企業檔案管理系統建設研究

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了企業檔案管理系統建設研究范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

【摘要】隨著當今社會經濟發展的不斷前進，信息技術的應用已經發展到了各行各業，這就為企業檔案管理工作帶來有利契機。檔案管理系統，既可以解放人力，減輕檔案管理者的工作負擔，又可以提升企業資源的調取和共享效率，有效服務于企業的經營和發展。企業在檔案管理系統的建設中，要積極引入信息化工具，創新管理手段，讓信息化工具服務于企業的發展戰略。本文從企業檔案管理系統的建設目標入手，進而分析了系統的建設內容、設計原則、體系架構、系統功能，希望能夠為相關研究提供借鑒。

【關鍵詞】企業；檔案管理；建設；研究

前言

檔案管理系統的建設，可以解決企業實時快速辦公的需求，可以提高企業的工作效率，可以實現靈活高效的管理模式，可以轉變服務方式從資料提供者向信息服務者轉變。因此加大檔案信息化建設的力度，切實提升檔案管理水平，是服務企業生產經營的職責所在。

1系統建設目標

1.1總體目標

建設一個能夠覆蓋整個企業，包括企業總部、分公司、項目部三級機構均可使用的、靈活的、易擴展的檔案管理平臺。達到系統內協同管理的體系平臺，滿足各個機構的檔案管理規范、數據類型統一、信息顯示完整的目標。達到檔案資源的儲存安全性高，利用率高，檔案管理實現數據化、檔案收集實現自動化、檔案訪問實現安全化、檔案利用實現簡便化，使之成為企業發展的重要信息管理平臺。

1.2具體目標

（1）實現整個企業范圍的檔案系統“一體化”。形成上下互聯互通、覆蓋全部檔案資源一體化的檔案管理平臺，推動檔案工作規范化和科學化，實現檔案資源充分整合和共享。（2）實現與OA、工程管理系統、統一身份認證等系統的“全集成”。實現與其它業務系統的無縫銜接，保證各種信息系統形成的電子文檔能夠實時歸檔、實時接收，真正實現文檔一體化和文件全生命周期管理。（3）實現檔案工作、業務過程及數據的全管控。通過檔案管理系統，實現檔案收集、移交、歸檔、借閱、查詢、利用等業務的全程信息化管理；通過上下一體化的檔案系統，實現上下級檔案業務指導和監督；通過統一的平臺，及時檔案工作相關制度，方便檔案人員及時了解和掌握；通過數據目錄，可對全部檔案數據進行維護，確保檔案數據的安全。（4）實現檔案資源及其它相關資源的全覆蓋。檔案資料包含文件檔案、工程檔案、財務檔案、人事檔案、音視頻檔案等相關信息。系統不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，而且進一步擴大到文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等更為廣泛的領域，從而使檔案信息資源成為一個超大規模的知識庫。

2建設內容

檔案管理系統的建設需要從規范制度、數字資源、技術平臺和保障體系四個維度進行建設，分步實施，最終達到“組織精益、流程規范、資源豐富、技術先進”的管理目標。

2.1規范制度

通過逐步建立統一的制度規范體系，為檔案的科學管理提供基本方向和更為細致的操作指南，為實現檔案管理各環節的控制和管理提供更具操作性的指導和規范。

2.2數字資源

梳理各級單位檔案資源已有情況和未來規劃，推動檔案資源數字化，對整個企業檔案信息資源進行整合，確保業務的全覆蓋，實現信息的充分共享。

2.3技術平臺

在信息化建設基礎上，充分利用企業已有基礎設施，以先進的信息技術為手段，適應網絡平臺，建設符合規劃和設計要求的檔案信息化管理系統，實現由傳統管理向信息化、知識化管理發展。

2.4保障體系

做好人才隊伍、項目資金、技術支撐、安全保證、運營維護等多方面的保障措施，確保順利完成建設以及后期系統正常運營。

3設計原則

3.1先進性

系統在設計過程中，應當采用目前國內先進同時國外也廣泛應用的技術來開發設計系統的架構。系統應采用HTML5+CSS3、工作流技術、全文檢索、Ajax技術等，并把各種先進技術整合在系統中。

3.2安全性

從系統訪問安全、程序訪問安全、功能安全、數據安全四個方面進行控制。系統訪問安全采用限制訪問IP地址、訪問時間、訪問次數等方面進行。程序安全采用對程序資源訪問控制方面進行。功能安全從對系統的操作方面進行，如上傳文件的大小、非法輸入的限制、權限控制等。數據安全從數據的存儲和傳輸方向進行，如數據加密等。

3.3擴展性

可擴展性是高性能、低成本和可維護性等諸多因素的綜合考量和平衡，可擴展性講究平滑線性的性能提升，更側重于系統的水平擴展。系統設計完要留有升級接口和升級空間，對擴展開放，對修改關閉。在數據、業務、服務方面可根據需求靈活實現擴展。

4體系架構

4.1技術架構

（1）展現層。使用Struts框架的展現層。顯示的圖形界面有HTML、JSP、Ajax、JQuery。其優勢有三點：①代碼可重復利用，并且在不改變系統核心功能的情況下展現多種圖形頁面。②開發的協同性，前臺開發人員和后臺開發人員可以同時獨立的進行工作，并且系統界面的變化不會造成核心處理功能的變化。③可靠性，處理功能和顯示功能可以分開，在無需重新編譯邏輯功能的情況下可以修改系統的展示界面。（2）應用層。實現系統中全部的業務功能。包括檔案管理中的檔案登記、維護、保存、使用、訪問、權限控制等功能。其中流程引擎控制著整個系統的業務流程，使各個相對獨立或有先后順序的功能可以有效的結合起來，功能之間的訪問可調用對應的接口。（3）服務層。作為系統的服務總線，可以為系統提供面向服務的開發工具集。原理是將基本功能包含到開發工具集里面，并提供統一的數據訪問接口供應用層使用。（4）邏輯層。它處于數據層與應用層中間，是二者之間的紐帶，起到了數據交換中承上啟下的作用，是一種弱耦合結構，層與層之間的依賴是向下的。主要負責制定系統中的業務規則和實現業務流程。（5）數據層。儲存系統中使用的數據信息，為前臺展示提供數據源。數據源可以采用數據庫、XML數據集、Excel表格等形式。

4.2接口設計

檔案系統需要實現與業務系統、基礎平臺的“全集成”，即實現與其它業務系統的無縫銜接，保證各種信息系統形成的電子文件實時歸檔、實時接收，其中需要和業務系統、門戶系統等集成的方式調用外部接口或者提供對外接口。（1）接口設計的特點。應采用松耦合的方式，使系統內部的接口變得更加易于調整。并使用數據交換平臺統一對外接口，避免了單一系統內部邏輯變化引發的異常，可以很方便的更新應用接口。應可以擴展數據交換平臺的程序接口，以方便系統進行業務擴展。（2）與OA系統的接口。OA系統中需要歸檔文件首先進入檔案系統整編庫，管理員做好檔案整理后，對檔案歸檔，入庫并上架；檔案系統歸檔后，文件的正文附件做內容抽取，供系統用戶檢索；檔案系統歸檔后，回調OA的歸檔狀態接口，通知OA系統歸檔已經完成。（3）與門戶系統及身份認證系統的接口。與門戶系統的單點登錄接口和與統一身份認證系統的接口，其基礎都是檔案系統通過LDAP服務與企業的用戶管理系統目錄保持同步更新，實現用戶的統一管理。在統一的用戶管理基礎上，統一身份認證，是指用戶登錄各個應用系統時，都只需要一套身份識別代碼和相應密鑰，通過統一與LDAP服務進行驗證以保證系統的訪問安全。

5系統功能

系統功能主要分為檔案采集、檔案利用、檔案業務和系統管理四大部分，使用戶可以輕松掌握系統的應用。檔案采集強調簡便，檔案利用強調易用，檔案業務強調個性化，系統設置強調功能強大，這樣的系統劃分，能夠更加符合檔案使用者的實際情況，實現了功能強大和簡便易用的完美結合。

5.1檔案采集

分為檔案信息采集、歸檔檔案管理、鑒定銷毀、備份恢復等，涵蓋了檔案管理的生命周期，涉及到收集，整編，鑒定、銷毀和導入導出的日常管理工作，主要針對檔案管理人員或各部門的兼職檔案員，自動或輔助手工實現檔案的采集和管理工作。

5.2檔案利用

分為數據查詢，檔案借閱、檔案推送、檔案賦權、檔案編研、光盤制作等，提供給企業員工查閱檔案，借閱原件，申請權限等綜合利用能力，以確保檔案變成企業的知識，提升競爭力。

5.3檔案業務

分為溫濕度展示、信息、檔案年報等檔案管理方面的應用，管理員能更好的完成對檔案業務的開展情況的掌控，及時考核和管理上下級檔案的進展情況。

5.4系統管理

分為檔案配置、系統配置、統計日志三部分。管理人員可以針對不同類型的檔案資料進行定制化配置。系統配置可以創建部門，管理人員和角色，進而設置檔案權限，同時也提供了報表設置、日志管理，檔案使用情況、工作情況等統計，針對檔案管理員和系統管理員，結合本單位的實際情況設置系統以保證檔案的業務流程有序地進行。

6結束語

檔案管理系統的建設，為企業員工提供了快捷方便的辦公手段，企業的辦公效率得到了顯著的提升，同時企業的信息化管理水平也上升到了一個新的高度，對企業的發展和進步起到了極為重要的作用。

參考文獻

[1]陳月霞.企業檔案信息化建設的實踐與思考[J].現代國企研究，2016（22）：45.

[2]毛莉君，張燕.企業檔案管理系統的分析與設計[J].電子測試，2017（07）：65-66.

[3]林文敏.企業檔案管理信息系統建設的基本原則[J].企業改革與管理，2016（06）：8.

作者：韓晉 單位：中國電建集團港航建設有限公司