談物業管理企業內部控制

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了談物業管理企業內部控制范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

摘要：內部控制作為企業經營活動的自我調節和自我制約的內在機制，處于企業中樞神經系統的重要位置，其管理水平決定了企業的生存和發展。物業管理企業屬于服務性企業，內部控制具有人力成本占比高、壞賬風險高、采購品種多、項目分布分散等特點。作為新興行業，物業管理企業在內部控制實踐中存在著內部控制環境薄弱、風險識別和評估能力不足、控制活動不完善等主要問題。文章結合實踐經驗研究完善物業管理企業內部控制管理的對策，以提高企業經營管控能力，實現企業可持續發展。

關鍵詞：物業管理企業；內部控制；風險管理 

一、物業管理企業內部控制概述

（一）內部控制的概念內部控制是企業全體員工根據企業經營管理的戰略目標，對企業面臨的各種風險進行評估并采取相應控制措施，以確保目標實現的過程。企業在生產、經營過程中會面臨著安全生產、環境保護、質量控制等各種風險，本文僅研究企業運營過程中經濟事項的風險控制。

（二）物業管理企業內部控制的特點及重要性1．物業管理企業內部控制的特點物業管理企業屬于服務性企業，內部控制有其自身的特點：第一，人力成本占比高。物業管理是勞動密集型行業，物業管理運營中涉及的專業業務包括工程、安全、清潔、綠化、品質管理、客服等，覆蓋面廣，進而造成人力成本管控要求高；第二，壞賬風險高。物業管理企業的客戶是每一位業主或租戶，客戶群體眾多且人員構成復雜，壞賬風險高；第三，采購品種多。物業管理企業在運營中進行上述專業維修及服務時，需要采購的物資品種多樣；第四，項目分布分散。多數物業管理企業管理項目多，地域分布分散。2．物業管理企業內部控制的重要性隨著經濟的發展，各種資源價格日益上漲，而物業費收費標準多年不變，使得物業管理企業利潤空間越來越低，基于此，健全物業管理企業內部控制具有重要意義：保證企業各項經營活動遵循內外部的政策；維護企業資產的安全；保證企業歸集的經營信息準確、完整、及時；優化企業內部管理活動流程；促進企業運營健康、實現發展戰略。

二、物業管理企業內部控制存在的問題

物業行業在我國起步較晚，屬于新興行業，內部控制在物業管理企業實踐中還不完善,仍存在不少的問題。

（一）內部控制環境薄弱企業高層對內部控制重視程度不夠，沒有認識到內控的重要性，往往更關注經營業務本身產生的經濟結果。主要表現為：第一，企業組織架構設計不科學，人員配置不合理，各部門之間不能形成有效的制衡，運行效率低下；第二，缺乏人員總體規劃，缺乏有效的績效考核及激勵措施，不重視企業持續發展對人力資源的需求；第三，缺乏明確的發展戰略或發展戰略與工作計劃不匹配；第四，沒有建立有效的反舞弊機制。

（二）風險識別與評估能力不足內部控制成功的關鍵在于全員參與，物業管理企業多數員工有著較強的專業實踐和操作能力，但是對于企業管理尤其是內控管理卻缺乏了解，因此對于企業運營的風險識別與評估能力不足，對于風險關鍵影響因素及關鍵控制點把握不準確，導致內控制度設計與執行不完善。

（三）業務活動控制不完善多數物業管理企業在運營中也積累了一定的業務活動內控經驗，但還有不完善的地方。一是收入管控，物業費缺乏對客戶欠款催收的控制，特約服務費用缺乏價格審批機制；二是成本管控，材料物資集中采購效率低下，分散采購監管措施不到位，采購驗收不規范，對業務外包缺乏有效監管；三是資產管控，因企業資產數量多、分布分散，不能做到全面現場盤點，對資產的存在及使用有效性缺乏監督，對于物業設備設施管控，只注重維修，不注重日常維護保養及節能降耗改造。

三、完善物業管理企業內部控制的對策

針對以上物業管理企業內部控制管理現狀中存在的問題，根據多年實踐工作經驗研究完善物業管理企業內部控制管理的相關對策。

（一）優化內部控制環境控制環境是企業內部控制的基礎，是企業能夠健康運營的前提保障。企業高層應高度重視并建立以全員為基礎、適應現代企業治理的內控制衡體系。第一，科學設置組織架構、合理配置人員，企業應當按照精簡、高效、制衡的原則，結合自身業務特點設置內部機構、配置合適的人員。第二，實施科學的人力資源管理，企業應當按照計劃、制度和程序組織人力資源引進工作；應通過建立科學的培訓、績效考核、激勵等機制，實施可持續發展的企業人力資源政策，不斷提升員工素質水平。第三，建立戰略目標導向內控，企業應有明確的戰略目標及未來盈利模式的定位，企業的經營計劃及內部控制保障措施應當以企業的戰略目標為導向。如，若物業管理企業追求差異化戰略，其在組織結構、人員配置、管理和技術變革、財務安排上更注重服務品質；若物業管理企業追求成本領先戰略，則其在上述內控保障措施安排上更注重服務成本。第四，加強文化建設、建立反舞弊機制，企業應塑造企業文化氛圍并影響員工的內部控制意識，培育積極向上的價值觀和社會責任感，加強法制及誠實守信等企業文化建設，任何人都不能凌駕于內控之上；企業應建立舉報投訴制度和舉報人保護制度，明確舉報投訴處理程序，確保舉報簡捷無障礙。

（二）增強風險識別與評估能力企業應加強內控理論知識的學習，增強風險識別和評估能力，找出企業運營中重大風險點及關鍵風險影響因素，確定風險管理策略。第一，戰略風險，戰略目標的重大風險點是戰略目標是否符合國家政策導向、是否立足于企業的自身情況。對于戰略風險的控制與防范，是建立現代治理機制，企業重大決策不能由一人決定，必須由集體決策。第二，經營風險，這里主要研究企業運營中經濟事項相關的風險。如收入業務的重大風險點有不相容崗位是否分離，是否導致錯誤或舞弊、客戶信用評價及對客戶欠款風險的控制等。對于經營風險的防范主要有審批管理、內部牽制、限額控制等。第三，財務風險，企業應依據具體情況控制資產負債比率，企業的經營利潤至少應能覆蓋利息支出；企業應規劃長短期債務比例，嚴禁短債長用。第四，法律風險，企業應時刻關注國家相關政策、法律法規變化，在經營決策過程中及時做出調整。如，電梯安全、消防系統、行業物業費、能耗費收費標準、稅務、勞務用工等相關政策及法律法規。

（三）完善業務活動控制企業應當根據內部控制目標，結合風險應對策略，找出風險關鍵控制點，綜合運用控制措施，對各項業務活動實施有效控制。1．收費與壞賬風險內控（1）不相容崗位分離。物業管理企業在收費環節應確保如下崗位分離：客戶信用管理與銷售合同協議的審批、簽訂；收款與臺賬登記；臺賬登記與財務記賬；壞賬準備的計提與審批、壞賬的核銷與審批等。因項目小、資源限制等確實無法實現不相容職務相分離的，企業應當采取不相關員工兼職、抽查交易記錄、定期盤點資產等替代性控制措施。（2）授權審批。物業管理企業收費應按事前審批通過的合同或增值服務公示標準進行收費，對于增值服務相關業務數量的確定，企業應建立項目內部審批流程，明確相關人員核實的權限及相應審批程序；因特殊情況需要減免物業費或其他收費，應執行額外的審批流程，報企業領導批準后，方可執行。（3）客戶信用評價及欠款風險控制。物業管理企業客戶群體眾多且人員構成復雜，壞賬風險高，企業應建立客戶信用評價制度，根據日常服務溝通中獲得第一手客戶信用情況，同時企業應當設置收欠費臺賬，對客戶信用進行評價，分類進行風險控制；對于欠費，企業應建立清欠催繳制度，根據客戶信用評價等級、欠費時間長短及金額大小，采取不同的催繳方式。清欠時物業管理企業應注意催收證據的收集及主張權利的時間限制等。2．采購付款業務循環內控（1）采購模式的選擇。物業管理企業在運營中進行工程、安全、清潔、綠化等專業維修及服務時，需要采購的物資及服務品種多樣，且物業管理企業管理項目多，地域分布分散，建議采用內部采購管理權限集中、實際交易分散的采購管理模式。（2）請購審批。企業應建立采購申請審批制度，明確相關的職責權限及流程。預算內審批事項應執行正常的流程控制，審批的重點是采購制度和流程的合規性；預算外或超預算審批事項應執行額外的審批流程，由歸口職能部門負責落實和核查支出的必要性，報企業領導批準后，方可執行，審批的重點是支出的必要性及最低支出金額，預算外或超預算審批事項應嚴格控制防范風險。（3）采購驗收。企業應按采購計劃實施采購，企業收到采購物品后，應及時辦理驗收、入庫手續，驗證人應從質量符合業務需求、型號、規格、品牌、數量、單價及服務標準和采購申請核對一致后，在驗收、入庫手續上簽字確認。企業在供應商選擇、收貨驗收等采購環節應確保供應商的選擇與審批、采購合同協議的擬訂與審批、采購、驗收與相關記錄等崗位相分離。（4）對外包方的監督。物業管理企業為了聚力核心業務，在非核心業務上往往選擇外包，如，保安服務、保潔服務、消防維保、電梯維保等。重大業務外包應由集體決策并提交董事會或類似權力機構審批；企業應綜合考慮企業戰略與外部環境，合理確定外包價格，擇優選擇外包業務的承包方；應加強對外包業務的管理，及時發現和解決外包業務日常管理中存在的問題；應當密切關注承包方的履約能力，建立相應的應急機制，避免業務外包失敗造成企業生產經營活動中斷。3．資產管理內控企業應建立資產定期清查和不定期抽查制度，確保資產安全；企業應加強資產的管理，最大限度地發揮其使用效能。第一，存貨：存貨的物理條件應符合存貨管理的要求，并注意成本效益原則；采購的計劃性管理很重要，保證存貨不積壓、不短缺；定期和不定期現場盤點，盤點差異及時調查原因并進行處理。第二，固定資產：企業應建立固定資產臺賬；應嚴格執行固定資產維修計劃，定期進行維護保養；應定期對固定資產使用效能進行評價；應建立固定資產清查制度，至少每年進行全面清查。第三，物業設施設備：設施設備是發揮物業功能和實現物業價值的物質基礎和必要條件，其所有權雖屬于全體業主，但保證它的正常運作是物業管理企業的責任。物業管理企業應有計劃地進行設施設備的養護、維修，應對設施設備能耗情況進行對比分析，對于耗費高的設施設備應采取節能降耗措施，適時進行改造，物業管理企業進行節能降耗改造可能短期內會增加企業的改造成本，但長期內會降低企業的運營成本。

四、結語

隨著物業管理產業的蓬勃發展，物業管理企業競爭越來越激烈，加強和完善企業內部控制是物業管理企業可持續發展的必由之路。物業管理企業應優化內部控制環境，建立以全員為基礎、適應現代企業治理的內部控制制衡體系，通過增強風險識別與評估能力，找出風險關鍵控制點，有針對性地不斷完善業務活動控制，保證企業持續健康發展。

參考文獻：

[1]周祺.ERP環境下中小企業內部控制的缺陷及其改進措施[J].經營與管理,2018(03):101-103.

[2]鄭丹.試論企業內控管理水平提升的有效途徑[J].現代營銷(下旬刊),2019(06):118-119.

[3]賀宇暉,巨敬莉.企業內部控制管理存在的問題及優化措施分析[J].中國管理信息化,2019,22(12):38-39.

作者：李紅俠 單位：徐州市新盛投資控股集團有限公司