通信工程檔案管理模式與策略

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【摘要】我國電信體制改革為電信業(yè)發(fā)展注入了新的活力，提供了千載難逢的歷史機遇，通信工程檔案作為提升服務質(zhì)量的重要載體，也迎來了突飛猛進的發(fā)展。其科學、規(guī)范管理工作是通信建設工作的重要組成部分。通過學習、消化、吸收，在實踐中逐步摸索了一套行之有效的科學管理工程檔案的方法，并取得了良好的管理效果，有力保障了通信工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，進而促進了企業(yè)各項工作的健康、持續(xù)發(fā)展，在服務企業(yè)轉(zhuǎn)型升級中發(fā)揮了重要作用。

【關鍵詞】通信建設；工程檔案；管理模式；方法

1.通信工程檔案管理的“三同步”原則

通信工程建設包括開工、施工、竣工三個階段，通信工程檔案的形成同樣包括三個階段。實現(xiàn)通信工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)，必須要求檔案管理與通信工程建設實現(xiàn)“三同步”。[1]

1.1開工與施工準備文件收集整理同步

通信建設工程在立項后需要收集的檔案資料包括三個方面。首先是項目建議書、可行性研究報告、計劃任務書、環(huán)境預測、設計任務書及相關批復文件等。其次是設計的基礎材料，主要包括工程地質(zhì)勘探、地質(zhì)圖、地形地貌、實驗報告、征用土地等基礎性材料。最后是設計文件材料，主要包括初步設計、施工圖設計、技術設計、設計計算書、總體規(guī)劃等。在本階段的檔案材料收集過程中，檔案部門要與相關單位負責材料收集和保管的人員密切配合，及時溝通，并對已經(jīng)形成的材料按照要求及時整理。

1.2施工與施工文件收集整理同步

通信建設工程開工以后，檔案管理的重點應放在施工過程中，需要收集的文件資料主要包括施工報告、計劃、方案、技術措施以及安全措施等；工程材料的質(zhì)檢報告、工程設計變更的手續(xù)、施工圖紙、施工記錄以及工程事故報告等；設備的安裝、調(diào)試、驗收記錄；工程各階段的總結報告等。在此階段，檔案管理人員要對相關資料逐一審核，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施。

1.3交工與竣工文件收集整理同步

工程建設完畢后需要交工驗收，這是通信工程建設的收尾階段，檔案資料收集工作到了尾聲，卻是最重要的階段。在工程交工驗收時，檔案部門必須與驗收部門共同參與，以確保檔案資料的完整、準確和系統(tǒng)。所收集的材料包括竣工驗收、試運行、資產(chǎn)交付文件等。

1.4實現(xiàn)“三同步”的保障措施

通信工程檔案的管理要遵循“三同步”原則，首先要積極爭取主管領導的重視。領導重視檔案工作機構的健全以及相關人員的配備，做到崗有其人、人有其責，是實現(xiàn)“三同步”的前提。其次建立完善的通信工程檔案管理制度，將檔案工作與工程管理工作無縫對接，有機融合，針對各階段的施工情況分別施策，確保檔案管理人員在行使監(jiān)督職能時有據(jù)可依，這是實現(xiàn)“三同步”的制度保障。最后與施工單位就檔案資料收集范圍與整理要求簽訂合同，通過合同固化雙方的職責界面與權力、義務關系，這是提高竣工圖編制質(zhì)量的重要手段[2]。

2.通信工程檔案管理的標準化指標

通信工程檔案作為反映通信建設項目建設過程和工程概貌的原始記錄，在施工期間的提供利用，以及日后的改建、擴建、技術改造、維護等工作中具有舉足輕重的地位和無可替代的作用。而工程檔案的標準化管理有助于提升工程檔案的管理水平和發(fā)揮價值的效率，因此，強化其完整、準確、系統(tǒng)、安全的管理標準，既是工程檔案自身的內(nèi)在要求，也是管理的必然選擇。下面從三個方面構建通信工程檔案管理的標準化體系：

2.1通信工程檔案內(nèi)容的標準化

根據(jù)通信工程歸檔范圍，按工程性質(zhì)和種類設計歸檔目錄清單，并在工程承接方與施工方的合同中增加專門條款進一步明確目錄清單的具體內(nèi)容，確保收集的通信工程檔案資料齊全、完整、準確。具體來講包括3方面的具體指標：2.1.1歸檔內(nèi)容齊全。從宏觀上看，歸檔內(nèi)容齊全包括兩個層面的含義：一是縱向上從工程立項準備到竣工投產(chǎn)各個階段，橫向上包括土建、工藝、通信、隱蔽工程、附屬工程以及竣工驗收、歸檔移交等專業(yè)性工作，應當形成的文件材料需完整留下原始記錄，不能只完成建設任務卻沒有同步形成相關工程檔案。二是工程各階段、各專業(yè)形成的有保存價值的文件材料應及時收集齊全，進行系統(tǒng)整理后歸檔。從微觀上看，歸檔文件不能缺張少頁、遺漏附件、破損污漬；歸檔文件應辦理完畢，各項內(nèi)容填寫完整，不能缺項漏項。2.1.2載體形態(tài)完整。現(xiàn)代技術條件下的項目檔案種類多種多樣，載體形態(tài)各異。在確保傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案齊全、完整的基礎上，應注意查看照片、錄音帶、錄像帶、光盤等特殊載體形態(tài)的工程檔案，與紙質(zhì)檔案對應的電子文檔，以及與項目建設有關的實物檔案等是否完整，不能拘泥于收集紙質(zhì)載體的工程檔案。2.1.3法定手續(xù)完備。項目審批、工程施工、監(jiān)理及驗收等都應履行相應的審批手續(xù)，作為開展各項建設任務的依據(jù)。同時，項目檔案的法定效用是通過履行一定的生效手續(xù)來實現(xiàn)的，沒有文件制發(fā)單位印章、負責人簽字等法定生效手續(xù)的文件是不具備法定效力的。[3]一些項目檔案存在責任人簽名不規(guī)范，忽略簽字日期和簽署意見、遺漏竣工圖章等情況，不便于日后的使用和考證。因此，判別項目檔案的完整性既要重視審批手續(xù)的完備，又要確保其印章、簽字等生效手續(xù)的清楚、規(guī)范和完整。2.1.4檔案數(shù)據(jù)準確。檔案管理人員積極與工程技術人員進行及時有效的溝通，以確保收集的檔案資料真實有效。一致性是項目檔案準確性的核心，只有整套項目檔案反映的內(nèi)容與線路、配套設備、建筑物、構筑物、隱蔽工程等竣工時的實際概貌一致，并隨改、擴建活動及時準確地進行相應的變更和補充，與實物保持持續(xù)一致性，方能體現(xiàn)項目檔案的準確性。[4]

2.2通信工程檔案形式的標準化

由于多數(shù)通信工程檔案需要長久的保存，歸檔數(shù)據(jù)導入檔案管理系統(tǒng)時應有統(tǒng)一的模板，因此歸檔時使用的各類案卷封面、備考表、卷內(nèi)文件目錄等報表應統(tǒng)一印刷和制作，報表的各個組成要素必須統(tǒng)一規(guī)范，制成材料符合檔案長期保管的技術參數(shù)。

2.3通信工程檔案整理的標準化

檔案人員業(yè)務水平高低對通信工程檔案的案卷質(zhì)量有著很大的影響。確保文件、圖紙等的整理具有規(guī)范性和統(tǒng)一性是檔案管理人員必備的技能之一。標準化體現(xiàn)在如下幾個方面：2.3.1依據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），制定通信工程檔案整理細則。2.3.2通信工程檔案反映整個建設工程施工的全過程，整理時應依照工程建設基本流程，依照施工順序進行收集和整理，既有利于文件的歸檔，也便于今后的利用。[5]2.3.3通信工程檔案排序應按照通信專業(yè)性質(zhì)進行劃分和排序，按照一定的邏輯關系進行分類，有助于提升檔案部門工作效率和效果。

3.通信工程檔案管理的人才技術保障

通信工程檔案的科學組織和有效管理是以人才作后盾，否則，再好的管理制度和措施都無法達到預期效果。因此，我們在人才的引進和培養(yǎng)上提出了如下要求：3.1具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，能以強烈的事業(yè)心和責任感做好通信工程檔案工作。3.2具有扎實的檔案專業(yè)基礎知識，以及通信業(yè)務知識、工程管理經(jīng)驗等適應工作需要的知識結構。3.3以“請進來”、“走出去”等方式加強工程檔案業(yè)務技能的學習和培訓，不斷更新知識、擴大視野、交流經(jīng)驗、繼承發(fā)展。3.4以建立示范工程、樣板工程為依托，打造工程檔案精品，為通信工程檔案的管理塑造模板。⑤利用新媒體技術，建立通信工程檔案管理微信群，便于大家及時溝通，傳播經(jīng)驗、交流心得、探討問題、尋求對策等。

4.信工程檔案的管控措施

4.1完善管理體系

建立科學的管理體系，并確保其有效運轉(zhuǎn)是實現(xiàn)通信工程檔案管理目標的前提。首先，建立以企業(yè)主管檔案工作領導為組長的管理網(wǎng)絡，有利于規(guī)劃好通信工程檔案管理的頂層設計，及時決策并解決問題。其次，有利于通信工程檔案機構、人員、資金等的落實，為工作順利開展提供保障。再次，有利于工程建設部門、施工隊及其他相關單位的組織協(xié)調(diào)，避免推諉扯皮。最后，有利于制定并落實各項通信工程檔案管理規(guī)章制度，優(yōu)化體制機制、做好人崗匹配，確保各項工作順利開展。

4.2制定監(jiān)管措施

通信工程檔案的工作流程及質(zhì)量控制目標，需要輔之以相應的監(jiān)管措施，確保相關組織運轉(zhuǎn)高效。4.2.1“三納入”，將通信工程檔案管理工作納入領導議事日程；納入公司規(guī)章制度及工作流程；納入公司有關人員的經(jīng)濟責任制或崗位責任制。4.2.2“四參加”，檔案部門或人員參加產(chǎn)品鑒定、科研成果審定、項目驗收、設備開箱驗收，負責檢查檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。[6]4.2.3“五同步”，下達項目計劃任務與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件的積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料的歸檔情況同步；項目文件材料的歸檔進度與檔案信息化進度同步；項目總結與歸檔的項目文件材料交接同步。4.2.4通過召開協(xié)調(diào)會議、發(fā)揮工程監(jiān)理單位對檔案工作的監(jiān)管責任、加強合同管理、財務管理等法律、行政、經(jīng)濟手段，做好通信工程檔案管理的監(jiān)管工作。

4.3保證資金來源

檔案管理工作作為一項流程末端的基礎管理工作，實現(xiàn)相應的質(zhì)量控制目標，必須耗費大量的人力、物力。因此，應確保檔案工作專項資金的來源，及時為通信工程檔案設備設施的購置、保管條件的改善、教育培訓經(jīng)費的支出、信息化建設的同步開展等提供強有力的支撐。

4.4優(yōu)化工程分類

根據(jù)通信工程的性質(zhì)、投資規(guī)模、建設周期等特點進行分類管理，以提高管理效率和針對性。一般有以下幾種方法：4.4.1針對施工周期短，工程檔案資料形成快的環(huán)節(jié)，使用跟蹤整合收集方法；4.4.2針對施工時間長的通信終端工程可以使用劃分環(huán)節(jié)逐步整合收集方法；4.4.3針對施工人員分散，負責建設施工臨時機構形成的檔案資料環(huán)節(jié)，應當使用強制性收集方法，及時收集整理。

4.5構建審核機制

構建工程檔案質(zhì)量審核機制，是確保通信工程檔案完整、準確、系統(tǒng)的重要保障。4.5.1檔案在匯總、整合、錄入、歸檔及最終驗收中應該配備專人管理，并且由專業(yè)技術人員及工程責任人審核簽字。4.5.2根據(jù)工程合同條款，在工程完工后逐一審核，以保證該項工作專人專職，權責明確。4.5.3由具備通信工程檔案管理經(jīng)驗的人員，在做好基礎工作的同時，針對以往工作中出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)進行重點審核。4.5.4根據(jù)《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定的檔案驗收流程和要求，進行最后審核把關，逐一對照整改，確保萬無一失。[7]

結語

綜上所述，通信工程檔案管理作為通信工程管理的一部分，二者相互依存，相互作用，完整、準確、系統(tǒng)的通信工程檔案來源于工程建設，工程建設的質(zhì)量又在一定程度上取決于工程檔案質(zhì)量的高低。同時，通信工程檔案對企業(yè)改革、管理和發(fā)展具有重要的支撐作用，是企業(yè)轉(zhuǎn)型升級方面的基石和助推器。在人力、技術、制度、資金等方面為通信工程檔案管理提供堅實的后盾，建立通信工程管理的長效機制，改善通信工程檔案管理的生態(tài)環(huán)境，是提升通信工程檔案質(zhì)量的有效路徑。

參考文獻：

[1]許歆懿.工程項目檔案工作必須做到“三同步”,山西檔案[J].2000(6).30.

[2]茆玲玲.企業(yè)檔案管理信息化建設思考——以江南電子通信研究所為例[J].機電兵船檔案,2015,23(2):4-5.

[3][4]田煜.對通信光纜建設項目檔案準確性問題的探討[J].檔案管理,2016,12(1):58-59.

[5]范大為.對項目檔案全過程管理的探討,中國檔案[J].2012(1).68-69.

作者：車建武 單位：中國聯(lián)通河南省分公司辦公室