互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新分析

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[摘要]本文在厘清企業(yè)檔案服務(wù)的概念和內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，分析了提升企業(yè)檔案服務(wù)的必要性和可行性，進(jìn)而提出了提升企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)能力和水平，升級(jí)企業(yè)軟硬件設(shè)備設(shè)施，豐富企業(yè)檔案信息資源，充分利用新技術(shù)與新媒體的優(yōu)勢(shì)，滿足不同用戶的信息需求。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，檔案利用者對(duì)檔案信息資源的需求在廣度和深度上發(fā)生了重大變化，對(duì)企業(yè)檔案的服務(wù)方式和服務(wù)水平也提出了更高的要求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，我們有必要進(jìn)一步厘清企業(yè)檔案服務(wù)的概念和內(nèi)涵，深入探討如何利用“互聯(lián)網(wǎng)+”提升企業(yè)檔案服務(wù)方式，從而能夠更好地挖掘、利用檔案價(jià)值，為企業(yè)今后的發(fā)展提供決策依據(jù)，為企業(yè)各項(xiàng)工作的開展提供參考借閱。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，企業(yè)檔案服務(wù)釋義

企業(yè)檔案服務(wù)是指從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，充分發(fā)揮檔案信息的作用，滿足利用者需求，以及為企業(yè)效益服務(wù)為目標(biāo)，根據(jù)企業(yè)信息用戶對(duì)檔案信息的需求，組織用戶獲取和利用檔案信息的工作。[1]在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，企業(yè)檔案服務(wù)不是互聯(lián)網(wǎng)和檔案服務(wù)的簡(jiǎn)單拼接，而是通過信息技術(shù)的運(yùn)用，將網(wǎng)絡(luò)與檔案服務(wù)創(chuàng)新融合產(chǎn)生的一種新業(yè)態(tài)。包括服務(wù)理念的創(chuàng)新、組織架構(gòu)的創(chuàng)新、思維模式的創(chuàng)新。根據(jù)此釋義，企業(yè)檔案服務(wù)主要包含檔案工作人員、檔案基礎(chǔ)設(shè)施、檔案資源、信息技術(shù)、檔案用戶等要素。這些要素相互聯(lián)系、相互作用，共同構(gòu)成了企業(yè)檔案服務(wù)的整體。檔案工作人員是企業(yè)檔案服務(wù)工作的主體，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)觀念，不斷提升專業(yè)技能，提升服務(wù)質(zhì)量，積極主動(dòng)提供檔案服務(wù)。檔案基礎(chǔ)設(shè)施是檔案服務(wù)的硬件保證，基礎(chǔ)設(shè)施的更新升級(jí)有助于提高服務(wù)工作效率，提升服務(wù)水平。檔案資源是檔案服務(wù)的客體，檔案資源應(yīng)盡可能地保證數(shù)量充足、種類豐富、結(jié)構(gòu)合理、方便利用。信息技術(shù)是工具，使用戶獲取所需信息更為便捷。檔案用戶是服務(wù)對(duì)象，檔案工作人員只有主動(dòng)收集用戶對(duì)檔案信息的需求意向，才能有針對(duì)性地提升服務(wù)質(zhì)量。[2]

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下提升企業(yè)檔案服務(wù)的必要性和可行性

(一)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下提升企業(yè)檔案服務(wù)方式的必要性1.“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的內(nèi)在要求2015年政府工作報(bào)告中指出，“制定‘互聯(lián)網(wǎng)+’行動(dòng)計(jì)劃，推動(dòng)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等與現(xiàn)代制造業(yè)結(jié)合，促進(jìn)電子商務(wù)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)金融健康發(fā)展，引導(dǎo)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)拓展國際市場(chǎng)。”[3]推動(dòng)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等在傳統(tǒng)檔案行業(yè)的應(yīng)用，使檔案服務(wù)呈現(xiàn)新形態(tài)、新業(yè)態(tài)，也是“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的內(nèi)在要求。2.企業(yè)自身檔案服務(wù)發(fā)展的要求在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，企業(yè)館藏結(jié)構(gòu)和模式由原來單一、有形的館藏模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)實(shí)體館藏和虛擬館藏兼具的新型館藏模式。企業(yè)檔案服務(wù)方式也由提供實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁╇娮訖n案。同時(shí)，大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用為企業(yè)檔案部門提供了豐富的檔案數(shù)據(jù)資源，使得企業(yè)檔案部門的服務(wù)能力與范圍打破了館藏量限制的瓶頸。3.企業(yè)檔案用戶信息需求發(fā)展的要求在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，企業(yè)檔案用戶信息需求也發(fā)生了重大變化。一是企業(yè)用戶信息需求更加專業(yè)化，由原來的一般性信息，轉(zhuǎn)化為加工過的更加集成化、高效化、有針對(duì)性的信息；二是企業(yè)用戶信息需求更加跨地域化，由原來本單位單一的檔案信息拓展為跨地域、跨時(shí)空的檔案信息需求。企業(yè)檔案部門更要向用戶提供深層次的信息挖掘、宣傳服務(wù)、專題檢索、情報(bào)調(diào)研等檔案服務(wù)；三是多媒體電子文件、聲像檔案、照片檔案等更加直觀、生動(dòng)的檔案資源也吸引了企業(yè)檔案用戶對(duì)檔案的利用。

(二)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下提升企業(yè)檔案服務(wù)的可行性1.日益成熟的信息技術(shù)在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案信息技術(shù)日益成熟，大數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)、智能檢索技術(shù)、VR技術(shù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)逐步發(fā)展完善。這些為構(gòu)建數(shù)字檔案館、智慧檔案館提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐和保障。企業(yè)檔案部門可以借助網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的手段對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，提升企業(yè)檔案服務(wù)水平。2.豐富的檔案信息資源檔案資源是企業(yè)檔案信息服務(wù)的信息基礎(chǔ)。如果說檔案信息資源是“魚”，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式則相當(dāng)于“池塘捕魚”。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，數(shù)字檔案信息資源呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，企業(yè)檔案部門面對(duì)的檔案數(shù)量規(guī)模大、種類繁多，檔案服務(wù)模式一定要更靈活更智能化，否則就相當(dāng)于“大海捕魚”。企業(yè)檔案服務(wù)的提升，前提是必須要有豐富的檔案資源，能夠源源不斷地輸送，做到“源頭”有“活水”。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新的具體策略

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，企業(yè)檔案服務(wù)方式發(fā)生轉(zhuǎn)變，檔案部門必須更新服務(wù)理念、服務(wù)手段、服務(wù)方式及服務(wù)內(nèi)容等，以便從海量的檔案信息資源中，為用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息資源。筆者從企業(yè)檔案服務(wù)的含義出發(fā)，從檔案工作人員、檔案基礎(chǔ)設(shè)施、檔案資源、信息技術(shù)、檔案用戶等方面提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下提升企業(yè)檔案服務(wù)的具體策略。

(一)提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)一方面，企業(yè)要積極引進(jìn)檔案人才，包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)等方面的人才，提高準(zhǔn)入門檻，提升整體檔案隊(duì)伍適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代需求的能力；另一方面，對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、教育和培訓(xùn)，提升現(xiàn)有檔案工作人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和綜合業(yè)務(wù)水平。例如，中國航天科技集團(tuán)有限公司將檔案人才建設(shè)納入人力資源建設(shè)體系，使檔案人員知識(shí)水平、專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡層次更加合理。注重檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和能力提升。圍繞固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案、航天型號(hào)檔案、檔案編研、異地異質(zhì)備份工作，舉辦多場(chǎng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和專題講座。[4]

(二)升級(jí)企業(yè)檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備升級(jí)企業(yè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，是提升企業(yè)檔案服務(wù)的物質(zhì)保障。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，通過利用智能設(shè)備和信息技術(shù)進(jìn)行交互和控制設(shè)備，從而減少人工工作量，提高企業(yè)檔案服務(wù)效率。例如，國家電網(wǎng)檔案館對(duì)檔案庫房進(jìn)行了智能化管理。檔案管理信息系統(tǒng)增加了智能庫房管理模塊；將庫房現(xiàn)有的密集架升級(jí)為智能密集架，可以由計(jì)算機(jī)控制密集架的打開、關(guān)閉等；庫房采用自動(dòng)溫濕度采集設(shè)備，實(shí)現(xiàn)庫房溫濕度的自動(dòng)采集；通過物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)，實(shí)現(xiàn)庫房?jī)?nèi)部檔案實(shí)體的位置變化監(jiān)控和對(duì)所有存儲(chǔ)檔案的快速盤點(diǎn)。[5]檔案庫房從過去的“信息孤島”變?yōu)楝F(xiàn)在的信息互通、數(shù)據(jù)共享、能夠產(chǎn)生聚變效應(yīng)的“資源庫”。通過對(duì)檔案庫房設(shè)備設(shè)施的更新升級(jí)，大大提升了企業(yè)檔案的服務(wù)效率。

(三)豐富企業(yè)檔案信息資源“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案信息服務(wù)的提升對(duì)檔案信息資源建設(shè)提出了更高的要求，豐富的檔案資源為信息服務(wù)提供了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。企業(yè)可以借助數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的契機(jī)，推動(dòng)“大檔案”資源觀建設(shè)，利用各種信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化、增量電子化。例如，中國兵器工業(yè)集團(tuán)圍繞兵器數(shù)字檔案資源體系設(shè)計(jì)方案，制定面向服務(wù)的檔案數(shù)字資源共享平臺(tái)技術(shù)路線，研究網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)技術(shù)，電子閱覽室、平臺(tái)和門戶網(wǎng)站建設(shè)技術(shù)，充分利用集團(tuán)公司骨干網(wǎng)，統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施，建成兵器工業(yè)數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)，向全系統(tǒng)提供檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)字檔案資源的共享與利用。

(四)利用新興技術(shù)與社交媒體工具企業(yè)一定要積極利用新興技術(shù)與社交媒體工具的優(yōu)勢(shì)，拓展檔案服務(wù)工作的新局面。云計(jì)算與云存儲(chǔ)技術(shù)，可以增強(qiáng)數(shù)字檔案資源的海量存儲(chǔ)與應(yīng)用；大數(shù)據(jù)可以增強(qiáng)對(duì)檔案用戶利用行為的分析，從而針對(duì)不同用戶需求提供不同的檔案服務(wù)；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以增強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)的廣度和深度。例如，中國聯(lián)通在建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的過程中，利用云技術(shù)，依托云平臺(tái)，采用一級(jí)檔案信息管理架構(gòu)，徹底解決集團(tuán)內(nèi)各單位數(shù)字檔案信息孤島問題，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)檔案數(shù)字資源的互聯(lián)互通，為檔案信息資源統(tǒng)一收集、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存儲(chǔ)、統(tǒng)一利用奠定基礎(chǔ)。[6]

(五)滿足不同檔案用戶的信息需求“以用戶為中心”是提升企業(yè)檔案服務(wù)的重要理念。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案工作人員可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析他們高頻率查找的檔案資源，做成專題信息，并向相關(guān)人員定向推送，以便用戶更方便地獲取更加有針對(duì)性的服務(wù)。例如，中國電信公司開展“推送服務(wù)”。依托集團(tuán)公司先進(jìn)的檔案信息檢索系統(tǒng)，對(duì)群體進(jìn)行劃分，針對(duì)特定的人員，將內(nèi)容不同的檔案信息主動(dòng)推送到每位員工的網(wǎng)絡(luò)閱件箱中，使員工可以及時(shí)在網(wǎng)上瀏覽所需要的信息，將有價(jià)值的檔案信息應(yīng)用在日常的實(shí)際工作中。一方面，閱件箱中傳來的信息經(jīng)過了嚴(yán)格篩選，公司領(lǐng)導(dǎo)可以方便地查詢到需要簽閱的各類文件；另一方面，各種信息在經(jīng)過處理后不會(huì)成為無用的垃圾信息，而是成為檔案實(shí)時(shí)存檔，便于企業(yè)各方面調(diào)用，使檔案資源成為規(guī)范企業(yè)各項(xiàng)工作的重要助推器。[7]綜上，“互聯(lián)網(wǎng)+”的“+”，不僅僅是技術(shù)上的“+”，也是思維、理念、模式上的“+”，其中以用戶為中心，推動(dòng)管理與服務(wù)模式創(chuàng)新更是其中的重要內(nèi)容。企業(yè)只有借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的新思維和新平臺(tái)，不斷提升企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)能力和水平，升級(jí)企業(yè)軟硬件設(shè)備設(shè)施，豐富企業(yè)檔案信息資源，積極利用新興技術(shù)與社交媒體工具的優(yōu)勢(shì)，以用戶為中心，針對(duì)企業(yè)不同用戶提供更有針對(duì)性的深層次檔案信息，才能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，為企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展服務(wù)。

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作者：李從衛(wèi) 單位：現(xiàn)就職于中交公路規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司