如何做好醫院人事檔案管理

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摘要：網絡信息化環境下，醫院人事檔案管理工作受到了較為顯著的影響。因此，在分析這種影響的基礎上，探討網絡信息化環境下做好醫院人事檔案管理工作的策略。以此來幫助醫院人事檔案管理人員抓住網絡信息環境帶來的機遇，提高整個管理水平和質量。

關鍵詞：網絡信息化環境；醫院；人事檔案管理

前言

在計算機網絡技術不斷發展的時代背景下，醫院人事管理工作發生了較大的變化，文檔管理、檔案利用以及資料儲存等方式都發生了顯著的變化，醫院人事檔案管理工作面臨著新的挑戰和機遇，如何有效地借助于網絡信息化環境來做好醫院人事檔案管理工作，更是醫院發展的重要問題之一。因為借助于網絡信息化技術能夠進一步促進管理模式動態化轉變，促使這一項工作變得更加標準化、規范化、動態化，從而更好地為用戶提供良好的管理服務。

一、網絡信息環境對醫院人事檔案管理的影響

1.工作效率得以提升

醫院涉及人員數量較多，所以人事檔案管理工作本身就是一項涉及內容較為繁瑣的工作，而且在具體工作過程中大多是重復性的勞動。而網絡信息化技術的應用則能有效地減輕工作量，借助于信息技術來替代一些重復性的工作，以最快速度解決耗時耗力檔案查找以及保存，進而有效地提高醫院人事檔案管理工作效率。

2.實現信息資源共享

傳統醫院人事檔案管理工作在實施過程中，大多是依賴于管理人員進行手動處理，亦或者是借助于計算機計算來進行簡單的初級管理，例如，借助于EXCEL進行信息資料記錄等；部分條件較好的醫院雖然構建了少數面向人事檔案管理系統，可是因為不同科室以及部門之間對這項工作的認識存在差異性，所以在實際工作過程中也就不可避免地出現了一系列資源共享較為困難等現象。而借助于網絡信息化環境則能構建較為系統化的管理系統，這樣就能在管理過程中對所有人事信息進行準確且高效的記錄，并且還能在上面準確地顯示出每一項細節流程，包括業績考核、薪酬管理、崗位變動等信息，這樣就能保障人事檔案信息的準確性、完整性與實效性，讓醫院不同科室以及部門之間能夠很好地共享這些檔案信息資料。

3.提高檔案信息利用率

傳統人事檔案管理工作在實施過程中，大多是以紙質材料為主進行信息記錄和保存，這種實物資源存儲的方式十分不易攜帶，在傳遞過程中更是存在這樣那樣的問題，很容易出現損壞、丟失等。可是，借助于網絡信息化環境就能有效地避免這一系列的問題，因為通過醫院人事檔案管理系統，我們可以構建出電子化的人事檔案信息，人事檔案資料不再是實物載體，而是以數字信號或者磁信號的方式儲存，這在很大程度上提高了檔案資料傳輸的便捷性，這樣只要需要使用到這一檔案信息資料時，都可以很方便地使用，通過備份也不會出現丟失等現象，進而就能夠最大程度提高醫院人事檔案信息利用率。

二、網絡信息環境下提升醫院人事檔案管理工作質量的對策

1.提高人員網絡信息化管理意識

在網絡信息化環境下，醫院人事檔案管理工作人員自身一定要意識到網絡信息環境所帶來的機遇，在管理過程中提高自身網絡信息化管理意識，將傳統封閉管理意識轉變為現代化管理意識，通過思想認識上的轉變來加強對網絡信息技術以及形式的關注，對傳統觀念進行不斷的更新，并且在實際工作過程中將最新的網絡信息技術有效地應用在認識檔案管理之中，這樣就能真正促使之前傳統封閉的人事檔案管理，轉變成為開放型、信息化管理。總之，要想發揮網絡信息環境帶給醫院人事檔案管理工作的發展機遇，管理人員的意識是十分重要的，其一定要轉變檔案管理思想和意識，然后在實際工作過程中積極應用新興網絡技術進行人事檔案管理，促進人事檔案管理信息化技術水平的提升。

2.構建網絡信息化人力資源信息系統

在網絡信息化環境之下，要想做好醫院人事檔案管理工作，還需要構建良好的網絡信息化人力資源信息系統，這是整項工作實施的基礎與前提，也是實現醫院行政管理一體化的根本。人力資源信息本身就是人事檔案管理過程中較為重要的組成，其是否完整、原始，會直接對人事檔案信息管理質量產生影響。所以，在開展管理工作的過程中，要以人事檔案信息系統作為中心，積極構建計算機網絡分系統，如人事財務工資系統、醫療保健系統等等，因為只有完善了這些分系統才能更好地對人事檔案信息進行完善，直接從認識檔案管理系統上讀取到其它信息情況。而要想真正實現這一點就需要在人事檔案管理過程中對其進行數字化管理，具體而言，可以對現有的人事檔案進行數字化，也可以通過電子文件錄入的方式進行人事檔案資料信息數字化，以此來構建較為完善的人事檔案信息資源。

3.重視對人事檔案安全問題的管理

在網絡信息化環境之下，要想做好醫院人事檔案管理工作，網絡信息化安全管理也是較為重要的一部分，因為基于網絡信息技術環境下的醫院人事檔案管理也面臨著網絡開放性所帶來的弊端，所以在進行人事檔案信息管理的過程中，一定要加強對信息安全問題的管理，只有這樣才能避免出現信息丟失或者泄密等情況，從而才能有效地降低醫院損失。針對這一點，醫院人事檔案信息管理人員在進行信息資料管理的過程中，不僅要意識到網絡信息化環境的價值，同時也需要意識到其中所存在的弊端，在管理過程中對信息化技術應用方式進行適當關注，結合具體的規章制度對其進行仔細的驗證分析，同時在管理過程中對于各類人事檔案信息資料還需要進行嚴格的密級界定，通過恰當的計算機網絡加密手段來對一些通用數據庫之中所存在的檔案信息資料進行加密處理，這樣就能在一定程度上避免醫院人事檔案信息資料出現失蹤等現象。除此之外，在實際管理過程中管理人員本身也需要養成良好的意識，在保存過程中不管是對于保存環境還是方法都應該進行合理的設計，做好防潮、防輻射、防病毒、防高溫等各方面工作，以此來進一步增強人事檔案信息化管理安全性，同時還需要在人事檔案信息管理過程中對于那些重要資料做好備份工作，這樣也能進一步提高醫院人事檔案管理工作質量。

4.加強網絡信息化人事檔案管理制度建設

在網絡信息化環境之下，要想做好醫院人事檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度也是十分重要的一個環節。因為只有具備健全的制度以及法制環境，才能真正為人事檔案信息化管理工作提供一個安全工作的環境。為此，在開展醫院人事檔案管理活動的時候，一定要結合自身實際情況，對相關管理制度進行完善和調整，在管理過程中按照相關規章制度進行人事檔案資料收集、整理與保存，同時提高對相關法律體系的認識，借助于法律體系來對人事檔案管理資料進行保護，真正做到依法管理，從而提高管理工作質量。除此之外，在進行管理制度建設的時候，醫院各個部門主管人員以及領導人員都需要提高認識，在實際工作過程中積極學習《檔案法》，更好地掌握相關法律文件，這樣就能進一步提高他們對于醫院人事檔案管理工作重要性的認識；另外，他們還可以結合自身意愿發展情況對醫院人事檔案管理工作提出具體的要求，通過討論、分析等方式制定符合醫院人事檔案管理需求的規章制度，因為只有做到這一點才能真正有法可依、有章可循。

5.提高網絡信息化人事檔案管理人員水平與素質

在網絡信息化環境之下，要想做好醫院人事檔案管理工作，除了上述幾點之外，還需要提高醫院相關人員的水平與素質。網絡信息環境之下，人事檔案信息化管理雖然較多受到技術方面的影響，可是人員因素在其中依然起到顯著的影響作用，如果人事檔案管理人員自身水平和素質都未能達標，整個管理工作也就無法有效開展。為此，醫院在發展過程中首先一定要構建一支高素質、高水平的人事檔案管理隊伍，讓其具備較為良好的管理素質，梳理良好的電子信息工作觀念，以此來進一步提高醫院人事檔案管理工作質量。首先，人事檔案管理人員自身應該具備良好的學習意識，在實際工作過程中通過不斷的學習來提升自己，這樣才能緊跟網絡信息化環境發展步伐；其次，醫院領導者也應該加強重視，積極對人事檔案管理人員進行培訓教育，通過培訓教育促進管理人員專業能力、信息技術水平等多方面的提升，這樣才能真正符合網絡信息化環境需求；最后，人事檔案管理工作本身就肩負著一定的責任，屬于醫院發展中較為重要的一項任務，所以，相關部門還應該在發展過程中通過宣傳、教育等方式來加強對人事檔案管理人員的思想政治、職業道德教育，進一步提高網絡信息化人事檔案管理人員綜合素質，進而真正做好醫院人事檔案管理，最大程度發揮網絡信息化環境對于這一項工作的積極影響。

三、結語

在網絡信息化環境下，各種信息技術手段在不斷的發展，將其有效地應用在醫院人事檔案管理過程中，能起到良好的促進作用，而為了有效地抓住網絡信息環境給醫院人事檔案管理工作帶來的優勢，更新醫院人事檔案管理理念和方法，能夠提高醫院的管理水平，真正順應網絡信息化發展環境進行創新管理與發展。

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作者：周燕松 單位：廣東省湛江中心人民醫院