大數據下的人事檔案管理創新路徑

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[摘要]新媒體的高速發展給人事檔案管理制度改革創造了契機。本文將從大數據背景對人事檔案管理的積極效應出發，通過創新制度管理、智能化辦公、人事檔案數據化等方法來對人事檔案管理的創新路徑加以深入剖析。

[關鍵詞]人事檔案管理；智能化辦公；檔案數據化

在人事檔案的管理中，因為人事檔案的殘缺、信息不完備等情況造成的直接、間接損失不計其數，所以在大數據背景下，創新了人事檔案管理的路徑是對傳統人事檔案建立工作的一個很好的補充。在這樣的時代下，我們可以將從前不敢實踐的想法去落實到新的人事檔案編輯、修訂中。

1大數據背景下對于人事檔案管理的積極效應

因為大數據時代的到來，給人事檔案管理的工作人員帶來了很大便捷，使技術水平得以急速發展。因為技術的進步，管理人員能夠處理的數據量也隨之加大，良好促進了各行業各企業間的良好交流與發展。另外對于檔案內容上的幫助也很大，一鍵操作能夠幫助對檔案進行較為系統的優化內容管理，使管理人員能夠在一個放松的環境下去將企業利益達到最大化。大數據帶給人事檔案管理工作不僅僅限于對辦公環境的優化，也改善了對外的聯系。從前管理人事檔案最大的問題莫過于信息更新換代得很慢，造成信息傳遞的不及時，流通性差。久而久之信息的共享被局限在了企業內部，缺乏對外部的對接交流，從而影響了企業的對外形象、對外輸出等等。但大數據很大限度的整合了公共資源，實現了多方資源的交互，這便幫助了各家企業能夠將綜合性發展提上日程。

2大數據背景下人事檔案管理的創新路徑探討

2.1緊跟時代步伐，創新制度管理

時代在進步，科技也在日新月異，我們不能被時代拋棄，要在人事檔案管理工作中做新時代的弄潮兒。第一步應當建立起信息化的人事管理檔案，把資料的真實性作為首要的入檔標準，仔細核查每一份檔案信息，確保如此低級的錯誤不會在未來的某一天爆出，影響企業形象；其次是檔案的形式不能只限于紙面上，要全面使用計算機進行電子歸檔，而且要做好備份工作，確保資料不流失。第二是要將數據信息考核納入檔案其中，實現企業內部的透明化。日常出勤、加班、請假等作為基礎的員工考核標準一定要做到透明化，給到員工有錯必糾、有功必獎的風氣，將有效推進企業高速健康發展。第三要嚴密做好人事檔案信息的管理工作。把控好人才的錄用、轉職、離職等工作，每一環節做好把控，認真核對，尤其是大批轉職的人員變動，要做好二次核對，謹慎將檔案信息歸檔。

2.2實現智能化辦公與人事檔案管理

大數據背景下，各企業都配置了電子信息設備，要善于利用智能化的工具來為人事檔案管理工作做以輔助。國家倡導無紙化辦公多年來取得了很大的成效，在辦公室中，除必備的文本合同、備份信息等要用到紙張，基本做到了無紙化辦公，紙質人事檔案可以通過電子掃描技術轉化為電子人事檔案，很大程度上提高了一份檔案的利用率，也避免了“一次棄檔，終生不錄”的無人才可用局面[1]。在智能化的運用中，對信息資料真實性的排查也很重要。例如某家公司在面向全網公開招聘時，因對復試人員的二次核查，查出此人資料信息作假，在各信息平臺檢索都查無此人，人事工作人員隨即上報公安部門，警方迅速調查了此人的身份信息，竟是潛逃多年的通緝人員。采用智能化的操作流程幫助警方抓獲了潛逃的犯罪嫌疑人，所以在人事檔案管理中，智能化辦公不可謂不重要。

2.3使人事檔案數據化，做大數據時代的奠基石

人事檔案管理工作是輔助整個企業高速長遠發展的核心工作，因此要更人性化去服務于其他各部門，將人事檔案數據化就至關重要。數據化的核心理念基于“重要信息優先級最高，次要信息優先級次之，無用信息可以不歸檔”，然而從前都是由人事人員負責檔案工作，這就無可避免因其個人喜好原因就把信息的優先級從自身角度去做考慮，這對數據的完整性、客觀性都有很大的影響[2]。所以大數據背景下，在檔案的創新管理方面就完全會避免掉這一點，因為數據化的思維下，信息的優先級固然重要，但數據庫是龐大的，不缺乏有用信息，這就可以完全將人事檔案信息都存檔，有需要的時候從中挑選就可以了，排除無用信息的干擾。另外企業可以通過培訓來使人事檔案管理人員達到能夠勝任這一工作的能力，比如使用計算機操作的能力、掌握常用辦公軟件的能力等等，使人事檔案管理人員做好大數據時代的奠基石，促進企業高效邁向新的臺階。

3結語

綜上所述，人事檔案管理的創新在大數據背景下有多條路徑，均能使人事檔案管理工作輕松高效。經過分析可以得出，創新制度管理能夠使人事檔案管理更加透明化；實現智能化辦公將提高人事檔案的利用率；人事檔案數據化管理去更好地配合各部門協調工作，促進人事檔案管理工作水平獲得更大提升。

【參考文獻】

[1]楊舒然.關于網絡環境下高校人事檔案管理的挑戰分析及應對措施探討[J].中外企業家,2020(08):136-137.

[2]吳利珍.加強高校人事檔案管理實現檔案管理現代化關鍵思路分析[J].教育教學論壇,2020(09):314-315.

作者：連杰 單位：河南省安陽市殷都區自然資源局