工程監理企業信息化管理建設研究
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摘要：信息化管理是近些年來提升企業工作效率的有效的管理模式，標志著企業走進了新的數據時代。本文主要從工程監理企業信息化建設的視角，通過信息化平臺建設的四個階段：即準備階段、實施階段、反饋階段、總結階段來解析其建設過程，并就監理企業信息化在如今的大數據時代的發展給予期待。
1監理企業信息化管理的現狀
自20世紀90年代起，隨著監理行業日益激烈的競爭，信息化水平的提高、工作效率的提高成為了企業競爭力的核心。但是在“大同小異”的工作制度面前，所有提升工作效率的手段都略顯卑微，直到“信息化管理”的概念進入了工程監理的視野。從早期的局域網辦公，到如今的信息化系統管理，都是以數據資源共享為基礎，以合理化辦公流程為前提，以節省工作資源為目的，逐步實現企業工作流程由繁至簡的轉變，從而有效的提高企業的競爭力。然而，信息化管理并不能被所有企業所認可，導致該現狀的原因也有很多：其一是我國缺乏統一的數據標準和適用的數據庫，集成度不高，不利于信息技術的推廣。這就涉及到我國數據標準體系的建立，及統一軟件數據接口，當數據接口統一，所有軟件可以形成數據互通，信息化管理將進入一個新的時代；其二是企業對信息化的認識不夠，對職員的普及、推廣存在問題。很多企業不愿在信息化管理軟件中投入更多的資金，原因是短時間內不會為企業帶來效益，反而會增加負擔；另外信息化管理軟件的使用深度及范圍也是參差不齊，信息化管理軟件所帶來的效益，更多需要根據企業實際狀況選擇使用一個能與企業實際相融合的軟件，這是目前大部分企業應首先著手解決的問題。
2監理企業信息化平臺的建設研究
2.1準備階段
準備階段，即企業在信息化平臺建設初期，所需要做的準備工作。該階段應涵蓋以下內容：1）調研收集：好的開始是成功的一半，對于信息化平臺的建設也是如此。好的開始，即為根據網絡、同行業、以及實地調查了解將得到的信息進行分析，企業為信息化項目投入的資金，以及企業管理體制等多方面的因素，為企業挑選，甚至于量身打造最為合適的信息化管理系統，并縮小軟件開發商的選擇范圍。2）過程梳理：在通過招標確定軟件開發商并簽訂合同后，邀請開發商制定企業信息化工作計劃及實施內容。同時通知企業各部門推選出一位對本部門工作流程了解詳盡的人員，準備好隨時配合流程梳理工作。信息化平臺的運行，是以提高工作效率為前提的，而保證工作效率提高的基礎則是合理的工作流程，工作流程順暢，信息化管理才有了保障。在過程梳理中，除了流程梳理之外，第二項重要的工作則是工作模塊及模板的梳理。各部門需要將各自模塊內的功能需求予以提出。例如：行政工作日常工作中需要負責管理公司用印，則按具體分類，配置公章用印流程等，并具體至文件名稱，更便于員工申請。并且是否需要電子印章，有哪些文件可使用電子印章，都需要作出具體說明。在提出功能需求時，文件模板可以一并提供。文件的數據獲取可以為多種形式，人工輸入、鏈接位置獲取都可以，但是生成的文件一定要符合工作需求以及規范，即為文件模板。該環節也是不可或缺的。3）交流協調：“滴水穿石，非一日之功”，準備階段后期，則需要信息化建設參與各方更多的交流溝通，建立工作群組，將每日的工作動態及時的進行。交流協調過程即是提出問題及解決問題的過程。企業及開發單位可建立工作記錄及問題提出、修改檔案，其中可對提出的問題以文字以及圖片等方式進行回復。可根據實際狀況，調整交流周期。
2.2實施階段
實施階段即為信息化平臺建設階段。該階段工作應涵蓋一下四點工作內容：1）主體結構：與軟件開發方確定信息化平臺的主體結構形式，并要求開發方于開始具體內部功能開發前對主題結構進行交底。工程監理企業需組織人員對主體結構進行考察、提問，并給出意見及修改建議。2）功能設置：在對信息化平臺主體結構進行商定后，進入模塊開發階段。在此階段各個部門需緊密配合開發工作，提出對模塊的功能需求，包括添加、刪除、上傳、下載、是否要相關流程進行設定、數據表達方式等都需要根據模塊的不同進行選擇。3）及時溝通：工程監理企業應將重點放在與開發方的階段性交流上，例如每隔一周進行一次信息化平臺建設展示及交流，并在展示過程中總結工程監理方所需要提出的問題，整理成文，并在交流過程中向開發方提出。此項工作能更有效的減少在開發實施階段中，因開發方對工程監理行業的需求不了解而在平臺建設中產生的邏輯性錯誤及誤解。4）組織培訓：在實施階段后期，在信息化平臺的雛形已經建成的情況下，需邀請開發方組織人員對工程監理企業員工進行交流培訓，讓員工充分的理解信息化平臺建設的意義及優勢，減少員工對新運行模式的抵觸。與此同時，培訓可以讓員工對信息化平臺有一個更深入的理解，并且熟悉平臺操作，提升在未來正式使用的工作效率。
2.3反饋階段
反饋階段，即是信息化平臺在開發工作完成后，使用企業對平臺進行試運行測試并將使用中存在的問題予以反饋。1）角色試運行：監理企業組織人員按角色分配對信息化平臺中所有模塊、流程進行測試，以保證模塊功能完整，且工作流程符合企業程序文件。將發現問題及時的進行反饋。2）整體試運行：監理企業下發信息化平臺整體試運行通知，所有員工參與測試。完善員工個人資料、項目工程資料、日常工作實行信息化平臺及原工作流兩步走。基礎資料完善后，對信息化平臺基于基礎資料的流程進行測試，并收集問題進行反饋。同時，對于平臺中的其他工作流程進行進一步、高頻率的測試，并收集問題進行反饋。3）二次開發：在開發方將企業反饋問題處理完成后，根據企業需求，考慮是否需要在平臺中添加新功能。并將所需新添加項整理成文，邀請設計方參加研討會，細化功能需求。
2.4總結階段
1）信息化平臺規范化管理。編制《信息化平臺管理實施方案》及《監理項目信息化管理辦法》增強對信息化平臺中的操作及數據的管控，規范化信息化平臺的使用。2）信息化平臺運行狀況。對信息化平臺的使用狀況進行統計，包括登錄統計、流程使用統計、資料上傳統計等，反映出信息化平臺的使用情況。同時，對使用中容易產生錯誤的操作予以統計，并編制《信息化平臺使用手冊》對企業員工信息化平臺操作進行指導。3）信息化管理的優勢及價值。（1）有利于提高公司對項目監理機構的整體管理水平和監控能力，規范和優化項目監理業務流程，督促項目監理機構落實監理責任。（2）規范公司內部管理，優化業務流程，有利于提升公司的核心競爭力。（3）便于知識的積累和共享，有利于創建學習型企業。（4）創新管理模式，為公司順應監理企業發展的趨勢，逐步向項目管理公司轉變夯實基礎。（5）豐富和發展監理企業信息化管理的相關理論，為其他監理企業的相關研究提供借鑒。
3信息化平臺多元化數據接軌
3.1與大數據接軌
如今，“信息化”與“大數據”等詞匯正充斥著我們的生活，兩者的關系也是如膠似漆。大數據是將種類多、數量大的數據信息收集整理，形成數據資源，而數據資源的傳輸載體則是由信息技術來充當。可以說信息技術為大數據的前行掃平主要障礙，傳感、存儲、傳輸以及處理技術的發展，都是大數據賴以生存、發展的前提。企業信息化，可以認為是大數據中的末梢神經，通過信息化進行數據的獲取、交換，提升企業競爭力。
3.2與五方責任主體接軌
工程項目中，五方責任主體的溝通是冗雜的，每一方面及時的信息交流尤為重要。信息化的建設，是化解此問題的必經之路。通過信息化將五方責任主體緊密聯系在一起，每一方都可以將信息及時共享在信息化平臺中，而其他各方也可以及時根據得到的信息給與回饋，從而大大減少了由于信息交流不暢所引發的各類問題，實現共贏。
4結論
信息化的發展是現今企業的必經之路，是與外界信息接軌的源頭。大數據時代的來臨，更將企業競爭推到了不進則退的境地，信息化則成為了企業競爭力中的重中之重。企業信息化的建設，則需要符合公司工作需求、工作流程。成功的信息化建設，則會為企業創造辦公管理效率和水平的提升、優化業務流程、創新管理模式等新的企業競爭力。為企業的發展融入新血液，推進企業攀上更高的頂峰。正所謂“不積跬步無以至千里”，信息化的建設也不是一朝一夕就可以完成的，它需要所有人員的不懈努力，“取其精華，去其糟粕”，才能走出一條符合企業規劃的獨特路線，最終使企業達到質的飛越，走向強者之巔。
參考文獻：
[1]中國建設監理協會.建設工程信息管理[M].北京:中國建筑工業出版社,2003.
[2]鐘一鳴.建筑工程監理信息化發展與討論[J].電腦迷,2018，(07):248.
作者：吳峻名 單位：甘肅工程建設監理有限公司
