水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

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21世紀(jì)初，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，讓我們進(jìn)入了一個(gè)新的科技紀(jì)元：大數(shù)據(jù)時(shí)代。在這一歷史背景下，整個(gè)世界發(fā)生了深刻的變革。這些變革對于傳統(tǒng)的檔案管理工作,是挑戰(zhàn)更是機(jī)遇。在這樣的大背景下,人們越來越認(rèn)識到對自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。檔案管理以保存和完善社會檔案并提供檔案為社會利用為己任，最直接地肩負(fù)社會原始記錄的收集、整理、修訂、保管、檢索、利用等任務(wù)。但在大數(shù)據(jù)時(shí)代，每天產(chǎn)生的原始記錄的量與種類同舊時(shí)相比是不可同日而語的，加上各個(gè)檔案室或檔案館現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，檔案工作者已經(jīng)明顯能夠感受到檔案工作的艱巨性。而且在很多時(shí)候，面對洶涌而來的各種大數(shù)據(jù)，檔案工作者已經(jīng)開始不知如何應(yīng)對。因此，很有必要在此探討一下大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理。水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理作為其中一個(gè)分支，必須抓住這一契機(jī),強(qiáng)化檔案人員的素質(zhì),優(yōu)化檔案管理的環(huán)境,促進(jìn)水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理的信息化建設(shè)，以適應(yīng)信息技術(shù)所帶來的從理念到工序的沖擊，吸收信息技術(shù)所帶來的資源配置以及收集的便利條件，融入大數(shù)據(jù)時(shí)代中全新的信息環(huán)境。

一、水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理工作的重要意義

信息文明是以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，以信息經(jīng)濟(jì)為基礎(chǔ)，以信息資源的有效開發(fā)和在此基礎(chǔ)上對物質(zhì)資源的充分利用為核心，以實(shí)現(xiàn)人類社會各領(lǐng)域、各方面的協(xié)調(diào)發(fā)展和人類社會的整體進(jìn)步為目的，以實(shí)現(xiàn)人類社會可持續(xù)發(fā)展和人類最高社會理想為終極目標(biāo)的新時(shí)代。水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案是一定時(shí)期水產(chǎn)養(yǎng)殖情況的真實(shí)反映和記錄，記錄著水產(chǎn)養(yǎng)殖的過去和現(xiàn)在,承載著未來的發(fā)展方向。完善水產(chǎn)檔案管理工作,對于推進(jìn)水產(chǎn)養(yǎng)殖規(guī)范化管理，全面提升水產(chǎn)養(yǎng)殖水平，為保障水產(chǎn)品質(zhì)量安全打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、傳統(tǒng)水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理方式的缺點(diǎn)

檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)水產(chǎn)養(yǎng)殖單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位來說至關(guān)重要,所以檔案管理應(yīng)該提供充足的信息和及時(shí)的查詢手段。傳統(tǒng)的人工管理檔案方式存在著一些缺點(diǎn)：

（一）效率低下

傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，使檔案的檢索極為煩瑣，嚴(yán)重影響著檔案管理的工作效率。而且在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息呈爆炸式涌來，過往的人工管理方式往往會讓檔案工作者應(yīng)接不暇。

（二）保密性差

傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，檔案所接觸的主體較多，給檔案的保密工作帶來了很大的威脅。沒有良好的分級保密制度，只會讓檔案的保密性一降再降。

（三）檔案查找、更新和維護(hù)困難

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，若檔案積累的時(shí)間一長，大量的文件和數(shù)據(jù)將幾乎呈指數(shù)倍增長，這對于檔案的查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。

三、水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

（一）檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力

1.數(shù)據(jù)一次性錄入即可多次利用。數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入還是從檔案管理錄入只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

2.各種報(bào)表可以自動打印。數(shù)據(jù)錄入后不論是文書管理還是檔案管理，可以方便打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，可以方便打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄等。

3.自動統(tǒng)計(jì)檔案信息。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表,此工作由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

（二）檔案查詢更為方便

1.提供多種查詢手段。檔案管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

2.提供網(wǎng)上查詢手段。單位內(nèi)部員工可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息,極大地減輕了員工的負(fù)擔(dān)。

（三）可以解決檔案損壞丟失的問題

依靠手工方式來收集檔案,隨著時(shí)間的久遠(yuǎn)，有時(shí)候會造成個(gè)別檔案的丟失和損失，檔案管理實(shí)行信息化后可以避免檔案的損壞及丟失。

四、實(shí)現(xiàn)水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理信息化的路徑

為適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，水產(chǎn)養(yǎng)殖應(yīng)建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。檔案管理工作從實(shí)體管理上升到知識管理等方面都需要引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)。作者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理信息化應(yīng)從通過途徑實(shí)行：

（一）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，就必須把握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

（二）抓好水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。目前，檔案館知識服務(wù)的技術(shù)核心為技術(shù)引擎。新型知識服務(wù)引擎包括資源及學(xué)術(shù)搜索引擎、資源及服務(wù)推薦引擎、知識服務(wù)社區(qū)實(shí)體（包括用戶及資源）行為智能分析引擎、用戶知識需求預(yù)測引擎和多維度信息資源獲取、組織、分析及決策引擎等，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以構(gòu)建檔案館的新型知識服務(wù)引擎。

（三）檔案工作者必備良好的素質(zhì)

一個(gè)檔案工作人員必備的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，應(yīng)是其具有的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和智力、能力素質(zhì)的最佳綜合表現(xiàn)。檔案工作者應(yīng)是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎(chǔ)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識素養(yǎng)。掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識，對檔案信息的電子化、數(shù)字化實(shí)行有效控制與管理。當(dāng)今經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，對水產(chǎn)檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。檔案管理人員要實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作在水產(chǎn)養(yǎng)殖中發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

作者：衛(wèi)巧麗 單位：鄭州市水產(chǎn)技術(shù)推廣站