電子信息技術在工程檔案管理中的應用

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摘要：隨著社會的進步，加強了科學研究的進行，促進了科學技術快速發(fā)展，從而推動了電子信息技術的發(fā)展，這種情況下，不論是人們的生活中，還是企業(yè)的工作中，都發(fā)生了很大的變化。在工程項目中，也逐漸的加強了對電子信息技術的應用，加強了工程檔案管理工作，有效的改變了傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，使管理工作更加合理。為了使工程項目相關人員對其更好的了解，本文就對電子信息技術在工程檔案管理中的應用的特點及優(yōu)勢進行了分析。

關鍵詞：電子信息技術；工程項目；檔案管理；特點；優(yōu)勢

一、電子信息技術在工程檔案管理中的應用的特點

（一）專業(yè)性。

在任何一項進行工作時，都是在相應范圍內來完成的，而在工程項目中，也是如此，不同的工程項目所包含的技術活動也不是完全相同，如在建筑項目建設時，需要對環(huán)境進行勘探、設計施工等；而在水利工程中，除了包含上述的一些技術活動，還要進行水文勘測等。從而使不同的工程檔案中，具有不同的內容，但是，對其進行深入分析就可以發(fā)現(xiàn)，同一項工程檔案中，內容都會具有聯(lián)系。因此，電子信息技術在工程檔案管理中就具有專業(yè)性的特點[1]。

（二）成套性。

在工程項目建設的過程中，不論是在設計過程中，還是在施工以及竣工驗收時，任何一個階段都會產生出相應的工程檔案，在這些檔案中，包括了很多的內容，如項目的審批、計劃的確立、環(huán)境的勘探等，這些內容共同對項目建設的整個過程進行了記錄，而將其輸入到計算機中后，就可以得到完整施工過程的檔案。因此，電子信息技術在工程檔案管理中的應用具有成套性的特點。

（三）階段性。

在項目工程進行建設時，可以分成多個小項目，一般可以分為工程設計階段。設計審查與變更階段，工程施工階段，以及竣工驗收階段，通過對每個小項目進行施工來完成的，具有相應的基本程序。在每一個階段中，都會出現(xiàn)很多的工程檔案，其不僅具有一定的聯(lián)系，而且還會存在明顯的階段區(qū)分。因此，電子信息技術在工程檔案管理中就具有階段性的特點[2]。

（四）動態(tài)性。

在工程建設的過程中，往往會出現(xiàn)一些問題，為了使工程項目建設的更加合理，就要對設計方案或者使施工方法進行改變，以使其達到相應的要求，然而這會導致檔案出現(xiàn)變化。因此，電子信息技術在工程檔案管理中具有動態(tài)性的特點。

二、電子信息技術在工程檔案管理中的應用的優(yōu)勢

（一）工程檔案分類由繁到簡。

隨著工程項目的增加，檔案的種類也在不斷地提升，依然使用傳統(tǒng)的方法來對檔案進行分類時，不僅分類的效果不是很好，而且工作量往往還非常的大。而在對工程檔案管理時，應用了電子信息技術之后，將檔案輸入到計算機系統(tǒng)之后，系統(tǒng)就會根據其內容，自動的將其進行分類，不僅減少了管理人員的工作量，同時還使分類更加的科學、更加的合理。

（二）工程檔案載體更容易保管。

在傳統(tǒng)的檔案中，通常都是記錄在紙張中的，而紙張在長時間的放置后，常常容易丟失，增加了保管工作的困難。而使用電子信息技術之后，就可以將檔案的信息輸入到計算機中，通過計算機進行保管，在一般情況下，沒有受到惡意的入侵以及進行不良的操作，檔案保管的更加安全[3]。

總結

綜上所述，在對工程檔案管理的過程中，使用電子信息技術具有重要的意義，不僅可以保證檔案的完整性，而且還會增加管理工作的質量，使檔案能夠發(fā)揮出應有的作用。并且，在當前階段中，科學技術發(fā)展的速度較快，使電子信息技術的進步的速度也在不斷地加快，因此，應該繼續(xù)對電子信息技術在工程檔案管理中的應用的特點及優(yōu)勢的研究，在其發(fā)展的各個階段中，都能夠對其具有較深的了解，更好的對工程檔案進行管理。

參考文獻

[1]宋守君.工程檔案信息化管理系統(tǒng)的功能與對策研究——以山東建筑大學為例[J].山東建筑大學學報，2014，05(04):364-367.

[2]霍麗杰.電子信息技術在檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2015，11(05):64.

[3]廖玉玲.基于云計算的建設工程檔案全過程監(jiān)管模式可行性研究[J].檔案學通訊，2013，09(06):74-78.

作者：王雅丹 單位：海南師范大學物理與電子工程學院