設備管理信息化風險防控體系構建

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摘要:隨著信息化建設的推進，信息化管理在風險防控中的作用日益凸顯。為充分發(fā)揮信息化管理在學校設備管理風險防控中的作用，針對高校在信息化管理中存在的缺陷與不足，構建了信息化風險防控平臺。圍繞信息化管理平臺，重構內部管理機制，完善管理制度，細化工作要求;強化線下專項管理與法律服務等專業(yè)化風險防范措施，有效促進信息化管理手段和管理機制有機結合，實現(xiàn)線上線下互補。

關鍵詞:設備管理;信息化;風險防控體系

引言

高校設備管理風險有著多方面、多層次等特點，隨著近來高校設備管理信息化改革的推進，與信息化改革相適應的新型風險防控體系的建構顯得十分迫切。然而，當前的學術關注點或集中在高校設備的生命周期上［1］或集中在設備的信息化管理上［2］，對高校設備信息化管理風險防控體系問題鮮有涉及。自2015年起，我校以信息化建設為依托，圍繞信息化風險防控平臺、管理機制、專業(yè)化風險管理構建了設備管理信息化風險防控體系。現(xiàn)結合我校設備管理信息化風險防控實踐，探討信息化管理改革下高校設備管理信息化風險防控體系建構問題。

1構建信息化風險防控平臺

1．1將風險防范作為信息化管理平臺建設的基本要求

2015年起，我校逐步推進設備管理信息化建設，在這一過程中，學校始終將風險防范作為信息化管理方案設計的基本要求(見圖1)，通過科學系統(tǒng)架構［3］，充分利用系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合和信息互補，最大限度地激發(fā)信息化管理對風險控制的整體功效。隨著“采購與設備管理系統(tǒng)”“福建省政府采購網(wǎng)上公開信息系統(tǒng)”“網(wǎng)上超市”“‘云采通’網(wǎng)上競價采購管理系統(tǒng)”和“‘互聯(lián)網(wǎng)+’物資采購平臺”等信息管理平臺相繼上線運行，設備信息化管理體系初步建成。在體系設計上，“采購與設備管理系統(tǒng)”是設備信息化管理體系的主線，包含采購管理、儀器設備管理、大型貴重儀器設備開放共享平臺三大業(yè)務管理子系統(tǒng)，涵蓋了設備申購、審批、采購、驗收、進倉立賬、建檔、使用監(jiān)督、效益評估、清查調劑、轉讓、報廢、銷賬等各個管理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了對設備自申購到報廢的全生命周期管理［4］;四大采購管理平臺是“采購與設備管理系統(tǒng)”中采購環(huán)節(jié)的延伸，是針對各類采購執(zhí)行設置的專項管理應用系統(tǒng)。由五大系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺構成的設備全生命周期一體化信息管理體系，較好地實現(xiàn)了設備周期管理和采購執(zhí)行管理的銜接和統(tǒng)一，為建構信息化風險防控體系提供了強大的信息技術支持(見圖2)。

1．2采購專項管理應用系統(tǒng)設計

采購執(zhí)行環(huán)節(jié)是設備全生命周期管理的關鍵環(huán)節(jié)，是風險防控的核心。緊緊圍繞各類采購執(zhí)行環(huán)節(jié)，設計采購專項管理應用系統(tǒng)，實現(xiàn)對采購風險的全面防范。“政府采購網(wǎng)上公開信息系統(tǒng)”和“網(wǎng)上超市”作為政府采購系統(tǒng)，規(guī)范了采用招標、競爭性談判、單一來源、詢價等各類采購方式進行的50萬元以上的大額采購和通用類設備的分散采購;“‘云采通’網(wǎng)上競價采購管理系統(tǒng)”和“‘互聯(lián)網(wǎng)+’物資采購平臺”作為校內采購系統(tǒng)，規(guī)范了10～50萬元的小額采購和10萬元以下的零星采購。從管理廣度上說，以上4類采購專項管理平臺將不同種類、不同金額的采購項目全部納入管理范圍，實現(xiàn)了對不同采購方式下采購行為的全面信息化管理。從管理深度上說，四大采購系統(tǒng)以業(yè)務數(shù)據(jù)共享機制貫通采購全程，通過信息與技術手段直擊權力運行的各個環(huán)節(jié)，從而排除了眾多的風險因素和人為干擾［5］。各類采購管理平臺的搭建實現(xiàn)了對采購行為的全面規(guī)范，基本保證了對各類采購風險的全面防范。

1．3運用信息大數(shù)據(jù)強化風險監(jiān)控

信息化管理具有在線化、流程化、透明化等特點，也實現(xiàn)了“全域協(xié)同”，打通了部門之間、學校內外的數(shù)據(jù)壁壘［6］。設備在設備管理信息平臺上進行管理，信息流伴隨設備管理的全過程［7］，在線管理形成的“活的”數(shù)據(jù)，可隨時被調用和挖掘［8］。管理者可以根據(jù)分權角色對業(yè)務信息進行分類，重點推送采購量、采購金額、經(jīng)費使用情況等字段，系統(tǒng)將不同業(yè)務數(shù)據(jù)反饋給管理者，有助于各級管理人員實時掌握業(yè)務執(zhí)行情況［4］。管理人員還可以使用信息追溯、數(shù)據(jù)查證等功能，實時了解各管理節(jié)點的處理結果和各業(yè)務環(huán)節(jié)的工作動態(tài)，對歷史信息數(shù)據(jù)進行抽檢、統(tǒng)計［9］，通過多維度、多層次、多群體、多因素的關聯(lián)分析，及時發(fā)現(xiàn)設備采購和管理環(huán)節(jié)存在的問題和異常行為，并有針對性地采取管理對策。大數(shù)據(jù)信息大大提高了對各類風險的監(jiān)控和防范力度，及時地發(fā)現(xiàn)、處理虛假采購、規(guī)避招標、惡意低價中標、違約失信等違規(guī)行為，在高效有力的大數(shù)據(jù)監(jiān)控下，風險行為明顯減少。

2重構與信息化風險防控相適應的內部管理機制

在信息化建設過程中，緊緊圍繞信息化管理平臺，同步重構與信息化風險防控相適應的內部管理機制，通過完善管理制度、細化工作要求、建立立體化風險管理模式等措施有效地促進信息化管理手段與內部管理機制的有機結合，實現(xiàn)線上線下雙層管理的互動互補、協(xié)同運作，充分發(fā)揮信息化管理在學校設備管理風險防控中的作用。

2．1建設信息化設備管理制度

通過信息管理技術將管理制度固化在應用系統(tǒng)中是信息化建設的重要內容［9］。信息化建設客觀上要求與之相配套的管理制度。在近5年的信息化建設過程中，為保證管理的統(tǒng)一和制度的整體性，對原管理制度進行了全面修訂和整合，基本實現(xiàn)了制度化管理與信息化管理的配套和統(tǒng)一。圍繞一體化信息管理體系，分設設備與低值品兩套管理制度，進一步明確各自的管理流程與管理辦法;針對采購環(huán)節(jié)，按照采購金額的大小及設備的類別分設招標、網(wǎng)超、網(wǎng)競、自購等不同的采購方式［10］，為不同的采購方式制定完整獨立的實施細則，實現(xiàn)分類管理，如“招標采購實施細則”規(guī)范線上線下的招標采購行為、“網(wǎng)上競價采購實施細則”規(guī)范網(wǎng)上競價的線上操作與線下管理。同時，進一步完善了其他配套的管理制度，如“合同管理辦法”等。結合信息化實踐進行的制度建設大大提高了制度的科學性、可行性、高效性和操作性，為信息化管理風險防范功能的發(fā)揮提供了可靠的制度保證。

2．2建立信息化工作制度

為充分發(fā)揮信息管理技術在風險防控中的積極作用，學校通過明確工作職責、統(tǒng)一工作流程、規(guī)范工作要求、細化操作規(guī)程等措施建立與信息化管理流程相契合、配套的工作制度，以提升線上線下協(xié)同管理的綜合功效。①全面梳理系統(tǒng)疏漏，針對信息化管理中存在的缺陷與不足，在線上相應節(jié)點上設置配套的線下工作環(huán)節(jié)，進行線下深度管理，如設置人工監(jiān)察環(huán)節(jié)，對采購信息的傾向性、協(xié)議條款內容的適用性、采購文件的規(guī)范性、答疑的準確性等內容進行人工監(jiān)察;設置線下審核環(huán)節(jié)，加強對合同、標書、事項變更等重要內容的審核力度;設置認證環(huán)節(jié)，嚴格對資產(chǎn)［11］、報廢、物品遺失等情況的事實認證。②完善與信息化管理流程同步的線下平行管理，針對風險多發(fā)領域制定相應的工作流程和工作細則，保證對風險點的整體覆蓋，如招標管理工作流程及相關細則、網(wǎng)上競價采購管理流程與工作細則、自購管理流程與工作細則等。信息化工作制度的建立極大地強化了風險防控的針對性，相應風險大大降低。

2．3實現(xiàn)立體化風險管理

為分散風險，信息化管理系統(tǒng)一般都會通過充分授權或分權，打破部門之間的“壁壘”［12］，建立各主體相互分離，互相制約，互相監(jiān)督的立體化管理模式。這種固化在系統(tǒng)中的立體化管理模式對管理的層次性和精準性提出了更高的要求。為適應這一要求，對相關機構和人員的管理職責進行相應調整，建立了與線上對應的線下立體化管理模式。在學校層面逐步完善風險防控管理組織體系，通過職責劃分，實現(xiàn)監(jiān)審處、計財處、法務室、各專項工作領導小組等各職能部門和業(yè)務單位在復核、監(jiān)管、指導、決策、監(jiān)察、審計、法律服務等方面協(xié)同運作，促進線下立體化管理職責與線上立體化管理模式的統(tǒng)一。在設備主管部門進行崗位優(yōu)化，強化與信息化管理相對應的崗位設置，明確各信息化管理崗位的職責要求，以信息主管工作臺為例，該工作臺細分為論證審批、采購執(zhí)行、進口業(yè)務、合同簽訂、驗收建賬、清查處置等設備管理子業(yè)務［4］，在實際工作中，以上子業(yè)務均作為管理職責落實到相應崗位，并結合系統(tǒng)運行狀態(tài)在工作內容、工作質量、工作標準等方面作出明確的職責要求。立體化管理模式的建立，確保了信息化管理人員各司其職、嚴格履職，促進了信息化管理風險防控功能的充分發(fā)揮。

3強化線下專業(yè)化風險管理

線下專業(yè)化風險管理作為與信息化管理并行的線下配套管理措施，在提高風險防控的精準性和全面性發(fā)揮重要作用，是信息化風險防控體系的必要補充。

3．1強化業(yè)務風險專項管理

為加強對高風險點的管理力度，針對風險易發(fā)事項，進行與信息化管理相配套的線下業(yè)務風險專項管理。如“合同簽訂風險專項管理”要求在合同的簽訂上，結合信息化管理流程，強化對項目需求、洽談、條款擬定、文本起草、審批、簽署、用印、生效等具體操作環(huán)節(jié)管理，建立線上流程控制與線下實體審核并行管理模式，保證各方主體對項目信息的充分溝通交流和合同審批與管理高效完整;“合同履行風險專項管理”要求強化線上監(jiān)管的同時，還需保證線下對項目的持續(xù)跟進，落實合同履行監(jiān)督職責，要求合同履行監(jiān)督人密切關注合同執(zhí)行情況，做好安裝、交貨、驗收、售后、返修、記錄、建檔等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，避免遭受損失;“招標風險專項管理”要求結合線上招標管理模塊，對招標的遴選、文件的起草、范圍、要求、內容、工作流程、機構的監(jiān)督和考核、義務的履行等事項提出明確的管理要求，提高對招標管理的專業(yè)性和嚴密性;“進口設備風險專項管理”要求在外貿的選定、運作、免稅辦理、外貿合同的簽訂、合同的履行等方面提出具體要求，進一步完善進口設備特殊風險的防范措施，制定免稅政策變化或制度沖突等問題的處理方法和操作程序，重點加強對結算、運輸、到貨、驗收等進口設備高危風險環(huán)節(jié)的管理［13］;“特批事項專項管理”針對采購過程中因預算或論證不當、項目追加、需求變更、經(jīng)費收回、政策調整等原因引發(fā)的各種實際問題［14］，制定明確的處理方案和審批流程，保證各種特殊問題或突發(fā)情況得以合法合規(guī)的快速解決。以上線下業(yè)務風險專項管理的設立既提高了信息化管理的專業(yè)性和靈活性，保證了對復雜工作的管理質量，也提高了對風險多發(fā)點和重大風險點的防范力度［15］，大大降低了各類業(yè)務風險的發(fā)生率。

3．2強化法律風險專項管理

高校設備采購的法律風險日益突出。為有效防范法律風險，圍繞法律風險發(fā)生率較高的重要業(yè)務節(jié)點和重要實施環(huán)節(jié)提供專業(yè)法律服務和法務管理。在招標文件起草階段，為防止采購人因采購經(jīng)驗不足等原因在技術參數(shù)或商務條款上出現(xiàn)偏差［16］，增設法律指導和服務環(huán)節(jié)，提示調研或論證過程中可能出現(xiàn)的法律風險，對相關內容進行必要的專業(yè)提示和法律服務;在合同審核環(huán)節(jié)，按項目特點設置不同的審核程序、審核內容和審核要求，加強對合同內容、付款方式、權利義務、訴訟優(yōu)勢等實質性內容的審核，將管理性審核和法律服務相結合，強化專業(yè)化服務力度;在合同履行階段，協(xié)助采購人進行合同管理，提示采購人保存從合同開始到最終完成所有環(huán)節(jié)的證據(jù)材料，為采購人提供權責分析、條款解讀等法律服務，對合同突發(fā)情況或特殊問題提供專業(yè)的處理指導意見，協(xié)助采購人依法依約地變更、解除合同等，一旦出現(xiàn)糾紛，及時提供界定違約行為、分析權利義務、明確相關責任、預估違約金、評估訴訟成本和訴訟風險、明確司法管轄、制定處理方案等法律服務。由于法律專業(yè)服務的特殊性，以上線下法律風險專項管理實踐進展較緩，但從該管理措施對部分項目的應用結果來看，其在風險防控中的作用十分突出，明顯降低了相關項目的風險發(fā)生率，在實踐中，我們還發(fā)現(xiàn)了我國高校普遍存在招標采購進口免稅設備的法律困境［17］，并提出了解決方案，為相關部門提供參考。

4設備管理信息化風險防控的成效

風險作為一種概率，具有不確定性、隨機性，因此很難通過非專業(yè)的方法對其狀態(tài)進行直接估值。但是，由于風險還具有客觀性、可識別性、可控性等特點，我們可以通過發(fā)現(xiàn)風險因素，即發(fā)現(xiàn)促使特定風險事故發(fā)生或增加其發(fā)生的可能性或擴大其損失程度的原因或條件，通過排除風險因素來降低風險。因此，風險因素的查找和排除情況從一定程度上反映了風險防控的效果和風險狀態(tài)。福州大學2015～2019設備管理風險排查統(tǒng)計表(見表1)顯示，5年間，學校主動查找風險因素80個，排除77個;重新查找風險因素數(shù)、排除風險因素數(shù)的變化來看，2015～2017年，風險因素的查找和排除數(shù)隨著信息化建設推進及相關措施的實施快速增加，2018～2019年，隨著信息化風險防控體系的逐步建立，新查找風險因素明顯減少，多數(shù)風險管理漏洞已基本添堵;從排除風險因素數(shù)和待排除風險因素數(shù)的數(shù)據(jù)對比來看，新防控體系針對防控難點的風險排除能力也在不斷加強，風險管理狀態(tài)逐漸趨于穩(wěn)定;在設備采購量和采購金額逐年增加、各類風險總體發(fā)生率逐年提高的情況下，2015～2017年，糾紛、投訴的發(fā)生數(shù)量有明顯的增加趨勢，但是隨著風險防控措施的逐步落實，2018～2019年開始下降，并連續(xù)保持零風險事故。實踐表明，設備管理信息化風險防控體系能有效排除風險因素，填堵傳統(tǒng)防控中的風險管理疏漏，將設備管理風險整體控制在低風險狀態(tài)。

5結語

風險防控，是高校設備管理不能忽視的重大問題。學校以設備管理信息化改革實踐為基礎，建構了全面而立體的高校設備管理信息化風險防控體系。該體系具有在線化、流程化、透明化等特點，實現(xiàn)了“全域協(xié)同”，打通了部門之間、學校內外的數(shù)據(jù)壁壘，結合系統(tǒng)運行狀態(tài)在工作內容、工作質量、工作標準等方面作出明確的職責要求，確保信息化管理人員各司其職、嚴格履職，促進了信息化管理風險防控功能的充分發(fā)揮。同時，強化線下專業(yè)風險管理補充功能，實現(xiàn)信息技術手段和管理機制的有機結合、管理防范與專業(yè)防范的協(xié)同運作、線上約束和線下防范的互動互補，全面降低各類風險發(fā)生率。

作者：謝梅 單位：福州大學