流動人員人事檔案管理問題及對策
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隨著經濟體制改革和人事制度改革的進一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動，打破了多年來不同所有制身份、干部身份以及人才合理流動的禁錮，也使原本單純、明晰的就業形態和勞動關系變得復雜、模糊起來。流動人員人事檔案具有數量逐漸增多，流動變化頻繁，管理難度大，利用率高等特點。流動人員檔案在市場經濟建設中具有舉足輕重的作用，必須對其進行科學管理。
對于醫院來說，其行業流動人員相對其他行業來說是比較多的，隨著醫療管理事業的不斷發展和進步，醫院對于人才尤其是高素質人才的需求越來越強烈，這就要求醫院在做好人力資源管理工作的同時，要積極對人事檔案進行妥善的管理，正視并且深入挖掘人事檔案管理工作中存在的問題和不足，具體來說大致包括以下三方面：
1.內容缺失，真實性不夠。
在填寫人事檔案時，由于檔案表的內容設置太過固定，無非就是姓名、性別、年齡、畢業院校、工作經歷等若干固定模塊，在檔案表格設計中缺乏可以深入挖掘填表人信息的項目設置，導致了檔案材料內容的形式過于陳舊單一，信息量不足等問題。另外，在填寫人事檔案的過程中，難免會有人為了在眾多應聘者中顯得更有優勢，對個人工作經歷、管理經驗、薪資待遇等信息進行隱瞞和虛報。人事檔案內容陳舊單一、信息量不足、內容不夠真實等問題的存在，造成了人事檔案填寫信息的真實度大打折扣，這也是人事檔案材料收集中比較常見的問題。
2.檔案管理落后、管理水平低。
很多醫院尤其是小型醫院由于自身規模限制，沒有設置專門的檔案管理部門，也沒有安排專職人員進行人事檔案管理，對于檔案的存放也只是收集之后隨意堆在一邊，并沒有根據職位、級別等標準，對檔案進行詳細的分類和劃區域放置，造成了人事檔案管理工作不夠正規的現狀；很多醫院的人事檔案管理都是雜亂無章的，要么就是其他清閑部門人員兼職管理，要么就是只有一兩個專人負責整個醫院龐大的人事檔案管理，由于個人精力有限，想要細致做好如此大量的檔案管理工作，當然是十分困難的；有的醫院為了節省人力、財力，干脆直接將醫院的人事檔案管理工作委托給勞動人事相關部門管理。以上這些混亂的檔案管理方式都導致了人事檔案內容真實度無法確保、資料完整度不夠、歸檔混亂等棘手問題的出現，這些問題長期堆積得不到有效解決，只會令問題越來越嚴重，最終影響到醫院的正常人力資源管理。
3.檔案管理環境不夠優化。
就目前檔案存儲工作現狀來看，人事檔案多以紙張形式存放，如果遇到連續陰雨天氣，很容易造成紙質檔案的受潮、發霉、被蟲蛀等問題，嚴重破壞了人事檔案內容的完整性；如果遇到突發自然災害，由于紙質檔案的數量多、搬運難度大等現實問題，很可能會導致因為來不及搶救檔案，而造成紙質檔案的損壞或者丟失的現象；檔案存儲環境的安全防護系數不夠，還可能還會出現檔案被人為偷竊等不必要損失。
二、流動人員人事檔案管理的具體解決對策
要想提高醫院流動人員人事檔案管理的工作質量，就必須正視人事檔案管理工作中存在的問題和不足，積極探索相應的、有針對性的解決方法和策略。
1.加強內容把關工作。
流動人員人事檔案整理過程中，要防止檔案材料丟失和擅自泄露檔案內容，更不得擅自涂改、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。在人事檔案管理工作中，要想從根本上解決人事檔案內容陳舊單一、信息量不足的問題，可以嘗試以下改進方式：第一，要對人事檔案填寫表格的內容進行合理設置，添加一些類似于興趣愛好、座右銘等輔助信息欄，從多個方面了解填寫表格者的素質、修養等，進而通過表格填寫內容，可以更全面了解應聘者的各方面信息；第二，還要加強對人事檔案內容填寫的把關工作，確保人事檔案必填項目內容填寫的完整性；第三，要加強對于檔案內容真實度的核實和監察，提高檔案填寫內容的真實性。
2.提高檔案管理人員素質。
加強檔案工作人員的培養，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性當前，制約醫院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對檔案工作人員素質提出了很高要求。醫院領導和行政管理部門應加強對檔案工作人員的培養和教育，不斷豐富他們的專業素質和職業道德水平，提高工作的積極性和主動性，充分發揮工作的主觀能動性。一個單位發展再強大，它的人事檔案管理還是要依靠人力去進行有序的收集、歸納和整理的，所以檔案管理人員的素質高低，對于單位的檔案管理水平是有很大影響的。要想做好醫院的人事檔案管理工作，首先就要加強單位對于檔案管理的干預和控制，規范相關規章制度，獎罰嚴明，確保檔案管理工作的制度化和規范性；在選擇檔案管理人員時，要進行多方面綜合考察，主要從知識層次和職業素養兩方面進行考量，慎重選擇責任心較強的檔案管理工作人員，這是做好人事檔案管理工作的第一步，也是關鍵的一步；還要加強對上崗人員的培訓，提高相關檔案管理人員的綜合素質，加強對人事檔案管理的宏觀控制與相關工作人員的工作能力培養，這是做好檔案管理工作的最基本的也是最有效的措施。
3.實現人事檔案管理的科學化、現代化。
前面提到，在人事檔案管理中存在著管理環境不夠優化的現實性問題，針對這一問題，最好的解決方法就是將人事檔案都歸為電子檔，將書面信息匯總于電腦內，還要進行備份存儲，這樣在有利于保證紙質檔案在保存形式上不會受到外來因素的干擾同時，將大量資料存儲在電腦里，這也便于日后建立人事檔案管理數據庫，在需要調出信息時可以更加準確、快速的完成查找工作；還可以嘗試開發個人檔案跟蹤更新系統，確保人事檔案的內容的及時更新和修改。但是，我們要認清一個現實問題，那就是對于大多數規模較小的醫院來說，由于專門的檔案管理人員數量較少，綜合素質也不高，想要真正實現“無紙化”人事檔案管理是有一定難度的，工作量也是巨大的，不好具體實施，所以醫院在進行實際的流動人員人事檔案管理時，要充分認清現實，結合醫院的實際情況，在充分利用現代化科技手段完善檔案管理形式的同時，還要尤其重視對檔案管理工作環境的優化，多投入資金和精力，對于檔案室的存放環境進行優化，保持其處于通風、干燥狀態，還要建立必要的應急搶救措施，在平日的管理工作中注意從軟件和硬件完善兩方面做好應對突發情況的有效預防措施，保證檔案管理的順利進行。
三、結語
單位要想真正做好人事檔案管理工作，必須先要找到在檔案管理工作中存在的問題和缺陷，對癥下藥，找到與之相對應的解決方法和有效對策，才能真正有的放矢的解決問題，達到更好的工作效果，確保人事檔案管理工作的規范、有序進行。
作者：王興娟 單位：寧波市江東區百丈街道社區衛生服務中心