網絡技術條件下的檔案管理

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了網絡技術條件下的檔案管理范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

一、現行網絡環境對檔案工作的影響

（一）現行網絡環境的特點隨著數據庫技術的廣泛應用和存儲介質容量的不斷增加，現行的網絡環境呈現出應用系統的高度集成化和存儲的高度集中化的特點。

1.應用系統的高度集成化。傳統網絡環境下的應用系統是相互獨立的，一般分為辦公系統、事務管理系統、業務管理系統、檔案系統等，這些系統一般由多個獨立的數據庫和多臺獨立的服務器支持，而隨著技術的進步上述系統逐步整合集中，形成一個包含多項功能的復合的系統。

2.存儲的高度集中化。傳統的數據存儲方式下，受到存儲介質容量和網絡傳輸速率的限制，一般采取分散存儲的方式，每個基層單位、每個應用系統都有自己的服務器用于存儲數據，而在現行的網絡存儲模式下，數據存儲逐步集中到市一級、省一級甚至是大區一級，基層單位不再有獨立的存儲設備，各個應用系統也不再有專門的存儲設備。

（二）現行網絡條件對檔案工作的影響

現行的網絡技術環境對檔案工作有較大的影響，這些影響主要是存進檔案工作發展的，但也有一些影響如果不加以重視，會妨礙檔案工作的有序開展。

1.現行網絡環境下電子檔案的存儲與檔案管理分工不相符。由于數據的集中存儲，基層單位的電子檔案存儲在市級、省級乃至大區級的服務器上，這些服務器的管理權限不在基層，勢必影響基層單位對本單位電子檔案的管理。

2.現行網路環境下的檔案安全完整性需要引起重視。一是伴隨著系統的高度集成，電子檔案的生成渠道則是復雜多樣；二是由于電子檔案必須依賴特定的技術環境才能使用，但是信息技術的不斷進步，系統的不斷更新，導致老系統中生成的電子檔案無法利用。

二、創新思想、強化服務，做好網絡環境下的檔案管理和服務工作

（一）不斷創新檔案管理和服務的理念

在信息化條件下，要做好檔案管理和服務，檔案部門必須創新理念，不斷強化檔案信息開發與利用的廣度和深度，使其發揮更大的效益。首先，檔案管理部門應該以檔案信息化建設為契機，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式的影響，充分認識和了解信息化建設所引發的理論與方法的變革。其次，積極應用信息技術，實現檔案資源的合理配置，不斷提高檔案管理與利用現代化水平。再次，根據檔案信息管理與服務的現狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用需求特點，尋求適應檔案利用需求實際情況的服務模式，進一步促進檔案資源共享。

（二）積極構建信息檔案服務體系

首先，構建信息化檔案信息管理體系。一是建立檔案信息資源體系，集中管理檔案資料，對檔案信息進行整體開發、綜合管理，形成檔案編研材料，為領導決策、直屬直管各單位數據需求做好服務。二是建立信息化綜合檔案資源服務體系。形成以檔案管理部門為中心，輻射直屬直管各單位的管理模式，形成資源共享的格局，以利于檔案信息的整體開發，統一運用。三是建立信息化檔案信息網絡，以利于提高檔案信息開發的經濟效益和社會效益。其次，建立專門的檔案管理數據庫，實現檔案數據全息化管理，客戶端查詢，并開展檔案咨詢服務。再次，充分運用信息技術進行檔案信息開發。這是提高檔案信息開發和利用質量的重要手段，檔案管理人員可以從傳統的歸類、審核、整理工作中解脫出來，集中精力從事檔案分析、評價，更好的發揮檔案資料的作用。

（三）提高信息化檔案信息的安全防護水平

信息技術條件下，檔案管理的安全問題不僅局限于傳統的檔案安全，更要重視網絡和數據安全。和互聯網安全一樣，由于檔案信息實現網絡管理、資源共享，極易引發外部入侵，導致數據被破壞，檔案資源被非法外泄。首先為保證檔案資源的安全性，必須建立局域網，局域網與廣域網不在同一臺計算機中使用，并嚴格限制外部設備接入計算機。其次外部計算機如果需要訪問檔案管理系統，要加裝防火墻，嚴格身份認證、訪問權限設置，并且不允許外部計算機直接訪問檔案管理服務器，只允許其訪問專門的外網服務器。再次在網絡內各個終端要安裝桌面管理系統、防火墻及防病毒軟件，保證信息安全。

（四）暢通網絡環境下檔案服務的反饋渠道

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案價值的客觀依據，也是進一步做好檔案信息利用與開發的重要保障。特別是信息技術條件下，檔案使用者來自多個方面，每個方面的檔案使用者對信息的要求也不盡相同，比如管理者更關注宏觀的、連續的、趨勢性的信息，技術人員更關注檔案信息的準確性、完整性。因此，及時收集、整理檔案利用效果信息，也是提高檔案信息服務的重要組成部分。做好信息技術條件下檔案利用效果反饋收集工作的關鍵在于三。一是對檔案工作者加強職業道德教育、強化責任意識和服務意識，增強檔案工作人員的主動性。二是加大對利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性，積極配合檔案部門做好這一工作。三是開發具有互動和反饋功能的檔案信息管理系統，使檔案使用者的意見和建議能夠第一時間反饋上來，便于檔案管理人員及時改進。

（五）著力打造檔案信息服務的人才隊伍

信息化條件下的檔案管理工作不僅需要精通檔案專業知識的人員，也需要計算機類、管理類人才。目前，檔案隊伍普遍存在檔案管理人員年齡、知識結構老化，現代管理人才和計算機管理專業人才缺乏的問題。這導致檔案信息化管理和服務工作嚴重滯后，不能滿足各個方面檔案使用的需求。因此，可以說抓好檔案管理的現代化人才隊伍建設是做好檔案信息化工作的關鍵，建設一支高素質的檔案隊伍是奠定檔案信息化工作基礎。為解決上述問題主要從“走出去、請進來”兩個方面入手，一是現有人員“走出去”，加強現有人員的專業培訓，使其滿足工作要求；二是專業人員“請進來”，吸收各方面專業人員進入檔案管理隊伍，并使其盡快發揮應有的作用。

作者：劉東彥 單位：冀北電力承德供電公司