醫院檔案管理水平失衡原因及對策

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【摘要】醫院檔案是醫院建設和發展的歷史見證，反映了醫院人文面貌、歷史變遷、發展進程，是醫院工作連續性的真實反映，具有較強的參考研究價值。長期以來一直都存在重病歷檔案、輕綜合檔案的現象，本文分析了醫院檔案管理水平失衡的原因，并提出相應的解決方法。

【關鍵詞】病歷檔案綜合檔案管理水平失衡原因對策

1綜合檔案管理比較病歷檔案管理主要有以下幾點不足

1.1領導普遍重視程度不夠

醫院領導普遍對綜合檔案的重要性缺乏認識，認為檔案就是整理、保管文件材料而已，沒有什么技術含量。在醫院年度工作目標、中長期計劃及“十三五”規劃中，一般涉及數量效益、技術與學科建設、科研教學、人才隊伍建設、質量安全、醫療服務、行風建設等，而對綜合檔案的科學管理、設備投入、人員培訓等幾乎沒有納入計劃和規劃中。領導缺乏檔案意識，沒有將綜合檔案工作納入醫院管理體系中，因此投入到綜合檔案管理的資源不足。病歷檔案相對受到醫院領導更多的重視，醫院成立了由分管院長為組長的病案管理委員會，還成立了病案質量控制小組，病案室的投入也相應更多，無論是硬件條件還是人員配備都比較到位。

1.2機構和人員設置不合理

病歷檔案是由醫務處下設的二級科室病案室負責管理，病案室設有專門的病案室主任，全面負責醫院病歷檔案管理工作。目前病案室有工作人員10名，統計專業職稱的5名，負責病歷的錄入，歸檔、統計等工作。醫院對病歷檔案的保管有明確統一的標準，比較規范，且經常接受醫院、省市衛計委的病案管理的檢查和通報，監管比較到位。由于沒有成立綜合檔案室，現醫院檔案室僅保管文書檔案，由辦公室負責管理，配有檔案專業職稱的專職檔案人員1名，文書檔案接受市檔案局的年度檢查抽樣檢查，有一定的監管。由于檔案室不是辦公室下設二級科室，所以除了完成以上文書檔案處理這一細致繁瑣的工作外，還要兼顧辦公室其他工作，特別是在文件檔案整理時期，現有的文書檔案工作人員不能完全滿足檔案工作要求。其他門類的檔案則各自為政，分散保存在各相關職能部門，這些職能部門管理檔案均為兼職人員，沒有相應的專業技術資質，人員配備隨意，流動性大，檔案知識缺乏，業務水平不足。由于沒有綜合檔案室，檔案不需統一移交，也沒有統一的管理部門，更沒有檔案部門對其進行監管，因此歸檔標準不統一，裝具參差不齊，資料重復保存，檔案管理混亂，只能作為臺賬資料保管。檔案多頭管理，缺乏有力的組織管理和協調配合，影響了醫院檔案管理的總體效能。

1.3檔案制度不健全，監管不到位

病歷檔案方面，國家、省市衛計委相應出臺了《江蘇省病歷書寫規范（第2版）的補充規定》、《住院病案首頁數據填寫質量規范（暫行）和住院病案首頁數據質量管理與控制指標（2016年版）的通知》、《江蘇省住院病歷質量評定標準（2013版）的通知》《電子病歷系統功能應用水平分級評價方法及標準（實行）的通知》、《基于電子病歷的醫院信息平臺建設技術解決方案（1.0版）的通知》等各種規范性文件，市衛計委還成立市病案質量控制中心，醫院內部也出臺了《2014電子病歷系統改進實施方案》《關于明確病歷書寫若干具體要求的通知》《病歷書寫及相關工作質量控制要點的通知》等制度。根據這些文件，醫院內部建立了病歷討論制度、病歷書寫規范等制度，設有病歷質量檢查小組、病案委員會等監督機構，成立了由分管院長任組長的病案管理委員會，同時醫院也不定期對在架病歷進行檢查，并行文通報，這些措施使病案管理比較規范。另外每年省衛計委都有三級醫院病案質量等專項檢查，市衛計委也定期對全市二級以上醫院進行病歷、處方質量檢查，并在省、市范圍內將檢查情況通報給各醫院，責令其整改。綜合檔案管理方面，盡管2008年衛生部和國家檔案局出臺了《衛生檔案管理暫行規定的通知》，對衛生機構的檔案工作體制和職責、檔案的收集與管理、檔案的開發與利用都有比較明確的規定，但是上級衛生行政管理部門沒有真正重視綜合檔案，如江蘇省醫院協會共設有23個專業委員會，范圍幾乎涉及到醫院各個層面，病案管理委員會也在其中，但唯獨沒有綜合檔管理案委員會，由此可見行政管理部門對病歷檔案和綜合檔案的重視程度，醫院落實規定的情況肯定也不盡如人意。

2重病歷檔案輕綜合檔案的原因分析

醫院重視病歷檔案管理，是由于病歷檔案由于客觀記錄患者的病情變化、診療經過、治療效果及最終轉歸，是醫院醫療、教學、科研的基礎資料，關系到醫院的醫療質量安全，是上級衛生行政部門檢查必查的項目，各級評審的硬性要求，關系到醫院的評優升級，體現醫院的硬實力。江蘇省衛生計生委印發的《江蘇省三級醫院評審標準實施細則》中，對病歷管理有明確的考核指標，涉及7個大項目、17條基本要求、2項核心條款，而對綜合檔案則沒有特別明確的考核要求，只是各職能部門的臺賬資料，不是上級衛生行政管理部門的必查項目，沒有硬性要求。即使有檢查也是由同級檔案行政管理部門檢查，不涉及到醫院的評優升級。綜合檔案更多體現為醫院的文化，展示的是醫院的軟實力。這些因素導致了醫院普遍存在重臨床病歷檔案管理，而忽視綜合檔案管理現象，從而導致醫院檔案管理水平失衡，檔案管理工作明顯滯后于醫療業務工作。

3加強綜合檔案管理工作的對策

3.1加強領導，明確職責，爭取領導重視

加強醫院檔案工作，首先要提高各級領導對檔案工作的認識，領導的重視和支持是做好醫院檔案工作的前提條件和重要保證；其次，醫院要把檔案當成一項綜合性、全局性的工作來做，要解決其重業務建設而輕檔案建設、重當前利益而忽視長遠利益的片面思想，在人力物力等方面給檔案管理工作以支持[1]。強化檔案工作領導，要確定具體主要領導牽頭抓總，分管負責人監督落實，將檔案工作列入各級領導的議事日程，列入總體發展規則和年度工作計劃，進而強化各部門檔案工作的協調配合，規范檔案工作，真正做到綜合檔案與病歷檔案一樣同部署、共考核，營造良好的檔案文化。

3.2成立綜合檔案室，集中統一保管檔案

醫院檔案機構應分兩條線：病案室和綜合檔案室。參照病案室的機構設置，辦公室應下設二級科室檔案室（即綜合檔案室），設專門的檔案室主任，配備專業的檔案工作人員管理。檔案室牽頭，實行綜合管理體制，將分散在各職能科室保管的檔案統一移交、統一管理，進入檔案管理系統。各門類的檔案進入檔案系統后，由各部門兼職檔案人員按照各自的職責和歸檔范圍進行收集、積累和整理，統一裝具，統一標準，年底統一移交，真正維護醫院檔案的完整和安全[2]。這些措施可以改變分散管理對收集、整理、分類、立卷的標準不統一、雜亂無章或檔案工作無人管的局面，也可以統籌安排人財物，避免浪費，符合內部機構精簡、效能提高和檔案工作集中統一管理的原則。

3.3建立健全醫院綜合檔案管理制度

健全檔案管理的考核制度，提高檔案管理工作的有效性，是醫院檔案管理工作常態化的關鍵所在。對檔案工作實行目標管理和量化考核，建立健全醫院管理的考核制度，檔案工作列入考核體系，與績效掛鉤，把檔案工作與醫院發展有機地聯系起來，包括檔案室工作的考核和全院有關部門，科室檔案收集、整理、分類歸檔等工作考核，保障檔案管理工作的順利開展[3]。在管理內容上，要健全檔案材料的形成和歸檔制度、移交制度、整理制度、借閱利用制度、保管制度等；制定《醫院檔案管理實施辦法》、《醫院檔案文件歸檔范圍及保管期限表》、《醫院檔案分類方案》、《醫院專兼職檔案人員崗位職責》等檔案管理辦法。

3.4提升檔案人員的專業素養

加強檔案管理人員的專業技能培訓，為廣大檔案人員提供一個良好的學術研究氛圍。一是定期組織專業檔案人員外出交流學習，積極參加省、市檔案人員業務培訓，通過派出人員外出培訓來充實自身。二是邀請檔案專家來院舉辦講座、業務指導，便于檔案人員及時掌握國內外檔案學術技術的發展新動態。三是要求檔案人員學習江蘇省檔案人員遠程教育平臺的課程，通過各種形式的繼續教育來不斷更新業務知識。四是檔案室的專業檔案人員要對各處室兼職檔案人員工作進行有針對性的業務培訓，并對移交的檔案進行檢查、指導[4]。

3.5提高綜合檔案利用價值，合理開發利用

檔案室要提高自身的地位，需要不斷開發檔案信息資源。檔案人員應轉變觀念，變被動為主動，爭取領導重視，主動出擊，以攻代守，多出成績；注重檔案的開發利用，發揮檔案在深化醫院改革、打造醫院文化、提高醫院效率中的巨大作用；編研結合，善于利用綜合檔案資源，組織編研院史、大事記、統計報表等材料提供給領導參考或上傳到網上，以提高醫院的知名度，提高醫院社會效益[5]。綜上所述，病歷檔案關乎醫院的醫療質量安全，重視病歷檔案無可厚非，但醫院不能放松對綜合檔案的管理，要摒棄重病歷檔案輕綜合檔案的片面認識。醫院綜合檔案和病歷檔案要齊頭并進，不能厚此薄彼，導致兩者發展失衡，兩個都要抓，兩手都要硬，形成雙軌并行模式；只有實現兩者的均衡發展，才能更好地為醫院檔案文化建設和醫院業務發展奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]陳燕.把握契機找準抓手切實推進醫院檔案工作[J].檔案與建設，2016，33（12）：84-85.

[2]李師軍.醫院檔案工作調研與思考[J].山東檔案，2016，36（1）：71-85.

[3]林妙影.醫院檔案綜合管理的實踐體會[J].辦公室業務，2016，25（17）：83-84.

作者：郭云 單位：鹽城市第一人民醫院