檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的問題

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1檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中存在的問題分析

1.1功能不健全，且存在一定的安全隱患

從當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)管理工作實(shí)際情況來看，很多時候在數(shù)據(jù)庫建設(shè)前，工作人員往往并未開展充分的論證和調(diào)查工作，同時企業(yè)在相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員以及系統(tǒng)方面存在著一定的欠缺，這就使得在軟件應(yīng)用的過程中，表現(xiàn)出了功能不健全的情況。以數(shù)據(jù)庫引擎選擇為例，部分企業(yè)出于經(jīng)濟(jì)方面因素的影響，選用的是桌面型的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，在數(shù)據(jù)量比較小的情況下，這種類型的數(shù)據(jù)引擎能夠滿足日常工作需求，但是當(dāng)數(shù)據(jù)量增加到一定程度，這種類型數(shù)據(jù)引擎的缺陷就顯現(xiàn)出來，出現(xiàn)查詢速度變緩的情況，嚴(yán)重時甚至?xí)霈F(xiàn)索引文件損壞等嚴(yán)重后果，這不僅對用戶的使用體驗(yàn)造成了一定的影響，更造成了工作效率低下，無法滿足用戶功能需求的問題。此外，部分企業(yè)在開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作時，片面地將工作重點(diǎn)放在內(nèi)部應(yīng)用方面，而對于數(shù)據(jù)庫未來發(fā)展趨勢的考慮不到位，對于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫相關(guān)內(nèi)容欠缺，這不僅導(dǎo)致了數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后于信息技術(shù)的發(fā)展速度，同時難以充分滿足用戶多層次、多方位的需求。同時在利用過程中，只考慮使用方便，忽略了安全、保密性，導(dǎo)致信息泄露。

1.2過分重視形式，對于數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的關(guān)注欠缺

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的問題及解決措施文/張瓊本文對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了分析，并針對性地提出了完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的有效措施，以此能夠有效提升企業(yè)檔案管理水平。摘要部分企業(yè)在開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作時，對于工作重點(diǎn)的掌握不夠準(zhǔn)確，過分重視軟、硬件設(shè)備等，花費(fèi)大量的時間和精力去對其進(jìn)行不斷完善，對于數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品建設(shè)方面卻缺乏足夠重視。導(dǎo)致這個問題出現(xiàn)的關(guān)鍵就在于工作人員對于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作缺乏充分的認(rèn)識，重點(diǎn)把握不準(zhǔn)。從工作內(nèi)容上來看，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不僅包括了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)，同時也包括了數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品的建設(shè)，只有進(jìn)行全面建設(shè)，才能保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作得以順利開展。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)只是整個建設(shè)工作的一項(xiàng)基本目標(biāo)，而數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品建設(shè)才是企業(yè)開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重點(diǎn)所在。工作人員將信息準(zhǔn)確的錄入到檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)這項(xiàng)工作，僅僅是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的一個組成部分，可以看做是數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的起始階段，能否建一個系統(tǒng)功能齊全、界面友好、內(nèi)容規(guī)范、分類精準(zhǔn)且有序、系統(tǒng)兼容性、擴(kuò)展性等數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，是關(guān)系到用戶使用數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)的重要階段，只有妥善處理好這方面的內(nèi)容，才能夠更好地為企業(yè)服務(wù)，確保檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)得到順利實(shí)現(xiàn)。其次，部分企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作時，過分的重視指標(biāo)任務(wù)，而忽視了服務(wù)效能，簡單來說就是過分重視數(shù)據(jù)建設(shè)本身的內(nèi)容，而對于企業(yè)的需求以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實(shí)際效果卻不夠關(guān)注。部分?jǐn)?shù)據(jù)庫在開展數(shù)據(jù)內(nèi)容的充實(shí)工作時，僅僅是為了完成“量”的目標(biāo)，而對于數(shù)據(jù)的質(zhì)則是缺乏充分考慮，用戶在使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時，得到不良好的體驗(yàn)，甚至出現(xiàn)有些工作需要半信息化、半手工才能完成，無法真正實(shí)現(xiàn)高效、便捷、準(zhǔn)確的目的，給他們的日常工作和學(xué)習(xí)造成了一定的困擾，也帶來人力、物力、財力損失。

2完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的有效措施

2.1把握好數(shù)據(jù)庫定位

所謂把握好數(shù)據(jù)庫定位，就是要明確需要建設(shè)一個何種類型的檔案數(shù)據(jù)庫。在開展定位工作之前，工作人員需要對數(shù)據(jù)庫的內(nèi)涵進(jìn)行充分了解，對數(shù)據(jù)庫的用途及目的進(jìn)行全面的分析，確保開展定位工作能夠有的放矢。數(shù)據(jù)庫定位是關(guān)系到整個數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重點(diǎn)問題，對于數(shù)據(jù)庫建設(shè)的規(guī)模、費(fèi)用支出等有著非常重要的影響，是企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫及信息系統(tǒng)建設(shè)的一項(xiàng)重點(diǎn)問題。進(jìn)行數(shù)據(jù)庫定位時，一定要避免出現(xiàn)千篇一律的情況，企業(yè)需要根據(jù)自身需求來確定是建立存儲目錄信息為主的數(shù)據(jù)庫還是建立存儲檔案全文的數(shù)據(jù)庫，而不是簡單的套用其他企業(yè)既有的數(shù)據(jù)庫，要建設(shè)有自身企業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的充分利用，同時滿足所有業(yè)務(wù)工作需求及后續(xù)功能擴(kuò)展，同時減少不必要的工作量。

2.2做好標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

為做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，企業(yè)還必須要建立一套完善的信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)體系，并對其進(jìn)行不斷完善，以此確保收錄信息的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性。建立并完善信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)體系，需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫資源的格式統(tǒng)一，數(shù)據(jù)信息內(nèi)容規(guī)范和準(zhǔn)確性，并提升信息資源的可共享性。在具體建設(shè)工作中，需要企業(yè)積極選用先進(jìn)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對不同級別的數(shù)據(jù)信息采用不同的處理標(biāo)準(zhǔn)。此外，為了能夠提升用戶體驗(yàn)，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)需要與國家相關(guān)檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)保持一致，方便用戶共享使用。

2.3避免盲目，進(jìn)行階梯式發(fā)展

檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理工作是一項(xiàng)長期性工作，對于企業(yè)而言是需要大量投入的，并且其對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益所造成的影響往往是比較大的。企業(yè)在開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作時，一定要認(rèn)清工作的復(fù)雜性和曲折性，避免出現(xiàn)好高騖遠(yuǎn)的情況，需要根據(jù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形式以及本企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況有計劃、有層次推動工作的不斷開展。需要采用有效方式對用戶需求及企業(yè)自身實(shí)際特點(diǎn)進(jìn)行深入、全面地分析，對二者進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，完成最終的建設(shè)工作。在對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)流程、內(nèi)容進(jìn)行確定時，一定要進(jìn)行合理的規(guī)劃，以此來確保規(guī)劃內(nèi)容同企業(yè)的發(fā)展實(shí)際情況、能力水平以及外部環(huán)境相適應(yīng)，更好的為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展貢獻(xiàn)奠定基礎(chǔ)。企業(yè)還需要做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)所需要的人員、經(jīng)費(fèi)、時間投入等內(nèi)容的分析工作，在此基礎(chǔ)上循序漸進(jìn)地推進(jìn)工作，對各項(xiàng)工作內(nèi)容的輕重緩急做好具體劃分，避免盲目、短視的情況出現(xiàn)。

2.4做好人才培養(yǎng)工作，對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)功能進(jìn)行不斷完善

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，需要花費(fèi)大量的人力、物力和財力，并且隨著社會經(jīng)濟(jì)形式的不斷變化和人員流動等因素影響，檔案數(shù)據(jù)庫還必須要進(jìn)行不斷地更新和完善，以此確保符合企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的需求，為其提供有效的幫助。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，企業(yè)需要從技術(shù)和業(yè)務(wù)等多層面入手，做好需求設(shè)計以及后續(xù)的維護(hù)工作，這些內(nèi)容是確保整個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)有效發(fā)揮功能的重要基礎(chǔ)。從這一方面來看，企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作時，一定要做好專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，只有具備了專業(yè)的技術(shù)人員，才能夠?yàn)閿?shù)據(jù)庫建設(shè)提供充分的技術(shù)支持，確保建設(shè)工作的科學(xué)性和合理性，確保數(shù)據(jù)庫能夠充分滿足用戶的需求，同時也提升數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的前瞻性，確保數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作得以順利進(jìn)行。企業(yè)必須要采用有效的措施來確保數(shù)據(jù)庫技術(shù)得到了及時的更新，同時做好專業(yè)人才的培養(yǎng)工作，確保具備熟悉檔案和信息管理相關(guān)內(nèi)容的專業(yè)技術(shù)人才完美結(jié)合，才能保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)得到順利建設(shè)和不斷完善。

2.5對監(jiān)督管控體系進(jìn)行不斷完善

檔案數(shù)據(jù)庫需要做到完整、準(zhǔn)確、有效，只有這樣才能夠更好滿足企業(yè)深層次需求，吸引客戶參與到其中，并發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作時，不僅需要做好“量”的方面的工作，還需要做好“質(zhì)”的方面的工作。企業(yè)需要建立一套質(zhì)量監(jiān)督管控體系，并對其進(jìn)行不斷完善。首先，企業(yè)需要采用有效的措施來豐富檔案數(shù)據(jù)的“量”，充分的滿足“量”的需求，只有這樣，才能夠使數(shù)據(jù)庫的完整性得到有效保障，從而更好滿足用戶的多層次、全方位需求；其次，企業(yè)還需要采用有效措施來提升檔案數(shù)據(jù)的“質(zhì)”，充分滿足“質(zhì)”的要求，保障數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性得到有效保障，滿足廣大用戶需求。同時建立系統(tǒng)管理、角色分配、用戶管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等全方位的安全防護(hù)措施，保障系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全，確保系統(tǒng)安全、有序運(yùn)行。

3結(jié)束語

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，是時展的必然要求，同時也能夠有效促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。在實(shí)際工作中，由于多方面因素的影響，當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作尚存在一定的問題，企業(yè)需要做好用戶的需求分析，對自身的能力水平進(jìn)行精確定位，避免出現(xiàn)盲目建設(shè)的情況，只有這樣才能夠充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫的作用為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展提供信息支撐。

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作者：張瓊 單位：荊州市人才服務(wù)中心