電子信息技術在檔案管理中的運用研討

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摘要：在網絡信息時代下，電子信息技術的作用日益凸顯，并在諸多領域中得到越來越廣泛的應用?；诖它c，本文首先簡要分析了檔案管理中電子信息技術的作用，在此基礎上，對電子信息技術在檔案管理中的有效應用進行論述。期望通過本文的研究能夠對促進檔案管理水平的進一步提升有所幫助。

關鍵詞：電子信息技術；檔案管理；應用

1檔案管理中電子信息技術的作用分析

電子信息技術是時展的產物，較具代表性和典型性的電子信息技術有計算機、網絡、通信等技術，具體如圖1所示。它的出現使檔案管理工作發生了根本性的改變，在檔案管理中，電子信息技術的作用具體體現在如下幾個方面：

1.1存儲載體

隨著計算機管理的普及應用，各種重要的數據信息可以實現實時傳遞，由此使得電子文件取代了傳統的紙質文件，通過計算機對相關的數據信息進行存儲，可以使查詢和修改等操作變得更加簡單、快捷，由此為檔案的使用者提供了極大的方便。

1.2檔案分類

由于檔案信息的種類較多，如果以人為的方式進行分類、整理，不但工作量大，并且還容易出錯。而通過電子信息技術，能夠使檔案的分類變得更加容易，這主要歸結于信息系統的的模塊化管理，在這一前提下，計算機可根據相關的指令，對檔案的類目進行調整。

1.3接收保存

對于傳統的檔案管理而言，管理人員的日常工作就是接收、整理和保管檔案。而在電子信息時代下，管理人員從繁重的勞動中解放出來，檔案的接收和保存變得更加簡單，檔案的管理效率得到進一步提升。綜上，電子信息技術在檔案管理中具有非常重要的作用，因此，應將該技術合理運用到檔案管理的實際工作當中，以此來推動檔案事業的持續發展。

2電子信息技術在檔案管理中的有效應用

電子信息技術在檔案管理中的有效應用文/郭瑞苗在網絡信息時代下，電子信息技術的作用日益凸顯，并在諸多領域中得到越來越廣泛的應用?；诖它c，本文首先簡要分析了檔案管理中電子信息技術的作用，在此基礎上，對電子信息技術在檔案管理中的有效應用進行論述。期望通過本文的研究能夠對促進檔案管理水平的進一步提升有所幫助。摘要在檔案管理中，電子信息技術的應用主要體現在如下幾個方面：

2.1在檔案搜集中的應用

在檔案電子信息管理系統當中，數據信息收集模塊的加入，給檔案的收集提供了便利條件。大部分檔案管理中心借助光電掃描設備對檔案進行掃描，隨后將獲取到的檔案信息以圖像的形式存儲到計算機系統內。紙質檔案經掃描儀掃描之后，會被快速且精確地轉化為電子圖片，將電子掃描儀調到高速模式，能夠掃描A4紙80頁。不僅如此，電子信息技術還可將檔案資料存儲到數據庫當中，由此除了能夠使存儲空間被占用的問題得到有效解決，而且還能使檔案的保存時間大幅度延長。

2.2在檔案分類整理中的應用

檔案的種類多，信息量大，所以需要對搜集到的檔案進行整理，這樣才能歸檔保存，從而為檔案的查閱及管理提供便利。在對檔案進行整理的過程中，可以根據不同的方式對檔案進行分類，如檔案的內容、檔案的收集時間等等。利用電子信息技術可以快速、準確地對檔案進行分類，由此可以提高檔案整理的工作效率。例如，借助電子信息管理系統，可按照時間對檔案分類整理，先在系統中設定一個時間，當使用者需要對檔案進行查詢時，只需要輸入具體的時間范圍，便可獲得相應的查詢結果。除時間之外，還可以根據檔案的具體內容進行分類整理。

2.3在檔案查閱中的應用

在檔案管理中，電子信息技術的應用，使檔案的查閱方式發生了巨大轉變，分類整理更加高效。通過檔案的查閱軟件，可為檔案的使用者提供便捷的查詢服務，系統中的檔案編目十分清晰，各種分類信息一目了然，按照使用需要對檔案進行選擇即可，由此為使用者提供了巨大的便利。不僅如此，使用者通過輸入想要查詢的關鍵詞，可直接從電子信息管理系統的數據庫當中，查找到所需的檔案資料，整個過程不僅簡單，而且耗時較短，節約了時間和精力。

2.4在檔案編輯與調取中的應用

由于檔案的種類比較繁雜，從而使得部分檔案收集后，可直接存儲到點子信息管理系統的數據庫當中，而有些檔案則無法進行直接存儲，必須經過編輯修改之后，才能進行輸入。以往的檔案管理，編輯是最為復雜的一個環節，首先要找到相應的紙質檔案，然后再進行修改，經過修改后的檔案還需要重新歸檔，這樣才能繼續使用。而依托電子信息技術構建的管理系統，為檔案的編輯提供了極大的便利，管理人員只需要對系統的數據庫進行檢索，便能快速找到需要進行編輯的檔案，由此可實現對檔案的快速修改。在檔案調取方面，電子信息技術的應用，為檔案的使用者提供了非常大的方便。當使用者查閱到所需的檔案文件或資料后，若是具有權限，則可直接對檔案進行打印，或是發送到移動硬盤當中，這樣一來，無需將檔案借出，不但確保了原始檔案的安全性和完整性，而且還使檔案的使用價值得到充分體現。

3結論

綜上所述，在網絡信息時代到來的今天，電子信息技術以其自身所具備的諸多優勢，在各個領域中得到了廣泛應用，其在檔案管理中的應用，不但使檔案管理的工作過程得以簡化，而且還提高了檔案的利用效率，檔案的價值獲得充分發揮。在未來一段時期，應當加大對電子信息技術的研究力度，除了對現有的技術進行不斷改進和完善之外，還應當開發一些新的技術，從而使其能夠更好地為檔案管理服務，這對于推動檔案事業的發展具有重要的現實意義。

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作者:郭瑞苗 單位:運城職業技術學院