高校合理人事檔案管理論文

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一、高校人事檔案管理的現狀

(一)檔案分類不明確，查閱受限

高校中的人事檔案非常繁多，且存在很多種類，只有進行合理的分類管理，才能夠使管理工作更為到位，更方便與查閱和調用。然而，我國許多高校在進行檔案管理工作時，由于受到各種條件的限制，未能進行及時地分門別類，即使分類其種類也較為稀少，并且分類不合理，造成了人事檔案管理中存在紊亂不清的情況。這種人事檔案管理現狀，就會導致高校人員在需求查閱檔案信息時，就要耗費大量的精力去查找，檔案的調用更是困難。嚴重地影響了高校人事檔案的查閱、調用效率。

(二)人事檔案管理人員缺乏專業技能

高素質的專業人才是保證一項工作順利進行的最基礎保障。我國高校認識檔案管理工作人員普遍存在非專業性，大多數的管理人員學歷都不高，并且不具備檔案管理的專業技能，甚至有一些管理人員由高校的其他職員兼任，并且有部分人事檔案管理人員缺乏高尚的職業道德素質，工作中消極應付。這就降低了高校認識檔案管理隊伍的整體水平，降低了高校人事檔案管理的質量。高校人事檔案管理是一項極為重要的工作，從信息的收集、篩選到整理成檔案、歸檔、裝訂等工作流程要求都非常嚴格，管理人員缺乏專業的素質，就難以按照檔案管理標準進行工作，普遍地存在操作不夠規范，工作效率低下的問題。

(三)人事檔案的信息來源和資源共享受限

現如今，我國許多高校的人事檔案管理工作主要是依靠管理人員的手工工作。信息的收集、整理要依靠工作人員一項一項進行，甚至檔案的填寫要依靠手寫來進行，這樣的檔案管理模式大大地限制了人事檔案的信息來源，導致了信息收集不全面，查閱費時費力。另外，由于人事檔案的建檔、復制速度慢，就很大程度上限制了人事檔案信息共享，當高校中多個部門或多個工作人員同時需要某些檔案資料時，就會造成檔案資料短缺，無法實現同時共享。而校外人員想要查閱檔案資料則更是極為困難。

二、高校人事檔案管理的有效對策

(一)強化高校人事檔案管理的意識

高校人事檔案是保障高校教育工作順利開展的重要保證，也是我國檔案資料中最寶貴的財富。高校應當通過有效的宣傳、教育手段，向高校領導、教職工普及人事檔案管理的重要性，增強高校全體人員的檔案管理意識。從而使高校領導對人事檔案管理工作重視起來，通過為人事檔案管理工作制定有力的管理制度，來保障管理工作在正常進行;人事檔案管理人員應當認識到自身工作的重要性，從內心深處熱愛檔案管理工作，積極地奉獻出自己的力量;高校其他各部門、工作人員積極地配合人事檔案管理工作，從而在高校中形成良好的人事檔案環境，實現人事檔案管理的全面優化。

(二)確立高校人事檔案管理目標

高校人事檔案管理工作應當有合理的發展目標，才能夠不斷地進步。制定切實可行的人事檔案管理目標，不僅能夠為人事檔案管理工作人員分配具體的工作內容，使其在檔案管理中通過完成自己的工作為高校管理作出貢獻，避免無效、偏離高校教育發展的工作，還能夠將高校人事檔案管理工作進行簡化，分清管理工作中的主次，大幅度地提高人事檔案管理工作的效率。除此之外，還能夠提高高校人事檔案管理水平，在高校中建立起完整、有效、便捷的檔案管理體系，為查閱、調用高校檔案提供便利，增強人事檔案的服務職能。

(三)完善高校人事檔案管理制度

高校人事檔案管理工作是一項較為復雜的工作，需要有一套完善的管理制度進行規范。在合理有效的檔案管理制度之下，管理人員才能夠按照合理的管理程序來收集信息、整理資料，將信息建檔。合理的管理制度還能夠使人事檔案管理工作走科學化的道路，一方面可以將檔案管理工作責任落實到具體的人員身上，使每一位管理人員擔負起自己應有的責任，另一方面則能夠保證在建立檔案、管理檔案等過程中不會遺漏重要信息，保障檔案信息的完整性和真實性。合理科學的人事檔案管理制度能夠確保高校人事檔案管理工作的順利開展。

(四)建設專業的高校人事檔案管理人才隊伍

在高校人事檔案管理工作中，管理人員是主體，因此，檔案管理人員的素質是關系到人事檔案管理質量的最重要因素。高校必須通過一定的手段來強化人事檔案管理人才隊伍。一是高校應當聘用一定數量的專業人事檔案管理工作人員，同時保證在不同檔案類型、檔案結構等方面人才分配均勻;二是要通過一定的手段來增強檔案管理人員的職業道德，形成良好的職業操守;三是高校要為檔案管理人員進行定期的培訓，增強其檔案管理技能，學習先進的科學技術，提高檔案管理工作效率。

(五)強化高校人事檔案管理的保密性

高校中的人事檔案最主要的職能就是為相關人員提供查閱、使用的服務。但高校的人事檔案關系到高校人員的信息，必須進行嚴格的保密。在對外進行借閱、使用服務時，應當嚴格地按照規范的程序，完備借閱、使用手續。若利用信息技術提供查閱服務，則要對網絡用戶設定合理的權限，防止不具備權限的人進行訪問，從而保證人事檔案的保密性。當人事檔案被泄密、非法更改后，要嚴厲追究相關人員的責任。

作者：劉海燕