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    醫院會計電算化的內部控制

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    醫院會計電算化的內部控制

    會計控制是做好會計工作的前提和基礎,信息化時代的到來為會計工作帶來了新的發展機會。對于醫院部門而言,傳統的內部控制手段和相應的管理方式已經不適應時展需要,因此,建立與新形勢相適應的會計管理方式勢在必行。電算化是會計工作發展的必然趨勢,基于此,我們對會計電算化進行了相應的分析研究。

    一、醫院會計電算化內部控制的概念

    醫院會計電算化內部控制,是指在醫院一個部門或者相應的科室內進行有效的管理和經營,并通過這些管理方法獲得經濟信息、控制經濟活動、保護經濟資源、提高經濟效益,進而使會計管理工作在醫院內部進行自我調整、自我監督和自我約束的一種方法和手段。醫院會計內部控制能使醫院的資產得到相應的保護,對醫院會計工作具有特別重要的意義。

    二、醫院內部會計電算化控制的重要意義

    醫院內部會計電算化控制的目的在于保護部門或者科室的資產資源,保證醫院內部會計相關數據的相對正確性、完整性以及可靠性,提高醫院內部會計控制管理水平和業務水平以及工作效率,并且能夠提高經濟效益,其意義主要體現在以下幾個方面。

    (一)醫院內部會計電算化控制有利于實現資源的保護與利用

    醫院內部控制可以防止非法篡改會計數據,準確無誤地反映會計數據,是醫院保護資源和資產安全的內部控制措施。

    (二)醫院內部會計電算化控制有利于保證醫院會計數據的正確性、完整性和可靠性

    會計信息包括會計記錄、會計報表、各種賬冊等,是對各個部門或科室經濟活動狀況和財務狀況的反映,使會計控制能及時有效地為醫院決策工作提供依據。

    (三)醫院內部會計電算化控制有利于提高醫院管理水平

    在一個事業單位或是企業部門內部建立一定的內部控制制度,在一定程度上能促使醫院內部管理常規化、法治化,能夠走上正規化和科學化的軌道。

    (四)醫院內部會計電算化控制有利于促進醫院經濟效益的提高和醫院的健康發展

    醫院內部會計控制能夠使會計工作朝著更好的方向去發展,其最終目標是提高單位的經濟效益。在經濟社會里,經濟效益是醫院的生命,也是醫院內部管理為社會提供優質服務的最終目標。

    (五)醫院內部會計電算化控制有利于實現會計電算化的管理

    通過前面的討論我們可以看出,醫院內部控制在醫院部門和科室的管理中處于十分重要的地位,而且會計內部控制是其重要的組成部分。如果沒有行之有效的會計內部控制制度作保障,醫院的物質財產的安全和會計數據的準確性就無從談起。因此,會計內部控制的重要性不言而喻。在手工勞動條件下,以會計檢查和會計監督為主要內容的會計內部控制貫穿于會計過程的始終,已形成了相對完善的體系。而會計電算化對于我國會計人員來說是一個新的技術領域,由于計算機應用的特殊性,尚且有不少理論和實際問題有利于進一步解決,醫院內部控制就是重要課題之一。由于原來的手工會計的部控制制度已不能適應新發情況,因此鑒于以下幾個方面的原因,會計電算化必須制定新的內部控制制度,這種新的內部控制制度不但不能削弱而且還應得到加強。一方面,會計電算化會逐步替代手工記賬,電子賬本將成為反映醫院經濟活動狀況的唯一權威信息,其正確性及可靠性將直接影響管理部門的相關決策。因此,與手工作業一樣,會計電算化也應該建立健全內部控制機制,防止失誤和違法行為的發生,保證會計信息收集、傳遞和處理的信息及時準確。另一方面,會計電算化會改變會計工作的組織和數據存在形式,電算化系統的控制問題比手工會計信息系統更為復雜,技術性也更強。一是手工作業下按經濟業務性質劃分的相互牽制的會計職能比如出納、資產、成本、資金等在會計軟件中成了計算機用戶,僅僅負責組織輸入數據和使用計算機的輸出結果,與職能相聯系,具有內部控制的賬簿體系已經完全不起作用。會計軟件成為一個集中式的數據處理器和轉換器,會成為存儲和運算的一個組成部分,會計主管和職能部門將會無從審查和參與,失去了與原來會計系統職權分割的控制作用。如果沒有嚴格的醫院內部控制制度,計算機程序就會出現錯誤,而從目前我們面臨的現實情況來看,計算機程序設計一旦出現錯誤,不論是犯罪分子舞弊還是程序員失誤所造成的損失都將產生比手工會計更為嚴重的后果,而且還會造成錯誤的重復性和連續性。二是實行會計電算化以后,信息的載體由紙張變為磁帶或磁盤,會計數據變成電子數據。磁帶、磁盤和電子數據在具有巨大優越性的同時,也存在著致命的缺點和問題,比如說電子數據很容易遇到黑客或是別有用心的人的篡改和毀壞,數據修改也不會留下痕跡,磁帶和磁盤等磁性介質如果保存不當就會很容易造成數據損失,被毀壞或者篡改的數據幾乎是無法重新恢復的,因此,磁帶和磁盤必須遠離熱源和磁場,同時要防止其變形,同時還會不可避免地帶來一些新的風險,如果在醫院內部沒有一套嚴格的內部控制制度,就極有可能產生營私舞弊和犯罪行為,在一定程度上會造成會計數據的丟失。大量事實證明,由于會計電算化內部控制容易出現相關的漏洞,這就會造成一定的損失,而這樣的損失會比手工系統更為嚴重。因此,實行會計電算化以后,不但必須要建立一整套全新的內部控制制度,而且這種內部控制制度與手工條件相比較,必須更加完善和加強,才能確保醫院會計數據的準確與安全。

    三、實施醫院會計電算化內部控制的主要措施

    根據目前我們所調查的具體情況來看,實行會計電算化內部控制可以從以下幾方面入手。

    (一)加強會計電算化內部控制分類

    會計電算化的內部控制可以分為一般控制和應用控制。一般控制是面向整個會計軟件的研制和開發設計的,它是應用控制的前提和基礎,所采用的措施普遍適用于任何單位的會計軟件以及其他管理信息系統,從醫院會計的內部控制情況來看,應用控制是指那些僅影響系統的特定用途的控制,根據醫院的具體工作我們可以打個比方,比如說系統中具體的數據處理功能控制等。而這些控制則體現的是最終結果,不同的應用系統有不同的控制問題,當然也就有不同的控制要求,同樣也就具有不同的應用控制方式。

    (二)實現會計電算化基本控制

    主要包括:一是一般控制。通常,一般控制包括組織控制、開發控制、文檔控制、硬件控制和軟件控制。組織控制的目的是從人員組織和業務分工上最大限度地防止和減少會計軟件發生錯誤和舞弊等犯罪行為的可能性。開發控制是指對會計軟件程序設計的控制。由于系統程序的優勢、劣勢及正確性和可靠性直接關系到整個會計軟件運行的成敗,而且會計軟件的開發比其他管理信息系統更復雜,是一個較大的系統工程,因此需要多人共同參與。文檔控制是指在會計工作的具體實踐中,根據軟件內部控制的相關內容,從軟件系統中查找相關投資項目而開始從相應的文件資料中進行的文檔設計、程序開發,通過我們在現實工作實際來看,文檔控制在運行過程中所產生的磁盤文件、財會賬本以及報表等都是屬于文檔控制的范圍。對于計算機而言,我們經常說的硬件控制實際上就包括主機以及輸入設備(比如鍵盤、鼠標、掃描儀等),還有就是輸出設備(比如打印機和顯示器等)以及外存儲器(比如磁盤和磁帶等),上述所有這些都是軟件的支撐和依托。

    (三)實現會計電算化的應用控制

    在會計工作的具體實踐中,我們從會計電算化的實踐應用來看,其應用控制根據具體情況主要分為數據輸入控制、數據處理控制和數據輸出控制。運行控制實際上是指軟件系統在運行過程中對數據的輸入、處理和輸出等環節采取的控制措施。這樣做有諸多好處,主要在于能減少在收集、輸入、處理和輸出過程中可能發生的錯誤或舞弊。一是輸入控制,所謂輸入控制主要是為了確保會計輸入數據不會產生失誤,確保其正確性,同時對軟件系統的數據輸入過程進行相應的控制。對于會計軟件而言,會計信息是需要保密的,而這種控制方法由于會計信息本身數據量比較大以及其他客觀因素的影響,如果不進行相應的控制,在輸入實踐中,操作員的輸入錯誤有時是很難避免的,而輸入數據的不正確必然會引起整個系統的輸出失誤或系統混亂。因此,為了確保整個電算化系統數據處理的可靠性,除了提高程序的正確性和可靠性以外,還需要盡可能地避免或者在一定程度上減少輸入錯誤的發生,這是會計軟件應用控制的最重要目標之一。二是處理控制,又稱之為管理控制,是對計算機數據處理活動實施的控制,其目的是為保障軟件系統數據處理的正確性與可靠性。與前面所談的輸入控制一樣,數據處理控制在軟件系統的應用控制中占有十分重要的地位。一個軟件系統,如果只有良好的輸入控制而沒有采取有效的處理控制,即使輸入數據正確也可能得不到正確的處理結果、進而也不會得到正確的輸出。因此,處理控制是軟件系統特別是會計軟件的程序設計當中必須要解決的問題。由于計算機數據處理及對數據的直接處理,比如說文件的更新、訪問和比較等,所以處理控制主要包括對數據處理的控制和對文件處理的控制。三是輸出控制,主要是針對軟件系統輸出環節所實施的會計控制。如前所述,要保證軟件系統能夠獲得正確的輸出結果,就必須加強數據的輸入控制和處理控制,保證數據輸入和處理結果的正確性。然而,如果僅僅只有正確的輸入和處理,而忽略了必要的輸出控制,就可能仍然得不到正確的輸出結果,而且也無法保證輸出資料的安全和輸出數據自身的完善以及輸出與輸入數據的一致性,無法使輸出信息的形式和內容滿足用戶的真正需求,這可能就會造成前功盡棄。因此,除了嚴格的輸入控制和處理控制以外,輸出控制也是軟件系統應用控制中必不可少的控制環節,尤其是對于數據的正確性和安全性均有比較高的會計軟件的控制更是這樣的。

    作者:劉鍔 單位:吉林省白城中心醫院

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