公務卡支付項目監控及資金監管研究

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關鍵詞：項目管理；項目過程監控；公務卡；項目資金監管

隨著科學技術快速發展，高校對科研、教學教改等各類教研活動的投入日益增加，科研、教學教改項目立項的領域也不斷拓寬，涉及管理部門眾多。目前高校科研、教學教改管理項目化也日漸成熟。高校項目管理工作可分為項目立項、項目過程管理、項目結項三部分。其中項目過程監控及管理工作開展尤為困難。一般高校項目獲得立項后，項目主管部門會聯合財務處及采購、資產等管理部門配合做好資產及項目資金的分類及項目代碼的建立。而過程管理中，項目管理部門一般是通過中期或年度檢查等形式對在建項目進行檢查。在接到項目主管部門下達的中期或年度檢查通知后，項目負責人就準備檢查材料，填報檢查表格及清單然后上報管理部門。項目主管部門會組織對項目填寫的材料進行檢查，并根據發現的問題對項目提出相關建議或意見，對于研究進展落后者或項目中不合理的地方給予意見或警告，而項目組再根據管理部門的建議和意見調整研究計劃。在項目過程管理中，作為資金監管方，財務處根據項目負責人提供的消費情況給予報銷相關費用，資產對相應資產給予編號歸檔。雖然高校的項目管理工作不斷地完善，也取得了很大的進步，但是仍然存在“重立項、輕過程”的弊端，對于項目過程監控及項目資金監管過于單一、粗略，無法及時發現項目研究過程中存在的問題。如果項目最后無法結項，必然造成學校資源或經費的浪費。為保障管理的規范化及合理性，《行政事業單位內部控制規范》于2014年1月頒布試行。文件要求行政單位內部管理要向規范化、制度化、透明化方向發展，目的就是加強對權力運行的制約與監督，將權力鎖進籠子里，形成不能腐的防范機制和不易腐的保障機制，避免國有資產流失。對于項目的管理及項目資金的監管，我們也是需要進行防范與規范，減少對學校資源的浪費及資產流失。公務卡是指財政預算單位各級工作人員持有的、主要用于日常公務支出和財務報銷業務的銀行卡。公務卡消費的資金范圍主要包括差旅費、會議費、招待費和零星購買支出等費用。2007年，財政部頒布的《中央預算單位公務卡管理暫行辦法》標志著我國開始實施公務卡制度。經過8年的嘗試，財政部在2015年頒布了《關于中央財政科研項目使用公務卡結算有關事項的通知》（財庫[2015]245號），文件要求自2016年2月起高等學校承擔中央財政科研項目必須使用公務卡結算。這標志著公務卡結算模式在高校中開始全面強制推行。在高校中推行公務卡，除了設備采購等重要支付要求使用公務卡，在公務小額支出中也全面要求使用公務卡作為支付工具，減少現金使用，通過銀行卡支付系統協助財政部門實現對公務支付的全程監控，加強對財政支出的管理。公務卡的使用也進一步規范單位中個人對學校經費使用的行為，為的項目管理，尤其是項目資金監管工作提供了技術基礎及有利條件。

一、目前項目過程管理模式存在的問題

（一）各部門配合較少，缺乏聯動機制在項目過程管理中，一般會涉及多個部門管理，包含項目管理部門、招標采購部門、財務部門、資產管理部門、項目負責人所在部門等機構。在項目管理過程中，財務處一般只負責資金的使用及報賬工作，對于使用進度落后的項目才會列出清單予以敦促，而資產管理部門及項目負責人所在部門一般是被動管理，只有項目負責人有需要就予以簽字蓋章，存檔等操作，項目過程管理工作主要由項目管理部門負責，一般項目管理部門對于項目的過程管理也只是進行年度或中期檢查。各部門之間存在溝通不暢等問題，甚少有多部門聯合對項目進展及合理性實行實時監控管理，聯動協調等。

（二）過程管理中監督考核機制不完善項目立項時一般項目申請書和任務書詳細地規定承擔者需要完成的任務。但由于資金、采購等客觀境因素及研究困難程度的不明確性，一般對于執行過程中的進展情況比較少進行詳細描述與規劃。因此，在項目執行過程中，各部門很難對項目進行量化考核，尤其是較小的一次性項目，項目負責人不重視，反正項目經費已經獲準使用，至于項目完成的情況不再是關注的重點。所以在項目執行過程中，無法有效地對項目進展實時監督，任務目標完成較差的或存在嚴重偏差的，也無法對項目負責人進行追責，導致項目監控及資金監管流于形式，最后造成學校資源或經費的浪費。

（三）缺乏動態調整機制及監控系統項目管理部門一般更重視項目的申報、立項審查及結項管理，每年都定期統計學校各級立項，獲得結項多少項等信息。但對于項目過程管理工作，只進行項目的年度、中期例行檢查。該檢查普遍采用由項目負責人自行撰寫的書面匯報材料，由項目負責人自行描述進展情況。檢查小組一般沒有定量、系統的檢查規則，也無法全面準確地核實項目完成情況和取得成果的真實性，導致最后檢查結果與實際研究情況存在差異，造成過程監控、項目資金監管不到位的情況存在。在項目執行過程中，項目負責人有時由于研究難關及客觀環境等因素的影響，缺乏對工作全局性的考慮，項目沒有按照工作計劃推進。當項目管理部門檢查一下就推進一步，否則就消極怠工。有些甚至直到項目周期快要結束了才突擊完成并突擊套取項目資金，導致項目監控及項目資金管理不規范，任務完成進度不可控。項目管理部門缺乏評估和動態調整機制與相應的監控系統工具，無法系統全面地對項目的實施過程動態跟蹤及調整。對于一些可能無法完成任務的項目沒有及時評估，動態調整項目經費，造成資源或經費的浪費。

二、項目過程管理模式中存在問題的解決方法

目前我國高校已經全面普及公務卡結算的國庫集中支付模式，高校單位人員每個人都配備有公務卡。它是對項目資金使用規范及報銷憑證規范性的一個措施，有利于督促項目負責人使用項目資金的規范性，以往年末亂湊發票或者四處拿不同項目的發票來進行項目經費突擊報銷的現象已經不再存在。雖然目前已經要求規范使用公務卡支付報銷來支配項目資金，項目負責人必須根據項目研究需要進行刷卡消費，憑刷卡票證進行報銷。但對于什么時候使用，在什么地方使用才合理，在整個項目完成的過程中是否有全程監控，使用是否合理分布目前仍沒有完善。還有一個很大的領域沒有實際應用到或者是更好地開發出來，那就是對項目過程的監控及對項目資金的監管。一個項目從立項開始到項目結束，項目資金并不是全部都等到最后項目結束才一次性報銷的，在項目的推進過程中，它會隨著項目的推進，不斷的使用到項目資金，進行一系列的項目資金開支。當前項目日常管理一般是項目管理部門如科研處等部門負責主要管理工作；而項目資金的使用、管理卻是直接由學校財務部門監管。兩個部門一般各自為政，年終或期中才進行例行檢查，但檢查力度及部門聯動性不足，檢查流于形式，兩個部門之間沒有起到很好在線實時協作功能。在期中或者年末檢查中，財務處根據自己的全校資金使用情況，對各個項目資金使用情況進行統計，一般只統計使用進度，無法對使用情況及合理性進行甄別。使用進度反饋給項目管理部門去催促項目負責人推進項目資金使用，而項目管理部門進行的期中或年度檢查有時與財務部門的統計不同步，且甚少將資金使用情況及研究進展檢查情況做對比，對項目起到監控的目的。這樣容易出現項目實施滯后或者是項目根本就沒有進行實際性的開展就套取資金的情況存在，或者最后突進報銷項目資金的情況存在。所以，如果項目管理及資金監管部門之間各自為政，非常不利于項目的過程監控及項目資金的監管。銀行公務卡報銷支持系統是在銀行重要客戶服務系統、信用卡交易系統和網銀系統等多個重要系統上搭建而成，可以借助銀行公務卡報銷系統構建項目管理監控系統。

首先，由項目管理部門指導項目負責人將項目的執行進度計劃進行細化并導入監控系統。然后財務管理部門對每個項目進行開賬，建立唯一的項目代碼。每個項目負責人在使用公務卡的過程當中，在銀行備注當中標注對應的項目號。監控系統從銀行公務員卡系統讀取到公務卡實際的使用情況，獲取每一筆開銷及其對應的項目代碼信息。系統再將從銀行讀取回來的項目資金使用情況匹配與該項目的進度計劃表一一對應。就可以每個月每個季度了解項目進展的詳細情況，甚至項目資金的使用情況，如使用的途徑，使用的地方是否符合項目原來的預期及計劃。譬如說項目是對廣東省的一個調查研究，但是在公務卡使用資金監控中，卻發現費用卻是全國各地都有的報銷單據，那項目管理部門就需要約談項目負責人對此作出解釋。對于不合理的花銷及時發現并予以糾正。同時，也可以通過系統了解項目資金使用分布的合理性及項目的實際工作進度。對一些項目進度滯后的、或者項目造假、項目偏離原來的研究計劃路線的，可以及時發現并予以糾正，而不是等到項目的期中，甚至是項目結項的時候才發現，造成資源或經費的浪費。通過公務卡支付的監控實現項目過程管理監控及項目資金監管的目的，如圖1所示。隨著電子支付越來越先進以及電子發票的不斷普及，在下一步的研究中，我們甚至可以實現網絡自動報賬功能。每一個項目負責人可以在銀行公務卡支付每一筆費用的過程鐘標注項目號，通過銀行獲取項目資金使用具體情況，通過項目負責人獲取到對應的電子發票進行網絡自動報賬服務，無需項目負責人親自跑到財務處來進行報賬工作，只要合法合規的使用項目資金就可以了。通過電子化的實施，第一，減輕財務人員及項目負責人的報賬工作量；第二，提高項目過程監控及推進效率；第三，也可以使整個高校財務資金的預算以及執行情況得到全年平均合理分布，而不是等到年底再突擊使用，使執行與預算情況相吻合。科學技術日新月異，在未來的工作中，或許我們還有更便捷的方法來實現對項目管理的全程監控及動態調整，我們拭目以待。

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作者：侯美嬌 林業銳 單位：廣東金融學院