研究生檔案管理的必要性探析
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1.檔案管理人員的淡漠。俗話說：“事不關己，高高掛起。”隨著近年來研究生招生方式的改革創新，高校保研指數的增加，研究生規模不斷擴大，檔案管理工作任務日趨繁雜，很多檔案管理工作人員總是用以前的工作經驗，側重于管，而疏忽了理。主觀地認為管理好檔案就是做好了本職工作，缺乏足夠的認識和創新，距離時代的要求也越來越遠，導致研究生檔案管理滯后，甚至與時代嚴重脫節。檔案是研究生的一張名片，管理人員就是制作名片的人，不僅需要專門有責任心的人員負責，而且需要利用科學技術進行補強管理。然而許多高校忽視了這一點，此項工作是由教務管理人員或辦公室人員兼職，而且人員極不穩定，專業化不強，就會導致管理人員責任心下降，從而淡漠研究生檔案工作，更談不上創新。2.檔案管理的規范化制度缺失。沒有規矩，不成方圓，檔案管理工作也是如此。《普通高等學校檔案管理辦法》就檔案的利用和開發也作了明確規定，涉及專利或技術保密的檔案不宜開放。若有單位或個人需要查閱時，應持介紹信，經校方批準后，方可查閱。但查閱過程中涉及保密的材料就會出現泄密，在檔案管理工作中是需要更加嚴謹的制度來規范檔案調閱工作的。另外，在研究生就業時，總會出現檔案中缺少資料或所填寫的信息前后矛盾，必要信息丟三落四，字跡潦草難以辨認等情況。等用人單位需要查詢檔案時或辦理其他相關手續時，才發現檔案中出現了上述問題，此時，再去校方查詢檔案去向事宜，補齊所需材料時，就比較麻煩且費時費力。另外，隨著信息技術的發展壯大，研究生檔案網絡管理的興起，沒有一套完整的制度規范為信息技術做保障是不行的。那么就要求我們制定具體的應對改革創新的制度，從根源加強檔案管理的質量，補充和完善《普通高等學校檔案管理辦法》，制定《研究生檔案管理辦法》，來彌補這種缺失。3.檔案管理內容匱乏。各高校對于研究生檔案的管理及歸檔范圍基本相同，其內容包含高校招生錄取材料、入學登記表、學籍成績總表、獎懲文件、入黨入團材料、報到證存根、體檢表、答辯材料、各項培訓等級材料等。以上信息大多為研究生入學前的基本資料，檔案中反映研究生續研階段的細節性信息基本沒有[1]78。與本科生不同，研究生教育更注重對個體的培養，檔案中體現的內容應該是因人而異的，從而體現研究生在校期間每個個體的特點。但檔案中對研究生的評價內容，多為空話、套話，表現為公式化的評語，內容單一，不能全面客觀地反映研究生的綜合素質和能力。另外，一些社團經歷和社會實踐也無法體現出來，就無法體現以人為本的管理理念。以人為本體現了科學發展觀的核心內容，高校是孕育高等人才的搖籃，向社會輸出人才的地方，注重德、智、體得全面發展才是補充檔案管理內容的實質。4.研究生對個人檔案的忽視。研究生在校期間填寫的《培養計劃和學籍表》、《學位論文開題報告》、《研究生畢業登記表》、《答辯會記錄》、《入黨志愿書》等材料是由研究生直接填寫的，并上交所在院系審核，最終由研究生主管部門審核蓋章[2]23。在此過程中，研究生個人缺乏基本檔案知識，出現一些不符合規定的現象，隨意涂改，忘記張貼照片，自取檔案不妥善保管造成丟失，不注意檔案的托管工作造成脫離管理等等現象，最終導致自己檔案不完整，影響個人轉正、提干、待遇。千里之行，始于足下，檔案管理工作也是一樣。研究生個人要高度重視自己檔案的完整性。5.研究生檔案管理現代化程度不足。如今，大多數檔案管理工作還是沿用傳統的管理方法，如手工操作、紙質化管理模式，信息化和電子化發展滯后。即使運用數據，建立檔案信息庫的高校，也沒有跟蹤研究生數字檔案信息源，沒能將研究生的日常生活表現、思想道德品質、學術研究成果以及能力開發有機地體現出來，從而無法構建合理高效特色的管理模式。因子的復雜，無法突顯有機的結合，數據統計也極為困難，這些都極大地制了研究生檔案資源開發和利用。
二、研究生檔案管理中存在不足和問題的解決措施
1.增強管理人員的業務素質及能力。組織研究生檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，了解檔案管理學、目錄學、文秘和計算機方面的知識，掌握檔案管理崗位應具備的業務能力。檔案工作應當納入年度工作計劃之中，建立相關的領導責任機制，設置專門的崗位人員，確定崗位職責，制定績效考核辦法和工作監督體系。一方面來強化管理人員的責任意識；另一方面提高管理人員的業務素質能力。借助強有力的考核監督機制，檔案管理人員在進行檔案管理工作時，就會認識到此項工作的重要性，必然會認真審核研究生入學前的材料，材料不完整的應要求學生補齊，并提供相關證明。對于填寫的表格進行認真審核后，發現存在填寫不正確、不規范的地方，要及時督促個人整改，確保檔案的準確性。多方面開展檔案工作人員的業務培訓工作，業務培訓可以邀請具有資深管理經驗的老師授課，也可以聘請相關專家進行專業的業務性指導，還可以組織檔案管理人員到先進單位學習交流，將優秀的管理工作方式和理念引進來，進一步充實完善檔案管理人員的業務能力。2.逐步提高檔案管理的信息化水平。隨著現代化和信息化的不斷深入發展，檔案管理信息化發展也是必要的。隨著各高校不斷擴招，研究生人數急劇增多，檔案種類繁雜，查閱次數加劇，以前陳舊的檔案管理模式已經無法應對，更不能很好地發揮檔案的服務功能。因此，必須進行改革和創新，在紙質檔案的基礎上，完善和加強現代化管理手段，利用大數據網絡，建立一個現代化信息平臺，實現檔案的網絡化管理。應用網絡技術平臺，分配給學生一個自己的賬戶和密碼，學生自己登陸后將完善自己的必要信息，并對德、智、體、思想教育方面進行必填項記錄，就如學生為自己制作一個網絡名片一樣，增加專業方向的研究和論文，增加社會實踐、團體活動的記錄，把學生的個人特長展現在平臺上。應用網絡技術，可以將學生非保密部分的檔案向社會開放，及時、準確地為用人單位提供信息，為研究生就業提前做好準備工作，從而提高檔案資源的利用率。3.健全完善研究生檔案管理的制度化建設。檔案管理的制度化不僅包括對于研究生檔案的收集、查詢、借閱、管理制定相應的工作流程、規章準則，還包括建立檔案管理人員責任追究機制。從檔案的歸檔工作開始，做好檔案的接收、管理、投遞工作，實現檔案管理統一化、標準化。明確歸檔材料內容、歸檔要求，嚴格執行安全保密機制；健全檔案查詢借閱制度[3]17。填寫內容一定要實事求是，不弄虛作假。4.研究生檔案管理的創新。五大發展理念中提到，創新是發展的第一要素。研究生檔案管理的不斷創新也是發展的必然過程，在新時代，研究生檔案作為社會主義文化建設的重要組成部分，必須更好更快地實現質的飛越，改進觀念、機制和管理服務方式，全面提高檔案管理工作的利用率。應當從思想觀念、人才資源、管理方式、軟硬件設施等方面開展創新，充分發揮研究生檔案在教育事業中的作用。
三、研究生檔案管理必要性
對于以上研究生檔案管理工作中存在的問題和不足提出有效的應對措施后，我們不難發現研究生檔案管理工作是非常必要的，它不僅體現著我國高校的管理水平，還對教育事業的發展起指導作用。隨著研究生數量的增多，研究生就業困難也將是個嚴峻的問題，許多研究生不愿意與本科生競爭一些待遇低、工作壓力相對比較大的職位，選擇在高層次領域競聘職位，此刻研究生檔案就起到了很大作用。檔案的完整性，檔案的真實性，檔案的“厚度”和“深度”不夠完善，就可能與自己所適合的工作或單位失之交臂。此刻再不愿去與本科生爭“飯碗”，就會出現教育資源的閑置，甚至嚴重影響研究生的心理健康。綜上所述，研究生檔案管理工作是必要的。它是一張閃亮的名片，是一名學生謀生找工作的敲門磚。怎樣讓這個名片更加閃亮，也是我們檔案管理工作所要思考的問題。研究生檔案管理在當今社會是一個不容小視的問題，它不僅關乎著研究生的就業問題，更關乎著我國高等教育人才資源的利用，彰顯我國教育水平的不斷提升，和研究生隊伍素質、品質培養的不斷提高。另外，在解決就業問題的同時，還將對社會的發展和科技的進步在高層次領域作出一定的貢獻。
四、結論
以銅為鏡，可以正衣冠；以史為鏡，可以知興衰；以人為鏡，可以明得失；以法為鏡，可以斷曲直。在原有研究生檔案管理的基礎上，結合實際工作開拓創新，建立完整的規范化制度是此項工作的必由之路。新時代需要新元素，檔案管理的革新與發展就是其中之一，只有堅持走發展的道路，才會在教育事業中發揮檔案管理的巨大作用，所以研究生檔案管理工作是必要的。另外，在此基礎上，檔案管理工作更加一改先前的弊端，從內到外進行革新，解決內部矛盾時克服外部因素的困擾，推進完善新時代檔案管理工作。服務于學生群體，真正把它的作用發揮出來，解決社會發展中存在的問題。其次，研究生檔案管理工作也彰顯了一個國家教育的發展狀況，研究生在招生時也面向了更多領域，相關部門應當考慮從檔案管理方面為科學技術創新發展提供一個有力平臺。讓單位、企業去發展所需研究生，讓研究生尋找到適合的單位、企業，去研究、創造、發明，為社會發展進步貢獻自己的力量。最后，研究生檔案管理工作還需要每一個管理者和研究生們共同努力維護，在不斷的積累中發現問題，調整和充實完善相關內容的情況下，才能指引此項工作有力前行，未來研究生檔案管理工作必定在研究生乃至教育事業中占有重要地位。
參考文獻
[1]滿保華，張秀婷.高校研究生檔案管理工作探究[J].太原理工大學學報（社會科學版），2012（12）.
[2]趙山花.研究生檔案管理和利用探析[J].蘭臺世界，2016（1）.
[3]潘虹，陳龍，高玉琴.研究生檔案管理工作思考[J].蘭臺世界，2006（11）.
作者：湯偉 單位：寧夏大學研究生院
