7S現場管理在醫院辦公室中的實踐

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【摘要】目的：探討醫院辦公室工作中應用“7s”現場管理的效果。方法：運用7S現場管理對醫院辦公室區域環境進行管理，對各類文件、文檔、合同及協議等資料進行整理、歸類和歸檔。評價醫院辦公室工作應用“7S”現場管理的實施成效。結果：經過“7S”現場管理，醫院辦公室工作規范性、完整性和系統性得到加強，工作效率及部門形象得到提升；工作人員已基本養成良好工作習慣，個人綜合素質不同程度提高，工作主動性和計劃性增強；辦公室工作環境明顯改觀，各類歸檔資料放置妥善且得到有效管理，取用方便及時。

【關鍵詞】醫院；辦公室；“7S”現場管理；應用效果

醫院辦公室是在院長領導下負責醫院各職能科室綜合協調的重要部門，它從屬組織決策層并為其提供必要服務，具有參與政務、協調事物、做好服務的重要職能，日常工作核心圍繞“辦文、辦會、辦事”，具有事務性、中樞性、機要性的特點。醫院辦公室工作綜合性很強，涉及臨床眾多科室，需溝通、協商并組織落實，因此該部門需要有規范化的管理、高效的工作狀態及良好的工作作風。“7S”管理法源于日本，即整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全和節約，主要指對人員、機器、材料、方法等生產要素進行管理評價，從而優化生產，提高效率。我院是二級甲等綜合性醫院，近年在醫院辦公室采用“7S”現場管理后，在改善現場環境、改變工作作風、減少或消除差錯方面取得明顯效果，現對此進行分析探討：

一、資料與方法

（一）一般資料。

我院辦公室除本部門各類文件、合同、協議、各類總結報告等資料的儲存之外，還承擔其他職能部門重要歸檔資料的收集，是對過去工作和歷史痕跡的記錄，是歷史資料的傳承和還原。由于未及時對各部門提交的大量基礎資料進行整理歸檔，導致出現工作環境雜亂無章，所需資料查找不見或記錄不完整等資料管理效果不佳的狀況，給歸檔整理工作帶來一定的難度，也給提交材料的部門之間造成工作不力的印象。2017年5月初，鎮江市丹徒區人民醫院院部下發《關于開展“7S”現場管理活動的通知》（鎮徒人醫〔2017〕30號），在全院開展“7S”現場管理工作，旨在培養員工良好工作習慣及團隊意識，提升醫院整體形象，進一步為患者提供整潔、舒適、安全的診療環境。

（二）方法。

1.“7S”現場管理實施方案。成立醫院“7S”管理領導小組，負責“7S”現場管理工作的組織、籌劃和檢查。各分管院長負責檢查各分管職能條口“7S”工作落實情況，并定期在院行政辦公會上通報。各職能部門負責督查、指導、落實本部門區域“7S”工作任務。領導小組下設“7S”管理辦公室，工作職責：負責相關行政文書工作；負責評比分數的統計和公布；負責全程檢查、執行和監督、負責“7S”檢查結果的獎懲。

2.“7S”現場管理實施方法。實施流程：（1）組織開展學習活動，讓辦公室工作人員充分了解“7S”現場管理的理念、方法、步驟及要求等。（2）分析醫院辦公室管理現狀，利用頭腦風暴法收集并梳理問題，制作“7S”現場管理問題收集表，羅列辦公室日常工作中存在的問題及不良工作習慣等。（3）根據辦公室現狀問題及不足，制定管理方案并有效組織實施管理。將辦公室工作劃分成若干責任區，明確責任人，有計劃地實施“7S”經典七步驟。（4）經合理測算后，購置一定數量的透明整理箱和倉儲貨架。實施內容。辦公室的核心工作圍繞“辦文、辦會、辦事”，“7S”現場管理主要運用于辦公室區域環境和各類資料管理中，各類文件、文檔、合同或協議、工程或設備招投標材料、員工人事檔案、醫療糾紛涉及賠償相關資料、員工醫德醫風相關資料等的整理歸類和歸檔。1S-整理（SEIRI）：制定辦公室物品“需要”和“不需要”判別基準，清除一切與辦公室工作無關的物品并制定廢棄物品處理辦法，將“空間”騰出來活用，對于與辦公室工作有關的物品，則根據日常使用頻度及辦公室空間設計擺放。隨著辦公自動化的普及，現代醫院辦公室除傳承紙質文檔資料檔案的保管外，還需將現代化信息技術合理運用于資料管理工作中，通過“7S”管理將需要留存的電子文件及時歸檔、整理與儲存備份，建立歸檔資料信息庫，實現科學化、規范化與信息化的資料管理，提高歸檔資料管理工作的安全性和便捷性。2S-整頓（SEITON）：固定位置擺放物品，使合理有序，不隨意移動或使用后及時歸位，以便于下次使用的可及性，消除因混放而文件錯拿造成的差錯，同時物品擺放目視化，日常工作中主要使用文件檔案柜和在倉儲貨架上放置透明整理箱來做收納，定點定位存放，標識清楚，觸手可及。3S-清掃（SEISO）：清掃現場環境，清除職場環境可見臟污，徹底清潔衛生死角，消除細菌生存的營地，保持良好、整潔、明亮的工作環境。4S-清潔(SEIKETSU)：將上面“3S”實施的管理方法制度化、規范化，認真維持“整理”“整頓”“清掃”效果，使其保持理想狀態并不斷深入優化。5S-素養（SHITSUKE）：辦公室工作人員培訓后具備良好的個人職業素養，做到人人按章操作、按規行事，形成良好的工作習慣，營造良好的團隊作風。6S-安全（SAFELY）:消除安全隱患，清理辦公室用電設備和其他障礙，減少因安全事故帶來的損失，保障員工人身安全。7S-節約（SAVING）:是對時間、空間和能源等方面合理利用，以發揮最大功效，創造高效、物盡其用的工作場所。實施要求：（1）2017年6月6日前，責任部門以及相關責任人制定本部門“7S”現場管理要求及培訓科室成員，將“7S”檢查考核成績納入科室二次分配內容。對所管轄的區域開展整理工作，按照物品是否可使用及使用頻率進行整理工作，對已經損壞及使用頻率較小的非必需物品集中移交總務科或設備科入庫管理。對各科相關文檔資料，按相關規定移交職能科室進行歸檔處理。（2）2017年6月15日前，責任部門以及相關責任人對必需物品進行定點歸置并實行畫線定位管理，在此基礎上開展大清掃活動，確保全院面貌有較大改觀。（3）2017年6月25日后，醫院將開展檢查評比公布成績，并給予獎罰。

（三）觀察指標。

依據《丹徒區人民醫院7S核評標準》（甲類），評價醫院辦公室工作應用“7S”現場管理的實施成效。核評內容包括整理整頓30分（其中標示18分，定位12分）、清掃清潔30分（其中桌上物品4分，置物柜和檔案柜4分，設備12分，垃圾桶外表2分，周邊環境清潔8分）、安全性15分（其中緊急照明裝置3分，電線3分，電壓超載2分，干粉滅火器7分）、節約能源12分（其中節能執行情況8分，節能標示4分）、紀律性13分（其中責任區劃分和責任人制度3分，環境維護、安全和節能的推廣和認知10分），滿分100分，得分越高，“7S”現場管理實施效果越理想，評價考核如實記錄實施7S管理前后成績計分對比。

二、結果

經共同努力，醫院辦公室目前已完成“7S”現場管理模式的創建。“7S”管理實施后，辦公室“7S”核評得分95分。通過“7S”管理實施，醫院辦公室各類歸檔資料保管有了明顯成效，存放有序，標識清楚，取用便捷，省時省力，資料規范性與科學性得到加強，工作效率及部門形象得到提升；工作人員已基本養成良好的工作習慣，個人綜合素質不同程度提高，工作主動性和計劃性增強；辦公室工作環境明顯改觀，各類檔案資料放置妥善且得到有效管理及使用，為醫院辦公室工作的順利開展提供了有效保障。

三、討論

現階段，“7S”管理在醫院管理中應用廣泛，通過“7S”管理的培訓、貫徹與實施，能創造明朗有序的工作環境，激發工作人員的向心力和歸屬感，從而減少無效作業時間，提高工作效率、降低工作成本。另外，“7S”管理能使管理活動從復雜、隨意走向簡單、規范，有助于提高管理人員管理能力，從而提升人的職業素養，塑造一流單位形象。“7S”現場管理雖然簡單，但卻實用、高效，不僅可以減少浪費、損壞及節能，還能改善工作環境，提升員工和患者精神愉悅感，增進集體榮譽感、提高工作效率及服務質量。通過管理實施，醫院辦公室工作環境改善，工作人員綜合素質提升，工作效率提高，檢查評核結果成效顯著。針對醫院辦公室導入“7S”現場管理，體會如下：

（一）“7S”管理的實施能夠使醫院辦公室整齊劃一。能夠為工作人員營造一個高品質、高效率、人際和諧的工作環境及氛圍，環境明亮、整潔、賞心悅目，辦公室是單位的窗口部門，擔負著對內和對外的聯絡工作，從而樹立起醫院辦公室良好形象。

（二）“7S”管理能推進醫院辦公室管理規范化、標準化。通過“7S”活動給工作人員不斷灌輸責任感和紀律性，提高個人自主管理能力，能提升員工個人素養，從而實現對部門工作及管理的長效貢獻。

（三）“7S”管理有整頓“三要素”及“三定”原則。對物品的擺放要求分門別類、明確有序、有效表示、及時歸位和取用便捷，能有效避免人力查找浪費時間，提高工作效率，避免人為因素造成差錯，影響工作順利性及安全性。

（四）我院“7S”現場管理設立了管理活動評核標準。采用計分制，通過明確檢查項目及分值，開展檢查評比公布成績，并予以獎罰制度的方法來推進管理的持續開展，能鼓勵先進，鞭策落后，在全院形成爭優創優的良好氛圍，同時推動醫院質量考評體系日趨完善。此外，通過“7S”現場管理實踐，我們應該認識到，“7S”管理是全員參與、自行管理、人人互督互查的管理模式。科室職員既是管理者，同時也是參與者。只有將質量管理與科室每一位工作者的責任、權力和義務聯系起來，才能充分調動其積極性和創造性，從而確保各項規章制度有效落實。同時，我們也應該認識到，“7S”并不等同于部門的一次絕對“大掃除”，不是通過簡單的物資整理、淘汰更新來推進管理，它需要將現場管理活動與個人具體工作緊密結合，通過不斷固化形成制度與流程，來實現管理的長期堅持與持續改進，從而更好地發揮“7S”現場管理的作用與優勢。綜上所述，“7S”現場管理應用于醫院辦公室資料管理中可實現管理制度化、標準化和信息化，對改善工作環境、提高工作效率、優化工作作風具有積極作用，能夠為醫院辦公室工作的順利開展提供有效保障，值得推廣實施。

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作者：眭春芳 單位：鎮江市丹徒區人民醫院