醫院人力資源開發人事檔案管理價值

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摘要：醫院的深化改革與持續發展，需要大量的高素質人才，做好人力資源管理與開發就顯得尤其必要。人事檔案詳細而真實的記錄了每一名職工的任職信息，可以為人力資源的開發、利用提供參考，無論是在職工的職務調動、人事任免以及定期組織開展培訓等，都有極強的指導性意義。因此，將人事檔案管理與人力資源管理兩項工作結合起來，能夠以更低的成本、更高的效率，幫助企業儲備更多、更優的人才。本文首先概述了人事檔案管理之于人力資源開發的重要價值，隨后針對現階段醫院人事檔案管理現狀，提出了統一檔案收集與歸檔標準、通過職工培訓優化知識結構、構建人事檔案與人力資源一體化管理模式等幾項針對性的優化建議。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源開發；激勵機制；信息化

人力資源開發旨在實現醫院人才的最優化配置，確保每一名職工都可以找到適合自己的崗位，并在崗位上實現自我價值和對集體貢獻的最大化，實現個人成長與醫院發展的同步。在“共享”理念下，將人事檔案資源與人力資源進行整合，利用大數據、互聯網等技術，對海量的人事檔案資料進行整合、利用，提取有價值的信息，從而為人力資源的管理與開發提供必要的借鑒。由此可見，加強人事檔案管理，提升檔案利用水平，成為人力資源深度開發的先決條件之一。加強人事檔案管理，促進人力資源開發，成為現階段醫院管理的重要內容。

一、人事檔案管理在人力資源開發中的應用價值

1.人事檔案管理有助于人力資源最優化配置人盡其用是現代人力資源管理與開發的最終目標。從個人角度來說，在合適的崗位上能夠讓自己的知識、技術得到充分的發揮，個人的價值得到最大的體現，獲得了較高的職業幸福感；從醫院角度來說，能夠讓職工在各自的崗位上發揮創造力與提升能動性，進而為醫院創造更高的效益。在人力資源管理中，要想做到“人盡其用”，離不開人事檔案的支持。通過做好人事檔案的收集歸檔、動態更新，以及從專業角度利用專業技術，進行人事檔案資源開發、利用，可以為下一步的人事調動、崗位分配提供必要的參考，爭取讓每一名職工都可以找到適合自己的崗位，在工作中一展所長。因此，人事檔案管理在促使醫院人力資源實現合理配置、發揮最大價值方面，也有其獨特的應用價值。

2.人事檔案管理有助于提升人力資源管理效力在醫院的人力資源開發中，職工的在職教育和技能培訓是重要內容。以往在組織開展培訓時，因為對職工個人知識結構、專業技能等具體情況缺乏了解，因此培訓內容過于籠統，培訓方案缺乏針對性，未能給職工的工作能力帶來實質性的提升。不僅浪費了資金、時間，還不能令醫院職工滿意。相比之下，將人事檔案應用到人力資源開發中，首先，通過獲取檔案信息，快速而全面的了解每一名職工的工作情況，包括履歷、職務、榮譽等；其次，對比崗位工作要求，找出職工存在的短板，發現職工在哪些方面與崗位要求還有差距；最后，基于這些差距，制定專項提升方案，讓人力資源開發更具針對性。這樣一來，通過提供個性化的培訓方案，解決了以往“一刀切”培訓帶來的弊端。對于人力資源管理部門來說，既可以節省資金，又取得了更好的效果；對于醫院職工來說，能夠從培訓中真正學到有用的知識，讓自己的專業能力得到了實質性的提高，他們的崗位勝任力、集體歸屬感和整體凝聚力都會得到提升。

二、醫院人事檔案管理工作的開展現狀

1.人事檔案管理流程與制度不夠規范檔案的接收是人事檔案管理的首要環節，也是決定檔案內容完整性、檔案資料可用性的關鍵環節。特別是在數字檔案數量增加、比例升高的背景下，對檔案管理流程和制度規范提出了更為嚴格的要求。調查來看，醫院內部關于紙質檔案的接收范圍、管理流程已經比較規范，但是對于數字檔案的相關要求還不夠完善。例如，在紙質檔案經過掃描轉化為數字檔案后，其文件格式不一致，給后期的檔案資源整合利用增加了難度。另外，現有的人事檔案工作制度，由于長期沒有進行補充、完善，不能很好的契合人力資源開發的工作需要，這也在一定程度上影響了人事檔案價值的發揮。

2.檔案管理人員的業務水平和職業素養有待提升把人事檔案應用到人力資源管理中，除了要求提供豐富的人事檔案資料外，也要求檔案工作者提前利用專業技術、知識，對人事檔案內容進行整合，為人力資源部門提供有價值的信息。現階段存在的問題是，醫院人事工作產生的文件、資料數量增加，進一步增加了基層人事檔案管理壓力。同時，檔案工作者因為日常工作繁忙，很少有機會提升自我，僅靠醫院人力資源部門定期組織的幾次培訓，無法讓個人的職業技能、業務水平得到全面提升。久而久之，檔案管理人員在人事檔案開發利用、信息服務等方面的工作能力降低。另外，由于缺少必要的激勵機制，也有個別檔案工作者存在消極懈怠、服務意識不強等問題，也是制約人事檔案管理高效、優質開展的重要因素。

3.人事檔案管理模式與方法相對單一無論是從檔案事業改革角度來看，還是從人力資源開發需要來看，與時俱進的創新人事檔案管理模式，都有其必要性和緊迫性。尤其是在“互聯網+”時代，檔案管理信息化已經是一種必然趨勢。近年來醫院的人事檔案管理中，也逐漸引進了一些信息設備，像計算機、掃描儀、打印機等常規設施，為具體工作開展帶來了便利。但是我們也應當看到，現有的方式方法距離前沿水平還有很大差距。例如，在很多先進的企業，已經實現了數字檔案從接收、篩選到歸檔、保存，再到開發利用的“一站式”辦理，整個過程全部由計算機完成。目前醫院在人事檔案管理的各項流程中，還存在對人工依賴較強的問題。

三、強化人事檔案管理，支持人力資源開發

1.完善檔案管理制度，為人力資源開發奠定基礎（1）統一檔案收集與歸檔標準首先，要按照《人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合本地實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內容，注意收集那些能體現員工實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映員工的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。其次，實行數字檔案的統一管理。要求醫院各部門在提供人事文件、資料時，必須按照檔案管理規章制度，確保文件、資料的格式符合標準。這樣可以保證數字檔案格式兼容，方便后期的調用。最后，還要建立專門的人事檔案庫，實行科學、規范的管理。面向人力資源部門開放使用，為人力資源開發提供必要的信息參考和數據支持。（2）完善檔案動態更新與容災備份制度在醫院改革不斷深入和人事調整日益頻繁背景下，做好人事檔案信息的定期更新就顯得尤其必要。只有保證檔案中保存的信息內容，始終與檔案所有者的實際工作情況一致，才能為人力資源開發提供有價值的參考。因此，醫院人事檔案管理體系中，應當引進動態更新制度。通過細分責任，對于普通的人事信息（如家庭住址、所任職務等），按照每個季度一次的頻率進行更新；對于重要的人事信息（如獲獎與榮譽、培訓記錄等），按照每月一次的頻率進行更新。同時，考慮到人事檔案對個人、醫院所產生的重要影響，還必須引進容災備份制度。采取異地備份的方式，將檔案的原件與復制件分別存儲于兩個獨立且異地的服務器中，有效避免人事檔案的丟失。在做好動態更新與容災備份兩項工作的基礎上，為人力資源開發提供了充分的資料。（3）引進檔案管理與開發利用的激勵制度面對不斷增加的檔案數量和工作壓力，個別檔案工作者出現了思想上消極、工作上懈怠的情況。為此，在現有的檔案管理制度體系中，還需要引進激勵機制。將人事檔案的工作開展情況、開發利用程度、信息服務水平等，均作為考核檔案工作者的重要指標，并根據考核結果采取相應的獎懲措施。在實行激勵機制后，能夠顯著提升每一名檔案工作者的熱情與動力，在本職工作上更高效地完成既定的工作任務。除此之外，也有利于提升他們的創新能力，為人力資源開發提供更多的支持。

2.加強檔案隊伍培訓，配合人力資源開發工作（1）通過職工培訓優化知識結構為了讓人事檔案在人力資源開發中發揮更大的作用，要求人力資源部門針對檔案管理人員的工作開展需要、順應檔案事業發展趨勢，制定更加科學的培訓方案。在培訓內容上，應重點把握兩項內容：一是專業技能方面。有些檔案工作者入職時間較長，對專業領域的前沿知識缺少了解。通過培訓要讓他們的專業知識得到更新，緊跟行業發展步伐；二是信息技術方面。在醫院全面推行信息化背景下，檔案工作者也要通過學習、練習，逐步掌握與檔案管理相關的各類信息設備的操作技巧。只有個人的綜合能力得到了提升，才能在高質量完成本職工作的基礎上，有精力、有能力為醫院人力資源開發提供必要的支持，實現兩項工作的對接，共同提升醫院的醫療服務水平。（2）通過職工培訓提升職業素養新時期醫院的人事檔案工作者，除了要有過硬的專業技能外，良好的職業素養也不可或缺。例如，要嚴格遵守規章制度，能夠定期做好人事檔案的整理、備份等工作，要保持耐心和細心，能夠一絲不茍的保證人事檔案信息的真實性，還要具備強烈的安全意識，確保數字檔案的安全性、隱私性。最重要的是具有創新意識，可以緊跟行業發展趨勢，不斷探索關于人事檔案管理的新模式、新方法，進而推動該項工作可以得到長足的發展。因此，醫院方面也要關注檔案工作者的職業素養，只有建立一支綜合能力出眾的檔案管理人才隊伍，才能在挖掘人事檔案信息價值、支持人力資源開發的過程中發揮出更大的貢獻。

3.創新檔案管理模式，實現人力資源價值最大化（1）人事檔案與人力資源一體化管理模式醫院的人力資源開發部門可以將人事檔案管理部門上交的檔案存檔到網絡上，進而建立有助于醫院人力資源工作開展數據化的檔案管理網絡。在人事檔案管理網絡中，人力資源管理員可以對醫院的人事變動情況做到實時的監控，從而縮短處理醫院各項人事信息的時間，有效提升醫院人力資源管理工作的效率。人力資源管理部門還可以借助信息化的人事檔案管理網絡，促進醫院人力資源內部管理模式的創新升級，有效提升檔案管理人員的管理水平，并且學會借助信息化技術管理人事檔案，繼而借助大數據技術的優勢，促進醫院人力資源開發以及檔案管理部門工作人員素養的提升，提升醫院現代化管理的水平。（2）人事檔案的信息化管理模式計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多，如數碼技術、影像技術、條形碼技術等。加強計算機技術在人事檔案管理工作中的應用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。通過對員工人事檔案的整理熟悉其人事檔案內容，選出其中可反映員工知識水平、實踐能力等方面的信息，統一輸入到計算機，并建立以姓名、年齡、學歷、專業等為標題的多種檢索方式，建立專門的人事檔案信息資源庫，作為單位的人才儲備庫。將人才檔案資源統一管理，形成人才儲備庫，必定會為醫院建設與發展提供更有力的人才保障。

四、基于人事檔案管理促進人力資源開發的經驗總結

實現人事檔案管理與人力資源管理的有機結合，讓人事檔案的價值，在人力資源開發中得到進一步的顯現，是新時期醫院創新人力資源管理模式的一種直接體現。近年來，醫院在推進兩者融合中取得了顯著成果，積累了豐富經驗。1.加強頂層設計，為兩者融合創設良好環境醫院的高層領導應當認識到人事檔案之于人力資源管理的重要價值。進而從醫院人才儲備角度，采取一系列的實際行動，做好頂層設計與統籌協調，包括提供專項資金支持、做好部門之間業務對接等，為兩者融合提供宏觀上的支持。2.提升共享水平，實現人事檔案資源整合利用信息時代的一個顯著特征，就是信息資源共享共用。依托醫院內部的信息管理系統，實現檔案管理部門、人力資源部門之間的信息交流，讓人力資源部門可以更加便捷的獲取人事檔案，為組織開展培訓、進行人力資源開發創造便利。

五、結語

在供給側改革背景下，醫院對人力資源管理與開發的重視程度進一步提升。做好人事檔案管理，能夠為人力資源的開發和利用提供必要的支持，提升人事檔案的綜合管理與信息服務水平，就成為現階段的一項重要工作。當前醫院的人事檔案呈現出數量增加、管理要求提升等特點，為此應重點從完善配套管理制度體系方面、工作隊伍培訓方面、硬件基礎設施建設方面，以及推進檔案管理信息化建設方面，全面發力、統籌推進，共同為人事檔案管理開展創設良好環境，提供必要支持。高質量完成人事檔案管理，在人力資源開發中發揮更加顯著的作用。

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作者：周淑芬 單位：大連市中心醫院