談社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展

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【摘要】本文論述了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍，分析了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題，提出了加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的合理化建議。

【關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；社會(huì)和諧發(fā)展

近年來，我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展迅速，這些社會(huì)保險(xiǎn)檔案真實(shí)地記錄社會(huì)保險(xiǎn)制度從開始建立到逐步完善的過程。隨著參保人數(shù)的增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量也日益增長，給社會(huì)保險(xiǎn)的管理工作人員帶來了挑戰(zhàn)。所以，建設(shè)和諧社會(huì)，更好地完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作勢(shì)在必行。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案的含義

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是國家檔案的重要組成部分，是各個(gè)機(jī)關(guān)、各社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位為員工辦理社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和失業(yè)救濟(jì)保險(xiǎn)等各類保險(xiǎn)項(xiàng)目過程中形成的記載各個(gè)員工參加各項(xiàng)保險(xiǎn)統(tǒng)籌繳費(fèi)多少、時(shí)間長短、計(jì)發(fā)養(yǎng)老待遇、因工作變動(dòng)而至保險(xiǎn)統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)變等情況，具有實(shí)際工作查考的檔案材料。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍

（一）政策依據(jù)類。國家和地方出臺(tái)的社會(huì)保險(xiǎn)制度以及相應(yīng)的政策法規(guī)，社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和待遇支付辦法方面的規(guī)范性文件。（二）業(yè)務(wù)憑證類。各種社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用的繳費(fèi)憑證、扣費(fèi)憑證、轉(zhuǎn)接憑證、匯繳憑證、支用憑證、報(bào)銷憑證和理賠給付憑證等。（三）結(jié)算賬卡類。各類社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用繳費(fèi)花名冊(cè)、參保人員的保險(xiǎn)手冊(cè)支用給付賬冊(cè)、單位各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用管理手冊(cè)、匯繳賬冊(cè)以及保險(xiǎn)統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)接清手冊(cè)、職工各項(xiàng)保險(xiǎn)管理卡片和轉(zhuǎn)接變更登記卡等。凡是涉及到參保人員的各類資料、卡片和手冊(cè)等都應(yīng)統(tǒng)一立卷，做到人手一份社會(huì)保險(xiǎn)檔案案卷。（四）電子檔案類。社會(huì)保險(xiǎn)工作實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和以后形成的各種信息和數(shù)字檔案等。（五）統(tǒng)計(jì)報(bào)表類。支用給付統(tǒng)計(jì)表、參保人員工資變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)審核表和各類社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用匯繳統(tǒng)計(jì)表等。（六）離退休人員的社會(huì)化管理類。離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、離退休人員退休待遇、調(diào)整養(yǎng)老待遇、遺屬待遇的申報(bào)表。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

（一)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理制度不夠規(guī)范。目前，從我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理狀況來說，各地的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)能夠按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定管理的并不是很多，由于各個(gè)地方的社會(huì)保險(xiǎn)存在一定的差異性，更沒有統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的文件，所以各個(gè)地方的管理制度也不同，使得社保檔案在應(yīng)用和管理上有很大差別。（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意識(shí)薄弱是檔案管理工作中的重要問題，因?yàn)閷?duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)缺乏，很多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)單方面注重資金投入和社會(huì)保險(xiǎn)工作的領(lǐng)導(dǎo)，最終輕視了對(duì)其技術(shù)支持和資金支持，所以，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作增加了難度，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理的工作效率大大降低。（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作人員難以落實(shí)。對(duì)于不健全的社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)，沒有專職人員管理檔案，即使有人員管理也是沒有經(jīng)過培訓(xùn)，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響。（四)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理?xiàng)l件不合格。因?yàn)闆]有專門的場(chǎng)地，缺少管理經(jīng)費(fèi)，所以社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終得不到重視，多年積累的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只好讓經(jīng)辦人自己保管，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在很多不安全因素，對(duì)日常經(jīng)辦工作帶來諸多困難。（五）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方法和手段落后。近年來，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，很多社會(huì)保險(xiǎn)管理部門在工作中逐漸的使用信息技術(shù)，但是由于設(shè)備、資金、專業(yè)技術(shù)人員等限制，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化難以實(shí)現(xiàn)，很多社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)都是采用紙質(zhì)材料，所以社會(huì)保險(xiǎn)查詢?cè)L問的難度大大的增加，容易造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的丟失。

四、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的合理化建議

（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的系列化和規(guī)范化。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)具有涉及面廣、專業(yè)性突出、政策性強(qiáng)和工作量大等特點(diǎn)，所以，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理要合理布局、統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施，制定出規(guī)范的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)工作有依據(jù)可查，把工作的總體目標(biāo)納入到相關(guān)人員，有計(jì)劃、有監(jiān)督、有懲罰地進(jìn)行。（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理要立卷整理。對(duì)于紙質(zhì)檔案，根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，確定歸檔范圍，采用年度、類別和保管期限的方法進(jìn)行整理和分類。對(duì)于已形成的電子檔案，按照各門類的檢索目錄規(guī)范入檔。（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員整體專業(yè)水平要提高。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低，社會(huì)保險(xiǎn)部門要引進(jìn)檔案專業(yè)人才和對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)整體素質(zhì)得到提高，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。（四）建立合理的檔案管理制度。針對(duì)管理工作的現(xiàn)狀，應(yīng)該建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程、檔案查閱、檔案接收等級(jí)制度、電子檔案管理制度和檔案室工作制度，加強(qiáng)完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作制度

五、結(jié)語

在我國保險(xiǎn)事業(yè)飛速發(fā)展的今天，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是極其重要的，因此，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建立合理的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)劃、培養(yǎng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)和完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度等方面工作，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)和諧與穩(wěn)定發(fā)展具有極其重要的意義。

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[3]王占偉.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].檔案管理,2015(4):88-89.

作者:王佳 單位:河北省秦皇島市山海關(guān)區(qū)保險(xiǎn)事業(yè)管理處