事業單位人事檔案管理問題應對措施

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【摘要】事業單位在我國的公共服務方面發揮著重要的作用，而人事檔案管理是其管理體系的中堅力量，保障了單位的穩定運營。然而從目前的形式看，還有部分實踐問題需要解決。本文結合人事檔案管理的價值、事業單位人事檔案管理的不足以及解決辦法展開討論。

【關鍵詞】事業單位；人事檔案管理；存在問題；應對措施

在現代化社會中，事業單位人事檔案管理應該跟隨時代前進的步伐，使管理的目標與任務符合現代化的發展要求。陳舊的管理方式已經不能適應目前事業單位的發展，應該及時改變或者淘汰，花更多的精力在研究新的管理模式上。我國的經濟發展突飛猛進，導致部分人事檔案管理落伍于經濟發展，產生很多不足和問題。所以為了有效處理這些問題，必須要加強對人事管理人員的要求，在管理中結合單位人事的實際情況，把相對應的解決辦法落實到位。

一、人事檔案管理的價值

對于企業來說，他們所進行的每一項投入都是為了實現利益最大化；人事檔案管理是價值為上，只有準確了解該管理的價值，才能讓單位的管理高層重視人事檔案管理。

（一）改善單位的人事結構。事業單位人事檔案內容組成，一般包含了員工的學歷、身體健康狀況、政治面貌、工作經歷、家庭基本信息等等。目前大部分事業單位或者機構在招聘人才時，都會審核和檢查與之相關的檔案管理詳情。然而，為了保證單位在招聘時不失公正和準確度，還需將單位自身的人事管理結構進行完善和優化。在管理過程中，管理系統能夠有效幫助其進行檔案資料的了解和匯總編寫，將復雜的管理模式轉化為簡便的。除此之外，單位應該結合自身工作人員位置的轉變，為其人事檔案管理進行相應的調動安排。在人事檔案管理中，若有素質不高的工作人員，應該對其進行懲戒和清理，避免單位的運營混亂。

（二）提高單位內部管制。目前大部分單位將內部的財務、人事和工作調動等方面內容融合成一個大的體系，但是這樣的整合是否可以有效進行還需要商榷。比如，事業單位是否可以正確實現其社會職能，這與單位人事管理規劃和制度的全面性和整體性有很大的關系。除此之外，事業單位的內部管理重點是人員，若事業單位可以實時優化和提高人事管理制度，那么對于人事管理能力和工作的成果都有很大的強化作用。因此，提高單位的內部管理，就能夠提高工作人員的熱情和積極性。

二、事業單位人事檔案管理的不足

（一）對人事檔案管理有一定的忽視。人事檔案管理對于事業單位來講，不僅是工作組成部分還是維護其人才的關鍵方式。因此，要一直強化人事檔案的整個管理力度，才可以符合單位未來發展的方向和目標。然而，目前有個別單位忽視人事檔案管理，將發展的目光和重點放在了業務上，沒有重視認識檔案管理對其產生的積極影響，這就對其發展產生一定程度的阻礙作用。同時，一些單位的高層自身對人事檔案管理的整體了解甚少，只是知道其管理工作的大概情況，對于實質性的具體內容缺少全面認知，所以造成其管理工作效率低下，工作人員的態度不端正，管理質量不佳。

（二）人事檔案記錄不夠周詳。記錄太片面，不夠全面，這是個別單位人事檔案管理存在的問題，這不僅造成人事檔案的殘缺，也不利于檔案的提取和使用，對其管理和薪酬方面的工作開展有不良影響。除此之外，還有部分相關的管理人員在工作上比較敷衍，將一些不符合實際情況的資料錄入檔案，這就造成人事檔案失真的情況，不利于對單位員工的考核。同時，在檔案信息的更新上，也存在著記錄資料過時的問題，這是因為單位人員不清楚，需要自己將新資料提供給人事部門，還是由人事部門來統一收集整理，所以在記錄資料的收集方面，制度和規定還需要完善。

（三）管理智能化落后。在傳統的人事檔案管理中，一般都是使用紙質對單位工作人員的資料和信息進行記錄管理，這在一定程度上阻礙了其管理的智能化和信息化。還有一部分單位雖然引進了信息化的管理系統，但是由于很多檔案管理人員已經習慣了原有的管理方式，所以并沒有將信息化的管理落到實處。在需要記錄單位員工信息時，核心的數據資料依舊使用紙質化的記錄方式；在需要提取相關資料時，不僅要在管理系統中進行查找，還要在大量的紙質文件中進行查找，這樣的方式不但浪費時間、精力，還降低了其工作的質量和效率。

（四）管理工作人員素養較低。目前事業單位的編制人員在減少，所以在一定程度上造成檔案專業管理人才不足的現象。在實際的管理過程中，個別單位安排非專業人員，在完成主要工作之余管理檔案，或者臨時聘用一些人員來管理，這都會導致檔案工作人員的綜合素質低下。內部人員在兼職檔案管理工作時，由于專業性不強，對相關的管理內容和方式認知不足，所以在檔案管理工作上遇到困難不能有效處理。而臨時聘用的外部人員，也許在檔案管理上有一定的專業性，但也僅僅是“臨時工”，在工作上難免出現散漫的情況，而且在離職時工作交接也不完整。

三、管理問題的解決辦法

（一）提高對人事管理的重視。為了保證檔案管理工作的有效實施和開展，首先要轉換對管理工作的看法。單位的高層需要提高對人事管理的重視程度，這樣才可以加強其工作的效果和質量，充分發揮出其管理的作用和價值。單位高層可以將其工作歸到日常工作內容之中，再根據單位自身的實際情況來進行具有針對性的優化和改進計劃，加強單位的全面管理力度，為單位的持續發展和進步奠定基礎。同時，還可以讓單位的每一位員工都意識到檔案管理的意義，創設良好的管理氛圍和環境。

（二）強化檔案管理的有效性。人事檔案管理，工作重點在于將相關的人才資料信息進行匯集和保存，將其作為管理的憑據，因此在檔案信息方面要具有實際實用性和全面性，這樣才可以實現其管理的意義和價值。檔案管理人員不僅要具備腳踏實地的管理思想，還要掌握單位員工的基本信息，及時整理員工的檔案信息，禁止檔案作假的情況出現，以此來強化其管理工作的有效性。除此之外，還要注意加強管理人員對檔案了解的全面性，從各個方面對員工的信息和資料進行完善。如此一來，可以強化檔案的實際使用效果，為員工的考核提供比較可靠的參照。

（三）促進管理現代信息化發展。由于我國的互聯網信息技術發展迅速，所以其在各行各業的實際使用性都很強，所以在單位的人事檔案管理過程之中，也應該加強對現代信息化的應用。如此一來，不僅可以方便單位員工的資料提取，也節約了提取的時間。另外，在此過程中需要注意的是，要將此種管理方式行之有效地實施在檔案管理中，堅決杜絕管理表面化的現象出現，還要保障信息的時效性。將信息進行記錄后，要做好保密工作，設置相應的查詢權限。

（四）建立和強化管理人才團隊。檔案管理人員的專業能力很大程度上決定著其管理的效果和質量，因此單位需要建立和強化管理人才團隊，不斷強化團隊的專業素養和管理水平，使他們可以在其職位上發光發熱，為單位的發展和進步提供堅實的力量。在錄用相關管理人員的過程中，也可以提高對人才專業能力的選擇，讓他們將自己合理的管理思想和相關經驗，落實到單位的檔案管理之中。在檔案之中，會涉及單位員工的很多隱私資料和信息，所以其管理人員的素質比較高。在進行信息收集的時候，要求管理人員注意和單位員工的溝通方式。

（五）對管理制度予以進一步優化。在事業單位進行相應的檔案管理過程中，需要進一步對人事檔案管理制度進行有效的優化，傳統的檔案管理制度往往在具體的應用過程中已經無法與創新時代的發展特征相符合。因此，相應的事業單位需要充分對當前單位自身的發展特性以及單位人力資源自身所擁有的特點進行詳細的探究，并以此對相應的管理制度進行有效的制定，使整體管理制度能夠深入人事檔案管理的諸多角度，使相應的檔案管理工作得以有效細化。由此，使檔案管理在發展過程中所擁有的管理制度得以進一步健全。此外，在建立優質的檔案管理制度時，需要進一步對整體檔案管理的考核激勵機制予以有效確立，進而以考核與激勵的手段促進檔案管理人員端正工作態度，并且將相應的檔案管理責任落實到人，使事業單位檔案管理的綜合效率得以大幅度提升。

四、結語

綜上所述，事業單位要正確認識到人事檔案管理的價值，在目前的實際管理中，存在忽視人事檔案管理、人事檔案記錄不夠詳細、管理智能化落后以及管理工作人員素養較低等方面的問題，這需要事業單位提高對人事管理的重視，強化檔案管理的有效性，促進管理現代信息化發展以及建立和強化管理人才團隊等，促進事業單位的全面管理水平和未來發展。

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作者：李曉婷 單位：云南森林自然中心