學校檔案管理的規范創新
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摘要：文獻檔案在中職學校的學校管理、教學活動、學科教學以及研究等領域中的有效應用，是順應時展趨勢的必然要求，將重要的數據提供給學校指導其進行監督并做出科學評估。本文在現實應用情況簡要分析的基礎上，著重探討了如何進一步加強檔案管理的信息化建設途徑。
一、中職學校檔案管理工作現狀
（一）管理方式相對落后，管理力量比較薄弱
中職學校的檔案管理人員通常是由校辦人員或者某些教師兼職，沒有專職職位。大部分的工作人員一般情況下是沒有受過系統的檔案管理專業知識培訓，他們缺乏對檔案的重要性的深刻認識，同時對檔案材料的整理收集、存檔以及裝訂等操作也不是十分熟練，另外，投入檔案工作的精力也無法得到很好保證[1]。同時，存檔資料不真實、不完整以及存檔不及時的情況時有發生，沒有專門的檔案管理軟件來管理檔案，大部分檔案資料的收集和存取都是手工進行的，導致使用效率低下。
（二）自動化管理方式沒能有效普及
目前，部分學校沒有實施自動化管理，管理方法很簡單，機械化操作尚未得到廣泛推廣。因此，這種傳統的管理方法會帶來更多工作量，不僅工作速度慢，而且工作時間也較長，檔案管理工作人員整體檔案的效率會大為降低。而導致出現上述種種問題的原因主要有以下三點：首先，有些學校對檔案管理不夠重視，因此沒有能夠投入更多的財力進行檔案管理。其次，即使有些學校已經增加了購買更為先進管理檔案的設備上的經費投入，但因有些管理人員在短時間內無法完全了解正確的操作流程，因而無法將所采購新設備的先進性充分地展現出來[2]。最后，有些檔案管理人員十分欠缺現代化辦公意識，雖然擁有先進的高科技設備時，仍然使用手工操作這種低效的方式進行檔案管理。
（三）檔案交接手續不嚴密，容易造成檔案遺失
因中職學校很多的文件管理人員并不屬于全職工作，在傳輸作業或轉移作業時，不按程序處理移交的文件。應該及時清理的卻不清理，應該進行檢查的卻不去檢查，有些甚至還忽略了簽字程序，有些人甚至會主觀地認為轉移以及交接檔案僅是簡簡單單的一串鑰匙交接的問題，非常容易導致出現檔案遺失的嚴重問題。
二、規范學校檔案管理工作的對策
（一）完善學校檔案管理制度
保證檔案管理工作制度的合理性和科學性，對高效開展此項工作具有十分重要的指導價值。可以從以下幾個方面入手：一是建立或規范學校檔案的收集制度，并將學校內部的所有數據匯集起來。根據不同的材料，在不同的類別中建立文件收集和整理分門別類的專欄，然后聘請專業人員來全面規劃文件管理過程。其次，要明確不同部門的工作職責，使學生的檔案工作能夠各自履行職責，各部門之間的合作是完成學校檔案工作的必要前提。三是建立評估管理體系和積累體系，提高檔案管理質量。
（二）促使管理人員綜合管理素養的進一步提升
為了實現檔案管理的科學化，學校需要提高員工的工作質量，以便更好地管理檔案，有效地將各種信息應用到教學管理中。同時，為了提高檔案管理人員的知識水平，可以采取以下步驟：第一，在招聘檔案管理人員時，學校領導最好對人員的道德素質首先進行考察，選擇工作能力強、專業素質好的人才管理學校資料、檔案。第二，學校在促使檔案管理人員素質提升方面，要定期組織更具專業性的知識收集活動，通過加強先進工作理念的培訓進一步落實高效的檔案管理工作，并定期考核相關人員，促使其管理理念的轉變以及管理能力的提升[3]。
（三）科學分類，挖掘檔案資源
科學分類需要有機結合現實情況進行，同時要以檔案部門規定的章程為指導開展日常管理工作，通常情況下我們都是以內容或者部門的差異為依據對檔案進行不同類別的詳細劃分。通過科學合理化的逐一分類，實現對檔案更加科學化的管理，以便能夠切實的保證檔案查閱上的便利以及存放的安全性。檔案管理工作在某種意義上講屬于積累性工作，工作者首先要注意的是對各種檔案資料的日常整理和收集，從不同方面和領域進行檔案的收集。還要努力挖掘檔案資源，拓寬檔案的收集范圍，像收集散落的知名校友檔案等，豐富其內容。
三、對檔案管理工作進行創新，實施多種類的信息化建設途徑
（一）加大檔案管理工作的硬件投入，提高信息化管理水平
目前，由于各種原因，中職學校檔案建設未得到應有的重視，落后于學校整體發展，無法適應新時期學校面臨的發展機遇。這不利于檔案工作的整理收集，也不利于檔案的有效使用。作者認為，首先，除了對各種硬件和設備進行升級之外，學校檔案管理也應進行電子化升級，讓那些手寫筆跡認識難度大以及人工查詢易出現遺漏的工作通過計算機來承擔，從而降低員工的勞動強度，工作質量也會有所提高。其次，加強檔案網絡建設對于更好地利用學校檔案資源至關重要。電子檔案信息數據庫的建立，提高了檢索檔案的效率和便利性，為更好地為師生提供服務創造了條件。在日常工作中，在傳輸文件時更容易接收紙質文檔和電子文檔，但幾十年內形成的所有紙質文件都以電子方式記錄并收集在數據庫中。學校檔案數字化和網絡化是提高檔案利用和管理效率的有效手段，可以加快學校檔案信息化的步伐。
（二）做好電子文件收集及上傳工作
管理電子檔案的基礎是進行電子文件的收集，電子文檔因其與紙質文件的性質有很大差別，決定了其收集整理的方式也是有所不同的，對于草案類文件，因其缺乏正式文件應有的功能，通常在整理的時候不作保留。同時，應及時收集和整理發揮輔助或正式作用的文件，并以相應的紙質文件特別是無紙化系統生成的電子文件進行標記，同時應采取更加嚴格的措施加以處理，在收集期間應將其制成紙質副本，以避免在發生事故時丟失電子文件信息。與傳統的紙質文件收集不同，許多電子文件是經由上傳和下載等一系列操作而最終完成的，針對此項特點，檔案部門可建立一個工作窗口，利用其在網頁上及時地進行電子文件的上傳以及收集。
（三）提高學校檔案信息化建設效益
我們可以從如下幾個方面來促使學校檔案信息化建設效益的提升：一是以現代信息技術為提托促使檔案文件有效性的提升，因此，學校新選聘的檔案管理人員要具有更強的專業知識，或者對現有的管理人員進行綜合技能培訓，尤其注重對電腦操作熟練的綜合型人才的培養。二是對保密工作和安全性同時進行發展，檔案管理工作因其具備的特殊性質要求工作人員的保密意識必須更強。三是創建一個專門化的檔案文件操作平臺，平臺設計要有全面的功能，尤其是在線查詢的功能。同時構建效率高、功能全的存儲中心來管理電子檔案數據，實現信息文件的互傳共享。四是進一步優化檔案收集制度，做到對檔案的及時保存，同時需要注意與學校整體的文化建設互相結合在一起，彰顯校園文化。
（四）開展檔案利用在線服務
檔案管理人員可以積極開展檔案的多樣化服務，比如在線使用服務，使大家可以更加及時地獲取相應的信息，在此期間，服務人員需要圍繞“工作就是服務”的理念開展各項日常工作，提高服務質量。以便于更加迅速、準確地將后勤保障工作做好，促使學校檔案服務職能的進一步強化，努力發展學校檔案教育職能，使檔案從以往收藏為主向現在的發展和利用轉變。
（五）加強管理人員素質建設
在學校檔案信息化建設進程中，檔案管理團隊將會對建設進程和質量產生直接的影響。若說更新設備是其客觀條件，而促使檔案管理人員綜合素質的進一步提升則是必要的主觀條件。可以從以如下幾方面開展相應工作：首先是為其提供學習機會，像現代化的檔案管理培訓；其次是鼓勵其通過自己的努力參與在職培訓和進一步培訓，提高自身素質，更新知識體系；最后是網絡服務人才加強培養，進一步加以落實網絡管理以及數據庫建設工作。
四、結束語
總之，隨著學校對檔案工作的進一步加強，對其中涉及的制度不斷加以規范，以成熟的網絡技術為載體不斷促使檔案信息化管理水平的提高，中職學校檔案將能夠更好地為教學、研發和管理服務。
參考文獻：
[1]王緒貴.學校檔案管理的規范創新及信息化建設方式研究論述[J].才智,2017(8):156-156.
[2]李曉杰.試論職業學校檔案管理的信息化建設[J].民營科技, 2017(1):120.
[3]宋思思.以信息促規范——芻議高校檔案管理的改革與創新[J].北方文學,2018(12):155.
作者：姜家松 單位：晉江市晉興職業中專學校
