醫(yī)院等級(jí)評(píng)審助力醫(yī)學(xué)裝備檔案管理

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摘要：剖析當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備檔案管理中存在的問(wèn)題，依據(jù)醫(yī)院等級(jí)評(píng)審醫(yī)學(xué)裝備相關(guān)條款要求，在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審迎評(píng)工作中探索醫(yī)學(xué)裝備檔案規(guī)范化管理策略，提高醫(yī)學(xué)裝備檔案規(guī)范化管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)裝備；醫(yī)院等級(jí)評(píng)審；檔案管理；規(guī)范化

醫(yī)學(xué)裝備管理是醫(yī)院等級(jí)評(píng)審的重要內(nèi)容，其文檔資料檢查占醫(yī)學(xué)裝備管理的80%以上。[1]醫(yī)學(xué)裝備管理檔案的抽查歸根結(jié)底就是對(duì)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作的一次全面檢驗(yàn)，在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中有著重要作用和意義，是醫(yī)院等級(jí)評(píng)審的內(nèi)在要求。[2]

1醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1重視程度不夠，缺乏統(tǒng)一管理。

多數(shù)醫(yī)院中存在“重購(gòu)置、輕管理”現(xiàn)象，對(duì)購(gòu)置設(shè)備的日常運(yùn)行監(jiān)管、維修保養(yǎng)、周期性檢測(cè)、預(yù)防性維護(hù)、報(bào)廢等內(nèi)容缺乏應(yīng)有的重視。醫(yī)學(xué)裝備檔案管理保存不系統(tǒng)，不完整，間接增加了檔案管理難度，也易造成檔案資料缺失。

1.2制度流程不完善，部門(mén)職責(zé)分工不明確。

受醫(yī)院規(guī)模、設(shè)備數(shù)目等因素影響，很多醫(yī)院的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理沒(méi)有明確的制度要求，缺乏清晰的操作流程。醫(yī)學(xué)裝備檔案管理的相關(guān)部門(mén)職責(zé)不明、分工不清，使醫(yī)學(xué)裝備管理部門(mén)在收集歸檔材料時(shí)協(xié)作配合不夠，導(dǎo)致資料收集出現(xiàn)遺漏情況。

1.3歸檔內(nèi)容繁雜、歸檔范圍不精細(xì)。

隨著醫(yī)學(xué)裝備檔案內(nèi)容快速增長(zhǎng)，醫(yī)學(xué)裝備檔案容易出現(xiàn)缺失不全、整理歸檔類(lèi)別不清、分析運(yùn)用效率低下的情況。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，實(shí)施歸檔設(shè)備目錄和檔案內(nèi)容的規(guī)范管理至關(guān)重要。

1.4管理信息化程度不高。

傳統(tǒng)的醫(yī)學(xué)裝備檔案收集、存儲(chǔ)、整理等工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以查詢和利用。通過(guò)引用合適醫(yī)學(xué)裝備管理系統(tǒng)，可以更加快捷、有效地實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)裝備檔案資源的共享，更利于提高醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

1.5管理人才缺乏、管理人員能力參差不齊。

目前很多醫(yī)院從事醫(yī)學(xué)裝備檔案管理的人員多為非專(zhuān)業(yè)人員或兼職人員，檔案室管理員知識(shí)欠缺，能力參差不齊，溝通、交流困難，工作效率低下，在記載設(shè)備醫(yī)療詳細(xì)信息時(shí)容易出現(xiàn)遺漏、錯(cuò)記等問(wèn)題。[3]

2推動(dòng)醫(yī)學(xué)裝備檔案管理規(guī)范化的措施

2.1加強(qiáng)宣傳，提高全體檔案管理人員檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)統(tǒng)一管理。

以醫(yī)院等級(jí)評(píng)審為契機(jī)，真正做到“以評(píng)促改，以評(píng)促建”，反復(fù)宣傳檔案管理在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中的重要性，提高全員特別是領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)，取得領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)檔案工作的支持，為檔案的規(guī)范化管理打下良好基礎(chǔ)。對(duì)此，需采用“統(tǒng)一管理、集中建檔、分級(jí)負(fù)責(zé)”的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理原則，實(shí)行醫(yī)院、醫(yī)學(xué)裝備科及使用科室三級(jí)管理。

2.2完善醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度流程，健全組織、明確分工。

明確的制度和流程是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。[4]在完善醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度時(shí)，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，根據(jù)實(shí)際制訂了醫(yī)學(xué)裝備從論證、招標(biāo)、采購(gòu)、驗(yàn)收、培訓(xùn)、使用評(píng)價(jià)、日常維護(hù)保養(yǎng)，到后期報(bào)廢處理及轉(zhuǎn)讓與捐贈(zèng)等一系列覆蓋醫(yī)學(xué)裝備管理全過(guò)程的管理制度與流程，并建立醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度，督促各科室開(kāi)展制度流程培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作有規(guī)可依、有章可循。在完善醫(yī)院三級(jí)管理體系基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)各科室醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作的監(jiān)管，并將醫(yī)學(xué)裝備檔案管理作為科室日常管理工作的重要指標(biāo)，納入績(jī)效考核。明確使用科室在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)的同時(shí)，必須做好設(shè)備日常運(yùn)行監(jiān)測(cè)、維護(hù)記錄；醫(yī)學(xué)裝備科負(fù)責(zé)對(duì)裝備購(gòu)置、驗(yàn)收、維修維護(hù)等檔案進(jìn)行整合收集，通過(guò)明確的分工，促進(jìn)檔案管理收集過(guò)程規(guī)范化。

2.3細(xì)化醫(yī)學(xué)裝備檔案的歸檔內(nèi)容、范圍，引入信息化管理系統(tǒng)，推動(dòng)醫(yī)學(xué)裝備檔案管理信息化。

（1）為了建檔規(guī)范方便，我院嚴(yán)格按照國(guó)家固定資產(chǎn)的類(lèi)別并參照國(guó)家最新的“醫(yī)療器械分類(lèi)規(guī)則”及“醫(yī)療器械分類(lèi)目錄”中68碼的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)整機(jī)價(jià)格在1500元以上的儀器設(shè)備建立電子固定資產(chǎn)臺(tái)賬，整機(jī)價(jià)格在10000元以上的儀器設(shè)備均實(shí)行逐臺(tái)建檔，實(shí)現(xiàn)了建檔分類(lèi)的規(guī)范化。固定資產(chǎn)臺(tái)賬包括：設(shè)備編號(hào)、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家、設(shè)備分類(lèi)、使用年限、安裝日期、開(kāi)箱驗(yàn)收日期、生產(chǎn)日期、啟用日期、維修負(fù)責(zé)人、報(bào)廢進(jìn)度、計(jì)量標(biāo)志、強(qiáng)檢標(biāo)志、檔案編號(hào)等，每臺(tái)設(shè)備對(duì)應(yīng)唯一一張固定資產(chǎn)卡，打印并粘貼。（2）在固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)上，我院引入醫(yī)學(xué)裝備信息化管理系統(tǒng)，包含驗(yàn)收管理、庫(kù)房管理、臺(tái)賬管理、維修管理、統(tǒng)計(jì)分析等，從論證申購(gòu)開(kāi)始就建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)從驗(yàn)收審核、臺(tái)賬管理、日常維修保養(yǎng)、預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)到后期統(tǒng)計(jì)分析完備的電子檔案管理系統(tǒng)，管理者和工程師可以隨時(shí)查詢?cè)谫~設(shè)備所有的運(yùn)行及維修保養(yǎng)情況，定期對(duì)全院設(shè)備故障率、維修保養(yǎng)、計(jì)量檢測(cè)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；操作者可進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)修、臺(tái)賬查詢等，實(shí)現(xiàn)了科室數(shù)據(jù)共享，為醫(yī)學(xué)裝備管理提供有力支撐，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益分析提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的規(guī)范化。（3）醫(yī)院根據(jù)檔案管理流程，當(dāng)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、調(diào)試安裝、培訓(xùn)考核完成后，逐臺(tái)建立紙質(zhì)檔案，并進(jìn)行分類(lèi)和編號(hào)，醫(yī)學(xué)裝備檔案編號(hào)與固資管理系統(tǒng)內(nèi)檔案編號(hào)一致。我院主要采取檔案集中管理模式，單個(gè)設(shè)備為主體逐臺(tái)建檔，從科室提交設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)開(kāi)始，以建檔時(shí)間及類(lèi)別為位置索引進(jìn)行建檔，醫(yī)學(xué)裝備檔案中包含設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)、論證報(bào)告、購(gòu)置合同、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試、培訓(xùn)考核、售后服務(wù)記錄等檔案信息，隨著設(shè)備使用過(guò)程不斷更新設(shè)備檔案信息，直到該設(shè)備報(bào)廢時(shí)停止更新。

2.4加強(qiáng)醫(yī)學(xué)裝備檔案管理隊(duì)伍，提高醫(yī)學(xué)裝備檔案管理人員能力。

我院組建了一支穩(wěn)定的專(zhuān)兼職檔案員管理隊(duì)伍，醫(yī)院設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)，醫(yī)學(xué)裝備科設(shè)立獨(dú)立檔案室及專(zhuān)職檔案管理員，每個(gè)臨床科室以科室主任為第一責(zé)任人，設(shè)立一名兼職醫(yī)學(xué)裝備檔案員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)本科室醫(yī)學(xué)檔案材料的收集；由醫(yī)學(xué)裝備科定期組織兼職檔案員進(jìn)行檔案知識(shí)及醫(yī)學(xué)裝備管理知識(shí)培訓(xùn)；加強(qiáng)對(duì)科室醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作的督導(dǎo)檢查，并指導(dǎo)他們對(duì)醫(yī)學(xué)裝備第一手的原始資料進(jìn)行有效及時(shí)的收集和整理，不斷提高醫(yī)學(xué)裝備檔案管理人員科學(xué)管理意識(shí)和整體素質(zhì)，提高效率和執(zhí)行力，有效地降低了醫(yī)學(xué)裝備檔案規(guī)范化管理的難度。

3結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院等級(jí)評(píng)審是推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作的規(guī)范化良好契機(jī)。醫(yī)院等級(jí)評(píng)審“持續(xù)改進(jìn)”的理念要始終貫徹到醫(yī)學(xué)裝備檔案管理中，借助信息化手段，不斷推動(dòng)醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作水平的穩(wěn)步提高，進(jìn)而推進(jìn)醫(yī)院更加科學(xué)、規(guī)范和有序的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張超群.軍隊(duì)綜合醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中做好“醫(yī)學(xué)裝備管理”迎評(píng)工作探討[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2012,33(12):94-95.

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[3]周學(xué)武.我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的做法和體會(huì)[J].生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)進(jìn)展,2011,26(06):88-89.

[4]孫少環(huán),鄭理華,陳宇珂,李敏.醫(yī)院三甲等級(jí)評(píng)審中規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理的體會(huì)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2014,35(06):145-147.

作者：賈棟 單位：南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校第一附屬醫(yī)院