企業檔案信息化問題及優化淺析

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摘要：企業檔案是企業在生產、經營、研發、管理工作中形成的有價值的記錄，檔案管理是企業管理和發展的重要基礎。隨著信息技術的發展，信息化成為檔案工作的新趨勢。本文分析企業檔案信息化存在的問題，提出進一步優化企業檔案信息化工作的建議。

關鍵詞：企業檔案；信息化；問題；對策

企業檔案是企業的寶貴財富，是企業在生產、經營、研發、管理工作中形成的有價值的記錄，對企業的發展有著重要的價值和作用。隨著信息技術的不斷發展，信息化建設成為檔案工作的新方向和新趨勢。本文將從企業檔案信息化存在的問題分析入手，對進一步優化企業檔案信息化工作提出建設性的意見和建議，以期進一步做好企業檔案信息化工作。

1檔案信息化成為企業檔案工作的重點

1.1新檔案法提出的新要求

新《檔案法》將檔案信息化提到了一個重要的高度。作為一個有社會責任的企業，其發展必須緊密結合國家的行業動態、遵循法律法規。因此，現代企業應該積極行動，按照《檔案法》的新要求，適應新環境和新任務，進一步做好檔案信息化建設。

1.2現代企業管理的要求

現代企業制度要求企業產權清晰、權責明確，而檔案正是現代企業制度執行情況的真實記錄和憑證。對檔案進行信息化管理，能進一步推進檔案收集歸檔、規范管理和有效利用，促進企業管理。現代企業制度要求企業進一步改革，厘清工作流程，簡化工作手續，而傳統的檔案管理模式已落伍，與現代企業制度的要求相差甚遠，必須將檔案信息化作為當前和今后很長一段時間的重點工作。

2企業檔案信息化存在的問題

2.1資金及人員投入不夠

一些企業檔案方面投入的資金和人員不足，檔案信息化建設舉步維艱。對檔案工作的投入不夠，致使檔案信息化建設滯后。特別是缺少經費和人員，致使檔案信息管理平臺建設進展緩慢，水平較低，檔案信息資源的共享不足，檔案信息利用成效較低。產生這些問題的主要原因是領導重視不夠，檔案信息化建設推進力度不夠。

2.2檔案管理制度和標準缺乏

一些企業缺乏檔案管理制度與標準，致使企業在檔案信息化方面的組織和規劃約束不足，影響了檔案信息化建設的落實。其原因，一是一些企業認為只要將檔案收集保管好就行了，使得檔案管理制度的執行力和約束力不夠。二是缺乏針對檔案信息化建設細節把控方面的制度，檔案信息化建設難以提高。三是企業缺乏檔案信息化獎懲制度，激勵作用不明顯。

2.3缺乏檔案信息化建設專業技術人才

一些企業檔案信息化建設處于起步階段，企業內部檔案管理人員缺乏信息化建設的知識儲備，加上忙于日常繁瑣的工作，學習機會少，知識更新慢，使得既懂檔案理論知識又掌握信息化技術的人才匱乏，特別是對檔案信息化建設的流程不熟，對其工作細節和要點掌握不全面，工作成效不大。

3企業檔案信息化優化對策

3.1進一步重視企業檔案信息化建設

企業的發展離不開先進的生產經營，但也離不開檔案管理等基礎性工作。企業檔案是企業發展的歷史記錄，記載了企業在不同發展時期的關鍵數據。通過這些檔案，能夠研究企業的決策變化、可喜的成績和過去的經驗、教訓等，能進一步幫助企業科學決策、做出戰略規劃。在現代企業制度下，企業檔案工作如果還是局限于傳統的檔案管理工作，不思進取，必將成為企業管理的短板。因此，企業檔案管理人員應緊跟時代潮流，轉變思想，開展以信息技術為支撐的檔案管理模式和服務方式的探索，在收集、整理、保存等工作之外，還應該運用現代信息技術，開發企業檔案，為企業發展做出檔案人的貢獻。應清楚地認識到企業檔案信息化工作是新時代檔案工作的新方向和新要求，要大力宣傳檔案信息化工作的內容、方式，在企業內部形成大家都重視檔案信息化的良好局面。應以宣傳貫徹新《檔案法》為契機，多匯報、多請示，讓企業有關領導進一步重視檔案信息化工作，并深入分析企業檔案信息化企業檔案信息化問題及優化對策文/盛雅苑蘭臺縱橫工作中遇到的困難和問題，將檔案信息化納入企業信息化規劃中，進而增加檔案信息化建設在人力、物力、設備、技術支持方面的投入，以及計算機軟件系統和硬件設施的投入，確保檔案信息化建設必需的基礎設備到位，使得企業檔案信息化建設邁入正軌，有效推進，取得實效。

3.2進一步加強企業檔案信息化管理系統建設

新《檔案法》規定企業要積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接，這為檔案部門融入企業業務網絡流程提供了機會，也進一步強調了企業檔案信息化建設的重要性。隨著現代企業制度在企業的逐步建立，企業的生產經營管理工作逐步正規化、科學化和規范化，企業信息化建設也如火如荼開展起來，很多業務系統運用網絡辦公，有的需要升級換代。在這個時候，企業檔案管理部門一定要切實行動起來，積極參與，特別是前期的論證，檔案管理部門要有聲音，不然業務部門系統更新完成，檔案管理部門才提出如何完成歸檔和檔案查閱的問題，為時已晚，造成很多不必要的麻煩。檔案部門應以檔案前端控制理論為指導，提前介入，在業務系統改造升級論證階段，提出業務系統與檔案系統的接口設置以及歸檔要求，比如元數據的收集，這是電子數據收集中最容易忽視的問題。這些元數據是歸檔檔案的背景資料，缺了背景資料，則檔案的可信度會降低。在業務系統正常運行之后，業務檔案就應順利地在線轉移到檔案信息管理系統里，然后通過檔案管理人員的后期處理，電子檔案歸檔完成。因此，只有進一步加強企業檔案信息化管理系統建設，并及時統籌納入企業信息系統建設中，才能確保檔案信息化建設的順利開展。

3.3規范企業檔案信息化管理

在企業檔案管理工作中引進網絡信息技術，探索檔案信息化管理模式，已經成為很多企業檔案管理部門當前的重要工作。在這個探索過程中，企業檔案管理工作取得了不少成績，檔案管理的質量和水平也得到了進一步提高。但為了進一步優化企業檔案信息化管理工作，必須強化企業檔案信息化管理的規范建設。如果沒有規范的、標準化的檔案信息管理制度體系為支撐，企業檔案信息化建設就沒有可參照執行的標準。目前，檔案界有不少關于數據檔案建設標準、數字檔案館建設標準、電子檔案的歸檔標準等，但這都是關于專業技術方面的建設標準和規范，針對企業檔案信息化管理方面的制度和標準，還需要各企業根據企業自身的情況具體調整。就目前而言，很多企業，特別是大型企業，多地化辦公模式，需要總部檔案部門拿出企業內部統一的管理制度和標準，才能形成統一的、規范的檔案信息數據，否則，就會形成一個個信息孤島，不能實現檔案數據的整合、共享、遠程利用。為此，企業在檔案信息化建設的初期，就要將制度建設問題放在重要位置，建立規范的、科學的、具有可操作性的標準和制度，并嚴格按照標準和制度執行，提高企業在檔案信息化建設方面的執行力，從而確保檔案信息化建設的順利開展。另外，在雙軌制檔案管理普遍應用的同時，企業檔案在信息化建設過程中，可以對一些低于十年保管期限的檔案信息實行“單套制”管理，進一步減輕企業檔案管理及庫房的壓力，進一步歷練檔案管理人員的信息化管理能力，逐步掌握運用數字簽名、電子印章和可信時間戳、數字水印等技術，為企業檔案向數字化轉型積累經驗、儲備能力，激發企業檔案工作潛能，為企業發展做好檔案服務工作。

3.4保障企業檔案信息安全

新《檔案法》對企業檔案信息安全問題作出了明確規定，指出企業應加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。安全問題一直是檔案工作的重要底線。在企業檔案信息化建設中，安全問題不能忽視，必須進一步優化企業檔案信息管理的安全。一是在企業檔案信息化建設中樹立長遠的眼光，著眼于未來，保證檔案信息數據的絕對安全，特別是應探索各種不同類型檔案數據的儲存格式，有利于長期保存，并完成檔案數據安全性檢測，注意數據備份或開展異地備份工作，做好檔案信息存儲安全的維護。二是應該高度重視檔案信息數據在傳輸利用工作中的信息安全。檔案信息化建設的目的是方便利用，能實現網絡化辦公，有利于資源共享，但在網路辦公、資源共享的同時，保障檔案信息的安全就顯得尤為重要。應高度重視檔案信息系統的維護，從錄入、存儲和利用等方面進一步構建企業檔案信息網絡的安全體系，保證信息化管理檔案的安全。在檔案信息查閱工作環節，要通過各崗位的職責權限設置檔案查閱權限，當查閱權限不足時，如有查檔任務，應臨時授權，一次一用，不得查閱權限之外的檔案信息，確保檔案信息在查閱過程中的安全。企業檔案部門應對檔案信息安全高度重視，將確保檔案信息安全作為檔案工作的重點，實現企業檔案信息化管理的健康可持續發展。

3.5培養企業檔案信息化專業技術人才

企業檔案信息化建設需要人才，目前企業存在著檔案管理人員素質不高、人員配置不足、績效分配偏低等問題，對開展檔案信息化建設是很大的制約。要破解這個問題，應進一步配置素質高、能力強的人員充實到企業檔案管理隊伍中，成為信息化建設的主力軍和技術骨干。一是可以通過引進專門人才，設置特殊崗位，納入企業人才管理，享受人才津補貼，給予專門任務指標，如培養技術骨干、技術能手等指導任務，強將手下無弱兵，使之帶領好一個團隊。二是針對企業的實際情況，對信息化技術薄弱環節有針對性地開展內部培訓，讓引進人才作為指導教師，開展崗位培訓，提高現有管理人員的業務能力。三是將檔案信息化管理人才培養培訓納入企業的人才培養計劃，以理論與實踐相結合的方式開展培訓，在理論培訓方面可以請進來的方式，請專家學者前來舉辦講座開展培訓，另外還可以通過送出去的方式開展培訓，將企業檔案人員派到檔案信息化做得好的企業，參觀學習取經，進一步提高企業檔案管理人員的信息化管理水平。企業檔案信息化建設是當前企業檔案管理的一項重要工作，企業檔案工作者一定要迎難而上，更新信息化管理理念，在檔案信息化建設方面下功夫、出實力，讓網絡信息技術在企業檔案管理工作中落地、生根、開花，在企業檔案信息資源建設和開發利用方面做出成績，為企業可持續發展更好地發揮檔案和檔案部門的職能作用。

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作者:盛雅苑 單位:浙江省杭州浙商資產管理有限公司