,出現的較為突出的幾個問題有:
1、項目預期高估。由于市場競爭激烈,工作壓力較大,各事業部有時為拿下項目,對項目的預期往往高估,甚至拍腦袋決定。造成項目結束后,達不到預期的利潤指標。使公司投資得不到回報,遭受損失。
2、項目進度拖延。每個項目情況都是前所未有的,獨一無二的。實施過程中的影響因素眾多。如:與客戶的關系;項目實施的外部環境;對工作量的錯估等。
3、項目收尾不力。一般是指合同收尾,即了結合同,結清賬目。其中,一種原因:由于客戶是衣食父母,客戶就是全部。到結算時,客戶不斷的提出新要求,就是沒有驗收的意思,結算工作也只能是一拖再拖。另一種原因:有部分業務人員,工作習慣使然。認為項目的大部分結算已做完,少量的尾款早一天,晚一天均可,因資金量小,對公司的影響不大,工作懶惰所形成。
二、財務管理在項目管理中的具體措施
1、事前參與,編制預算。要建立以項目預算為基礎的項目管理體系,把預算的利潤指標作為來衡量項目是否可行的標準之一。如果預算的成本大于預期的收入,無利潤可言,依此可使用不準于立項的一票否決權。這樣能避免企業因此付出的人力、物力、資金得不到回報,遭受損失的情況出現。如果預算各指標考慮的全面,收入指標的預期較可靠,成本指標的核算較合理,并保障按預算的規劃進度來運行,這樣,除遇不可預見外,能極大地減少變量因素的發生,確保項目利潤指標的完成。通常在立項前,財務部門根據各事業部上報的有關項目業務信息及細節活動等,編制《項目預算表》。經過多次匯總和修正,確定此項目的利潤指標,并遞交相關部門進行立項審批。
2、事中控制,溝通協調。要做好疏導、服務工作,嚴格按照項目預算控制資金使用情況,把預算指標控制在合理范圍內,確保最終利潤指標的完成。通常,財務每周歸集一次資金使用信息,編制《項目預算控制表》,并做出分析。通過項目進度例會,傳達、匯報各預算指標的完成情況。通過溝通,能將可預見的不良支出控制在源頭;能及時發現由于工作量執行力不夠,造成項目拖延,費用加大的情況;便于項目經理對相關人員作出調整,保證項目進度按計劃進行。
3、合同管理,規范監控。經歷了多次項目操作后,同其他有經驗的企業一樣有著同樣的感受:合同,成也蕭和敗也蕭和。合同簽訂的好處是有目共睹的,它表現在:第一,是對客戶、供應商的約束,也是對企業自我的約束,具有雙贏的特性。第二,項目預算有了合同數據的支撐,大大提高了各項指標的準確性,為確保完成項目利潤指標增加了可靠性。第三,簽署必要的各項合同,還能減少項目執行中不利于企業的變量發生。第四,履行合同,也形成了對項目實施有效、規范的監控途徑。通常,公司各事業部完成項目合同的初立,并提交財務、法律各部門負責人對合同審核單進行會簽,待合同依據各部門出具的審核意見并修改后,才最終完成合同的文本工作。這樣,便于將公司的經營風險控制到最低。財務從工作角度,將合同按項目的進度分為已執行完畢合同、執行進度中合同、未執行合同三部分管理。每周編制更新《項目合同執行一覽表》,信息歸集,一目了然。
4、完美收官,善始善終。談到項目收尾,可能每個企業都有過項目結尾階段陷入困境的情況,情形五花八門,多種多樣。伴隨時間的推移,日趨難以解決。
三、小結
綜上所述,財務管理在項目管理中的幾個重要環節的操作,是項目管理過程中財務管理工作的重中之重。在今后通過實踐、不斷完善的項目管理中,財務管理也會越來越多地扮演重要角色。所以,要求財務管理人員始終要站在公司生存、發展、壯大的高度上,創造性地去開展工作,為提高企業經濟效益,同各事業部門共同站在沖鋒的第一線。
作者：張燕青 單位：山東國安信息產業有限責任公司
