談局域網下水電工程監理信息文件管理

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摘要:信息管理是工程建設監理的主要工作之一。水電工程建設周期較長，在工程建設過程中將產生大量的信息文件。為了充分體現工程建設信息管理的科學系統性、實用性和效益性，通過白鶴灘水電站監理信息文件管理的成功實踐，介紹依托實體服務器作為局域網終端建立信息文件管理系統的思路和方法。管理系統的應用、安全管理及優勢，不僅解決了傳統管理模式下信息冗余、資源浪費、管理效率低、檔案整理工作量大、信息文件管理安全風險大等問題，而且能大幅提高信息管理效率和水平。

關鍵詞:局域網;工程建設;信息;管理;白鶴灘水電站

1引言

水電工程建設周期較長，監理單位通常同時承擔多個施工合同監理工作，且施工合同歷時數年，在工程建設過程中，將產生大量的信息文件，包括設計文件、各類收發文件、周期性報表、專題報告、專業報表、指令等，部分文件在工程建設過程中需要反復使用。按照檔案管理的要求，信息文件的歸檔需區分監理合同和文種，且電子文件和紙質文件需要一一對應，信息文件管理十分復雜，工作量也較大。在傳統管理模式下，主要存在缺乏系統性科學管理、難以確保全過程信息文件保存的完整性、重復建立臺賬和印制大量紙質文件導致信息冗余和資源浪費、難以實現信息文件的快速檢索查詢、管理及統計工作難度大、檔案整理工作量巨大、投入的信息管理人員較多、人員變動容易出錯、文件傳輸易感染病毒等不足。白鶴灘水電站監理部自2014年探索建立基于局域網的監理信息管理系統，經過不斷改進和完善，至今已成功運用多年，所建立的管理系統具有安全、高效、系統、低成本、簡潔適用、實時檢索共享、可復制拓展等特點，實現了信息文件的系統化管理。其核心是實現工程建設全過程信息文件電子及紙質文件一體化系統管理、實時高效檢索查詢、半自動化式檔案整理、信息文件管理不受人員變動的影響、較少的人員投入和辦公成本。信息文件管理系統的使用能大幅提高信息管理效率和水平。

2信息管理系統建設

2．1系統硬件、軟件及網絡需求

基于局域網的信息管理系統適用于單位或項目部集中辦公區域。系統硬件是信息文件處理、管理、存儲和資源共享中心，也是信息管理系統的局域網終端。根據使用范圍的大小確定，通常選用塔式實體服務器。該服務器具有處理能力強、安全穩定可靠、可擴展性好、長時間全天候連續工作等特點。操作系統可根據系統功能需求選擇，信息文件管理偏向于文檔處理和文件存儲，通常選用WindowsServer系統，安裝簡單，系統架構及區塊劃分可根據用戶功能需求進行設計。系統網絡僅需搭建內部局域網即可，無需連接互聯網，但應確保使用范圍內的計算機局域網處于同一個IP段。

2．2系統建設思路和方法

系統建設的關鍵在于管理系統的功能目標分析，應當深入分析現狀管理存在的問題和不足，在此基礎上策劃用戶想要實現的功能和目標，從而有針對性地設計管理系統模塊和架構，選用與之相匹配的管理軟件。監理過程中數量較大的信息文件主要包括設計文件、收文、發文、隱蔽工程影像資料、監理指令等，本文以白鶴灘水電站監理部發文信息管理系統為例進行介紹，其他信息文件管理系統的建設思路和方法與之相似。2．2．1事前分析。在工程建設監理過程中，監理單位同時承擔多個監理合同任務，且每個監理合同又包含多個施工合同。按照合同驗收和檔案管理要求，所有信息文件必須區分監理合同，以監理合同為單元進行管理和組卷歸檔。為便于系統化管理和后期合同驗收、檔案整理工作，事前系統策劃和設計信息文件管理系統十分有必要。應當全面分析監理范圍內的工程項目、文件種類、涉及的合同及檔案管理的要求;分析傳統管理模式下信息管理投入的人員，不同信息、不同部門之間信息管理的冗余度，紙質版文件印發數量及使用、管理情況;分析已有臺賬數量、各臺賬之間的關系、已有信息文件的存儲管理、文件檢索查詢及統計的困難、信息錄入及文件資料整理移交所占的工作量、要求信息管理人員隨機調取指定文件所需要的時間、在規定時間內完成信息文件整理及檔案資料移交的數量、信息文件管理安全風險等。分析現狀與目標之間的差距，尋求解決的途徑和方法。在事前分析中，還要梳理各類文件的管理關系以及文件識別方法。文件識別主要是通過制定科學的文件編號規則(見圖1)來解決，使每一個文件有唯一的文件識別號，確保通過不同方式均能檢索、查詢到唯一的文件;文件管理關系主要是結合具體工程項目情況和檔案管理要求，通過分類、分層，采用樹圖結構進行梳理(見圖2)。文件編號規則和文件管理關系決定系統模塊的建立和文件存儲關系，對系統建設至關重要。2．2．2系統功能需求分析。按照信息文件管理的需求，管理系統應反映文件基本信息、各環節處理記錄、臺賬與電子文件及檔案柜文件之間的關系，各臺賬需實現各文種的檢索、調閱及統計，在系統內自動生成檔案資料卷內目錄等，且應當具備以下特點:(1)只要系統內對應存儲位置的文件及管理系統路徑對應關系保持不變，可實現整體拷貝、移動后，管理系統內的文件依然可以任意檢索、調閱。(2)實現采用1個文檔系統管理所有文件的功能，層次關系清晰，利用WPS表格的功能實現各級模塊之間的對應關系以及二級模塊與文件的對應關系，實現信息文件管理統計、檢索、調閱、卷內目錄自動生成等功能，操作便捷，管理高效、科學。(3)只需進行1次信息錄入即可完成信息文件管理的所有工作，所有人員均可使用該系統調取文件，避免重復工作，大幅度減小工作量，實現資源共享。(4)通過系統中的文件流水號以及與電子文件的對應關系，避免文件登記的漏、錯、重。(5)避免因人員變動對系統不熟悉而出現錯誤、影響工作。(6)自動生成檔案資料卷內目錄，快速分類統計信息文件數量、處理狀態等，所有文件處理全過程記錄和溯源。2．2．3系統功能目標分析。(1)設置1名專職信息管理人員，在設計好的模塊中執行一次錄入和存檔即能完成信息文件系統化管理，包括信息文件的分類、檢索、調取、統計、檔案卷內目錄、資源共享、電子文檔與文件柜文件的對應關系。(2)從工程開工準備到完工驗收全過程實現集中、系統化管理，所有信息文件規范、完整保存。(3)在1分鐘內能夠檢索、調取任意一份文件的電子文檔紙質文件。(4)監理部僅需建立一個臺賬即可實現全范圍共享，消除各部門內部的重復管理工作，減少紙質版文件的數量，降低辦公成本，提高效率，實現信息管理的科學系統性、效益性和示范性。(5)消除傳統模式文件拷貝帶來的病毒感染風險。2．2．4系統模塊建立在分析工程特點、信息文件管理及檔案管理要求、功能需求的基礎上建立系統模塊。系統模塊由以下3個部分組成:(1)電子文件存儲部分。共分兩級建立，在服務器中建立一個“信息文件管理文件夾”，在該文件夾目錄下按照監理合同建立信息文件存儲一級文件夾，在各監理合同文件夾下再建立各種信息文件存儲文件夾。(2)文件信息登記管理部分。在“信息文件管理文件夾”目錄下建立一個WPS表格文件，在WPS表格文件中建立一級模塊和二級模塊。一級模塊為所有發文信息文件的指引目錄。二級模塊分為兩部分:一部分是發文信息文件的詳細臺賬，臺賬包含的信息內容根據系統的用途和用戶需要自行設置，例如發文日期、文件號、文件名稱、發文流程記錄、附件、紙質文件存儲文件柜及檔案盒編號等;另一部分是卷內目錄的標準格式，需按照檔案管理要求的標準格式建立。利用WPS表格的功能，實現從一級模塊調取二級模塊，從二級模塊檢索、調取任意電子文件，從臺賬直接調取文件而無需到文件夾中尋找文件;在二級模塊中可實現各種文件的統計、臺賬與檔案柜文件存放的關系;二級目錄中的文件信息對應指引到卷內目錄。(3)紙質文件管理部分。紙質文件主要用檔案盒分類保存在文件柜內，檔案盒及文件柜編號應當與文件信息登記管理WPS表格內的編號保持一致。值得注意的是:“各監理合同文件夾”下建立的各種信息文件二級文件夾名稱應當與WPS表格文件一級模塊中的文種保持一致，所有文件的存儲應當存儲至對應的文件夾內，且一旦模塊建立好，各文件夾的名稱不宜修改，否則會影響文件檢索和調取。3個部分系統模塊建立的層次關系和命名規則均統一按照圖2進行，可確保各組成部分的一致性。對于歷時數年的合同項目，可分年度建立“信息文件管理文件夾”及臺賬，以便備份。

3系統操作應用及安全管理

3．1系統操作應用

服務器搭建及系統模塊建立完成后，將服務器與使用范圍內的計算機建立局域網，設置服務器與本地計算機共享，所有計算機本地網絡中即可搜索到服務器，在計算機桌面建立服務器快捷方式即可實時登錄服務器操作。通常情況下信息文件管理系統由專門的信息管理人員進行錄入、登記及文件管理，其他人員根據需要可實時檢索、查閱相關文件。

3．2系統安全管理

信息文件是監理重要的檔案資料，服務器在運行過程中必須做好文件安全管理，主要安全風險包括泄密、篡改、刪除、替換等。因此，在系統運行前必須設置安全屏障。(1)服務器登錄必須實行實名制賬號管理措施，每個賬號均由管理員設置單獨的密碼。用戶必須妥善管理密碼，憑密碼和身份認證登錄服務器。(2)根據不同人員的工作崗位及性質設置用戶權限，區分服務器管理員、信息文件管理員和普通用戶賬號權限，不同人員應設置不同的服務器維護、信息文件及臺賬修改、拷貝、刪除、替換權限。(3)信息管理人員對電子文件進行加密處理，除信息管理人員和信息管理上級領導以外，其他人員僅具有調閱查看權限，無臺賬及文件修改、刪除、拷貝、替換等權限，低級別賬號無權讀取高級別文件夾。(4)信息文件應當實行雙備份管理，定期采用移動存儲設備進行備份，以防故障、病毒感染等導致文件丟失、損壞。(5)為確保系統安全，服務器非必要不得接入互聯網，也不作為信息文件處理電腦;系統運行過程中，信息處理所有工作均在本地計算機上完成。

4系統優勢及實踐效益

基于局域網的信息文件管理系統設計靈活，用戶和根據需求自行設計架構及模塊。白鶴灘監理部先后建立了收文、發文、設計文件、隱蔽工程影像資料、錨桿無損檢測、測量、規程規范等管理系統，系統優勢及管理效率、成本效益顯著。(1)實現了用戶需求功能的系統化管理。(2)所有電子文件均存儲于服務器中，個人及辦公計算機均不存儲信息文件，有效避免了因人員調離、計算機更換處置等帶來的文件泄露風險。(3)采用服務器集中系統化管理，可保證工程建設監理全過程信息文件及檔案資料的完整性，文件查詢不受時間限制，檔案資料整理隨文件形成過程同步完成，電子檔案自動形成，后期檔案移交快速完成。(4)文件傳輸不受互聯網限制，無需采用QQ、微信等方式以及移動存儲設備拷貝方式傳輸，直接通過本地計算機存儲至服務器即可，消除了文件傳輸途徑的病毒感染風險。(5)大幅度降低了成本、節約資源，最大程度上減小重復工作量和信息冗余。通過多年的應用和實踐，信息管理人員投入減少2/3，紙質文件印制份數減少4/5，臺賬數量減少9/10。

5結論

基于服務器的信息管理系統不僅解決了傳統管理模式下信息冗余、資源浪費、管理效率低、檔案整理工作量大、信息文件管理安全風險大等問題，而且能大幅提高信息管理效率和水平。本文介紹的思路、方法及管理系統不僅適用于信息文件管理，也適用于工程建設各類數據采集統計、預警系統、專業統計分析、工程形象動態跟蹤等，運用范圍廣，且功能拓展不受服務器系統限制，只需根據功能需求安裝相應的管理軟件即可，操作簡單，適用性強。

作者:陳雪萬 單位:長江三峽技術經濟發展有限公司