高校二級學院的檔案管理信息化探究

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摘要：目前普通高校檔案管理在高校的管理工作中占有一定的比重；高校檔案不僅具有較高的保存、使用和借鑒價值，更對目前高校的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養等提供基本信息。本文通過對高校檔案管理發展歷程的回顧、檔案信息化管理的內容以及高校檔案管理規范化問題的探討，認為在目前高校二級學院的檔案工作中應嚴格管理，逐步規范化、信息化。

關鍵詞：高校檔案；規范化；信息化

引言

社會已經進入信息化時代，在實施國家信息化戰略過程中，檔案管理信息化建設發揮著重要的作用，同時也是當代檔案管理事業的發展需求，對此，高校二級學院要抓住機遇，做好檔案管理工作，應用有效的管理措施來促進高校檔案管理的信息化建設。

一、檔案管理信息化建設概況

中國著名的檔案學學者張照宇曾著有一書《檔案信息化理論與實踐》，在該書中曾對檔案信息做出解釋，檔案信息化主要由國家檔案行政管理部門統一組織和規劃，將現代化信息技術應用到檔案管理活動當中，從而對相關的信息資源實施有效的管理、處置。從客觀的角度來說，檔案信息化指的是檔案管理機構應用現代化信息技術來對檔案信息實施有效的利用、整理、開發以及收集工作，有效地促進了檔案管理的現代化發展，將實質的檔案和信息管理技術進行有效的融合。在進行檔案信息化管理過程中，主要涵蓋以下幾方面內容，首先是檔案信息安全保障體系和檔案信息化人才隊伍的建設；其次是檔案信息化法規、標準以及管理應用系統的建設；最后是檔案信息資源建設和檔案信息化基礎設施建設。

二、高校二級學院檔案管理信息化建設存在的問題

（一）高校二級學院檔案管理信息化基礎設施配置有待提升

首先，大部分高校在進行檔案管理過程中已經應用到了基本的信息處理設備，例如復印機、打印機以及計算機等，但是對專業的管理基礎設備有待完善，比如數碼相機、掃描儀以及檔案管理專用服務器等，對管理設備的更新和維護效率較低。其次，大部分高校二級學院應用的檔案管理軟件比較落后，仍舊使用單機版的管理軟件，盡管能夠滿足當前檔案管理工作的基本需求，但是依舊達不到檔案管理信息化的水平，特別是早期應用的軟件缺少相應的網絡接口，導致和OA系統難以進行數據互通。第三，很多高校二級學院沒有設置檔案管理的專用網絡，盡管小部分建設了管理網絡，但是得不到有效的完善和更新，難以適應現代化檔案的信息化管理。

（二）高校二級學院檔案信息資源數量和質量問題

首先，高校二級學院都設置有檔案管理機構，但是大部分管理機構囊括的檔案信息資源缺少檔案全部數據，只有基本的檔案目錄數據庫。其次，部分高校二級學院一味追求檔案資源的數量，但是在引入資源過程中存在片面性，不加選擇就擴大資源數量，對學院的實際需求沒有進行探究，導致應用了大量的財力、物力、人力來擴充價值比較低的檔案數據，占據了大量的儲存空間，不僅不利于高校檔案信息化管理，還為高校的發展帶來了一定的負擔。綜合分析，在檔案信息化建設中，高校二級學院對信息資源的數量和質量關注度較低，導致檔案信息化建設發展緩慢。

（三）檔案管理信息化缺乏有效的規范和標準

第一，因為檔案管理信息化缺乏有效的規范和標準，導致大部分高校二級學院應用的檔案管理系統不統一，檔案數據庫結構也缺乏通用性、兼容性。致使在進行檔案數據交流過程中，不同學院之間的系統難以直接利用，導致數據資源識別出現問題。盡管有的管理軟件已經可以對檔案數據進行轉換，但是依舊難以保障將原數據完整地轉移到新的管理系統當中。第二，高校二級學院在實施管理過程中，相關的學生管理、教學管理、科研管理以及辦公自動化等管理系統分別由不同的企業開發得來，甚至出現了各自管理的現象，導致管理系統生成的數據難以和檔案管理系統進行對接，大大降低了檔案資源管理的共享效率和利用效率，不僅不利于檔案管理的信息化，同時也加大了高校檔案管理信息化建設和維護成本。

（四）高校二級學院檔案管理人員的專業素質有待提升

在進行高校二級學院的檔案管理信息化建設過程中，需要專門的管理人員通過專業的硬件設備和軟件來進行管理，但針對當前的實際情況來分析，部分高校二級學院的檔案信息化管理人員專業素質不高。第一，盡管很多高校二級學院檔案管理部門具有豐富的實踐經驗和檔案管理理論基礎，但是，管理人員的現代化信息管理技術水平較低，難以達到現代化檔案管理信息建設的需求。第二，部分高校二級學院盡管有專業的信息技術人員，但是實踐操作和檔案管理知識水平較低，難以實施有效的檔案管理信息化工作。所以，專業的檔案管理人員是當前高校檔案管理所面臨的重要挑戰之一，尤其是既懂計算機網絡技術。又熟知檔案管理業務的綜合性人才非常少，導致檔案管理信息化發展緩慢。

三、高校二級學院檔案管理信息化建設改善措施

（一）加大檔案管理信息化的資金投入

針對檔案管理基礎設施不足問題，主要從兩個方面入手，首先，增加檔案管理資金的投入，實行專款專用，依照學院的實際需求來購置穩定性高、性能高的專業設備，例如專用的掃描儀、計算機以及服務器等。其次，構建專業的檔案管理系統，促進高校檔案管理朝著信息化、網絡化的方向發展，及時更新檔案管理系統，保障管理系統的開放性、共享性。最后是依照學校檔案管理建立專業的網站，依托校園網絡系統來進行檔案數據的共享、利用以及采集，從而提供專業的檔案咨詢服務和信息檢索，實現檔案管理的信息化建設。同時要及時更新管理系統，保障檔案管理的高效穩定運行。

（二）構建統一的檔案資源標準體系

在實施檔案管理時，高效檔案管理部門要樹立全程管理理念，加強檔案管理信息化建設的積極性。首先要依照檔案電子文件的要求和標準來進行標準制定，比如數據傳遞標準、數據轉換標準以及數據編碼標準，同時要將管理標準和校園信息網絡系統進行連接，從而保障檔案資源符合管理標準。其次，學院檔案管理工作人員要和系統開發人員建立有效的聯系，對于檔案資源的歸檔等問題，構建專業的系統接口，保障系統文件能夠自動的實施歸檔，在經過檔案管理人員的收集和篩選后再實施歸檔，從而提升數據輸入的效率，提升檔案信息化管理的效率。

（三）加強檔案資源庫的建設，培養專業化的檔案管理人才

以檔案目錄數據庫為基礎，促進檔案特色數據庫和檔案全文數據庫的建設，保障檔案信息應用效率的提升。首先，加強電子文件的收集力度。第一，在學院OA系統和教學系統文件辦結后要及時進行歸檔。第二，對學院不同部門的電子文件要進行邏輯歸檔，如果是紙質文件，及時收集相關原版電子件，提升文件數字化的效率。第三，加大視頻、聲音以及圖像等文件的收集力度，擴大檔案信息資源的種類。其次，依照學院的實際需求來進行檔案的數字化加工，可以引進專業的數字化公司來輔助學院完成檔案數字化工作，不僅增加了檔案管理部門的壓力，同時也提高了管理設施的利用率。其次，加強高校二級學院檔案管理人員的培訓和教育工作，積極應用獎懲機制和考核機制來激發管理人員的工作積極性，穩定檔案管理的人才數量，提升檔案管理人員的專業素質，從而滿足當下檔案信息化建設的需要。

四、結束語

綜上所述，高校二級學院在檔案信息化建設過程中存在諸多問題，對此，要進行深入的探究和分析，依照高校的實際需求和要求，構建專業的檔案信息化管理系統，組建專業的檔案管理人才隊伍，促進高校二級學院檔案管理的科學化發展。

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作者:彭云 單位:南京曉莊學院