企業固定資產投資項目檔案管理探究

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軍工固定資產投資項目，是指國防科工局負責審批或審查后報國務院審批，全部或部分使用中央政府預算的固定資產投資項目。軍工固定資產投資項目檔案，是指在項目論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等各階段形成具有保存價值的不同載體形式的項目文件。軍工固定資產投資項目檔案工作，是軍工固定資產投資項目管理工作的重要組成部分，是一項以項目管理為中心內容，以項目建設檔案（文件）為管理對象的專業性和服務性工作。提高軍工固定資產投資項目檔案的管理水平，完善項目檔案管理制度和歸集流程，提高項目檔案人員的工作效率和專項驗收的通過率，能有效保證公司項目總驗收的順利通過，并最大限度發揮項目檔案資料的利用率，使其在項目建設乃至資產維權過程中，充分發揮“鎖定證據、監控過程、驗證效果、規范管理”等多方面作用。

一、固定資產投資項目檔案管理的重要性

國家對國防科技工業的固定資產投入，是保障武器裝備研制生產核心能力建設和高新技術武器裝備研制生產需要，提高國防科技工業技術裝備水平和自主創新能力的基礎。在固定資產項目投資建設過程中，形成了大量十分寶貴的對整個項目建設過程的真實記錄的項目檔案資料。它真實地記錄了項目從立項、設計、監理、施工到竣工驗收的整個過程，其本質屬性是原始記錄性，任何人無法篡改它的原始狀況。為了加強固定資產投資項目檔案管理工作，確保固定資產投資項目檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。國防科工局陸續出臺了《國防科技工業固定資產投資項目檔案管理規定》《國防科技工業固定資產投資檔案驗收辦法》等相關規定，加強固定資產投資項目檔案管理已成為檔案工作的一個重點。通過加強固定資產投資項目檔案管理工作，提高建設單位對固定資產投資項目檔案管理的思想認識，促使建設單位規范基本建設和設備儀器檔案管理工作，完善固定資產投資項目檔案管理工作流程。確保固定資產投資項目檔案的完整性、準確性、系統性和安全性。固定資產投資項目檔案是項目建設的前提；是工程質量評估的依據；是項目竣工驗收的保證和前提；也是今后工程新建、改建和擴建，設備運行、改造、維護不可替代的權威佐證；更是企業維權最有力的證據。因此，加強固定資產投資項目檔案管理具有十分重大的意義。

二、固定資產投資項目檔案管理現狀

目前，公司在固定資產投資項目開展過程中，已經積累了一些固定資產投資項目檔案管理工作的經驗。公司設有專門的檔案管理部門；并根據工作實際明確了技術改造中心、機械設備管理處等相關部門的職責和歸檔范圍；從制度層面上制定編寫了一系列固定資產投資項目檔案管理規定和程序，如：《基本建設檔案管理辦法》《設備（儀器）檔案管理辦法》。但在具體的固定資產投資項目檔案管理工作過程中，固定資產投資項目檔案管理仍然存在一些問題，主要表現在以下幾方面。

1.項目檔案管理工作管控乏力。在固定資產投資項目檔案管理實際工作中，由于項目檔案制度體系方面的不完善，各相關部門雖然有職責、分工，但由于職責與分工不夠清晰、細致，加之沒有建立有效的溝通考核機制，導致檔案管理部門在固定資產投資項目檔案管理中始終處于被動地位。在項目推進的各個環節上，無法有效地管控項目檔案的流轉與歸檔，項目文件資料的流轉游離在項目管理的邊緣，等到項目檔案驗收階段再對檔案資料進行收集，經常造成項目文件資料的缺失。導致在項目財審、檔案資料驗收前準備各階段的資料存在不合理性、收集補齊比較困難，資料的真實性和質量都存在一定的問題。驗收前期準備時間緊迫，對于時間久得項目來說，需要收集補缺的資料多，任務量大，需要檔案員“收集資料———梳理資料———提出資料缺項———整改———收集資料”，制定節點整改過程，在節點下循環過程，直到通過檔案驗收。這樣的工作方式給項目的開展帶來阻礙，給項目的竣工驗收帶來困難。

2.項目檔案管理工作滯后。造成現在項目檔案管理工作困境的原因是多方面的，但是很大一部分原因是項目檔案管理工作與項目建設工作未能實現同步進行，我們的檔案管理人員雖然也參與項目設備的開箱等環節，但是參與力度較小。有些投資項目要時隔十幾年才驗收，項目的主管單位負責人已經脫離此崗位，項目的廠家單位也可能已經脫離市場，項目采購的資料（主管單位）和后期的開箱資料（使用單位）由于當時沒有及時歸檔，最后驗收時才去收集檔案資料，廠家和各個單位負責人都脫離原有的管理崗位，現有的單位負責人，推脫責任，責任人職責和分工不夠清晰細致，最終，投資項目的資料收集不上來的現象經常發生。從投資項目實施的那一刻起，就應該開始項目檔案管理工作。項目建設單位需將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序，建立項目檔案管理制度。項目檔案管理人員大多只能在投資項目實施很長一段時間甚至是檔案驗收之前才能參與到檔案的收集整理工作，這不僅影響項目檔案管理工作的進度，而且影響到檔案資料的質量。

3.項目檔案管理信息化水平低。在這個信息化時代，我們檔案館的檔案管理也在逐步實現信息化、數字化，檔案館也已建設成了數字化檔案館，但是由于各種原因，項目檔案的管理至今還未完全實現信息化、數字化管理。這樣不僅嚴重降低了工作效率，也直接降低了檔案管理工作質量。與此同時，現階段生產廠商的信息化投資項目缺乏可控的信息化；生產廠商也應該在投資項目檔案管理上不斷更新和重視，需要結合項目實際需求來設計信息化體制和信息化管理平臺，不單純的管理資料，不單純檔案資料的著錄，而是能夠動態控制項目進程的管理，參與并控制固定資產投資項目的各階段，完成每個階段資料收集的閉環過程。

4.項目檔案管理專業人員匱乏。一方面，由于對項目檔案管理工作沒有足夠的重視，項目檔案工作人員的流動性較為頻繁，且多數為兼職管理項目檔案，這就從人才管理的層面導致了項目檔案管理的不連續性，形成管理斷層。特別是公司各檔案分室，對項目檔案的管理更是沒有給予足夠的重視。另一方面，一些單位雖然設置了專職的檔案工作人員，但由于缺乏相關專業的培訓，檔案管理水平有限，在面對各專項，涉及多種元素、涵蓋多項內容范圍的項目，在整理檔案過程中，可以說相當的難。在項目檔案資料的收集、整理時經常處于“給什么收什么”的被動局面。雖然有時在專業知識范圍下構建了檔案的歸檔范圍，建立了針對該項目的歸檔制度，讓有關部門的負責人依照歸檔制度和范圍去收集資料，但有時候歸檔范圍的制定是僅僅不夠的，有些項目涉及的面廣，像某一項目中的一大項同時存在自籌、外購、外協、自研、科研，這種相對混合的項目，在整理檔案資料的時候難度非常大。最終造成了檔案資料收集不齊全、整理不規范，達不到項目檔案驗收的要求。

三、加強固定資產投資項目檔案管理的策略

1.完善固定資產投資項目檔案管理制度體系。針對現在公司各相關部門雖然有職責、分工，但由于職責與分工不夠清晰、細致，加之沒有建立有效的溝通考核機制，導致檔案管理部門在固定資產投資項目檔案管理中始終處于被動地位的現狀。首先，需要制定明確的規章制度來約束項目相關部門，明確責任單位，明確責任人，責任人積極有效配合檔案員，協調采購的廠家，在項目過程中的每個階段完成檔案資料的收集工作。其次，項目建設單位應當將項目檔案工作納入項目建設管理程序，完善項目檔案管理制度，根據需要及時擴充和完善信息化標準體系。再次，檔案管理部門研究現有固定資產投資項目檔案管理的體制和機制，包括項目檔案管理體制中管理網絡的形成及流程，對項目檔案管理的體制和機制進行調整和完善，并且建立有效的溝通機制和可操作的考核機制。最后，檔案管理部門根據工作實際及時對各規章制度以及管理辦法的內容進行修改和完善，使我們項目檔案管理工作實現“有規可依，有規必依，執規必嚴，違規必究”。

2.加強實施項目檔案全程管理原則。由于固定資產投資建設投資數額大、建設周期長、時間跨度大、涉及部門多，且項目進行中形成檔案資料的過程復雜、數量繁多、種類不一、業務性強，要做好項目檔案管理工作，必須與工程建設同步。一是提出文件材料歸檔要求要與下達工程計劃任務同步；二是文件材料形成情況與工程計劃進度同步；三是檔案管理人員要在項目建設伊始就要參與到項目過程中，便于及時準確收集檔案資料；四是檔案驗收工作與項目竣工驗收工作同步。檔案工作與工程建設同步的實質是將項目檔案工作納入工程管理計劃，避免脫節，實行節點控制，及時收集資料，不滯后。同時，兩者同步也有利于資料收集的完整和有效。實現項目檔案管理的“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”，真正做到對項目檔案的全程有效管理。

3.加快固定資產投資項目檔案管理的信息化進程。一方面，借助現有的蘭臺檔案管理平臺，盡快實現已歸檔驗收固定資產投資項目檔案的信息化，實現項目檔案的網上管理和借閱利用，提高日常工作效率和檔案管理質量；另一方面，在項目建設過程中，通過把我們現在的項目檔案可視化管理細化前置并且與航空蘭臺檔案管理平臺相結合，檔案管理中資料的收集過程要納入到整個項目階段中進行跟蹤和控制；在項目采購中產生的前期資料，依據技術協議和合同內容要求收集的后期開箱資料、安裝、驗收、培訓等一系列產生的交付資料一同歸檔；到一階段就立刻移交資料，及時歸檔；檔案員收集齊全可以在每個階段信息化平臺中完成資料審核歸檔，實現在蘭臺系統中實時顯示項目建設進度和項目檔案歸檔情況，從而真正實現項目檔案可視化管理的作用。

4.建立固定資產投資項目檔案管理人才網絡。固定資產投資項目檔案管理人員分為項目人員、兼職檔案員和專職檔案員。根據目前項目檔案管理需要和相關先進管理方式，在培養專業的專職檔案管理人員的同時加強對項目人員和兼職檔案員的管理與培訓，建立起固定資產投資項目檔案管理人才網絡，從而確保各個環節項目檔案的完整。鑒于之前項目檔案預驗收的經驗教訓和集團對項目檔案管理的科學化和嚴格化趨勢，加之項目檔案管理的專業性強等原因。一方面我們可以設立專職的項目檔案管理人員，實行項目檔案管理責任制；另一方面也可以在檔案部門內培養一批專業的項目檔案管理兼職人員，以備不時之需。檔案管理是固定資產投資項目管理工作的重要組成部分，是建設項目的重要內容。加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統性，有利于固定資產投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發和利用，實現項目檔案的真正價值。這不僅要求我們要有科學系統完善的制度體系，更需要我們的項目檔案工作者有高度的事業心和責任感，要耐心細致，要掌握一定的新技術和新方法，要有較高的專業技術能力。另外，隨著社會的發展進步，在實際工作中經常會出現各種各樣的新問題、新情況。如何搞好這項工作解決隨時出現的問題，還需要我們在工作實踐中不斷地探索，不斷地創新。總之，我們要堅持不懈地探索創新，尋找更加快捷有效的工作方式，將實現項目檔案的有效利用作為永恒不變的工作目標。

作者:劉春鳳 單位:沈陽飛機工業（集團）有限公司工程技術中心檔案館