企業庫存管理體系創建

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1系統需求分析

1.1入庫管理

系統的入庫管理主要包括：1）還貨入庫。指車間歸還刀具和原材料。涉及到的倉庫為原材料庫。流程為生產人員根據退還原材料的實際情況錄入還貨入庫單。還貨入庫單由生產部門錄入，入庫時可以只由在產員輸入而不經過車間主任審核，但是車間主任有權查看。審核通過后倉管員驗收貨品時增加庫存相應產品的數量。如發生貨數不一致的情況倉管員要拒絕驗收入庫。2）換刀入庫。換刀入庫指生產人員更換刀具時憑廢舊刀具到刀具庫領取新刀具。涉及到的倉庫為刀具庫和刀具廢品庫。換刀入庫流程為：車間在產員錄入換刀單。換刀單須分解為換刀領料單和換刀還刀單。換刀領料單和換刀還刀單上要標明換刀單的單號以供查明。換刀領料單相當于領料單，換刀還刀單相當于還貨入庫單。車間主任審核換刀單時還須審核換刀領料單和換刀還刀單，領料人員憑廢舊刀具到倉管員處申請換刀。倉管員需要首先查看庫存中是否有備用刀具，沒有備用刀具換刀單無效。領料員回車間后需立即通知車間主任換刀失敗，車間主任須將換刀單棄審以防止倉管員私自審批換刀單，并且由相關人員填寫相應的采購申請單。3）刀具回用入庫。刀具回用庫存放從車間中淘汰下來但是仍可以再使用的廢舊刀具。刀具回用入庫流程為：技術小組錄入刀具回用單，刀具回用單須分解為刀具回用入庫單和刀具回用出庫單并在這兩張單據上標明刀具回用單號以供查明。刀具回用單由技術小組審核。審核通過以后倉管員須將可回用刀具轉存于刀具回用庫。倉管員驗收刀具回用單同時驗收刀具回用入庫單和刀具回用出庫單。4）成品入庫。指生產部門將生產好的成品入庫等待銷售。成品入庫的流程為：生產部門錄入產品入庫單及每一臺產品的流水號。倉管員驗收產品入庫單時需根據流水號按臺驗收產品。5）產品退貨入庫。指銷售部門授理產品退貨服務后經檢驗將產品退回成品庫。具體流程為：銷售人員錄入退貨產品入庫單，檢驗部門檢驗產品并在每一臺產品后注明產品是否合格后審核。倉管員驗收產品入庫單。6）采購入庫。指由采購業務員采購原材料、外協件、配套件以及外委加工后的材料或刀具入原材料庫或成品庫。

1.2出庫管理

1）領料出庫。指生產部門根據加工或者裝配需要領取原材料或者刀具。具體流程為：生產部門錄入領料單（領料單是指除裝配車間以外的車間在產員根據生產需要錄入領料需要，包括領料零件圖號、數量等）。領料單錄入后車間主任審核后由倉管員審批出庫。如果領料員領料時庫存中沒有相應的原材料，領料員需回車間立即告知車間主任棄審領料單以防止倉管員私自審批領料單。領料單審批后庫存相應產品的數量減少。2）產品出庫。指銷售部門銷售成品從成品庫領貨出庫。倉管員根據銷售部門填寫的產品出庫單審批出庫產品。倉管員需要錄入出庫產品的流水號然后審批產品出庫單，同時系統將自動審批產品發貨單并且自動減少庫存數量。3）退貨出庫。指銷售部門退回成品庫的不合格產品退回車間拆解。具體流程為：技術部門檢驗產品時，倉管員按產品流水號整理得出退貨產品退車間單。退貨產品退車間單有技術部門審核，審核后方可由倉管員審批出庫。退車間時領料人根據退貨產品退車間單上的產品流水號將不合格產品領走供技術部門檢驗。檢驗部門根據檢驗結果填寫返修計劃后又生產部長審核可以生成采購申請單，采購返修所需物料。4）平庫。平庫指財務盤點時盤點數量與計算庫存數量不一致時對庫存進行整理。流程為：財務部門填寫平庫單，由財務主管和總經理審批。平庫單生成以后自動影響庫存，不經倉管員審批。5）外委加工出庫。將原材料庫中部分產品出庫以委托外廠加工。6）退貨出庫。指原材料采購入庫后因質量或其他原因要求退貨出原材料庫。7）換刀出庫。換刀出庫流程參見前面換刀入庫。

2庫存管理模塊設計及數據流圖

本系統的庫存管理包括原材料庫、成品庫倉庫管理員的驗收入庫、審批出庫，在倉庫管理員驗收入庫單據的時候可以修改物料的庫位情況，也包括財務人員的盤點、平庫業務。原材料庫的基本業務主要是來自于采購部門和車間，所以原材料庫的主要數據流也來自采購業務和生產業務，采購業務員和車間在產員將相應的數據和單據提供到庫存中，倉庫管理員就可以根據實際情況判斷驗收、審批是否可以進行。原材料庫庫存管理數據流圖如圖2所示。原材料庫采購相關的庫存管理主要表現在采購入庫，但是多方面的出庫也在體現，包括退貨出庫、外委加工出庫等等。原材料庫采購相關庫存管理數據流圖如圖3所示。成品庫的基本業務主要是來自于銷售部門和車間，所以成品庫的主要數據流也來自銷售業務和生產業務，銷售業務員和車間在產員將相應的較穩定的因素，企業領導也比較信任財務部門人員，而財務人員也不直接與倉庫日常業務發生關系，所以盤點和平庫工作由財務人員來實現。庫存盤點平庫管理數據流圖如圖6所示。

3系統運行結果

系統主要開發工具為VB.NET和SQLServer2000[4~6]，采用了ADO.NET技術，是一個C/S架構的應用程序，可以穩定高效的運行在各種平臺上。庫存管理系統運行結果如圖7所示。點擊“庫存信息查詢”，下拉菜單中包括了庫存信息查詢的全部內容，如圖8所示。圖9所示的入庫單查詢結果顯現的就是在2005年8月2日的全部入庫單據，操作區中的查看按鈕可以用來查看單據的詳細內容，系統提供打印、刷新等輔助操作，以方便庫存管理的日常業務。企業在生產產品的同時應在每一個數據和單據提供到庫存中，倉庫管理員就可以根據實際情況判斷驗收、審批是否可以進行，這里的驗收要比原材料庫的驗收要注意的就是流水號的準確性，因為準確的流水號是企業跟蹤產品的基礎，是企業確保三包服務、銷售服務更有效率的基礎。成品庫庫存管理數據流圖如圖4所示。成品庫的庫存管理主要涉及到的是銷售部分，銷售部分有銷售出庫、三包出庫、退回入庫這些種，而成品庫管理最重要的就是要記錄下來入庫物料的流水號，然后根據物料流水號判斷物料去向，這是企業跟蹤服務的基礎，也是企業掌握自己銷售信息準確內容的基礎。成品庫銷售相關庫存管理數據流圖如圖5所示。盤點是對企業庫存數據進行確認、調整的過程，也是企業進行物料管理，對倉庫管理員進行監督的關鍵方案措施。，鑒于財務人員是中小制造企業中相對比產品上打上流水號。本系統提供了流水號所有入庫出庫記錄的查詢，如圖10所示。這種查詢的意義在于讓企業從生產產品到銷售到有可能的退貨、返修，跟蹤整個產品可能發生的流程，這樣也提供給了企業一個計算產品質量合格比率的方式。流水號產品有四種狀態，生產入庫是全新在庫狀態，銷售出庫是銷售在外，退貨入庫是退貨或者三包入庫的產品，可能是合格的，就可以再次銷售，不合格的就需要等待返修，系統會記錄產品的返修時間。除了產品，企業的其他物料也需要跟蹤查詢，即物料的所有入庫出庫記錄，這一種查詢記錄的是按照物料查詢進行的，查詢某一種物料在一段時間內的所有入庫出庫記錄，并且根據所有記錄匯總計算出結果。所研發系統的另外一項重要業務就是盤點。在盤點前，系統可以根據選定的盤點倉庫打印空白盤點單，空白盤點單上記錄有該倉庫所有的物料編碼、名稱，財務人員進行盤點錄入。

4結束語

有效的庫存管理是中小企業了解自身庫存狀況，實施企業信息化管理的前提和基礎，本文結合遼寧某制造企業，通過軟件和管理相結合的方式解決了中小制造企業庫存管理混亂的問題，開發了一種面向中小制造企業的庫存管理系統。該系統能及時反映企業庫存情況，保證了庫存信息傳遞的準確、快捷，可有效提高企業的工作效率和管理水平，為中小制造企業庫存管理提出了一套可行的參考方案。