探求教學檔案管理革新

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一、規范收集，完善體系

（一）收集與征集并重，定期與非定期共存

目前高校檔案館定期（學期末或學期初）接收各單位移交檔案材料的方式容易造成部分教學檔案的流失，很難保證歸檔的齊全完整。教學檔案工作者應該主動征集具有保存價值的珍貴教學文件材料。收集與征集相輔相成，定期與非定期共同作用才能最大限度地保證教學檔案的“量足”和“質優”，為開發利用打下良好的基礎。

（二）建章立制，加強檔案法制建設，樹立依法治檔的權威性

當前《中華人民共和國檔案法》是檔案工作的根本大法，圍繞這一根本大法，各個高校紛紛建章立制，制定了一系列的檔案規章制度，例如《檔案歸檔辦法》、《檔案借閱制度》、《檔案管理人員崗位職責》等，逐步完善檔案法規建設，督促各單位領導及相關人員努力學習檔案法律法規，提高自身的檔案意識，主動地依法歸檔。

（三）提升整體素質，優化檔案收集體系

檔案工作者和兼職檔案員是檔案工作的基礎和核心，他們良好的工作態度和高度的責任心對于教學檔案的收集整理和管理起著至關重要的作用。他們憑借豐富的專業知識借助現代化的通訊方式通過電話聯絡、QQ交流、微信等方式同心協力，良好合作，才能解決教學檔案收集中的難題，確保完整規范歸檔。

二、與時俱進，拓展編研高校教學

檔案收集整理的目的是“藏為用，用促藏”。隨著社會的發展和進步，檔案工作者不斷創新檔案思維模式，拓展檔案編研渠道，提升整體的服務水平，建設現代化的數字檔案館。

（一）挖掘資料，拓展編研，“編”“研”緊密結合高校教學檔案編研是對原始教學資料的加工和研究，既要體現“編”又要具有“研”的特點。所謂的“編”是指在原始教學檔案的基礎上，進行簡單的整理匯總或分類統計，而形成的文件匯編、史料匯編等。例如，高校的《xx大學教學大事記》、《教學名人錄》等。“研”則是指在充分研究教學檔案資料的基礎上，進行創新性編寫匯總，既遵循原始材料，又有所突破。例如，北京大學編寫的《書生本色，學者風范》等；山東大學編寫的《山大第一》等。

（二）創新選題，創意選材，注重實用教學檔案編研選題必須有所創新和突破，才能充分挖掘檔案的使用價值，提高檔案館的聲譽和檔案工作的地位；同時，教學檔案的編研又要貼近生活和現實，能夠廣泛地滿足全校師生乃至社會群眾利用教學檔案的需求，這是教學檔案編研的出發點和歸宿，也是實現教學檔案社會價值的重要途徑之一。

（三）特色編研，實現檔案資源共享教學檔案編研不僅要注重實用性，還要結合學校的特色和發展需要，編寫專題性的成果。例如，中國石油大學檔案館結合本校“石油”特色，開展“石油”方面的專題編研，既能留史傳文，又能咨政育人服務全校師生和社會。

三、科學管理，高效利用

高校教學檔案立檔單位眾多，形式多樣，具有多元性的特點。這一特點決定了教學檔案管理的復雜性。因此創建科學系統的教學檔案管理系統必不可少。筆者結合多年從事教學檔案管理的實踐提出幾點自己的拙見：

（一）雙管齊下，強調紙質與電子同步歸檔為確保教學檔案完整規范歸檔，強調各個歸檔單位在移交傳統紙質檔案的基礎上增加電子歸檔（涉密或不宜電子化的文件除外），既能保護紙質原件，方便開發利用，又能豐富教學檔案的館藏量。

（二）統籌管理，建立教學檔案工作網絡教學檔案立卷單位眾多，建立完善的檔案工作網絡，檔案工作者和兼職檔案員才可以隨時探討歸檔問題，進行良好互動和溝通協調，確保教學檔案歸檔準確率和完整率。

（三）加強調研，提升服務水平，建設數字化檔案館調研作為檔案管理者和工作者外出學習的一種方式，不僅能夠學習先進的檔案管理理念，把握檔案發展的主流方向，豐富自身的檔案知識，拓展檔案視野，而且能夠提升整體服務水平，創新檔案管理體系，建設現代化的數字檔案館。

四、結論

綜上所述，在信息化技術日新月異的當今社會，教學檔案管理必須與時俱進，創新收集整理方式，拓展編研渠道，科學管理，以實現更好地開發利用的目的。

作者：張愛新 單位：中國石油大學（華東）檔案館