工程建設單位檔案管理問題分析
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【摘要】檔案資料主要是在進行工程作業的過程當中對具體的內容信息進行記錄，設計到政治經濟以及科技文化等各個方面，起到啟迪后人和傳承的作用。在工程建設當中，檔案主要是對工程建設的技術和經驗進行記錄，主要關系到具體的施工情況以及工程的維護情況，對檔案進行妥善管理具有重要的意義。
隨著社會科技的不斷進步，城市的快速發展各種類型的工程建設隨之興起，人們對工程建設的質量提出了更高的要求[1]。在工程建設的過程當中，工程檔案是對建設過程的詳情進行記錄的重要手段，也是幫助人們積累建設經驗和總結建設結果的重要方式。因此在具體的工作過程中，工程建設單位對檔案進行妥善管理具有重要的意義。但是在實際的管理工作過程中，受到各方面因素的影響，管理工作還存在著一定的問題，會對管理的效果產生不良的影響。本文對工程建設單位檔案管理工作中所存在的相關問題進行分析，具體內容如下。
1工程檔案的內容以及含義
在工程建設的活動當中，對具有實際價值的相關材料和內容采用文字、影響或者是圖表的方法進行記錄保存，便于后續的工作者能夠利用檔案進行參考，吸取有價值的經驗，進一步完善工程建設的工作[2]。檔案產生于工程建設的整個過程當中，能夠被人們進行研究和利用的一種信息資源，對工程建設活動當中的具體過程以及達到的成果能夠進行直接的反應。工程檔案具有一般性，因為其主要是對原始的信息進行具體的記錄，能夠作為一種追蹤建設過程的憑證；但是工程檔案又具備特殊性，不同的工程建設所記錄的工程信息不同，因此所能進行參考的經驗也有所不同。由此可見工程檔案是對工程建設項目進行管理的過程中的一個重要部分。
2目前檔案管理中所存在的問題
由于受到各方面因素的影響，在目前的檔案管理工作中還存在著不少問題，對檔案管理的過程產生不良的影響，主要體現在以下幾方面。
2.1管理的意識比較單薄
在具體的工作過程當中，部分管理工作人員認為檔案管理只是將工程建設過程中的內容進行簡單的記錄，因此當工程建設工作完成之后，檔案只是記錄了相關的數據、施工的進度以及用料等，但是對大部分有用的信息卻沒有進行具體的總結分析，在后續的工作過程當中當工作人員需要尋找檔案進行參考時，往往找不到真正有用的信息，也無法對一些需要用到的數據來源進行具體的最終，最終影響了檔案的質量。除此之外，檔案的記錄還存在著造價的情況，從而造成檔案記錄和實際過程的差距較大，造成該種現象產生的原因主要是因為在建設的工作過程當中有時投資者和施工人員為了更快的完成工程的驗收工作，對檔案的內容進行隱瞞或者夸大，從而造成了檔案真實性的缺失。
2.2管理的機制不健全和管理技術相對落后
在實際的建設過程當中，檔案記錄的時間和建設的時間往往不是同步的，這主要是因為管理機制不健全所造成的現象，這樣會導致建設過程中關鍵性的信息未能及時進行記錄而確實，不僅會對管理工作的有序進行造成嚴重的影響，也會對建設的工作以及日后的維護造成不良的影響。在管理技術方面，部分落后的地區還是采用紙質的方式來記錄檔案，傳統的檔案記錄管理容易造成檔案的損壞，其管理的效率較低，在檔案保存方面也具有較大的難度。在較為發達的地區雖然已經實現了使用電子檔對檔案進行存檔記錄，但是在管理歸類方面還較為混亂，缺乏一定的延續性以及統一性，會對管理的工作產生不良的影響。
3解決措施
針對目前在工程建設單位檔案管理工作中所存在的問題，可以采取以下措施進行處理。
3.1增強管理工作人員的管理意識
在對工程建設單位檔案管理的過程當中，需要提高管理工作人員的管理意識。相關部門可以定期舉行培訓活動對管理工作人員進行管理技能培訓，讓管理工作人員能夠意識到檔案管理對工程建設的重要性，在進行檔案管理的過程中除了對相關信息進行記錄之外，還需要總結具有實際意義的信息并進行具體的記錄，從而能夠有效幫助后續的工作人員參考工程建設的檔案，為以后的建設工作提供更有效的參考幫助。
3.2建立健全檔案管理的機制
在進行檔案管理工作的過程當中，需要完善相關的管理機制。在進行檔案記錄的過程中要對檔案記錄人員提出明確具體的要求，讓其根據工程建設的進度對檔案進行實時的記錄，特別是對重要的信息進行及時的整理和收集，并進行歸納和總結，根據管理機制的要求對檔案記錄的內容進行具體的完善，保證建設進度和檔案管理的進度能夠同時進行，確保檔案管理的質量。
3.3提高管理技術
對于管理方式較為落后的地區，需要加大經濟投入引進先進的管理設備來幫助工作人員對檔案進行管理，采用計算機技術對檔案進行科學管理，按照內容和建設的項目類別來對檔案進行分類管理。而在經濟較為發達的地區，則要對檔案進行系統的分類，確保管理的統一性和延續性，讓管理的工作能夠有序的進行，幫助工作人員能夠利用檔案進行系統的參考，進一步完善工程建設的工作技術和質量。
4小結
工程建設單位中，檔案管理具有重要的意義，檔案能夠對建設過程中的重要數據和關鍵信息進行詳細的記錄，幫助建設工作人員對檔案進行更好的參考，從而進一步完善工程建設的工作。在本文的研究中發現在檔案管理過程中還存在不少問題，需要采用適當的方法對管理工作進行完善，才能達到更好的檔案管理效果。
參考文獻
[1]潘運方.工程建設項目檔案資料檢查審核審查工作的探討[J].廣東水利水電,2019(4):88-91.
[2]李翔.工程建設檔案管理的現狀問題及解決措施研究[J].科技創新導報,2018,15(13):74+76.
作者：吳鏡鏡 單位：江蘇興力建設集團有限公司監理咨詢分公司
