淺析會計信息質量提升路徑

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從提高會計信息質量的角度出發，筆者建議，企業在進行ERP系統參數設置時應由高層管理人員直接參與，這樣可以避免財務人員為了自身工作便利而設置一些有悖于內部控制原則的參數。例如，有些單位會因為人手不夠而選擇“制單人與審核人可以為同一個人”的參數，還有些單位會為了減少操作程序而放棄“憑證記賬前必須出納簽字”的參數，等等。而這些不合理的參數設置，無疑為會計人員將來有意或無意的錯誤埋下了禍根。建議企業在進行ERP系統參數設置時應遵循三個原則：高層領導參與原則、有效的內部控制原則、從嚴原則。“科目合法性檢查”功能是指企業預先在ERP系統內指定要檢查的會計科目，并設置其對應的合法科目或非法科目。一旦設置生效，系統就會自動對每一筆涉及到指定科目的記賬憑證進行自動檢測，如果發現業務分錄不符合合法會計科目所定義的內容或符合非法會計科目所定義的內容，系統就會自動報警，提示用戶“該憑證未通過科目合法性檢查”，并拒絕保存該憑證。用戶此時必須對該憑證進行修改，只有滿足了“科目合法性檢查”中的條件要求時，系統才允許保存該憑證。這樣就從源頭上控制了非法業務進入會計處理程序，保證了會計信息的真實性與可靠性。

ERP軟件盡管最大限度地實現了財務與業務的集成，但企業日常業務中仍然有大量的經濟業務需要會計人員手工錄入憑證。為了減輕會計人員的工作負擔，很多ERP軟件都提供了“模式憑證”功能，用戶只要在系統內預先設置好不同類型經濟業務對應的模式憑證，當經濟業務發生時，會計人員只需要在憑證錄入操作界面中點擊“調入模式憑證”功能并選擇相應的模式憑證，系統就會自動生成一張記賬憑證。該功能不僅減輕了會計人員的憑證錄入工作量，而且減少了憑證錄入環節錯誤與舞弊行為的發生。然而，“模式憑證”功能在減少錯誤憑證產生的同時，也可能會加劇錯誤行為的連鎖效應。因為模式憑證一旦定義錯誤，那么根據模式憑證自動生成的所有記賬憑證都將是錯誤的。因此，企業在設置模式憑證時應慎重：一方面，應該派業務素質高的會計人員參與模式憑證的設置；另一方面，應該加強對模式憑證定義環節的審核，由參與模式憑證定義之外的其他會計人員對模式憑證進行審核和二次把關，保證所有投入使用的模式憑證都是合法和正確的，從源頭上保障會計信息質量。

在ERP系統的日常業務處理階段，引發會計信息失真的因素更多、也更復雜。而如何從技術層面規范ERP系統的使用，是提高會計信息質量的重要途徑。

（一）嚴格規范錯誤憑證的修改方法，限制“反記賬”功能的使用。相比手工會計信息系統而言，計算機會計信息系統一般都提供有“無痕跡修改憑證”的功能，該功能通常配合“反記賬”、“反審核”等逆向操作功能一起使用，即對已經記賬的憑證，會計人員先進行“反記賬”、“反審核”操作后，就可以對該憑證直接修改，而且不會留下任何修改痕跡。ERP軟件中提供的這些逆向操作功能無疑為會計舞弊提供了便利的工具，也使篡改會計數據的行為變得更加隱蔽，加劇了會計信息失真。從提高會計信息質量的角度出發，筆者建議，政府相關部門在對ERP軟件或財務軟件進行審核時要從嚴把關，應要求所有的憑證修改都必須留下修改痕跡，做到有據可查，從制度上保障會計信息的質量。同時，嚴格限制“反記賬”功能的使用，從國家層面來講，政府主管部門應出臺相關法規，嚴格限制軟件開發商在ERP軟件中提供“反記賬”功能；從企業層面來講，企業負責人應制定內部管理制度，有條件地限制“反記賬”功能的使用，并加強對有權使用該功能的會計人員的監督。

（二）限制出納系統從賬務系統引入數據，保障內部控制的有效。根據內部控制中不相容職務相互分離原則的要求，會計崗位與出納崗位必須由不同的人員來擔任，并且相互獨立。然而，目前國內大多數ERP軟件的“用戶管理”功能中并沒有設計“出納與會計不能為同一個人”的控制程序，這就為同一個用戶同時操作賬務系統和出納系統提供了便利，也為會計舞弊行為提供了可乘之機。同時，ERP系統的集成性決定了其內部的各個子系統之間可以共享數據，這樣，出納系統就可以從賬務系統直接獲取數據自動生成現金日記賬和銀行存款日記賬，顯然，出納直接利用了會計的工作結果，而非獨立登賬，這雖然表面上滿足了賬賬相符這一要求，其實卻隱藏著巨大的隱患，不僅使會計人員的舞弊行為很難被發現，而且一旦賬務系統的數據出現問題，數據共享的連鎖反應效應就會隨之波及到出納系統，導致現金日記賬和銀行存款日記賬出現同樣的數據錯誤。這無疑使內部控制中的“會計崗位與出納崗位相互牽制”的制度設計從根本上失效。筆者建議，應禁止出納人員直接從賬務系統中獲取數據自動生成現金日記賬和銀行存款日記賬。一方面，ERP軟件應在程序設計上禁止賬務系統與出納系統之間數據的雙向傳遞；另一方面，企業應嚴格要求會計人員與出納人員分別獨立登賬并定期進行對賬，這樣才能保證內部控制的有效性，減少會計信息失真。

（三）規范業務系統數據的傳遞與修改程序，保證賬務系統數據源的真實性與準確性。ERP系統的高度集成性決定了賬務系統與業務系統之間可以最大限度地共享數據與信息。當經濟業務發生時，業務系統會根據原始單據調用系統內置的憑證模板程序，自動生成相應的記賬憑證并傳遞到賬務系統。這種財務與業務一體化的模式不僅減輕了會計人員的工作負擔，而且減少了憑證錄入過程中的人工干預，對提高會計信息質量起到了一定的促進作用。然而，大多數ERP軟件對業務系統數據的傳遞與修改缺乏相應的控制程序，甚至允許賬務系統直接修改業務系統傳遞過去的憑證，這無疑造成了ERP系統內部數據的混亂和不一致，引發會計信息失真。為了提高會計信息質量，筆者建議從兩個方面設置控制程序，一是ERP系統內部應設置自動檢測程序，要求業務系統的數據在傳遞到賬務系統之前必須經過專人復核，賬務系統在接受業務系統傳遞過來的憑證時，應馬上啟動檢測程序識別復核人簽章，沒有復核人簽章的憑證賬務系統應拒絕接收并自動退回到相應的業務系統中。二是ERP軟件在賬務系統的程序設計中應指定相應的會計科目（即應該在業務系統中操作的會計科目）并設置觸發程序，一旦發現用戶試圖在賬務系統中修改指定的會計科目數據，觸發程序馬上啟動，進行警告并拒絕執行修改操作。

在ERP系統中，企業所有的經濟業務最終都匯集到賬務系統進行期末處理。期末處理的正確與否，直接關系到會計報表的信息質量。

（一）擴大“自動轉賬”功能的使用范圍，規避人為失誤導致的會計信息失真。在賬務系統的期末處理階段，會計人員往往需要編制大量的轉賬憑證，不僅涉及到利息的計提、費用的分攤，還涉及到期末調匯和結轉損益等，業務量大且工作復雜，極容易發生錯誤和舞弊。而利用ERP軟件提供的“自動轉賬”功能，用戶只需要在期初定義好各種類型的轉賬業務對應的自動轉賬憑證模板，期末只要執行“轉賬生成”操作，系統便會自動從賬簿中提取數據并根據相應的自動轉賬憑證模板進行數據計算，生成相應的轉賬憑證。“自動轉賬”功能的使用不僅減輕了會計人員的工作負擔，而且可以有效規避人為錯誤和舞弊的發生，保證期末處理階段所產生的會計信息的真實性和可靠性。然而，“自動轉賬”功能也是一把“雙刃劍”，使用不當也會產生錯誤的連鎖效應，因為一旦自動轉賬憑證模板設置錯誤，那么據此生成的所有轉賬憑證都必然是錯誤的。筆者建議，企業在擴大“自動轉賬”功能使用范圍的同時，應規范自動轉賬憑證模板的定義，加強對自動轉賬憑證模板的二次復核和技術測試，保證期末處理階段會計信息的質量。

（二）禁止“反結賬”功能的使用，防止會計數據被惡意篡改。與前面提到的“反記賬”功能相似，“反結賬”功能如果與其他逆向操作功能聯合使用，會導致任何時點的會計信息都可以被隨意篡改而不留下任何痕跡，甚至連系統訪問記錄都不留下。較“反記賬”功能而言，“反結賬”功能對會計數據的破壞更具毀滅性，對會計信息質量的影響也更深。

為防止利用ERP軟件的逆向操作功能惡意篡改數據，會計理論界與實務界應統一認識，聯手抵制“反結賬”功能的開發與使用。筆者建議應采用“三管齊下”的方式抵制“反結賬”功能的開發與使用：行業主管部門應出臺相關的法律法規，明確禁止軟件開發商在ERP軟件或財務軟件中內置逆向操作程序，并禁止企業使用該類逆向操作功能；軟件開發公司應意識到“反結賬”功能被惡意使用時對會計信息造成的破壞性后果，自覺停止設計該類操作程序；企業負責人應制定內部規章制度，明確禁止會計人員使用“反結賬”功能，同時采用技術手段凍結“反結賬”功能。（本文作者：梁星、王風華 單位：山東工商學院會計學院）