企業電子檔案管理思路

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一、電子文件與電子檔案

由于辦公自動化的進一步擴展和深化，特別是電子計算機和通訊技術相結合形成了信息技術產業，過去用紙墨、照相等方式形成和傳遞的企業公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息等等，都可用電子計算機完成，由此而產生了電子文件。通過電子計算機將整理好的電子文件和它生存的環境條件一并轉存在磁性存儲載體或光盤上歸檔保存，即形成電子檔案。目前電子文件與電子檔案尚無國際標準化定義，我國也僅對電子文件作出了解釋，即“能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼系列。”其主要特征是數字的、網絡的、計算機能識別并處理的介質文件。對于企業而言，電子檔案是企業從事經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的對企業和社會具有保存價值的歷史記錄，并遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等檔案管理基本原則;任何電子檔案，當使用技術和設備將具有長期保存價值的信息記錄于存儲載體后，就永遠離不開這種技術和設備。對于現代企業管理而言，網絡化、集成化是企業提高科研、生產和管理水平的必然選擇，在這種前提下，電子檔案具有雙重性，既是企業推行現代化管理技術的產物，也是企業推行現代化管理技術的手段。企業的檔案工作，面臨著科研、生產、經營等活動一系列變化所帶來的問題，一方面，信息源、信息量、信息處理難度、信息協調需求不斷增加，計算機輔助設計、制造、管理日益普遍，電子文件越來越多，檔案管理由封閉型轉向開放型;另一方面，信息處理技術的日益進步，特別是現代化管理手段的采用，各種實體和虛擬系統的建立，電子檔案管理深入到企業各部門、各系統工作內部并成為它們的一個部分或一個環節。因此，應以開放的觀點制定檔案工作在企業內部的運行機制和工作秩序，把電子檔案工作有機地融人企業網絡運行，切實參與企業活動，促進企業的全面發展。

二、電子檔案在企業管理中的應用

電子檔案產生于數字技術環境中。數字技術的關鍵在于能將圖像、聲音、文字等信息轉換成數字，以便電子計算機處理、保存和利用，并能解決紙質檔案所不能解決的一些信息記錄問題，如活動的圖像、聲音、精確的過程、海量存儲信息等等。在現代企業管理中，在紙質檔案與電子檔案并存共用的今天，電子檔案有著更加廣闊的發展前景，必將越來越廣泛地被企業認識和利用，既能更加充分地開發各類檔案信息資源為企業、為社會服務，又使檔案事業自身在電子、信息時代繼續得到光大發展。

1.簡化工作環節。將復雜的問題簡單化，變難為易，是電子檔案的基本工作方式。檔案管理涉及的部門、環節過多，對提高檔案工作效率極為不利。電子檔案就是要在企業的統籌安排下，減少不必要的環節，歸并一些職能，以實現電子文件的收集和共享利用。

2.完備工作秩序。制度化、秩序化是現代企業管理的基本要求，也是電子檔案工作的要點。企業信息網絡健全以后，電子文件的收發完全按工作秩序自動完成，提高電子檔案的工作效率、準確執行指令的特性也要求其必須秩序化，而電子文件的信息內容在載體上是以二進制代碼化及數字化的光、磁信號表示，這為電子檔案的秩序化操作提供了良好的環境和條件。

3.集成管理信息。檔案工作的主要職能是對分散的檔案信息集中控制并使其便于利用，電子檔案的出現更加促使局部環節的協調向全面實質性的一體化方向發展，即從檔案文件的保管基地轉變為檔案信息的控制中心。隨著企業競爭的加劇，信息的流動變化加快，依靠紙張等實物的大量物流來傳遞信息己無法滿足企業的要求，動態的檔案信息只有集中統一管理，才能保證每個工作單元得到所需要的全部實時動態信息。而電子檔案的計算機網絡信息技術為企業信息的集成管理提供了很好的解決方案，控制了一點，就控制了全局，最終實現系統集成、資源共享。

4.優化管理環境。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上，信息數字化是電子文件的最基本特征。在以后的利用中，只需在電子計算機軟、硬件平臺上對電子檔案的內容加以轉換，還原成人們能夠直觀理解和習慣閱讀的格式進行顯示即可，從而極大地改善了檔案工作的管理環境。

5.通暢管理渠道。方便、快捷地傳遞檔案信息，是電子檔案的一大特性。同傳統的紙質檔案文件傳輸、通信傳輸等信息傳遞方式相比，減少了大量的管理環節，尤其在我們建筑施工企業，面對工點分散、點多線長等無法改變的事實，利用計算機平臺和終端處理技術，建立內部虛擬信息傳遞網絡，必將大大提高工作效率，減少管理環節和費用。

6.交互檔案成果。電子文件具有信息交互性，即人們可以通過與計算機進行對話來互相傳遞信息，從而主動地控制計算機進行工作而不是被動地接受，為利用者提供技術支援，便于對文件檔案進行復制、刪除、修改和完整準確地備份拷貝，還可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案，建立利用者需求預約文檔，通過系統對這些申請進行處理，及時將相關的電子檔案加載到檔案利用系統或網絡查詢系統中供申請者使用，使檔案工作成果最大限度地被加以利用。

三、電子檔案管理中存在的問題

電子檔案嶄新的記錄和存儲方式為人們帶來了極大的方便，但也存在著一些暫時無法解決的缺陷和問題，有待于我們在不斷創新中尋求解決的方法和途徑。

1.原始性問題。一是電子檔案最初的物理載體很難歸檔。二是電子文件最初的物理載體歸檔已失去了傳統文件材料歸檔的保真意義。三是電子文件的精確復制件可以代替原件。四是電子檔案載體上原始內容信息完整準確地再現，與是否是最初的物理載體無關，而是與文件形成時計算機的軟硬件相關聯。由于電子檔案信息與載體的相分離性，信息的物理結構與邏輯結構間的差異性、可變性及相對獨立性，已決定了電子檔案不再存在“原件”概念。

2.真實性和完整性問題。一是收集電子文件時往往忽略了采集背景信息和源頭數據。二是一些草稿性的電子文件處于自生自滅狀況。三是部分文件已實現無紙化，只對其進行了邏輯歸檔。四是電子文件目前所選用的載體不耐久。五是電子文件復制起來真假難辨，其處理過程具有隱蔽性，更改可不留痕跡，面臨著修改、盜竊、丟失、銷毀的危險。六是電子檔案無法象傳統檔案那樣簽名蓋章，不再具有特定載體對信息的固化，文件與其存儲的載體已不如傳統文件那樣存在永恒的依附關系，因而使其真實性大打折扣。

3.安全性問題。一是電子文件的信息能夠輕而易舉的被擦除。二是電子文件存儲的材料介質十分易損，對環境條件要求很高。三是人為的錯誤。四是計算機病毒對電子文件的破壞。電子檔案的處理環境是計算機及網絡技術，如果不采取特別措施和嚴格的閱讀、修改權限控制，就很有可能發生在網絡的任何終端上讀取網絡設備上電子文件的現象，因此，網絡的不安全性將是限制電子檔案發展的主要障礙。電子檔案雖然不可能完全取代傳統的紙質檔案，在目前企業管理中仍存在一定的缺陷，但作為現代企業的發展方向，電子檔案必將成為勢不可擋的潮流，在現代企業管理中發揮越來越重要的作用。因此，檔案工作者必須保持清醒的頭腦，轉變傳統觀念，不斷優化自己的知識結構，提高計算機應用技術、信息處理技術在電子檔案管理中的應用程度，并輔之以相應的配套管理模式、方法和手段來規范電子檔案管理，采取有效的技術措施和管理措施，以科學的方法解決存在的問題，信心百倍地迎接電子檔案時代的到來。