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關鍵詞:醫療設備采購合同;合同生命周期管理;采購風險;采購成本
醫療設備采購合同管理是對醫療設備采購項目過程中涉及到合同的管理。醫療設備采購項目的過程是圍繞合同進行的,合同是作為買賣雙方之間的法律文件,是對雙方都具有約束力的協議。合同管理是一個過程,它保證合同按照一定標準履行,從而充分達到醫院(買方)和供應商(賣方)約定的合同目的。有效的合同管理是促進合同雙方當事人全面履行合同約定的義務,確保質量、工期、進度等目標實現的重要手段,最終促成采購項目的順利完成。
一、合同的定義
1、合同又稱為契約、協議,是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同作為一種民事法律行為,是當事人協商一致的產物,是兩個以上的意思表示相一致的協議。只有當事人所作出的意思表示合法,合同才具有法律約束力。依法成立的合同從成立之日起生效,具有法律約束力。2、依法成立的合同,受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。狹義合同指一切民事合同。還有最狹義合同僅指民事合同中的債權合同。《中華人民共和國民法通則》第85條:合同是當事人之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同,受法律保護。《中華人民共和國合同法》第2條:合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。
二、醫療設備采購合同管理的意義
合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容;審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。合同管理要保證合同雙方認真履行各自的合同義務,還必須充分協調好雙方之間的合同行為,分清權責,在合同雙方建立起一種相互支持、相互促進、合作共贏的伙伴型關系。合同管理時應當遵循以下三個管理的原則:
1、誠信原則
即誠實信用原則,是指當事人在簽訂和執行合同時,應該講究誠實、恪守信用,以善意的方式履行合同規定的義務,不得規避法律和合同。這里包含著相互關聯的兩層意思:一是量力而行作出現實、可行的承諾;二是嚴格履行自己的承諾。在一般情況下,應該認為合同當事人在簽訂合同之前都認真閱讀和理解了合同文件,都明白該合同的各項條款的意義。一般應該認為雙方當事人在簽訂合同時都具有善意,遵循對等原則,不刻意添加隱瞞或故意疏漏合同條款。
2、公平原則
法律是維護公平的,維護在一定的社會歷史條件下,各公民、團體之間的公平。根據公平原則,顯失公平的合同條款是無效的,對合同進行解釋時,應該兼顧雙方當事人的權益。對合同文字的相互矛盾或其他缺陷,如果按合同約定的解釋順序和有關整體解釋慣例進行解釋后仍含糊不清,則可按不利于合同起草一方(業主)的原則進行解釋。在這種情況下,可以理解為業主故意使用了這種有歧義的詞句,因此他應承擔相應的責任。
3、效率原則
經濟合同其管理與實施當然受經濟學原理的約束。經濟學講究的是效率,及如何以盡量少的資源來達到既定的目標,或以既定的資源實現目標的最優化。在項目管理中,項目經理需要維護的是整個項目的效率,即實現項目質量、成本、進度、范圍等目標的綜合最優。根據效率原則,有時需要比較靈活地執行某些合同規定。需要特別強調的是,必須追求項目整體的效率,而不要片面追求某一方面的效率。由于項目各分目標的相互矛盾,某一個分目標的優化可能必須以另一個或幾個分目標的損害為代價。
三、合同生命周期管理在醫療設備合同管理中的應用
有效的合同管理是對項目采購實施過程中所發生的或所涉及到的采購合同的簽訂、履行、變更、索賠、爭議解決、終止與評價的全過程進行的管理。項目采購管理過程所涉及的各種活動構成了合同生命周期。通過對合同生命周期進行管理,在簽訂合同時仔細斟酌合同條款和條件的措詞,盡可能的回避或減輕某些可識別的項目風險,并采取一定的措施以保證項目有效的完成。蘇州大學附屬第二醫院在設備合同的管理過程中,著重做好設備購置的可行性論證。通過需求論證、效益論證和市場論證,為設備的引進和購置決策提供科學依據。合同在產生和完善過程中,做到科學、規范、嚴謹,發現誤差及時糾正。同時,合同管理人員積極做好溝通協調工作,確保環環緊扣,流程暢通,執行及時、準確、快捷。并且在設備合同生命周期管理過程中,重視了以下幾個環節:
3.1設備購置的可行性論證
(1)需求論證。即設備購置的必要性。臨床科室根據各自的功能特點,從滿足患者就醫的需要、醫療技術發展的需要、教學和科研的需要及與醫院等級和品牌相匹配的需要幾方面著眼,制定合理的設備購置計劃。(2)效益論證。引進設備前,醫院根據年度發展計劃及財務預算,結合醫院實際情況,對現有同類設備尤其是大型設備進行成本效益分析,以利于準確掌握設備的運行情況及需求度,避免醫療設備重復購置、設備閑置或使用率低等,造成資源浪費,為設備的引進和購置決策提供科學依據。(3)市場論證。在進行需求論證的同時,設備采購部門通過調研了解國內外市場行情,收集相關信息資料,引導科室開展業務。對確定購買的設備,設備采購部門必須對購買的設備進行綜合調研評估,如:使用科室、已知商家及歷史價格等,同時要求參加投標的商家提供全套資質證件及待購設備的主要用戶名單、業績,了解其市場份額占有率。經嚴格審核后,再在醫院領導牽頭下,組織相關科室主任、護士長和醫學專家、工程技術人員以及財務審計等相關人員共同進行醫療設備招標選型或商務談判,通過貨比三家,選擇性價比較高的商家,確保引進設備的功能先進、質量上乘、價格合理。
3.2設備購置合同的形成
(1)合同簽訂。醫療設備確定購置后,醫院和供應商簽訂經濟合同。合同上詳細注明購置設備的產地、品名、規格型號、配置清單、付款方式、安裝調試、技術培訓、質量保證及維修保養等條款。(2)合同交接。設備處將經使用科室認可,供應商和項目工程師、設備管理部門領導、院領導逐級簽署的合同定點存放,由專人編號、蓋合同章后進行分發。在合同交接過程中,注重細節,對合同交接的每個環節進行書面登記,謹防在交接過程中的遺失和誤差現象。(3)合同錄入。建立設備合同管理臺賬,及時錄入新的合同信息,以便于及時、便捷、準確、科學地查找和執行合同條款。及時按照固定資產編碼規則進行錄入固定資產管理系統,做到及時、準確,確保沒有疏漏。
3.3設備購置合同的執行管理
(1)設備驗收。設備送達指定地點,由相關人員和項目工程師共同進行到貨、安裝與技術驗收,列入《檢驗檢疫機構商品目錄》內的進口醫療設備需進行商檢,調試正常運行后,憑驗安裝驗收單和發票,錄入固定資產管理庫。(2)設備付款。合同付款嚴格按照合同條款執行,不拖欠款項也不在不具備付款條件的情況下預付合同款。(3)合同核對。為確保設備合同在執行過程中準確無誤,我們建立健全了查對制度,定期由設備處領導、固定資產管理人員和財務處等相關人員參與合同核對,要求賬實相符、合同條款有效執行,發現問題及時糾正。
3.4設備購置合同的收尾
合同收尾管理就是結束合同管理并結清賬目,結束合同工作和當事人之間的合同關系,進行采購審計并將有關資料收集存檔供未來使用,包括解決所有尚未了結的事項。采購結束后,未決爭議可能需要進入訴訟程序。合同收尾管理包含以下幾點:(1)財務結算退還質保金。(2)合同建檔設備購置合同及時歸檔。同時設備處對設備購置的申購報告、論證材料、訂購合同、驗收清單、設備資料(使用說明書、維修手冊及其它有關技術資料)一律登記、編號、建立索引、歸檔。(3)定期開展采購審計是對從計劃采購過程到管理采購過程的所有過程進行結構化審查。其目的是找出可供其它采購項目借鑒的成功經驗與失敗教訓。(4)根據合同實施過程的情況,總結合同管理的經驗教訓。
四、結束語
設備管理部門要加強合同管理意識,同臨床科室、資產管理部門以及法務部門積極合作,提高合同管理水平,通過規范的流程和完善的制度依法管理,實現對醫院設備采購合同的全生命周期管理。
作者:楊 儀 單位:蘇州大學附屬第二醫院
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1.1設備維修服務價格高有些廠方維修技術人員對于故障配件問題不給維修,采取一律更換的方式,甚至對于那些小問題,卻同樣要求換配件來代替維修,使得醫院的設備維修費用相當高。比如,醫院的一臺X光機因為吊臂的一個軸承損壞,廠家的技術人員要求將整個吊臂換掉,費用需要8萬元。而醫院的工程技術人員重新車一個軸承,只需花費2千元。目前一般的外資公司廠商的維修技術人員對故障只是檢測,不進行維修,而且隨著電子集成線路的加劇,進行的“換板”大大增加了維修的費用[3]。目前廠商的維修部門利潤大大超過銷售部門已經成為了行業公認的現象,設備維修已經成為了一種產業,雖然與我國國情不符合,但是醫院也沒有辦法改變,只能無奈接受。
1.2缺乏完備的服務管理由于維修的價格是有廠商自行制定,所以市場信息存在嚴重的不對稱性,醫院在設備維修中與廠商談判幾乎沒有發言權,缺少物價機構對維修費用的公正定價,對維修行業缺少管理的有效手段,過度的保護了廠商的利益。
1.3部分廠商重銷售、輕服務由于部分的廠商維修人員不足,技術力量弱,所存的配件較少,當設備發生故障時,國內銷售廠商不能及時拿出配件,需要從國外預訂配件,需等待較長時間,根本無法及時完成維修,給醫院帶來不良的影響。
1.4廠商對售后技術培訓不重視由于廠商對于售后培訓不過重視,培訓的內容僅限于技術人員會開機,設備運行質量控制很少做相應的維護,不想培訓醫院的設備維修人員,導致設備出故障必須請廠商技術人員來維修,增加了時間成本。
1.5醫院自身設備維護力量有限目前,由于醫院的醫療設備維修部門發展落后,維修保障能力嚴重不足。尤其是現行大多數醫院都是又廠商或者經銷公司來實現設備維修服務,這樣不僅使得醫療設備因故障時間停機很久,臨床工作不能正常開展,給醫院造成嚴重的損失,而且完全依賴于經銷公司或者廠商的維修服務,維修費用難以把握,任由他們說了算,增加醫療維修成本[4]。
2解決醫療設備維修難、維修貴的方法和思路
2.1尋找第三方的售后技術支持服務商目前,已經出現了第三方的售后技術支持服務商,他們與廠家維修爭奪市場,使得價格趨于合理、服務趨于高效化。這種合理的競爭對于維修行業來說有利于規范管理與服務求得生存,對于醫院來說,能夠降低設備維護費用的支出。
2.2配備好醫院自身的醫療設備維修技術力量醫院要加大力度培養自己的維修力量,充分的發揮維修人員的積極性,開拓創新,為醫院節省一部分維修費用。給維修人員參與培訓的機會,讓他們與廠商一起裝機、一起培訓、外派參加專業的醫療設備維護維修。同時醫院要采取開展2~3次集訓,包括理論知識的培訓和實操能力的培訓,不斷提高他們的自身的技術水平,給醫院創造經濟效益和社會效益。
2.3改變目前維修人員重維修輕維護的觀念醫院工程技術人員要懂得正確處理醫療設備維修與保養之間的關系,要樹立預防性維護和保養的觀念與意識,積極配合使用人員做好日常的維護保養工作,定期的對大型貴重的設備進行檢修,使醫療設備保持在最佳技術狀態上,以便降低醫療設備儀器的故障發生率,延長它的使用壽命,進而降低醫療設備的運行成本,提高醫療設備的綜合效益。
2.4加強對使用人員日常維護保養的教育由于部分醫療設備使用人員認識不足,對日常的維護保養工作沒有重視,有點人甚至認為:對于醫療設備的只要懂的使用就行了,維修保養工作是設備維修技術人員的事情,在這種觀念的引導下,醫療設備出現故障率將會大大增加。因此對于醫療設備使用人員要加強培訓、教育工作,不僅要求他們能熟練掌握操作醫療設備,還必須掌握設備的維護保養技術,認真做好維修保養工作,才能降低醫療設備使用的故障率,保證臨床工作的正常開展。
2.5加強對廠家售后服務的合同約束在購買設備之前,要充分了解設備的功能、價格以及對廠家售后服務的條例進行認真的閱讀與比較,避免購買儀器后,廠商在配件與服務價格上任意的加價。
3結論