數(shù)據(jù)挖掘DM技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

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一、教學(xué)檔案的重要作用

教學(xué)檔案客觀真實(shí)地記錄和反映高校教學(xué)活動(dòng)，是高校教學(xué)管理的歷史資料。它包括文字、圖像和影像等一切與教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的資料。完善有序的教學(xué)檔案對(duì)于改善教學(xué)管理和提高教學(xué)質(zhì)量具有重要的意義和價(jià)值。

（一）提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)

教學(xué)檔案是高校落實(shí)教學(xué)工作的客觀真實(shí)的反映，所以，教學(xué)活動(dòng)中的優(yōu)點(diǎn)和不足都會(huì)在教學(xué)檔案中一一體現(xiàn)，教學(xué)工作者和教學(xué)管理者都可以通過(guò)教學(xué)檔案進(jìn)行總結(jié)反思，為之后的教學(xué)工作提供直接或間接的可供參考的經(jīng)驗(yàn)借鑒，不斷地推動(dòng)教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量提升。從某種意義上說(shuō)，教學(xué)檔案就是教學(xué)工作改革發(fā)展的墊腳石，是不可缺失的歷史積淀。

（二）進(jìn)行教學(xué)改革和教學(xué)研究的重要參考

教學(xué)檔案是教學(xué)改革和教學(xué)研究最基礎(chǔ)的素材資料，它包括建檔以來(lái)教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理和教學(xué)科研的物化成果。通過(guò)對(duì)這些成果的分析，一方面要總結(jié)積極有效的經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)；另一方面對(duì)于之前已暴露出的問(wèn)題進(jìn)行商討，制定相應(yīng)的對(duì)策，避免重蹈覆轍。這些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都是高校進(jìn)行教學(xué)研究和教學(xué)改革的重要參考。

（三）支撐教學(xué)評(píng)估工作的重要佐證

檢查教學(xué)檔案是進(jìn)行教學(xué)評(píng)估最直接、最基本的考察環(huán)節(jié)，教學(xué)檔案是高校教學(xué)水平直觀的物化體現(xiàn)。教學(xué)評(píng)估過(guò)程中，相關(guān)專家通過(guò)查閱教學(xué)檔案，以此對(duì)高校的教學(xué)能力做基礎(chǔ)評(píng)估。如果沒(méi)有完整有序的教學(xué)檔案，那么高校的教學(xué)能力和水平就沒(méi)有有力的佐證，任何空洞的說(shuō)教都很難讓人有信服力。所以，教學(xué)檔案對(duì)于教學(xué)評(píng)估具有重要作用。教學(xué)檔案對(duì)于高校的教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量水平提高有不可替代的作用，但是隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，高校的教學(xué)管理方式方法也在不斷更新?lián)Q代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足目前的教學(xué)管理，甚至制約了教學(xué)管理的發(fā)展。教學(xué)檔案信息化未來(lái)的發(fā)展方向應(yīng)該著力建設(shè)一種電子教學(xué)檔案服務(wù)平臺(tái)，為教學(xué)研究和教學(xué)評(píng)估等提供最方便快捷的查詢和檢索，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的效用最大化。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)不能實(shí)現(xiàn)上述功能，dm技術(shù)就是基于滿足現(xiàn)實(shí)檔案管理需要而發(fā)明使用的一種高層次的電子檔案管理技術(shù)。

二、DM技術(shù)分析

DM是指在數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用過(guò)程中能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，挖掘數(shù)據(jù)潛藏的規(guī)律和其他較為隱蔽信息的技術(shù)。DM技術(shù)是一個(gè)特殊的信息處理過(guò)程，它融合了數(shù)據(jù)庫(kù)、統(tǒng)計(jì)學(xué)和可視化等諸多領(lǐng)域的理論和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息全方位地綜合使用。DM技術(shù)對(duì)于電子文件管理具有特別有效的作用，可以提高電子文件的處理效率，使其得到更好的利用。DM技術(shù)是數(shù)據(jù)知識(shí)發(fā)現(xiàn)和獲取的關(guān)鍵步驟，它在檔案處理過(guò)程中的信息分類、收集和整合方面都有強(qiáng)大的功能。

（一）檔案信息收集

DM技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，它的首要任務(wù)是信息收集，這是檔案信息分類、整合和使用的前提和基礎(chǔ)。DM技術(shù)信息收集不只是將相關(guān)數(shù)據(jù)放進(jìn)系統(tǒng)，在其信息收集過(guò)程中它會(huì)進(jìn)行重新描述。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析并建立對(duì)應(yīng)模型，然后對(duì)比已有的概念模型和樣本對(duì)象的差距。如果模型經(jīng)歷檢測(cè)以高分通過(guò)，則可以作為相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息收集是一系列檔案服務(wù)的首要工作。譬如，檔案管理工作人員已經(jīng)錄入了個(gè)人的相關(guān)信息并進(jìn)行儲(chǔ)存之后，新的用戶信息錄入的過(guò)程中會(huì)自動(dòng)與前面的信息進(jìn)行聯(lián)結(jié)，并將這種聯(lián)結(jié)關(guān)系以一種新的信息儲(chǔ)存代替過(guò)去的信息。DM技術(shù)相關(guān)程序?qū)⑿掠脩舻男畔⑦M(jìn)行收集處理這種功能極大地方便了檔案信息管理，同時(shí)也方便用戶及時(shí)使用。DM技術(shù)強(qiáng)大的信息收集能力是其整合處理檔案信息的前提。

（二）檔案信息分類

DM技術(shù)的信息分類方法是根據(jù)數(shù)據(jù)的獨(dú)特屬性將其分門別類，在這個(gè)過(guò)程中，DM技術(shù)首先應(yīng)該分析數(shù)據(jù)對(duì)象的屬性類型然后才能正確分類。DM技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)用戶的橫向、縱向信息分類總結(jié)，將初始的用戶信息分析提取，以形成方便使用的用戶檔案。譬如，DM技術(shù)可以在檔案中完整地保存用戶的姓名、性別、年齡、職稱等相關(guān)信息，而且根據(jù)這些原始信息可以選取任意一個(gè)身份數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向分類，使得使用檔案的人一目了然。DM技術(shù)還有一種強(qiáng)大的自動(dòng)識(shí)別功能，它可以根據(jù)用戶信息的搜索使用頻率進(jìn)行合理分類預(yù)測(cè)，使得檔案使用變得更加高效率和人性化。

（三）檔案信息整合

檔案管理的終極目的是為了對(duì)檔案信息的使用，檔案管理手段的優(yōu)化也是為了更方便快速地獲取檔案信息。而DM技術(shù)在檔案信息整合方面具有強(qiáng)大的功能，可以有效整合檔案已經(jīng)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息，以方便用戶使用。原始檔案信息的整合可以讓原本的信息以一種全新的方式呈現(xiàn)，做到可視化、概括化、全面化，挖掘原有檔案數(shù)據(jù)的各種潛在信息，并且將這些信息分類整合，為用戶提供個(gè)性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在信息整合過(guò)程中，不僅需要DM技術(shù)提供技術(shù)支持，也需要檔案管理人員積極參與，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，根據(jù)檔案使用需要開(kāi)發(fā)檔案資源。例如，在檔案信息整合過(guò)程中，檔案管理工作人員應(yīng)該注重近幾年的信息關(guān)聯(lián)，以及擁有相同元素的檔案信息關(guān)聯(lián)等，使得用戶可以以最快速度尋找到相關(guān)信息，并且可以獲得提示，發(fā)現(xiàn)可能會(huì)用到的檔案信息，提供給用戶盡可能完整的檔案信息服務(wù)。

三、DM技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

教學(xué)檔案管理作為檔案信息管理的一種，是高校的一項(xiàng)重要工作。DM技術(shù)應(yīng)用在教學(xué)檔案管理的過(guò)程中，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的一些問(wèn)題和缺陷，使得教學(xué)檔案管理得到不斷地優(yōu)化升級(jí)，方便教學(xué)科研和提高教學(xué)質(zhì)量。

（一）DM技術(shù)應(yīng)用擴(kuò)大信息收集范圍，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)

教學(xué)相關(guān)的信息服務(wù)是教學(xué)檔案工作的重要內(nèi)容，而教學(xué)服務(wù)的前提和基礎(chǔ)是完整全面的教學(xué)信息資源，而教學(xué)檔案管理技術(shù)又是收集這些信息資源的平臺(tái)支撐和保障。教學(xué)檔案管理者可以利用DM技術(shù)，掌握檔案使用者的興趣習(xí)慣，同時(shí)也可以根據(jù)他們提出的問(wèn)題和要求，不斷地完善教學(xué)檔案資源，收集以前疏漏掉的信息。DM技術(shù)可以根據(jù)用戶的檢索查詢記錄自動(dòng)分析相關(guān)的資源需求，教學(xué)檔案管理者就可以根據(jù)DM技術(shù)的總結(jié)分析進(jìn)一步優(yōu)化教學(xué)檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)，滿足教學(xué)檔案的使用需求。

（二）DM技術(shù)應(yīng)用提高教學(xué)檔案的管理效率

DM技術(shù)打破傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，使得教學(xué)檔案管理更加趨于完善，大大減少了教學(xué)檔案工作人員的工作強(qiáng)度，將檔案管理人員的瑣碎時(shí)間進(jìn)行有效整合，從各個(gè)層面提高檔案管理工作效率。同時(shí)，使用DM技術(shù)能夠有效地避免檔案信息丟失的現(xiàn)象，也為檔案信息管理工作提出了定量化的方法，最終推動(dòng)其順利進(jìn)行。DM技術(shù)應(yīng)用在教學(xué)檔案管理工作中，不僅可以挖掘文件間聯(lián)系，提高檔案整理效率，而且可以減少查詢工作量，提高查詢效率。DM技術(shù)在檔案查詢的過(guò)程中也發(fā)揮著不可小覷的作用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，文件查詢需要依次一件件翻閱，而DM技術(shù)可以有效地解決這個(gè)麻煩，快速找到所需文件，提高檢索速度。DM技術(shù)具有自動(dòng)索引分類等功能，可以把相關(guān)文件全部關(guān)聯(lián)在一起。DM技術(shù)在整理檔案的過(guò)程中可以幫助工作人員自動(dòng)分類編號(hào)，提高教學(xué)檔案整理的效率。當(dāng)教學(xué)檔案管理工作人員整理檔案資料時(shí)，如果DM系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和重復(fù)的信息等，會(huì)提示工作人員，有些完全重復(fù)的文件，DM技術(shù)可以自動(dòng)合并刪除。

（三）DM技術(shù)應(yīng)用增強(qiáng)了教學(xué)檔案的信息安全性

教學(xué)檔案是特別重要的教學(xué)資料，所以檔案的留存是檔案使用的前提。檔案信息能夠保存的越完整越全面，保存的時(shí)間越長(zhǎng)，才能越好地提供檔案信息服務(wù)，檔案的利用價(jià)值就越高。在延長(zhǎng)檔案信息保存時(shí)間方面，DM技術(shù)相較傳統(tǒng)的檔案管理有不可比擬的優(yōu)勢(shì)。DM技術(shù)的檔案管理可以不限次數(shù)地使用檔案，而不至于造成損耗，致使檔案的利用程度提高，其價(jià)值也相應(yīng)增加。DM技術(shù)的職能服務(wù)系統(tǒng)可以有效地防止信息丟失和泄露，保證檔案信息安全。DM技術(shù)作為檔案管理的一種新型管理手段，可以有效地應(yīng)用到教學(xué)檔案管理過(guò)程中，較傳統(tǒng)的檔案管理方法具有很多先進(jìn)之處，是檔案管理的一次革新。DM技術(shù)在教學(xué)檔案管理中發(fā)揮了巨大優(yōu)勢(shì)，可以有效助力教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高和改善。

作者：張慧琴 郭璐 單位：中國(guó)礦業(yè)大學(xué)