利用信息化技術管理教師的人事檔案探究
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摘要：教師人事檔案作為一種反映教師個人成長經歷的憑證，對教學資源的管理有著十分重要的意義。在科學技術快速發展的今天，我們應當利用信息化技術讓教師人事檔案管理工作能夠更加高效、便利、快捷地進行。
關鍵詞：信息化技術；教師人事檔案；檔案管理
教師人事檔案記錄了教師成長發展的歷史，教師的教學教研工作以及管理活動，教育部門可以通過檔案來了解教師的業務能力和教學水平，因此，教師人事檔案對教師職業生涯的發展有著重要意義。隨著信息化技術的發展，教師人事檔案的管理工作也逐漸步入信息化管理的道路。
1教師人事檔案管理的現狀
（1）管理制度比較陳舊
現在，很多學校的人事檔案管理方式還停留在原始狀態，比如紙質化管理、“保管型”管理。紙質化的檔案管理有許多弊端和漏洞，比如時間比較久遠的檔案容易出現丟失的情況；或者由于頻繁的手工查閱，而導致紙質檔案的內容漸漸變得模糊，在讀取信息時很容易出現誤差。甚至有些時間更久遠的檔案，由于當時紙制品的質量不夠好，很難長期保存。其次，紙質化的檔案在信息更新或是檢索時，都十分麻煩，不利于提高工作效率。最后，當需要調取有關教師人事檔案的時候，主管部門都設置了關卡，需要很多領導逐級審批，而且不能漏掉或是跨越任何一個環節。這樣的工作流程，不僅浪費了很多人力物力，同時也制約了我國教師人事檔案管理工作的改革與發展。
（2）檔案室基礎設施差，軟硬件投入不足
教師的人事檔案應當是放置在管理規范并且環境較好的地方。但是現實中的檔案室，往往是技術、設備都比較落后的，甚至有的單位都沒有單獨的檔案室。檔案室的管理人員對檔案管理工作也比較懈怠，材料發霉蟲蛀的現象時有發生。他們也更不愿意花費精力學習新的技能，單位對于檔案管理人員的培訓也沒有給予足夠的重視。
（3）教師人事檔案管理人員工作水平不高
目前，大部分的檔案管理人員觀念保守，知識水平有限，不能靈活運用已有的信息化技術，這就制約了檔案管理工作的改革與創新。主要表現為：①部分管理人員的文化水平比較低、知識面比較窄、專業知識老化、思想觀念比較保守、計算機和外語水平都不高，管理水平跟不上時代的發展。②有些檔案管理者事業心不強，職業情感單薄，欠缺敬業精神和奉獻意識，業務方面不求上進，缺乏基本的職業道德修養。③檔案管理人員不重視檔案管理工作。某些學校的領導對教師人事檔案的管理工作沒有給予足夠的支持，沒有認識到教師人事檔案對于教師職業生涯的重要性，只是將這份工作當做附屬性工作來對待，只要能夠做到查檔、外調時有資料，教師人事檔案不丟失，不被泄密就可以。
針對傳統教師人事檔案管理的弊端，信息化技術在管理方面有以下特點：
2.1便于檔案的保存
傳統的教師人事檔案管理方式是以紙質化為主，不僅需要較大的空間來進行長時間的放置，而且防鼠、防潮、防火和防丟失的工作也很艱巨，保管起來十分不便。如果損壞或者丟失，那么將很難恢復檔案里的原始內容。而電子版的人事檔案保管起來既簡單又方便，不需要占用大量的空間，也不用擔心鼠患、潮濕或是失火。進行了信息化處理的人事檔案，想要找尋原始內容也容易得多，即便紙質資料不慎損壞或者丟失，再重新輸出一份也很容易。只是有一點需要特別注意，就是一定要做備份，因為電腦程序也有可能會出現問題，一旦數據損毀或丟失，損失將更嚴重。
2.2便于人事檔案內容的完整和更新
在這個數字化快速發展的時代，人們對信息的傳遞速度有著極高的要求。而在傳統的檔案管理工作過程中，沒有快速便捷的信息溝通方式，所有信息的溝通都具有延時性，這就大大降低了信息溝通的效率。人事檔案的信息化管理，可以使用人單位隨時都能通過網絡信息了解人才，掌握最新的人才信息，無論是招人還是找工作，都變得輕松易行。記錄者本人也可以及時更改有出入的信息，或是更新自己的信息。
2.3促進檔案管理部門提升服務效率，提高服務質量
傳統的紙質化、保管式檔案管理，對檔案的查找工作十分不利。不僅會加大管理人員的工作量，還會降低服務效率。如果想要借閱、復制或是傳輸資料，那將會更加麻煩。還會出現資料催還、遺失的情況。引入和應用信息化管理技術以后，資料的借閱、調取都變得十分方便，管理人員單位時間內處理檔案的數量也得到大大提升，既提高了工作效率還降低了工作風險。
3利用信息化技術管理教師人事檔案的措施
3.1改變人事檔案管理觀念，完善人事檔案管理制度
要想實現對人事檔案的信息化技術管理，首先要改變傳統的管理觀念和陳舊的制度。思想觀念的改變是最重要的任務，這需要一個循序漸進的過程。我們可以通過建立示范點的方式，引入并應用信息化技術，然后組織人事檔案工作人員參觀學習，用事實來改變思想。改變觀念之后，就是制度的建設。要多像兄弟院校學習，但也不能只局限于學校，也可以向企事業單位或者政府機關學習人事檔案管理制度，并且因地制宜地改進，逐步建立完善的人事檔案管理制度。
3.2加強硬件設施的建設
要對教師人事檔案管理進行信息化建設，就必須要有先進的硬件設施，進而建立暢通的人事檔案信息數據交流平臺，使檔案的使用者可以更方便快捷地獲取到檔案信息。應積極開發符合要求的教師人事檔案管理軟件，加強信息化建設，投入足夠的人力物力，盡量配置與檔案信息化管理相符的硬件設施，保證教師人事檔案管理工作能夠更高效地進行。
3.3提高檔案管理人員的素質和技術水平
檔案管理人員的素質直接影響了教師人事檔案管理工作的質量以及效率，所以檔案管理人員要具有良好的素質，以確保檔案管理工作的質量。主管部門在錄取檔案管理工作人員時，應當嚴格把關，注重專業業務素質、政治思想素質，注重責任心和事業心，胸襟開闊和有奉獻精神的人員。
3.4重視檔案信息化管理的安全意識
有些單位在進行信息化人事檔案管理時，通常會忽略安全問題，很容易在上網時或者軟件更新、硬件維修過程中，造成信息的丟失或泄露，給管理工作帶來重大損失。所以，檔案管理人員要正確使用計算機的加密功能，并對檔案管理的具體規定進行分析研究，正確處理利用和保密之間的關系，既要保證檔案信息的安全性，又不阻礙檔案資料的利用。除此之外，檔案管理人員還要注意防輻射、防病毒、防潮以及防高溫的工作，提高信息化檔案資料的安全意識，確保檔案的完整性。
4結束語
綜上所述，對教師人事檔案管理工作進行信息化建設是十分必要的，這不僅能滿足檔案管理動態性的需求，同時也是檔案管理發展的必然趨勢。所以，我們要大力推動教師人事檔案的信息化管理，促進其向著標準化和規范化的方向發展，以迎合信息化時代的需求。
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作者:黃梅菊 單位:福建省南安市教育局
