會計制度下儀器共享系統財務功能研究

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1我國高校大型儀器共享管理系統財務功能建設現狀

目前，各高校和科研院所現行的大型儀器有償使用模式中測試費的收繳和報銷還較為繁瑣，存在一定的問題[2-3]。部分高校大型儀器共享系統雖然開發了財務功能板塊，但還是僅限于經費的額度凍結或透支使用，并未形成測試經費的預算與實際報銷的一一對應，同時存在暫存科研經費的風險。另外，大量的線下簽字及財務現場報銷手續及程序，極大地消耗了報賬人員的時間和精力，也大大增加了財務部門的報賬壓力[4-5]。再就是很多高校大型儀器共享系統也存在著多個經費向同一個經費卡充值的現象，測試報銷時無法確認從哪個項目支出，導致報賬、科研項目結題工作較為混亂[6]；同時，結存的經費在課題結題時無法轉回，只能暫存在某一個賬號里，也使科研經費的使用存在暫存和轉移的風險[7]。隨著高校新政府會計制度的實施，如何規范高校大型儀器共享過程中保證測試費在使用過程中的預算與報銷既能相互分離，又能相互銜接的關系，保證測試服務后測試費的及時收繳，避免經費暫存等風險，設計一種可復制的符合財務審計要求的大型儀器共享測試費的收繳管理制度，這些都成為現階段高校大型儀器設備共享工作中亟待解決的問題[8-9]。

2我校大型儀器共享管理系統定制開發情況

我校實驗室與設備管理處通過充分調研學習，并與校財務處、審計處多次溝通協作，在我校信息中心及財務處的指導幫助下，于2016年通過多個系統的數據共享與打通壁壘，成功定制開發了基于與財務系統深度對接的大型儀器設備共享系統[10-11]。該系統除綜合了現階段國內主流的大型儀器共享平臺核心管理功能外，還著重開發了與財務系統深度對接的財務中心功能板塊[12-13]。該系統具有信息化、自動化、網絡化管理功能，實行統一身份認證。可實時在線反映共享儀器的預約、使用、計費情況，為我校大型儀器資源合理配置、有償使用和效益評價提供真實、可靠的數據支撐。我校40萬元以上所有大型儀器均納入平臺統一管理。平臺管理和維護由實驗室與設備管理處負責，儀器的日常運行管理和維護由儀器負責人負責。平臺上的所有儀器面對校內外提供測試服務。系統從根本上解決了測試費收繳難、管理混亂、線下報賬繁瑣等問題；解決了測試費預算項目與實際支出項目不符、課題結題而經費未使用完全的暫存等問題。我校的大型儀器測試費線上財務報銷模式對各高校和科研院所開展相關系統對接建設方面具有十分重要的借鑒意義。

3核心功能板塊

為方便廣大師生使用、簡化繁瑣的報賬手續、規范測試費的使用，我校著重開發了以財務深度對接為基礎的線上結算模式，在大型儀器共享系統中可實現經費的查詢、充值授權、經費使用確認、線上報銷分配等功能。經費負責教師只需進入系統將經費中的測試費充值到平臺并授權給學生使用即可，確認及報銷均在大型儀器共享系統線上實現，極大地解放了科研人員的勞動力。

3.1校園網賬號一鍵注冊登錄

平臺實現了校園網賬號一鍵登錄及預約使用平臺儀器設備的功能，大大方便了教師和學生使用。新用戶注冊只需登錄自己的校園網賬號，并核實系統自動從信息中心和人事系統抓取的個人信息。教師登錄后直接進入默認為本人名下的課題組，學生需選擇所屬指導教師的課題組，校外用戶注冊需在實驗室與設備管理處登記。系統設定為經費授權模式，只需經費負責人線上充值并授權使用人即可，解決了以往加入不同的課題組需要重新注冊賬號，并開設經費使用賬號等問題。

3.2充值授權

系統實現了與財務系統項目經費管理功能板塊的數據共享對接。注冊成功的課題組教師（經費負責人）可在系統上調取自己負責項目的測試費明細，并進行線上充值。系統默認每位教師都是獨立的課題組，課題組之間可以相互充值，并可指定經費使用人員、限制使用金額及使用時間段。通過經費授權的方式解決了不同課題組之間使用共同經費的問題，同時也減少了為使用經費而重復注冊賬號的問題。充值成功的經費，系統將同步實行凍結。

3.3在線預約使用

系統前臺有儀器設備展示，包括設備名稱、存放地、所屬學院、儀器負責人等信息，平臺用戶也可通過組合搜索實現儀器搜索，搜索成功后即可以關注該儀器，以后自動顯示在常用儀器目錄里，方便下次使用。被授權經費使用的用戶，可在系統中進行儀器搜索，并在共享儀器開放的時間段預約使用該儀器。預約時系統會提示讓用戶選擇預計支出經費項目及金額，選擇后系統會對可能發生的金額進行二次凍結，若預計使用金額超出授權金額，系統則會提示用戶重新充值。另外，系統上無充值或授權經費的用戶無法在平臺預約儀器，這樣就保障了后期測試費的收繳問題。

3.4收費確認

用戶根據預約成功的時間段送樣或自測。測試完成后，用戶與儀器負責人根據實際發生的費用進行雙方確認，確認完成后儀器負責人將測試結果上傳到系統，用戶可在系統下載測試結果。同時，根據是否需測試補貼，由中心管理員確認測試費的補貼比例，確認后系統自動將金額分配至相應的收入賬戶。

3.5測試補貼功能

為促進我校大型儀器設備共享工作，系統開發了測試補貼功能板塊。原則上對外的測試均實行1:1測試配套補貼機制，但機組自身使用及對校外服務不予補貼。測試費和補貼總額的65%返還給機組，由所在二級單位監管使用，主要用于該共享大型儀器的耗材補充、設備維護、人員培訓和學生助理及臨聘人員的勞務等支出；總額的20%用于學校共享大型儀器維修基金及共享平臺日常維護等支出，由大型儀器共享辦公室管理；其余的15%上繳學校，納入學校統一績效管理。編制內人員的儀器開放共享工作量及績效，按照學校相關文件核定。我校根據每個二級單位每年的大型儀器使用效益考核情況，調整補貼比例，分配時由中心管理員在系統確認執行。

3.6報銷分配

中心管理員打印分配單交至財務處，財務處根據測試單的二維碼進行掃碼核實，信息無誤后觸發凍結經費的解凍功能，凍結經費解凍的同時完成經費的分配。報銷無須師生走線下報賬流程，分配完成后財務系統自動推送報銷憑證號至大型儀器共享系統，經費負責人可在系統查看經費使用的進度及已完成財務報銷的經費使用憑證編號，便于課題結題時查閱原始報賬材料。

4實施成效

我校大型儀器共享服務平臺在全國首次實現了測試費的線上充值、實時凍結、線上結算、測試分配和批量解凍等功能。在平臺上使用人只需確保有授權的經費使用即可，報賬和結算流程皆由系統自動生成并推送到財務系統，財務處掃碼核實無誤后，即可進行處理并完成報銷手續。現系統累計納入我校40萬元以上大型儀器290臺，實現了對總值2.87億元的設備進行統一的財務管理，系統所有設備的測試費充值、授權、凍結、解凍、均走線上處理。目前注冊課題組620個，成員注冊2515人，生成2.02萬條使用記錄，測試樣品9.48萬個，設備使用總機時37.58萬h，課題組充值總金額259.62萬元，已使用報銷金額172.79萬元。

5結語

我校定制開發的大型儀器共享系統在全國首次實現了與財務系統的深度對接，用戶可在大型儀器系統內完成測試經費的線上劃轉與結算，具備財務真實、相關節點清晰、信息完整的特點，符合財務和審計的要求。系統既便于教師經費的使用，又大大減輕了師生和財務人員的報銷壓力。同時系統通過自動解凍有效解決了未使用經費的返還問題，避免了科研經費暫存和轉移的審計風險。另外，系統中經費負責人審批節點代替財務支出報銷簽字也為我國現階段財務報銷提供了十分有效的借鑒模式。大型儀器是高校開展高水平科學研究、技術創新和人才培養的重要物質基礎和條件保障。只有在不斷總結和實踐的基礎上，充分利用信息化和物聯網技術簡化使用流程，在方便用戶和儀器操作人員的使用前提下，加強管理部門對大型儀器共享工作的管理，才能讓大型儀器共享工作更易推廣和接受，更好地提高大型儀器的有效使用效益，增強我國的科技創新能力。

參考文獻(References)

[1]蔡兵，劉姝伶，尹玲娜，等.高校大型儀器設備開放共享的實踐與探索[J].實驗室研究與探索，2014,33(2):259–263.

[2]劉麗琴，陳永清.大型儀器共享管理的研究與實踐[J].實驗技術與管理，2011,28(2):208–210.

[3]解成喜，唐軍，張正方.大型儀器設備共享平臺建設研究[J].實驗技術與管理，2010,27(10):1–3.

[4]王全喜，倪鋒，呂鐵軍.加強大型精密儀器設備管理的探討[J].實驗技術與管理，2010,27(4):179–180,183.

作者：李朝明 吳中全 周志云 陳昌友 單位：西南大學  實驗室與設備管理處