流動人員人事檔案管理探索

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摘要：

伴隨著社會主義市場經濟的快速發展以及人事制度改革的深入推進，人才流動速度隨之加劇，流動人員人事檔案管理的地位和作用日益凸顯。本文分析了流動人員人事檔案管理難點和存在問題，探討了強化流動人員人事檔案管理對策措施，以拋磚引玉。

關鍵詞：流動人員 人事檔案管理 問題 強化措施

隨著全球經濟的不斷發展，社會就業方式和就業渠道逐漸多樣化，流動人員規模不斷擴大。流動人員人事檔管理亟需科學、有效、正規的管理機構，采取規范化、現代化的管理手段加以解決和優化。當前，流動人員人事檔案管理不夠規范，管理體制不夠健全，管理手段原始粗放，現代化管理手段缺乏，從而導致流動人員人事檔案管理效率低下，難以滿足經濟社會的發展需求。因此，加強流動人員人事檔案管理已迫在眉睫。

一、流動人員人事檔案管理難點以及存在的問題

1.流動人員人事檔案管理難點。

（1）流動人員人事檔案完整性歸檔難以實現。流動人員人事檔案的完整性是確保其檔案真實性的重要基礎，然而，在實際流動人員人事檔案管理工作中，由于流動人員工作的特殊性，許多流動人員在離開原有工作崗位后，檔案不在單位保管，而是常由流動人員本人自己保管，這樣在很大程度上造成了歸檔的困難。

（2）流動人員人事檔案規范化管理難以實現。流動人員人事檔案為流動人員的重要人事活動使用提供了重要數據和信息技術，要想最大限度地發揮流動人員人事檔案的功能和價值作用，必須加強流動人員人事檔案的規范化管理。然而，由于流動人員人事檔案來源多，結構復雜，加之，人事檔案管理部門檔案管理體系不健全、管理意識薄弱，管理手段落后，檔案更新和利用效率低，人事檔案規范化管理道路漫長、艱辛而又充滿挑戰。

（3）流動人員人事檔案的利用效果低下。人事檔案屬于機密性的文件，這在很大程度上保護了公民的隱私不受侵犯，然而也使得人事檔案的利用價值無法真正的得以發揮，這給流動人員的各種人事任用增加了一定的難度。此外，流動人員管理現代化步伐發展緩慢，未做到與時俱進，管理模式單一，管理軟件落后且不統一，尤其在有些地區，流動人員人事檔案管理局限于檔案目錄管理上，管理方法原始，僅僅依靠員工記賬，網絡信息化管理手段缺乏，難以對檔案信息進行充分利用，從而導致，流動人員人事檔案的利用效果低下，流動人員人事檔案管理工作任重道遠。

2.流動人員人事檔案管理存在的問題。

（1）流動人員人事檔案管理體系健全性缺失。目前的人事檔案管理仍沿用傳統的“計劃管理”形成的各項制度，計劃色彩濃郁，偏重政治性，缺乏時效性，難以滿足社會發展需要。另外，由于人事檔案需要收到一定的托管費用，這使得某些部門為了追求眼前利益，盲目收費，或者抬高保管費用，而這對于一些收入水平較低的流動人員而言，是一筆不容小覷的經濟負擔，于是他們開始棄檔或者自存檔，這在很大程度上增加了流動人員人事檔案管理工作的難度。

（2）流動人員人事檔案材料收集完整性不足。當前，由于用人單位流動人員人事檔案管理制度不夠完善，管理不夠規范，流動人員人事檔案材料收集缺乏完整性。比如，流動人員聘用合同、年度考核表未能及時進行歸檔；流動人員人事檔案內容存在“千人一面，千篇一律”現象，形式化、口號化普遍，如，對于個人評價，大多是一些“學習認真、團結同事、工作態度良好”等過于籠統的話，難以體現出個性特色,同時，也使得用人單位無法從這些人事檔案中了解他們真正所需要的東西，如，員工的誠信度、工作成就、個人業績、思想品行等基本情況，這使得流動人員人事檔案失去了真正意義上的參考價值。

（3）流動人員人事檔案管理標準化程度偏低。流動人員人事檔案作為流動人員人事活動的重要信息載體，要想充分發揮出其功能和價值，必須注重人事檔案的標準化管理。然而，當前一些單位人事檔案部門人事檔案管理方法滯后，仍過多地依賴傳統紙質檔案管理模式，手工操作過多，加之，重管理，輕服務，現代化管理水平不高，工作效率低，無法實現標準化管理目標。比如，根據流動人員人事檔案相關標準化管理要求，流動人員人事檔案材料應使用統一規格的紙張，若發現存在折皺、破損、卷角等情況，需要對其進行裱糊、折疊等加工，再統一上交保管，以確保流動人員人事檔案的完整性。然而，在實際過程中，許多用人單位往往草草了事，未能予以及時有效處理，使得流動人員人事檔案的作用大打折扣。

（4）管理機構較為混亂，人員配備不合理。當前，在某些地區，流動人員人事檔案管理機構較為混亂，人才服務機構、勞動就業服務機構、失業管理部門、社會保險機構等都在公開或私自管理流動人員人事檔案，甚至一些地區人才交流中心私自將流動人員人事檔案承包給一些民辦中介機構，并不惜惡意競爭，擅自提高收費標準，人事檔案管理成了他們謀取利益的手段，嚴重影響了流動人員檔案管理秩序。其次，流動人員人事檔案存在轉遞混亂、移交不及時等現象，流動人員人事檔案保管手續不規范。一些檔案管理單位，特別是那些私自保管人事檔案的單位，他們私自抽取、涂改、銷毀有關重要憑證材料，違反規定為他人開具不合法的人事檔案證明，這使得流動人員檔案管理秩序受到了嚴重的干擾。再次，流動人員人事檔案管理人員配備不合理，綜合素質不高。目前，流動人員人事檔案管理人員大多非檔案專業出身，專業技能、素質能力偏低，檔案管理綜合素質有待加強。

二、強化流動人員人事檔案管理的對策措施

1.加強流動人員人事檔案日常管理工作。

目前，應將流動人員人事檔案管理納入人力資源日常工作中，并加以嚴格規范，狠抓落實。首先，在制度建設上，要不斷完善和健全流動人員人事檔案管理制度，建立科學的、與時俱進的流動人員人事檔案管理體系，以規范和優化流動人員人事檔案管理過程，確保流動人員人事檔案合理有序進行。比如，在流動人員進行考試、職稱評定過程中，要嚴格把關，必須要求人才托管單位或人才中心提供真實、有效、客觀的證明材料，以避免和杜絕有違紀違規現象的出現。其次，在管理環節上，要樹立“以人為本”的管理意識，努力遵循“科學化、高效化、規范化”的管理原則，注意多層面、多方位地健全和優化流動人員人事檔案管理體制，并借助現代化、與時俱進、行之有效的管理手段，強化流動人員人事檔案管理，提高流動人員人事檔案使用效率和管理水平。比如，在流動人員人事檔案管理的整理、收集和存檔環節中，嚴格執行規章制度。在進行流動人員人事檔案存儲工作時，要重視檔案存儲環境建設，檔案保管要注意通風、防火、防潮、防盜、防霉。

2.健全流動人員人事檔案管制體制。

首先，明確社會各組織在流動人員人事檔案管理的相關責任，以提高各社會組織單位對流動人員人事檔案的管理意識與重視度。要實行集中統一、歸口管理的管理體制，政府人力資源社會保障部門是流動人員人事檔案管理的主管部門，具體由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權，不可擅自管理流動人員人事檔案，一經發現，一律按違紀行為處理。其次，為了充分發揮流動人員人事檔案功能作用，使流動人員的個人信息和權益得到有效保障，社會組織中的人事檔案管理應為服務于社會組織管理，而不能將其作為身份證明，隨意在各社會組織單位中加以調動。再次，要注意完善流動人員人事檔案管理體制，規范流動人員人事檔案管理制度，明確流動人員人事檔案范圍，確保流動人員人事檔案管理合理、有序進行。

3.加快推進流動人員人事檔案管理信息化建設。

隨著互聯網的普及，網絡信息技術的不斷進步，這為流動人員人事檔案管理信息化、數字化提供有利的契機。因此，各地要積極加快推進流動人員人事檔案管理信息建設，建立流動人員人事檔案個人電子檔案系統，完善流動人員人事檔案數據庫系統，優化流動人員人事檔案網絡化管理體系，注意完善資源共享、異地查閱、統計分析等功能，以實施流動人員人事檔案的網絡化管理、自動化以及動態化管理，提高流動人員人事檔案管理水平，確保流動人員人事檔案的真實性、準確性、可靠性以及實效性，從而便于人事信息的查閱流轉，適應人才流動的需求，提高檔案的利用效率。

4.提高流動人員人事檔案管理人員的綜合素質。

在網絡信息化時代，為了促使流動人員人事檔案實現現代化管理目標，滿足時代經濟發展需要，人事檔案管理部門必須加強人事檔案管理隊伍建設，建立一支高素質、高水平、一專多能的復合型管理人才隊伍，以推進人事檔案管理信息化建設。各人事檔案管理部門要加強對人事檔案管理人員專業檔案管理知識、計算機知識、法律法規知識等方面培訓教育，使其成為知識體系結構全面，綜合型管理人才，從而提高檔案管理人員的綜合素質，使其能夠適應社會環境變化，并且能夠勝任流動人員人事檔案管理工作，滿足流動人員人事檔案信息化、數字化管理的迫切需要。

5.規范和完善流動人員人事檔案的收集整理工作。

應做到：一是規范和完善流動人員人事檔案收集和保存方式。人事檔案管理機構或組織機構應與流動人員人事檔案委托人簽訂管理合同契約，并嚴格按照合同契約內容加以執行，以明確雙方的利、權、責，保證流動人員人事檔案材料的齊全與完整。二是規范和優化流動人員人事檔案整理工作。檔案接收人員在接收流動人員人事檔案時，要對檔案材料予以仔細檢查，并不斷充實流動人員人事檔案管理內容，若發現內容不完整或出現遺失、損壞，應及時向有關組織單位詢問，并要其開具一定的材料證明，以確保流動人員人事檔案材料的完整性。收集和整理的檔案材料，必須經過嚴格的鑒別，需經單位蓋章或本人簽字的，簽字蓋章后方可歸入流動人員人事檔案中?？傊?，伴隨著社會主義市場經濟的快速發展以及人事制度改革的深入推進，流動人口比例不斷呈現上升趨勢，流動人員人事檔案管理的地位和作用日益凸顯出來，加強流動人員人事檔案管理有著極為深遠的意義。在新時期，各單位要重視流動人員的人事檔案管理，做到與時俱進，不斷解放思想，探索新的管理方法和手段，加強流動人員人事檔案管理，提高流動人員人事檔案管理水平和效率。

參考文獻

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作者：李靜 單位：江蘇經貿職業技術學院