BT項目檔案管理模式的研究

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bt（BuildTransfer）即“建設—移交”，是項目建設領域采用的一種投資建設模式，項目發起人通過與投資者簽訂合同，由投資者負責項目的融資、建設，并在規定時限內將竣工后的項目移交項目發起人，項目發起人根據簽訂的回購協議分期向投資者支付項目總投資的過程。BT模式是隨著我國經濟體制改革的深入推進，在項目投融資建設領域出現的一種新的建設管理方式。與普通的建設項目相比，BT模式建設項目在管理體制、工作流程、運行模式等方面有自身特點，其檔案管理工作面臨諸多新的問題。為此，遼寧省檔案局牽頭開展了“BT項目檔案管理模式的研究與實踐”課題研究工作，有效地解決了BT項目檔案管理責任主體不明確、業務指導不對稱、檔案安全保管及信息化建設等一系列問題，為BT項目檔案管理提出行之有效的解決方案。該課題榮獲2016年度國家檔案局優秀科技成果二等獎。研究成果

1.明確監管職責，建立監管模型

BT項目各方在項目檔案管理工作方面的監管職責為：(1)項目發起人負總責，承擔BT項目檔案規章制度制定、監督、指導工作，負責項目前期文件的收集、整理以及全部項目檔案的最終接收工作。(2)BT項目投資方負責投融資過程、施工準備文件的收集、整理工作，負責各參建單位施工過程、竣工階段、回購期間形成檔案的監督、指導工作，以及回購前項目檔案的接收、保管工作。(3)臨時機構如征地拆遷辦公室、建設指揮部、BT項目管理辦公室等負責工作過程中形成文件的收集、整理工作。(4)勘察設計單位負責收集、整理勘察及設計過程中形成的設計文件。(5)施工單位負責本單項（單位或標段）工程施工過程、竣工文件等收集、整理工作。(6)監理單位負責收集、整理監理過程中形成的監理文件，同時履行審核項目竣工文件的完整、準確和案卷質量等情況的職責。

2.建立文件質量控制體系組織、機構控制

BT項目相關方要明確分管領導和部門，建立相應的檔案管理機構，配備必要的專（兼）職檔案人員，形成項目發起人、BT項目投資方、BT項目公司以及施工、監理等多級項目檔案管理網絡。如圖2所示。制度控制。制定檔案人員崗位責任制，將責任細化分解，落實到人；制定BT項目文件收集、整理、歸檔、保管、借閱等制度，以及照片、電子、光盤等不同載體文件的管理制度；將檔案管理納入項目建設基本程序和合同管理。過程控制。在項目前期、設計、施工等各階段，要針對項目立項、批復、審查備案、勘察設計、施工、監理等過程中形成的文件材料進行收集，確保每一事項文件齊全，確保施工文件收集與施工過程同步進行。結果控制。BT項目完工，施工單位應將自己承擔的單位工程或單項工程的施工過程文件材料在收集齊全、整理規范后，向BT項目公司歸檔；BT項目竣工，要啟動竣工檔案驗收程序，重點對BT項目形成的各種形式和載體（音像、電子）檔案的完整準確、真實有效以及簽章手續等進行驗收；BT項目回購結束后，BT項目公司要將項目檔案按照要求向項目發起人或其指定單位完整移交。

3.提出驗收移交辦法交工驗收

BT項目交工驗收之前，BT項目發起人邀請第三方對BT項目投資方、BT項目公司等形成的檔案進行綜合評估，對評估中提出的問題進行整改后方可進行交工驗收。交工驗收由項目發起人組織，被驗收的主體為BT項目投資方及參建方項目檔案。檔案驗收。BT項目檔案的驗收工作應在BT項目竣工驗收之前3個月內完成，由項目發起人按照項目管理審批（核準、備案）的權限向相應的檔案行政管理部門提出申請，檔案行政管理部門負責組織檔案驗收。沒有通過檔案驗收的BT項目不得進行BT項目的竣工驗收。移交時間。BT項目交工驗收后的3個月內,由BT項目公司將項目檔案移交給項目發起人或其指定的使用單位。創新點

1.引入第三方評估

第三方評估的核心意義在于客觀、權威、公正和獨立，可以在BT項目檔案管理上集中檔案專業優勢、人才優勢及項目管理的經驗優勢，確保BT項目檔案評估的權威性；引入第三方評估，是檔案行政管理部門轉變職能的需要，能夠有效地避免檔案行政管理部門既當裁判員又當運動員的現象，凸顯檔案部門著力轉變職能，實現“放管服”的有效舉措。第三方對BT項目檔案工作評估包括以下內容：一是檔案管理體制。即是否建立了與實際工作相適應的檔案管理部門，是否對各門類載體的檔案實行了集中統一管理，是否建立相應的檔案管理網絡等。二是規章制度的建立。即是否建立了與BT項目建設相適應的檔案管理制度、檔案業務規范，是否有完善的檔案管理措施。三是項目檔案的規范化管理情況即項目檔案的分類方案是否科學、準確，組卷方法及卷內文件材料的排列是否規范有序等。四是項目檔案的完整、準確、系統及案卷質量。即歸檔的各種門類和載體的文件材料是否齊全，書寫材料是否符合檔案的保管要求，保管期限劃分是否準確等。

2.制定《BT項目檔案管理規范》和《BT項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》

《BT項目檔案管理規范》（以下簡稱《規范》），明確了BT項目檔案工作原則，即對BT項目檔案工作實行統一領導、集中協調，統一標準、集中監管，統一管理、集中交付的檔案管理原則，并對組織體系構建、參建各方檔案管理職責及檔案工作人員職責，予以明確。《規范》對BT項目檔案工作的控制、檔案管理方式方法給出解決方案。BT項目檔案工作的要求應列入BT項目的“四制”（即：項目法人制、招投標制、監理制、合同制）管理之中。BT項目雙方應在合同中明確BT項目檔案移交的套數，BT項目檔案案卷質量，檢索工具編制要求，項目檔案數字化質量要求，檔案移交的時間、方式，以及保證金和違約責任等內容，并實行檔案案卷質量責任終身制。BT項目投資方、BT項目公司以及各施工單位、監理單位要建立歸檔文件材料責任者填寫法人名稱制度、重要合同法人簽章制度。BT項目檔案的匯總由項目發起人負責進行或組織。

3.提出大數據環境下BT項目檔案信息化解決方案

課題就檔案工作如何在BT管理自動化平臺上遵循項目建設和信息系統的規律來實現電子文件和電子檔案的管理，提出由項目發起人應用云計算、新型圖文、移動互聯網技術構建檔案大數據平臺，建設工程建設檔案信息化標準體系，開發建設項目檔案信息化管理系統，實現與建設項目管理系統、OA辦公系統、政務網的無縫對接。提供工程圖紙檔案數字化管理和工程圖文電子資源庫建設及解決方案，搭建信息的云存儲、云利用平臺。應用情況和推廣前景《BT項目檔案管理規范》《BT項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》是BT項目檔案工作的監管方法和具體實施的規范，它涵蓋BT模式建設項目實施的全過程，解決了BT模式下建設項目檔案工作組織管理、文件控制、歸檔移交、專項驗收等一系列問題，具有可操作性、指導性和前瞻性，填補了國內檔案界在BT模式建設項目檔案工作方面的空白。相關辦法的制定，必將推動BT模式下建設項目檔案管理工作的規范化和標準化進程，使BT模式的建設項目檔案工作有章可循。該課題研究成果對遼寧地區乃至全國的BT項目檔案工作的開展具有指導意義。BT項目檔案管理模式的研究與實踐，是新型投資方式檔案管理的有效探索，對于BT項目檔案管理提供了依據，同時對以PPP（公共私營合作制）、BOT（建設—運營—移交）等為代表的新型投資方式檔案管理具有借鑒意義。

作者:歐平 單位:遼寧省檔案局