單位轉(zhuǎn)型升格下的人事檔案管理水平提升策略
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【摘要】本文以所在單位為例，分析事業(yè)單位轉(zhuǎn)型升格前存在人事檔案材料不齊、管理人員的專業(yè)能力欠缺、管理模式單一及人事檔案開發(fā)利用價值不高等人事檔案管理問題，闡述人事檔案搬遷時要注意解決管理人員的管理責(zé)任、材料清點整理裝箱運輸及重新布局放置等問題，提出單位轉(zhuǎn)型升格后人事檔案管理水平提升的建議關(guān)鍵在于抓好“硬件”和“軟件”建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】管理水平提升；人事檔案；轉(zhuǎn)型升格
無論是機關(guān)、事業(yè)單位，還是企業(yè)單位，人事檔案管理工作均是其各項行政管理工作中的重要環(huán)節(jié)，是保障單位內(nèi)部各項工作良好運行的重要基礎(chǔ)，甚至關(guān)系到整個單位的長遠穩(wěn)定發(fā)展。當單位遇到升格轉(zhuǎn)型時，人事檔案管理工作是單位改革轉(zhuǎn)型推進面臨的重要問題。2019年3月，原玉林市衛(wèi)生學(xué)校整體搬遷至廣西醫(yī)科大學(xué)玉林校區(qū)；2020年10月，中共廣西壯族自治區(qū)委員會機構(gòu)編制委員會下發(fā)文件，明確玉林市衛(wèi)生學(xué)校劃歸廣西醫(yī)科大學(xué)管理，調(diào)整設(shè)置為廣西醫(yī)科大學(xué)附設(shè)玉林衛(wèi)生學(xué)校，由副處級單位升格為正處級單位，由地市級政府管理升格為自治區(qū)級政府管理。因此，玉林市衛(wèi)生學(xué)校面臨單位轉(zhuǎn)型升格，其單位內(nèi)部的法人、機構(gòu)崗位設(shè)置、干部任免、工資分配等各項行政管理工作隨之發(fā)生變化，這些工作均需要人事檔案作為依托，因此，人事檔案管理水平的提升是玉林市衛(wèi)生學(xué)校轉(zhuǎn)型升格必將面臨的挑戰(zhàn)，是玉林市衛(wèi)生學(xué)校轉(zhuǎn)型升格面臨的重要課題。
原玉林市衛(wèi)生學(xué)校是“國家二級檔案館”的資質(zhì)，雖然具有較完善的檔案管理制度及設(shè)施，但在人事檔案管理方面仍存在以下問題：
（一）歷史問題導(dǎo)致個別職工的人事檔案材料不齊全。例如有某職工八十年代從外單位調(diào)入本單位，因當年沒有及時辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，導(dǎo)致調(diào)入前的人事檔案缺失，即使是追根溯源，也很難找回久遠的檔案材料，由于檔案的缺失，給個人及單位造成一定的負面影響。
（二）人事檔案管理人員的檔案專業(yè)知識及檔案管理能力有待提升。現(xiàn)有人員多是“半路出家”，由其他如醫(yī)學(xué)專業(yè)或其他教學(xué)崗位調(diào)整到人事部門從事人事檔案管理工作，主要是通過自學(xué)獲取相關(guān)的專業(yè)知識，沒有經(jīng)過專業(yè)的人事檔案知識培訓(xùn)，缺少相應(yīng)的系統(tǒng)理論知識，從而制約了檔案管理水平。另外，現(xiàn)有人員同時擔(dān)任學(xué)校教學(xué)或班主任等工作，“身兼多職”而缺少精力專心投入到人事檔案管理工作中，必然會影響人事檔案管理工作的效能。
（三）人事檔案管理中數(shù)字化檔案管理模式亟待提升。雖然對職工的身份證、學(xué)歷學(xué)位證及職稱證等重要證書掃描并建立了電子檔案資料包，但對于大部分的檔案材料主要還是采取最傳統(tǒng)的方式收集歸檔，數(shù)字化檔案管理模式比較落后，未能充分應(yīng)用一些網(wǎng)絡(luò)信息化與智能現(xiàn)代化的先進科學(xué)技術(shù)手段，這樣的管理模式很難適應(yīng)單位轉(zhuǎn)型升格發(fā)展的需要。
（四）人事檔案開發(fā)利用價值不高。學(xué)校的人事檔案存在“輕利用、重保密”的相對封閉的管理現(xiàn)象，目前對檔案的利用基本是局限于職工查閱個人基本信息簡歷職稱等，范圍十分有限，檔案的利用價值偏低，檔案的功能弱化，這樣導(dǎo)致人事檔案管理利用價值很難適應(yīng)今后單位轉(zhuǎn)型升格發(fā)展的需要。
二、單位轉(zhuǎn)型期間面臨的人事檔案搬遷問題
玉林市衛(wèi)生學(xué)校轉(zhuǎn)型升格為廣西醫(yī)科大學(xué)附設(shè)玉林衛(wèi)生學(xué)校，學(xué)校從舊址搬遷到二十公里以外的新址，人事檔案材料是重要的搬遷項目，主要面臨以下問題：
（一）檔案材料搬遷的管理責(zé)任問題。人事檔案材料的搬遷是一項繁瑣而且責(zé)任重大的系統(tǒng)工程，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，人事科是檔案材料搬遷管理的第一責(zé)任部門，人事科長務(wù)必履行第一責(zé)任人的職責(zé)，首要的檔案搬遷工作重點就是要保證檔案材料安全，務(wù)必周密做好搬遷計劃，嚴密做好每個環(huán)節(jié)的搬遷行動措施，避免在搬遷中出現(xiàn)差錯，避免給人事檔案帶來安全隱患，務(wù)必保證完成人事檔案的順利搬遷任務(wù)。
（二）檔案材料下架清點整理裝箱問題。從檔案室舊址的檔案柜下架開始，必須對人事檔案進行逐一核對清點，標上流水號，按照清點順序進行裝箱，每箱都注明箱號信息，核對無誤后進行牢固封箱，做好箱子數(shù)量的統(tǒng)計、登記，并安排人員緊密關(guān)注盯守。
（三）檔案材料搬遷運輸問題。檔案搬遷要考慮天氣的因素，盡量選擇天氣干燥、溫度濕度適宜的時間；選擇有資質(zhì)的搬家公司，其人員較多、各種運輸設(shè)備齊全及安保設(shè)施完善等條件能確保搬遷質(zhì)量及安全；做好搬遷運輸過程的應(yīng)急預(yù)案，避免突發(fā)事件的發(fā)生；同時，要安排本單位人員隨車跟進，保證運輸過程萬無一失。
（四）檔案材料重新布局放置上架問題。人事檔案材料運輸至新的檔案館場所后，根據(jù)事先對人事檔案密集柜進行的布局，按照事先準備好的人事檔案分類編目，對檔案材料進行整理上架擺放。除此之外，還應(yīng)當充分考慮到單位轉(zhuǎn)型升格后新增職工數(shù)量及新增人事檔案，預(yù)留出相應(yīng)的位置滿足相應(yīng)的檔案承載量。
三、單位轉(zhuǎn)型升格后人事檔案管理水平提升的策略
（一）抓好人事檔案管理的“硬件”建設(shè)。1.基建設(shè)施設(shè)備建設(shè)。原玉林市衛(wèi)生學(xué)校轉(zhuǎn)型升格后，檔案室搬遷移至新址，面積由原來的約100平方米擴大到約400平方米，檔案室的基建設(shè)施設(shè)備建設(shè)要注意以下幾個方面：一是要滿足檔案室?guī)旆拷ㄖ凹夹g(shù)參數(shù)要求，天花板及地面板應(yīng)密實堅實，檔案密集柜的數(shù)量及容量要滿足使用，門窗要防火防盜，有完善的消防設(shè)施等。二是要滿足采光和通風(fēng)要求，采用自然光照明時應(yīng)注意避免太陽光的直射，消除紫外線對檔案材料的危害；采用人工照明時應(yīng)采用防爆燈，防止用電時間過長而發(fā)生失火現(xiàn)象；檔案室通風(fēng)可以采用自然風(fēng)也可采用空調(diào)進行通風(fēng)。三是要滿足適宜的溫度和濕度要求，做好外圍防護結(jié)構(gòu)的保溫、隔熱措施；廣西玉林每年均出現(xiàn)梅雨季節(jié)，可采用抽濕機除濕，同時要注意定期檢修保養(yǎng)。四是要滿足其他“硬件”建設(shè)要求，如防雷接地要求、用電要求、室內(nèi)清潔度要求等。總之要為人事檔案提供良好安全的存放查閱環(huán)境。2.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行。由于單位的轉(zhuǎn)型升格，人事檔案管理的功能將會提升，因此需要建設(shè)更大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫，加強開發(fā)用戶的訪問服務(wù)管理系統(tǒng)，配置更高速的交換機、路由器、光端設(shè)備及更高性能的服務(wù)器、存儲設(shè)備、安全設(shè)備以及其他支撐設(shè)備等。同時，添購專用電腦、掃描儀、投影儀、傳真機等硬件設(shè)備，為提高人事檔案數(shù)字信息化管理水平提供硬件保障，促進人事檔案管理工作的順利開展，提升人事檔案管理效能。
（二）抓好人事檔案管理的“軟件”建設(shè)。1.加快與廣西醫(yī)科大學(xué)接軌管理，促進人事檔案管理融合交匯。玉林市衛(wèi)生學(xué)校轉(zhuǎn)型升格并入廣西醫(yī)科大學(xué)玉林校區(qū)，由國家級重點中專升格為本科院校，其人事檔案管理工作事關(guān)今后的校區(qū)的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)主動與廣西醫(yī)科大學(xué)校本部人事檔案管理部門緊密聯(lián)系，并委派專人去本部培訓(xùn)學(xué)習(xí)實踐，深入了解廣西醫(yī)科大學(xué)校本部人事檔案管理理念、管理制度及實施辦法等，加快與廣西醫(yī)科大學(xué)接軌，促進人事檔案管理的深入融合。2.加強領(lǐng)導(dǎo)，強化檔案管理人員的政治素養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)對工作的重視程度直接影響人事檔案管理工作效率。由于人事檔案管理工作的特殊性，對管理人員要求有較高的政治素養(yǎng)，因此需要對工作人員定期組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)有關(guān)的黨與國家的政策，提高其政治責(zé)任心和政治敏感性，杜絕泄密，保障人事檔案管理安全。3.學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。廣西醫(yī)科大學(xué)是我區(qū)優(yōu)秀高校，尤其是在開展學(xué)習(xí)和科研方面，因此玉林衛(wèi)生學(xué)校在單位轉(zhuǎn)型升格后，人事檔案管理者應(yīng)該注重在高校的優(yōu)勢環(huán)境中不斷提高個人的職業(yè)素養(yǎng)，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，積極主動與新的上級主管部門銜接，參與多種形式的培訓(xùn)教育，努力提升自身管理檔案的專業(yè)理論知識，注重與廣西醫(yī)科大學(xué)檔案館的溝通交流，掌握檔案管理工作的方法與技巧，從而在濃厚的高校學(xué)術(shù)氛圍中不斷促進個人職業(yè)素養(yǎng)的提升。4.改革創(chuàng)新，促進人事檔案管理信息化。單位轉(zhuǎn)型升格后，人事檔案的信息化“硬件”設(shè)施設(shè)備在一定程度上得到優(yōu)化，應(yīng)在玉林市衛(wèi)生學(xué)校原來的管理模式基礎(chǔ)上強化改革創(chuàng)新，加強人事檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)，努力提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量，推動與廣西醫(yī)科大學(xué)各單位之間的交流與合作，提升人事檔案管理數(shù)字信息化水平。5.重視服務(wù)，提升人事檔案管理利用價值。人事檔案在人才選拔、崗位變動、職稱評審等人事管理工作中具有較高的利用價值。單位轉(zhuǎn)型升格后，需要更加重視人事檔案的服務(wù)職能，把人事檔案管理從單一的管理工作向服務(wù)性工作轉(zhuǎn)變，更應(yīng)注重通過人事檔案信息去分析關(guān)注教師的職業(yè)成長與職業(yè)規(guī)劃，有助于學(xué)校師資管理各項工作的有序、高效開展，從而實現(xiàn)人事檔案利用價值最大化。
四、結(jié)語
總之，單位轉(zhuǎn)型升格后，要想提升人事檔案管理水平，應(yīng)深入剖析升格存在的問題，通過抓好“硬件”和“軟件”兩大方面建設(shè)，人事檔案管理水平一定會得到提升，有利于促進整個單位的長遠穩(wěn)定發(fā)展。
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作者：彭輝 單位：廣西醫(yī)科大學(xué)附設(shè)玉林衛(wèi)生學(xué)校