財務部門會計檔案的管理分析

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摘要：隨著我國市場經濟的高速發展，財務部門的一系列規章制度需要順應社會的進步，提出新的管理機制。本文圍繞財務部門中會計檔案的特點以及作用，針對會計檔案管理過程中出現的問題提出健全會計檔案管理制度的建議。建議內容著重關注會計檔案管理的制度、會計檔案的裝訂、會計檔案的保存、信息化會計檔案管理等各個方面，為財務部門有效的做好會計檔案管理工作給予了重要的參考意義。

【關鍵詞】財務部門；會計檔案；管理工作

會計檔案指企事業單位以、經濟組織以及相關會計人員對所進行的經濟活動按照一定的制度記錄存儲的會計憑證、賬單、核算材料等等紙質、電子材料。會計檔案可以說是企事業單位第一手重要的經濟檔案，是所有國家檔案的重要組成成分，因此財務部門的會計檔案管理工作具有重要的作用于價值，應該得到政府企事業單位的格外重視，提高會計檔案管理工作的效率，發揮會計檔案的在企事業單位中的重要作用。

1會計檔案的特點與作用

健全會計檔案的管理工作，首先需要對會計檔案的特點以及作用進行具體的了解，根據會計檔案的特點制定相關的管理機制，利用其作用發揮其全部功能。

1.1會計檔案的特點

會計檔案的是國家檔案中最重要的組成成分，具備了原始的記錄功能、信息功能、知識功能等等眾多功能，又由于其針對內容的特殊性，使得其具備了獨特的特征：第一，會計檔案的來源十分的廣泛。對于不同的企事業單位的核算部門，都會形成相應的會計檔案。第二，會計檔案具有一定的專業性，由于會計檔案涉及到會計核算的內容，這就使得核算手段成為了會計檔案獨有的專業技能。通過會計核算，可以有效的反映出企事業單位的具體經濟活動，體現了會計檔案的專業性。第三，會計檔案的形成過程十分的嚴密，由于會計核算需要進行設置賬務、復式記賬、填表審核等等方式對對象進行系統、延續、完整的記錄監督。這就迫使會計檔案的形成過程必須具備一定的嚴密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案對于企事業單位有著十分重要的作用，可以具體分為以下幾個方面：第一，會計分析與核查中會計檔案起到了依據的作用。企事業單位中進行決策以及經濟活動都需要對會計檔案進行大量的參考查閱，會計檔案的嚴密性可以使得覺得準確性大大的提高，為企事業單位提供準確的材料依據。第二，會計檔案具有重要的憑證作用，企事業單位相互進行的經濟活動都需要相關的書面證明，但也會出現一些經濟糾紛問題，會計檔案的對經濟活動的記錄可以在這是起到重要的憑證作用。第三，會計檔案具有一定的歷史借鑒作用，會計檔案是一個動態的檔案，它詳細的記錄了企事業單位內部各個方面的經濟發展狀況。通過對某一段時間的收支情況，制定相關的發展戰略。

2會計檔案管理中存在的問題

會計檔案管理工作在財務部門當中依然存在種種問題，這些問題可以總結為以下幾點：

2.1會計檔案管理制度不健全

企事業單位內部的財務部門一般只重視單位的資金管理，忽略了會計檔案管理工作的重要性，并沒有制定管理會計檔案相關的建檔、歸檔、借閱以及銷擋的措施，沒有一定的制度可尋。

2.2會計檔案的裝訂不合理

企事業單位內的財務部門內負責會計檔案管理的工作人員幾乎很少，繁多復雜的檔案整理裝訂，在一定程度上消磨了管理工作人員的耐心與責任心，使得會計檔案裝訂的過程中出現內容遺漏，檔案開散，檔案內容裝訂錯誤等等嚴重問題，這些問題的出現一定程度上給事業單位的經濟活動造成極大的影響。

2.3會計檔案的儲存方式不妥

大部分的企事業單位對于檔案的管理還沒有進行全面的信息化管理，這就使得單位內部的會計檔案堆積，隨意儲存的現象出現，老舊無人查閱的會計檔案隨著時間的推移損毀殆盡，嚴重的縮短了會計檔案的壽命，喪失了會計檔案的歷史性價值。

3財務部門完善會計檔案的具體措施

3.1完善會計檔案管理機制

針對會計檔案管理制度中出現的問題，首先企事業單位的領導層面必須加強對會計檔案管理的重視程度，從思想上提高財務部門內部對會計檔案管理工作的認識程度，結合單位的具體情況制定相關的檔案管理制度，監督這一制度在實際中的實施情況，使得會計管理工作有章可循。

3.2做好會計檔案裝訂工作

做好會計檔案的裝訂工作，首先財務部門需要對會計檔案管理部門加大人力物力的投入，提高工作人員的思想素質，讓其認識到裝訂工作的重要性，定期抽擦檔案對于出現檔案裝訂錯誤與遺漏的情況需按照相關的制度進行處罰，使得會計檔案管理工作有效科學的進行。

3.3使用信息化技術進行檔案管理

企事業單位應該加大力度在檔案管理上的經濟投入，實現檔案的信息化，告別老舊的紙質檔案，提高檔案管理工作人員的工作效率，減少會計工作人員的工作壓力，實現會計檔案的信息化儲存，延長檔案的壽命，快速有效的擴大化會計檔案的作用。

4結論

圍繞會計檔案獨有的特點，解決企事業單位中會計檔案管理工作中的一系列問題，首先需要領導層面的大力支持，不斷的提升會計檔案管理工作人員的思想水平，制定相關的制度章程，使得會計檔案管理工作可以科學合理的開展。

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作者：劉紅彥