辦公室自動化中計算機信息技術應用

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摘要：辦公自動化能夠給辦公部門帶來許多工作上的便利，辦公室要不斷的加強對于辦公自動化的應用，了解辦公自動化的相關功能特點，提高辦公效率，促進智能化辦公操作，整體提高相關部門的運作效率，降低成本，促進信息的有效性傳播。有選擇性的將計算機信息技術融入到辦公自動化的中去。本文就計算機信息技術融入辦公展開探討。

關鍵詞：辦公自動化；智能化辦公；計算機信息技術

隨著信息社會的快速發展,科學信息技術的有效提高和大范圍的應用,各個生產部門和相關社會團體對于計算機信息技術的應用也逐步熟悉。計算機信息技術融入到辦公室自動化中有力的提高了辦公效率和綜合競爭力。為了平衡管理有效的提高部門的辦事效率必須不斷的對計算機信息技術融入辦公室自動化這一應用進行思考。

1辦公自動化現狀

辦公自動化是對于辦公系統的簡稱。通過計算機信息技術加快辦公處理效率,將一些繁雜的工作程序進行相關的機械操作,緩解人力壓力,提高辦公效率。計算機信息技術可以有效的提高在現代化快節奏信息高速化發展下的信息壓力,迅速有力的傳達相關信息,便于信息的大數據融合和查詢。

2計算機信息技術融入辦公室自動化帶來的便捷

2.1提高了管理效力

辦公地點不再局限,實現了多地辦公,只要有互聯網哪里都能夠辦公。工作人員可以通過計算機信息技術進行信息的有效讀取和處理,提高了辦公效率。工作人員可以通過互聯網、智能手機的廣泛應用了解到相關的政府政策與行業有關的最新信息及時制定相關的應對措施推動企業的發展。高層管理人員更好的進行信息決策,有利于公司企業的整體性決策管理。更好的利用時間進行辦公,高速的信息傳播,各部門可以及時的收到相關文件和通知,提高時間利用率。

2.2加快了信息傳播速度

計算機信息技術融入辦公加快了信息傳播速度。相關的辦公平臺將更加有利于部門成員進行工作交流,提高團體協作性,更高效進行辦公。及時有效的掌握信息也意味這掌握了先機,更好的提高企業的競爭力,有利于企業的發展。

2.3擴大信息儲備空間

傳統的辦公模式的資料形式一直都是紙質資料,這種保存方式比較容易遺失且保存的容量較小且易受周邊環境的影響。紙質資料的保存難度較高且查找也不方便。而計算機信息技術運用到辦公中則大大的擴大了辦公信息儲備空間。資料的保存方式發生了巨大的變化,由紙質變為電子信息數據,儲備的空間也急劇加大,更方便了工作人員的查詢。相關部門可以將數據進行系統性的整理,各部門將信息數據相互整合組合成巨大的工作數據庫。而隨著信息不斷的數據化,對于企業無形資產的保管要求也會越來越高,需要保證數據安全,保證企業的合法利益。

2.4降低成本

有利于辦公成本的降低。在傳統的辦公中,辦公人員間一般是通過電話進行交流,這樣無形間增加了辦公成本。而計算機技術的應用可以很好的解決這個問題。可以利用電子通訊技術進行交流,例如,電子郵件、微信、論壇等網絡信息傳播方式。

3計算機信息技術在辦公自動化應用中的發展趨勢

3.1不斷提升辦公系統的智能化水平

隨著信息大爆炸時代的來臨,業務的不斷發展和擴張,用戶使用辦公系統時將會面臨更加復雜的問題和數據。為了適應這種變化,需要不斷的提升辦公系統的智能化水平。利用一些新型的辦公軟件進行信息處理,將智能的信息軟件進一步融入到辦公自動化中,使辦公軟件可以智能地處理一些分析工作,繼而提高用戶的工作效率和工作質量。于此同時對工作人員也提出了更高的要求。工作人員需要不斷地更新自己的知識儲備庫,學習新的辦公軟件操作技巧,提高工作效率。下面對公司運用ERP系統開展辦公自動化進行簡單的舉例。我國南部的某公司在運用過程中,組織架構比較簡單,集權式管理現象比較嚴重,公司的發展階段出現了一定的停滯。之后,公司在決定引進ERP系統進行自動化管理,在使用的初期,由于對ERP的不熟悉,走了一些彎路,不過總體來說算是成功上線。接下來公司決定加大對ERP項目的投入使用,聘請有關專家對ERP的使用進行系統的培訓,從公司的管理層,到普通員工齊心協力,最終完善了系統的管理,提高了公司的運營效率,公司整體的經濟效益提高了40%左右。由此可見,當信息技術很好的融入到辦公自動化系統之后,對于整個企業的發展都可以起到良好地促進作用。

3.2無線化趨勢加強

現在辦公系統的無線化趨勢越來越明顯,特別隨著4G無線技術的發展,對于空間和時間上的限制進一步的放寬,整個辦公自動化技術出現了新的發展趨勢。在任何時間、任何地點,辦公人員都可以加入到辦公中,成為了最新型的辦公形式。相信在不久的將來將會迎來5G無線技術的發展。

3.3信息技術影像化

如今視頻的錄制和壓縮技術得到了很大的發展,信息技術影像化在辦公中也越來越得到廣泛的應用。首先,資料的影像化可以加深工作人員對于資料內容的記憶、掌握,對于客戶可以達到更好地介紹和宣傳作用。其次,影像化在視頻會議上具有更好地應用,隨著部門運轉節奏的加快,所需開的會議也來越多。通過影像化,實現了與會者在不同地點的參會可能,并且可以將會場環境全面地收錄,對于與會人員的想法形成清晰的表達。減少了與會者可能發生在交通上的時間和費用,大大地提升了整個辦公系統的運行效率。

3.4辦公系統差異化的出現

隨著信息技術在辦公化的蓬勃發展,辦公系統的差異化現象也隨之出現。在實際的工作中,由于各行各業的工作性質不同,工作環境不同,所以對于辦公系統的需求也有很大的差異。在以前的辦公軟件中,差異化現象并不明顯,很多部門采用辦公軟件后,發現只需要其中一部分的功能能夠滿足辦公需求,這在一定程度上造成了辦公資源的浪費。隨著信息化技術的發展,現在很多辦公軟件都實行了需求化定制,即根據辦公環境和具體的客觀環境制定出滿足公共需求的軟件,這也是未來辦公化發展的一大趨勢。

3.5協同化發展

辦公軟件的數量越來越多,用戶計算機中的軟件也在為軟件公司搶占用戶,那么過多的辦公軟件魚龍混雜,不但不會提高用戶的辦公效率,反而會污染辦公環境。所以,未來的辦公自動化將會利用計算機信息技術將不同的軟件的分門別類,綜合管理,最終形成一個集成系統,使其功能可以相輔相成,協同幫助用戶解決問題。

4結論

在計算機信息技術的不斷發展之下,辦公自動化將高效的提升辦公效率。對于部門與部門間的協調合作有著較大的幫助。要不斷的加強對于辦公自動化應用的重視程度,通過信息技術和辦公自動化的結合更好的提升企業在數據時代的綜合競爭力。

參考文獻

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[3]胡霞.企業信息化驅動機制及其模式選擇研究[D].徐州：中國礦業大學,2013.

作者：張玉霞 單位：黑龍江省北安市婦幼保健院