醫院人事檔案管理問題及建議

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摘要：醫院人事檔案管理是隊伍建設的重要內容，對于醫院事業發展發揮著關鍵的基礎性作用。本文在分析加強醫院人事檔案現實意義基礎上，針對醫院人事檔案管理中存在的管理意識不強，責任機構有待明晰等問題，從強化工作領導和提升工作人員素質等方面提出了改進建議。

關鍵詞：醫院；人事檔案管理

人事檔案管理作為醫院管理的重要環節，對于醫務人才隊伍建設有效推進方面揮著愈來愈重要的基礎性作用。在人事管理工作中，提升人事檔案管理水平，深入了解個人履歷、業務水平、專業特長等人才信息，有利于推進適才適所，實現人力資源科學配置，促進醫療從業人員工作積極性與主動性的提升。當前，伴隨著醫藥衛生改革的不斷推進，對于醫院人事檔案管理管理質量的要求日益提升，然而由于醫院對于人事檔案管理工作的重要性認識不足、管理制度欠缺等原因，導致醫院人事檔案管理中存在許多問題，難以適應醫院醫療、教科研等方面的現實需要。

一、加強醫院人事檔案的現實意義

醫院人事檔案是對醫務工作人員工作履歷、政治信念、醫療水平與業務專長的客觀記載。加強人事檔案管理，可以更加全面、有效的掌握醫務工作人員的全面表現，使醫院在醫務人員錄用、日?？己藭r對人才的綜合素質進行更直觀、更全面地了解。通過對人事檔案信息進行綜合分析，把查閱檔案材料與實際考察的思想言行、個人素質、業務水平等原始材料有機結合起來，從而對其德、能、勤、績等情況進行全面考察，不僅為醫務人員晉升、崗位津貼發放、職稱評定、競聘上崗、成果獎勵和申報等提供主要依據，而且為醫院選拔人才、培養人才、評價人才能夠有效參考，進一步提升醫院人才管理的科學化、規范化水平，從而為醫院發展壯大提供堅實的人才保障。

二、醫院人事檔案管理中存在的問題

1.管理意識不強，責任機構有待明晰

人事檔案是進行醫務人員管理工作的重要資源。一般而言，雖然對人事檔案重視程度不斷提升，但是由于對于人事檔案管理現實價值認識不高、《檔案法》等制度宣傳不足等原因，許多醫院缺乏人事檔案管理與建設意識，導致醫院人事檔案開發與利用不足，人事檔案管理質量難以提升。并且在許多醫院，檔案管理政出多門，即便在形式上掛靠于人事科管理，但是依然沒有形成權責明確、集中統一的檔案管理機制，缺乏科學、規范的檔案管理標準，導致人事檔案管理的主管部門缺乏，人事檔案管理難以有效到位。此外，醫院作為提供醫療服務的部門，缺乏既了解人事工作，又熟悉檔案業務的綜合性和專業性的人才，很多人員往往是兼職管理，往往只是憑經驗將相關材料進行簡單整理，與科學化和規范化的人事檔案管理在質量上差距較大。

2.管理制度落后，管理規范存在欠缺

隨著醫院人事管理體制的變革，選才用才的機制轉變、醫療人才流動頻繁，人事檔案管理內外環境發生了巨大轉變，給人事檔案管理的帶來了新的挑戰。由于檔案管理“終身制”等客觀的體制性束縛，導致人事檔案管理的審核、審批、建檔等制度存在缺失，導致相關管理缺少制度保障，降低了檔案管理的規范化、科學化水平。同時，人事檔案管理具有較強的政治性、專業性與機密性，關系到相關人員的切身權益，在相關管理中必須要按照一定的工作流程進行嚴謹規范的操作。然而在當前的人事檔案管理中，相關材料的收集的過程依然較為粗放，很多檔案材料收集不齊而且難以及時歸檔，對相關材料更新緩慢，不能隨著人員情況的變動而實現及時調整，無法全面反應現實情況。相關材料在移交時，缺少對于檔案材料嚴謹細致檢查梳理，降低了檔案材料的質量，模糊了材料的責任歸屬，不利于后續的補充與更新，導致人事檔案管理的脫節。

3.檔案內容管理落后，管理技術亟待提升

伴隨著醫療衛生改革的推進，醫療工作人員在市場化配置的作用下，流動日益頻繁，在其由“社會人”取代“單位人”的身份轉變中，各種因為人檔分離、棄檔不用、檔主遺失等現象越來越多，“死檔”、“棄檔”、“廢檔”出現頻次不斷提升。同時，在當前的人事檔案材料中，內容的真實度與可信度有所欠缺，雖然醫院人事檔案對象主要是醫療系列的專業技術人員，但材料往往集中在政治歷史性方面，對于其專業能力記載相對較少，不能針對性的反應其存在的問題，甚至存在前后記載不一致、與事實存在偏離的現象。此外，伴隨著信息技術發展，人事檔案的數字化、無紙化程度與日俱增。但是在很多醫院對于人事檔案硬件投入不足，檔案管理中的先進技術手段不足，信息化的管理平臺沒有建立起來，導致醫院人事檔案管理效率不高，不能對醫務人員的專業能力做出準確判斷。

三、醫院人事檔案管理的改進對策

1.強化工作領導，提升工作人員素質

醫院應提高對于對人事檔案管理的重視程度，將其作為醫療隊伍建設的關鍵內容進行完善落實。不僅要在年度計劃中予以體現，而且要在日常作為常規性工作納入議事日程。要成立人事檔案管理專責機構，設立領導小組，并由醫院人事科統籌協調，做好常規管理事務，強化對于人事檔案管理工作的領導。著眼人事檔案管理政策性、業務性強的特點，為了更好的體現其服務性、保密性，醫院應該根據自身院情，選擇既了解醫院人事管理特點，又熟悉檔案管理業務的專職人員負責人事檔案管理工作，為提升人事檔案管理的專業化、規范化水平提供人才支撐。對于這些人事檔案管理人員，醫院應積極創造機會與條件，通過業務培訓、交流學習、網絡授課等途徑為其掌握人事檔案的新技術、新知識提供良好條件與幫扶，增強其工作責任心與能力水平。檔案人員也應積極學習相關知識，加強業務自修，熟悉醫院人事檔案管理的特點與規律，為更好的開展人事檔案管理工作提供知識與能力保障。

2.加強制度建設，提升基礎建設水平

醫院人事檔案工作復雜瑣屑，只有建立起體系科學、內容完備、環節清晰的管理制度，才能使各項工作有規可依、有章可循。在制定時，要根據《檔案法》等法律規定的要求，結合醫院人事檔案管理的現狀，借鑒其他醫院的管理實際，形成合規合法，又具有自身醫院特色的制度體系，對審核、審批、建檔、借閱、流轉等環節提出明確要求。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。

3.改進檔案整理，優化檔案基礎功能

醫院在加強人事檔案管理工作中，應根據其形成特點、來源及渠道，采取分類處置的收集辦法，并且結合人事檔案形成長期性、過程性、持續性的特點，應保證收集工作常態化。具體而言主要包括以下幾種方式。一是根據醫院人事檔案的信息內容、時間節點等情況，及時進行收集；二是結合醫院的工作實際，按季度收集一定階段內容的檔案材料；三是根據醫療人事檔案的應用需要，不定期的進行收集。以上方式各有應用的現實條件與具體要求，應根據具體情況相關配合、相互補充，在具體實施時擇機使用，確保檔案整理有序推進。同時，為了使醫院人事檔案能夠發揮其應有效果，應該對人事檔案的主體功能進行優化完善。具體而言，也就是在保留原有人事檔案的核心要件基礎上，根據上級文件要求與精神，將新的政策要素融入到檔案管理中，完善養老和失業等內容，對工作業績進行清除的界定，將關系醫療工作的醫療技能、專業成長等內容補充進去。此外，要根據當前人才流動的現實需要，根據醫療工作者及醫院的現實需要，完善相應的職能，從而更好的服務于人才服務。最后，對于檔案內容應客觀真實，建立多方聯動的記錄與責任體系，將同事評價、科室評價等內容原原本本的記錄到職工認識檔案中。全面補充關于醫療工作人員的業務檔案，將包含學歷、專業技術、支農支鄉的基礎性材料，專業技術資格認知材料，課題研究、典型病例、手術分析等技術成果材料，醫德醫風評價等其他材料，予以補充完善，使其全面反應醫療工作人員的醫德狀況與技能水平，充分發揮醫療人事檔案的現實效用。

4.加強溝通協調，提升檔案信息化水平

伴隨著醫療衛生體制改革的推進，醫院人事管理也發生了巨大變化，由“單位人”向“社會人”轉變的渠道不斷增強。因此，在推進人事檔案管理的過程中，應強化服務意識，根據醫療工作人員的現實要求，加強與工作人員的溝通對話，使其更加契合醫療工作人員的現實需要。要加強與人才服務結構的業務對接，全面了解新形勢下醫療專業技術人才，特別是流動人員的檔案整理與管理要求，力爭在第一時間就其全面工作表現進行準確記錄，為其發揮檔案實效奠定堅實基礎。人事檔案管理部門也需要采取切實可行的方法和措施，有效地減少人檔分離現象的發生。同時，結合當前檔案信息技術發展的現實狀況，積極將相關技術應用于人事檔案管理中。利用計算機、掃描儀等先進設備，做好圖文視頻的科學存儲，推動無紙化、數字化轉變，實現醫療人事檔案紙質與數字格式并存。強化醫療人事檔案的網絡化建設，構建相應的網絡信息體系，將不屬于秘密內容的檔案信息，按照相關規定與程序進行公布，推進醫療人事檔案資源合理共享，達到“一方收集，多方共享”，推動檔案管理開放化，提升醫療人事檔案的利用效率與質量，更好的實現為臨床、教學與科研服務。醫療人事檔案是醫院人才隊伍建設的重要組成部門，是對于醫療工作者德能勤績等方面的全面記載。提升醫療人事檔案管理水平，能夠獲得更加全面的鑒別、評價與使用人才的依據。因此，在日常的管理中，要強化問題導向，根據醫療人事檔案管理中存在的問題，進一步提升檔案管理的科學化、規范化、精細化、信息化水平，從而構建其符合上級契合與意愿管理需要的人事檔案管理體系，為促進醫院事業發展提供人才保障。

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作者：張炎敏 單位：肇慶市第二人民醫院