公司合同管理規定精選(九篇)
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第1篇：公司合同管理規定范文
論文關鍵詞 合同評審 風險管理 經濟效益
“合同評審”并沒有出現在相關法律條文中，但在現實的經濟生活和企業日常管理中，它是合同管理和風險控制的重要一環。大部分企業都會制定各自的合同管理規定，來規范合同評審。從目前能夠檢索到的相關論文來看，沒有直接關于合同評審內容的論文，其中與合同評審內容相關者，大部分以“合同管理的風險防范”、“合同審查的要點和風險防范”等為題目，內容涉及合同的法律審查和合同簽約的風險防范，其中合同的法律審查包括合同形式和實質的審查，如合同文本的審查，合同簽約主體的審查，合同重要條款的審查等，通過上述審查防范法律風險。個人認為相關論文內容不夠全面，分析不夠深入，僅涉及問題的表層。其實在一個企業中合同的簽訂，需要牽頭部門（有法人授權的主體），技術部門、財務部門和法務部門各方協調一致，上述主體均負有合同審查的義務，各司其職；合同的風險不是法律風險一個方面，也不是法務部門能夠獨自解決的，因此需要建立企業風險管理的框架，通過風險識別、風險衡量、風險處理等一系列措施來進行風險管理。
一、 合同評審管理規定
（一）合同管理的必要性
合同是各市場主體創造經濟效益的重要載體，一方面，在市場經濟條件下，一切商品的交換過程都是通過締結和履行合同的方式來實現的。因此，合同關系是市場經濟社會里最基本的法律關系，合同行為是市場主體進入市場后的最基本的行為，合同是各類市場主體參與市場運行和競爭的起點和終點。只要有合同，必有合同利益，有合同利益，必有合同利益分配或謀取的不確定因素，有合同利益分配或謀取的不確定因素，則必然會有合同風險。另一方面，經濟合同風險是企業風險管理的重要組成部分，因此各企業在進行經營和產品合同簽訂后的履約及賠償責任問題，合同簽訂后還應密切注視其執行情況，要有遠見地處理隨時發生的變化，建立了合同管理的相關制度規定。其中制度運行的表現形式就是合同評審，合同評審是企業相關部門對于合同各項條款進行評議和審查的一項制度，對相關合同的風險進行評估。
（二）合同管理制度規定
關于合同管理，各個企業都建立完善的制度規定，其中包括管理合同的訂立、審查及履行審核，合同專用章的保管、使用，合同的會審等。例如在有些企業中，公司辦公室法律事務室會根據《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民法通則》及其他有關法律、法規制定《外部合同管理規定》，其與企業合同主管部門各司其職，通過規范強化合同管理，維護企業的合法權益。其中關于合同會審，就規定如下：“2.4 除合同管理部門外，與合同項目有關的業務部門為合同的會審部門。2.4.1企業管理部門為建設工程合同的會審部門。2.4.2技術中心為技術合同的會審部門。2.4.3生產制造部為機械和電氣設備購進、大修合同的會審部門。2.4.4企業管理部、財務資產部為各類合同的綜合會審部門。國際貿易公司為國際貿易出口合同的會審部門。”
（三）合同評審的管理形式
上述關于合同評審的管理規定，在企業的日常工作運行中，最為直觀的表現形式是重大合同的評審會和合同授權委托書及審批表；合同評審會為上述各方針對合同的立項和經濟、技術內容負責討論和審核，而合同授權委托書及審批表則通過合同專用章使用的審批來實行合同管理，因為合同生效的方式為簽字蓋章，不蓋章則不生效，從而有效管理合同。在一個合同簽訂、生效、履行等過程中，需要各個部門互相配合，協調統一，從風險控制的角度出發，實現經濟效益。
二、風險識別和風險衡量
（一）合同分類管理模式
從企業實際出發，根據法人授權委托主體的不同，簽約主體包括物資供應公司、銷售服務總公司、生產制造部、國際貿易公司和其他簽約主體，上述主體可以作為合同簽約主體，每個部門在授權范圍內代表本單位簽訂合同；根據合同是具有涉外因素，合同類型分為涉外國際出口貿易合同、國內對外合同和集團公司內部合同；在對外合同中，根據提供合同模本的主體不同，合同類型分為以下幾個類型：本企業提供模本的合同、他方提供模本的合同，雙方協商修改合同文本的合同，在日常經濟往來中，提供合同模本是防范合同風險的重要途徑。合同模本的提供方一般在雙方合同主體占據較為強勢的地位，大部分為在行業內具有壟斷地位或占據絕大部分市場份額的企業，一般不允許相對方更改合同模本的條款內容，合同相對方只能選擇簽訂或不簽訂合同。
針對不同的合同采用不同的管理模式。例如在企業中，物資供應公司擁有獨立的法人授權，一般以本企業提供的合同模本對外簽訂合同，法律事務室不參與合同簽訂的前期工作，僅根據合同范本進行書面審查。銷售服務總公司擁有獨立的法人授權，法律事務室不對該類合同進行審查。生產制造部擁有獨立的法人授權，法律事務室僅書面審查合同用印審批，并加蓋合同專用章。國際貿易公司擁有獨立的法人授權，一般多以他方提供的合同范本或雙方協商修改的合同文本上簽訂合同，一般合同需要進行書面評審，重大合同需要各方進行面對面的評審。集團內部合同，一般按照標準合同文本進行簽訂，不進行評審。其他簽約主體簽訂的合同，一般按照標準合同文本進行簽訂，對于較為復雜的合同，需要進行評審，可以進行評審。上述合同，除物資供應公司、銷售服務總公司，均需加蓋法律事務室的合同專用章。
（二）合同風險分析
針對上述企業的主要合同類型及其對應的管理模式分析，可以得出以下幾點結論：第一，擁有獨立授權，采用本企業合同模本簽訂的合同風險較小，但仍需關注合同簽訂前的形式審查和合同簽訂后的實質審查，以及合同履行的各個節點監督管理。第二，集團公司內部合同，合同多為標準文本，合同雙方沒有利益沖突，一般風險較小，但如需注意符合相關法律法規規定，具有合法性、完備性、規范性等特征。第三，其他簽約主體簽訂的合同，一般合同為標準文本，且己方處于優勢地位，一般風險較小，但仍需嚴格遵循相關程序進行審查。第四，以國際貿易公司為簽約主體的合同，一般涉及合同標的金額較大，多為涉外國際貿易合同，且合同文本一般為外文或中英文對照，一般風險較大，因此需要重點關注，也是合同評審的重點。
三、合同風險處理
（一）合同風險原因分析
根據合同的風險級別來看，國際貿易公司牽頭的涉外合同風險較大。具體而言，出現風險的原因如下：首先，合同文本形式不采用中外文對照格式，一般為外文，這一方面，由于語言差異，造成合同條文解釋的不一致；另一方面，也增加了合同評審的困難；其次，簽約人員對于合同主要條款初審不嚴，主要表現為支付條款關于寬松，交貨期短，違約條款不詳盡等等，這造成后期評審后協商修改難度較大，成本較高；再次，由于涉外合同是在國內和國外分別簽字蓋章的，由于市場經濟形勢瞬息萬變，競爭激烈，為了保住合同，一些合同在未進行評審之前已經對方簽字蓋章，合同評審流于形式；最后，由于一些合同條款約定不明確，一些合同的重要附加條件，己方僅通過郵件和電話協商確定，而這些重要的約定未寫入合同內，也沒有說明雙方往來函件和郵件視為合同的組成部分，這就造成合同履行過程中發生一系列問題，而訴訟成本過高，合同價款不能收回，企業的利益受損。
（二）合同風險處理路徑
要解決上述問題，從風險存在和主要原因來看，根源在于相關的合同簽約主體過分關注合同簽約，極少關注合同的履行；過分關注合同簽訂可能產生的經濟效益，忽視合同簽訂、生效、履行過程中的風險，這其實是價值定位的問題。從源頭上解決這一問題，需要相關責任主體認識到合同評審的重要性和必要性，同時企業相關主體構建一個企業風險管理的框架，通過各種途徑，防范合同風險，以最少的成本實現最大的經濟效益。根據企業風險管理的理論，結合企業的實際情況，可以嘗試通過以下途徑防范企業經濟合同風險。
首先，建立一個企業風險管理（ERM）框架。進入21世紀，企業風險管理（Enterprise Risk Management，簡稱ERM）已形成了特定的概念，它來自于美國全美反虛假財務報告委員會發起人機構（簡稱COSO委員會）于2004年9月的《企業風險整合框架》，它系統地為現代企業管理當局（包括董事會、管理層、執行部門和其他員工）提供了一個以內部控制為基礎的具有指導意義的邏輯框架，運用于企業戰略的多層面、流程化的風險管理過程。它為企業實現經營目標提供了有效的保證。除此之外，國際標準化組織（ISO）的ISO 31000標準，即《風險管理-原則和指導方針》，也為企業風險管理提供了一整套行之有效的標準化流程。ERM是一個由企業的董事會、管理層和其他員工共同參與的，應用于企業戰略制定，用于識別可能對企業造成潛在影響的事項并在其風險偏好范圍內管理風險，為企業目標的實現提供合理保證的過程。這個框架是一個過程管理，貫穿于企業，在各個層級和單元應用，還包括采取主體層級的風險組合觀，較為全面，特定。其實在企業運行中，風險始終存在，相關管理者也有風險管理意識，同時也建立了一系列風險防范的管理制度規定，但始終沒有形成風險管理的文化，風險管理意識薄弱。通過建立這樣一個框架，可以有效推動風險管理意識和文化的形成。
其次，在企業風險管理的框架下，建立一個信息交流和溝通的渠道。針對合同風險管理，風險信息必須通過一定的形式在合同評審的相關主體中交流，如合同評審會。合同簽約方應認真聽取各方意見，形成關于合同風險的統一意見。然后針對每一個重要的風險及其對應的回報進行評價和平衡，據平衡的情況采取包括回避、接受、共擔或降低這些風險，以最小的成本消化相應的風險。
第2篇：公司合同管理規定范文
公司各單位：
做好勞動合同管理工作是鞏固和完善勞動合同制度、人事管理的一項基礎性管理工作，為強化勞動合同基礎管理，提高工作效率，維護公司和員工的合法權益，根據有關勞動法規規定，結合貫標工作要求，現就勞動合同管理工作通知如下：
一、建立和完善勞動合同管理檔案
各單位須于2007年5月31日前建立勞動合同管理檔案，主要包括：勞動合同期限，勞動合同到期時間，合同期間人員的相關考核、考勤資料等。本單位所有員工的勞動合同簽訂、變更、解除、終止、考勤記錄、各級考核評價等所有活動和相關記錄的臺賬，須規范整理和完善，納入貫標文件管理范圍，進行嚴格的規范化管理。
二、用人單位管理職能
建立和完善勞動合同管理檔案等相關記錄和臺賬；根據勞動合同管理檔案，及時更新本單位勞動合同資料等記錄臺賬；對新入職人員和續簽人員進行全面考核，呈報考核結果，連同單位主管領導提出的簽訂勞動合同的書面意見等其他詳細資料，作為人員簽訂勞動合同的主要依據；辦理勞動合同文本簽訂程序，整理后送我部存檔。
三、勞動合同簽訂工作流程
1、對新入職員工，在接到員工分配單7個工作日后，3個工作日內由勞動合同管理員報我部，提交相關資料，申請簽訂勞動合同。我部在接到申請和資料后，經審查合格后，發放空白合同和簽訂勞動合同名單、期限等相關資料，通知合同管理員到我部給空白合同蓋印，3個工作日內完成。新入職員工合同內規定試用期為三個月，自起始日期（為員工分配單上標明的日期）開始。勞動合同管理員將蓋印完成后的勞動合同交給個人履行簽字，在2個工作日內交回我部加蓋公司勞動合同章，最后經我部審查并整理存檔后，交合同管理員帶回給員工。三個月試用期后，須將員工試用期評定等相關的必須資料上報我部，單位如不同意轉正，則辦理中止勞動合同手續。
2、對續簽勞動合同的員工，由單位合同管理員提前兩個月通知員工所在的班組、車間（科、室）進行逐級考核，出具書面考核結果，在7個工作日內完成。然后由廠、部提出書面續簽意見，2個工作日內報我部，根據簽訂合同管理規定審查，由我部上報公司分管副總批準。我部根據批復，反饋公司續簽勞動合同意見，對單位員工下達續簽或終止勞動合同通知。續簽勞動合同，由我部發放空白合同和簽訂勞動合同名單、期限等相關資料，通知合同管理員到我部給空白合同蓋印，3個工作日內完成。合同管理員將蓋印完成后的勞動合同交給個人履行簽字，在3個工作日內交回我部加蓋公司勞動合同章，最后經我部審查并整理存檔后，交合同管理員返回員工。終止勞動合同的人員，辦理好工作移交手續。
四、考核
各單位綜合管理員具體負責勞動合同管理工作，未設綜合管理員的單位，應由單位領導指定一人兼職管理勞動合同。勞動合同管理員應認真負責對待勞動合同管理工作，在規定的時間內辦理員工勞動合同簽訂手續，如有失誤對公司或個人再成不良影響的，納入工作考核：
1、未在工作流程規定的時限內完成，超過1日考核管理員當月浮動工資50元。
2、未嚴格按工作流程辦理，缺少相關資料或資料不真實，考核勞動合同管理員當月浮動工資100元。
3、嚴格按照人員情況，認真、嚴肅對待空白勞動合同的蓋印工作，不得涂改，不得出現漏印、錯印。發現漏印，要求管理員在當日到我部補印；發現涂改、錯印，要求管理員重新蓋印，同時考核管理員10元/份。
4、管理員須在我部蓋印，不得將印章帶回部門，如有違反則考核浮動工資200元。
5、管理員嚴格要求簽訂合同的員工填寫完整、詳細、真實的資料，并仔細進行核對。對于關鍵的如身份證、簽名、日期等項目不得漏填，發現對關鍵項目漏填的，考核管理員當月浮動工資50/份。
6、因勞動合同失誤引發勞動爭議的，考核責任人浮動工資200—1000元；有瀆職行為并造成嚴重后果的，解除責任人勞動合同。
第3篇：公司合同管理規定范文
一、
銷售分公司下設各部門的分工和責任
銷售分公司下設部門：
業務部、外貿部、綜合管理部、內蒙包頭辦事處、山東淄博辦事處、技術開發科。
各部門職責：
1、
業務部：負責承攬國內業務、并與用戶溝通協調售后服務工作；
2、
外貿部：負責承攬外貿業務、并與用戶溝通協調售后服務工作；
3、
綜合管理部：負責銷售分公司日常管理工作，并定期向公司有關 部門報送數據、表格，負責公司產品的發貨、運輸工作；
4、
內蒙包頭辦事處：在內蒙境內及周邊地區開展業務、承攬訂貨，并做好本地區用戶的售后服務工作；
5、
山東淄博辦事處：在山東及周邊地區開展業務、承攬訂貨，并做好本地區用戶的售后服務工作；
6、
技術開發科：負責公司產品開發、改進等設計工作，負責外來項目圖紙轉化，配合營銷、生產做好技術服務工作。
二、
用戶信息的管理規定
1、 綜合管理部為用戶信息的歸口管理部門；
2、 各部門每名業務員要積極主動地收集相關信息，并及時報本部門經理經部門經理每月報綜合管理部登記備案，綜合管理部對各部門收集的信息量進行考核。銷售分公司業務部、外貿部、山東淄博辦事處、內蒙包頭辦事處于每月30日前將本月用戶信息報到綜合管理部，具體指標為：.....
對當月未完成客戶信息調查的業務員或實習業務員提出警告，連續三個月未完成指標的業務員給予停發提成獎或效益獎。
3、 綜合管理部對各部門提供的信息，建立信息登記檔案。綜合管理部針對不同信息分地區、設備種類等，落實到相應部門進行跟蹤，各部門要對所掌握的信息，按項目落實到具體業務人員進行跟蹤；
4、 各部門要將本部信息及時上報，對未通報者給予一定處罰，造成嚴重后果的給予嚴肅處理。信息與公司的經濟效益直接相關，任何人未經批準，不準將信息擴散、傳播給其它部門、單位或個人，一經發現將責任人清除出銷售隊伍；
5、 綜合管理部每月將產品的定貨信息情況進行統計，上報公司領導審閱。
6、 銷售分公司各部門經理可直接查閱用戶信息檔案，其它人員查閱要經銷售分公司經理批準。
三、
項目負責人管理制度
1、
項目負責人指在營銷工作中指定的對某項工作（如信息收集、跟蹤處理、設備產品的談判、簽訂合同的某些環節、售后服務的某些環節等）擁有權力和責任的人員，全面負責（指定的）所管項目的整個工作，是該項目的重要責任人。項目負責人由部門經理安排指定，重大項目由銷售分公司經理指定。
2、
項目負責人應及時掌握項目進展狀況，積極主動與用戶及公司內有關部門進行資料、數據、文件等相關信息交流和溝通，項目負責人負責制定編制項目周期和計劃表，根據周期和計劃表進行項目實施和跟蹤；
3、
項目負責人要嚴格按ISO9000質量管理體系規定的程序，組織合同評審，并對合同文件進行修改和補充工作，對給顧客提供的產品實行監控；
4、
項目負責人負責組織合作方的技術、商務談判，負責按雙方達成的各項協議規定簽訂合同；
5、
項目負責人在合同生效后，主動代表用戶監督合同的執行情況，了解掌握合同的執行狀態，發現問題及時協調、溝通和督促有關部門嚴格執行合同；
6、
項目負責人負責用戶來函、來電的回復工作，負責用戶的來人、來訪接待工作，積極主動去解決用戶在合同執行過程中提出的有關要求及為用戶提供的資料、產品的催交、協調、管理工作；
7、
項目負責人負責完成按合同中規定的預付款、進度款、貨款、質保金等催收工作，并按銷售分公司計劃要求，完成好回款任務；
8、
項目負責人對產品在安裝、調試過程中發現的問題，負責協調有關部門及時有效解決，對難點問題應積極主動向有關領導匯報，促進該項目全面順利完成；
9、
對重大項目成立項目小組，由項目負責人提出小組人員組成，由公司總經理任命項目組組長。
四、
工作聯系單傳遞過程管理制度
1、
銷售分公司與其它部門的業務工作協調實行工作聯系單制度；
2、
合同簽訂前的各項準備工作（技術資料數據、生產周期、進度、采購價格等）需同有關部門協調的，由項目負責人或部門經理組織傳遞；
3、
合同執行過程中根據用戶要求，需同有關部門協調（如技術資料、數據修改、補充合同等事宜）由項目負責人或合同管理員負責組織傳遞；
4、
在售后服務中項目負責人或項目所在部門對用戶在開箱點件、安裝調試等過程中發生的問題，負責組織傳遞與有關部門協調解決；
5、
對用戶提出的生產進度、配套情況、交貨時間、產成品交付形式、產品發運等事宜由項目負責人負責組織傳遞工作聯系單，至綜合管理部合同管理員；
6、
合同執行部門經理或項目負責人負責與公司以外的其它單位傳遞工作聯系單，并將聯系單送到合同管理員處備案；
7、
填寫聯系單要規范，填準填全所要求的內容，需要回執簽字、存檔的應做好合簽以備存查，全部工作聯系單應裝入產品合同檔案，不得私自保存。
8、
各部門聯系單由各部門統一編號登記，聯系單臺帳編號如下：業務部HAY05***；外貿部HAW05***；綜合管理部HAG05***；山東辦事處HAS05***；包頭辦事處HAB05***（聯系單及臺帳格式附后）
五、
日常綜合管理規定
1、
綜合管理部負責綜合統計，有關信息的管理，為公司領導的決策提供依據；
2、
客人、用戶的招待管理制度；
（1） 顧客來訪前，項目負責人或業務部門要將顧客來訪的目的、日程、人員、職務等情況，做出詳細接待計劃報綜合管理部。
（2） 綜合管理部在接到報告后，按計劃安排落實好（我方接待人員、會談地點、用車情況、就餐地點、禮品標準、日程安排等），協助業務部門做好接待工作。
（3） 客人因生產進度、交貨等原因來公司，應幫助安排食宿。
（4） 客人來公司后需參觀景點的，按業務部門提出的接待計劃，管理部統一協調安排。
（5） 綜合管理部每次接待完畢應做接待小結，登記存檔。
3、
禮品贈送的管理規定；
（1） 贈送禮品由部門經理將受贈的單位、人員、禮品價格等情況向銷售分公司經理事先匯報，待批準后方可安排進行。在沈陽時報到綜合管理部，由綜合管理部統一安排。
（2） 業務員在外地贈送禮品，必須事先請示，經部門經理批準后，方可進行，否則由當事人負責一切費用。
（3） 購買禮品的當事人要留有效票據。各部要根據領導審批的禮品單，比質比價采購，杜絕假貨現象。
4、
支付費、中間費的管理規定；
（1） 選型費、費、答謝費、傭金等的洽談與支付，必須事先向公司領導請示，待批準后方可實施，且上述的協議必須由主管經理簽訂方有效。
（2） 選型費、費、答謝費、傭金等協議簽訂后，必須報綜合管理部一份登記備案，各項費用支付前需到綜合管理部呈公司領導核準后方可支付。
（3） 為確保雙方合作不斷加深，中間費的確定和支付透明度一定要控制在一定范圍內，避免造成不良影響。
5、
貴重物品的管理；
（1） 對2000元以上的設備（含計算機、照相器材等），要建帳登記。
（2） 要設專人管理公司貴重物品，搞好防范，防止被盜。
（3） 重要設備只能用在工作上，不得從事工作以外的私人活動。
（4） 物品發生損壞，要馬上報到綜合管理部進行維修，不得影響工作。
6、
日常工作紀律、行為規范的管理（參見公司有關管理規定）；
7、
用餐制度和標準規定（參見公司有關管理規定）
六、
產品的發貨運輸程序
1、
產品產成前由該產品的簽訂部門與用戶確定發運形式、到貨地點、聯系人、聯系方式、運輸路線及能力等，以工作聯系單的形式通知綜合管理部；
2、
綜合管理部負責組織發運。綜合管理部依據制造部生產科的《完工通知單》及時與項目負責人或用戶溝通，確定發貨日期。依據產品的箱數、重量等因素，通過比質比價方式確定運輸價格。用戶自負運費的應協助辦理有關事宜；
第4篇：公司合同管理規定范文
關鍵詞：工程建設合同；法律風險；分析；對策
中圖分類號：D92 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2011）13-0213-02
工程建設合同是承發包雙方為實現建設工程目標，明確雙方權利、義務關系的協議；是承包人進行工程建設，發包人支付價款，控制工程項目質量、進度、投資，保證工程建設活動順利進行的重要法律文件。我廠工程建設合同的內容包括新井地面工程建設、站庫改擴建、工藝流程的維修等內容。
我廠工程建設合同在合同工作量中占據較大份額，對2008―2010年所簽工程建設合同統計，工程建設合同簽訂份數占65%、合同金額占42%。因此，在我廠加強工程建設合同是合同管理工作的重點。我廠“合同管理規范率”指標在油田歷年的考核中雖都能達標，但在實際工作中我們發現在工程建設合同管理過程還有不少細節需要引起重視，否則會給規范合同管理、提高工程管理水平帶來影響。為此我們開展了“工程建設合同管理的現狀分析”工作，對目前建設工程施工合同管理的現狀進行全方位調查分析，查找出不符合法律、法規及內部制度要求的環節和做法，提出改進和防范建議，為生產經營決策服務。
一、開展調查研究，找出合同中存在的法律風險
我們對我廠近三年工程建設合同開展了調查分析工作。通過合同審查過程中的問題記錄收集、建設工程施工現場履行情況的調查、向部門或個人的意見征詢等方式，共收集到各類問題73個，依據能否通過與部門和承辦人員溝通立即整改分為兩類：一類是合同管理部門指出后能夠立即改正的。諸如未提供資信調查資料、《審批表》辦理不及時、非合同承辦人員辦理合同審批、超授權范圍簽署合同文本、甲乙方名稱不規范、合同建設內容不明確、打印合同涂改未確認、日期錯誤、合同價款大小寫不一致、存在錯別字、對方違約責任無約束力、糾紛處理方式不恰當、欠缺質量監察條款、結算額超合同價、建設部門合同履行情況報表未及時登記等問題，經修改或補充相關必要資料后符合規定予以正常執行。另一類是需要完善配套制度和要求才能加以改善的。如工程建設管理制度的完善、合同條款盡職審查、倒簽合同、分包管理、結算“搭便車”、違約追究等方面的問題，需相關部門統一認識、規范要求。
從以上調查分析中可以看出，近年來，我廠在工程合同的簽訂和執行都或多或少的存在些不足，如果不能及時采取補就措施，弄不好就會出現各類糾紛。
二、加強問題分析，捋清合同中存在法律風險的根源
下面就調查研究出工程建設合同中存在的問題之處從五個方面進行認真分析，找到產生問題的原因所在，為下一步整改工作確定方向。
1.合同條款盡職審查需加強。主要表現：一是合同承辦人員對合同文本審查不細致，出現錯誤較多，如甲乙方名稱不規范、日期錯誤、存在錯別字、對方違約責任無約束力、糾紛處理方式不恰當、欠缺質量監察條款等；二是審查部門未對合同條款及相關審查事項提出完善建議。事實上，施工單位十分注重條款要求，在結算辦法、質保條款、違約責任等條款，如果要求過嚴，他們就會建議商談修改。《安徽采油廠合同管理規定》要求合同管理部門對經濟合同訂立、履行、合同事務的全過程實施綜合管理，對合同的合法性負責。職能部門（單位）主辦其業務范圍內的合同，部門負責人對合同商務經濟和專業技術條款負責。每一建設工程項目都有其特殊性，這種特殊要求應在合同中反映出來，職能部門應設立合理的要求，以增加對施工單位的約束力，提高工程建設質量，同時以分清責任，實現各負其責。
2.倒簽合同現象較多。即項目實施時無合同，在已經開工或竣工后才訂立書面合同。有倒簽現象的合同幾乎包括所有合同類型，其中工程建設倒簽合同問題尤為突出。倒簽合同一般有兩種形式，一種是將合同日期“溯及”至實施時間，另一種是按補簽時的日期確定合同期限，問題都是在履行時沒有合同。因甲方地位而低估風險，特別是對長期在我廠承攬工程的內外部施工單位，服務意識較強，執行甲方指揮徹底，造成了部分主辦部門或人員習慣了“有活先干，干了再說”的思想，意識不到無合同施工的種種風險。施工內容不明確、生產需求與計劃的不同步也是造成倒簽合同的因素。
3.工程現場中分包管理不完善。油田建設工程施工合同示范文本要求“工程如需分包，須經甲方書面同意。乙方不得將本工程分包給不具備相應資質、條件的單位。甲方同意分包的，乙方應將分包協議在簽訂后X天內提交甲方。”在現場調查過程中，通過與現場施工人員交流我們了解到，多數施工單位，如油建處、建設總公司、通用實業有限公司、金達實業有限公司，對于建設工程中的“臟、苦、累”的工作內容，一般由交由施工單位以外人員進行施工。施工單位采用“包清工”或“直管勞務”模式進行管理，但是并沒有按合同條款要求履行必要手續（“包清工”模式，即上述施工單位與成建制的外部勞務隊伍簽訂協議，按照“包工不包料” 的方式進行勞務承包。“直管勞務”模式是指將勞務人員或勞務骨干人員作為企業的固定員工參與工程施工的管理模式，又稱為自帶勞務施工。“包清工”模式實際上就是一種分包形式）。在實際分包過程中很容易形成無資質勞務企業或 “包工頭” 帶隊伍承包的現象，難以保證發包單位利益。很多情況下總包單位只派出很少的管理人員，總包企業對工程的控制力較弱，難以對工程的質量、進度、安全等進行合理的控制，加大了工程的潛在風險，對此應嚴格管理。
4.結算存在“搭便車”的現象。在某項工程由于合同估算過高或縮減工程內容時，會將其他施工內容放入該工程一并結算，這樣做規避了計劃管理流程。如“歐莊至歐北站等三管流程部分更換”工程結算中包含了“朱莊站重油燃燒器維修”及“安14井管線維修”等內容。
5.以“整改”代替違約責任承擔。建設工程合同要求：“因乙方的原因未按合同約定的竣工日期或甲方同意順延的工期竣工的、未達到合同約定的質量標準的，乙方按甲方要求的期限負責整改，并向甲方支付違約金，給甲方造成損失的，乙方負責賠償，并繼續履行合同。”因此出現質量、工程延期的問題后，施工單位在繼續履行后、發包單位仍可以要求違約金、減少價款等方式追究其違約責任，減少我方損失并體現合同的嚴肅性。在結算審查過程還沒有對施工單位動用過這一條款。
三、強化對策實施，減少合同執行中的法律風險
1.提高合同風險意識。建設工程中的甲乙方關系是一種合同關系，合同是企業與外界交往的橋梁，守住這座橋梁就可以防范住絕大部分的法律風險，避免絕大部分爭議。我方的權利和義務需要多部門協同配合才能得到維護和履行。建設工程合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理，是各部門共同努力才能得以完善的。目前出現的條款審核不嚴、合同簽訂不及時等問題多是對合同重要性認識不足引起的，不懂得在簽訂合同時“先小人、后君子”的訣竅，將合同簽訂視為一種程序性要求，或是以“甲方”地位自居，風險意識薄弱，使合同管理的作用沒有得到發揮。因此，必須重視管理人員法律風險意識的培養和提高，通過管理流程控制、全面培訓、法制宣傳來積極引導和培育各級員工的法律意識、管理意識，重點加強對與建設工程密切相關的國家法律、法規及油田建設工程管理制度等規章制度的學習，了解和掌握相關法律知識和油田內控制度。要形成主動的知法意識、嚴格的守法意識、自覺的自律意識、清醒的風險意識、強烈的維權意識。做到不允許違法經營，不默認違法經營得利，不鼓勵鉆法律的空子，不可以先斬后奏，不姑息責任人員。最終使依法經營、依法防范法律風險由不自覺走向自覺，形成一種企業文化，成為企業價值觀的體現。
2.規定承包商HSE資質審查，完善隊伍選擇辦法。油田《承包商HSE管理規定》要求：油田和發包單位合同管理部門在項目合同簽訂前對承包商是否取得“工程項目承包商HSE資格確認證書”進行審查核對，未取得資格的承包商不允許承包油田任何工程項目。合同在雙方確認簽訂前應報送發包單位HSE管理部門審查會簽，合同未經會簽不得開工。
3.完善發包管理程序。2008年以來，我廠共有8項200萬元以上工程沒有招投標，是經過基建辦批準直接對油田內部單位發包，但在上級檢查中未能有效提供相關審批資料，因此有必要在制度中加以完善，明確相關部門管理職責。礦建工程、公用及系統配套工程，造價在50萬元以上，油田地面工程，造價在200萬元以上，要采用招標方式選擇施工單位。依照中石化有關規定必須招標，但由于不具備招標條件需要直接發包的，應報工程部,由分管副主任審批。 應招標但不具備招標條件而需直接發包的工程,報基建辦公室,由處分管領導審批后發包；造價低于50萬元的礦區建設工程、公用及系統配套工程和造價低于200萬元的油田地面工程可直接發包。
第5篇：公司合同管理規定范文
(一)基建投資計劃變更較大,不能嚴格按基本建設投資規模操作
在基建項目立項時,為爭項目、搶時間,部分學校的調查研究不夠,編制的可行性研究報告不科學,往往與實際建設情況差距較大。在實施過程中也存在隨意改變投資規模、投資主體的現象。工程竣工結算時,該項目已不是立項時的項目。還有的投資規模突破概算較多,出現嚴重的“三超”現象:超投資、超概算、超建設規模。個別項目更是先斬后奏,搞計劃外施工,增加項目未按程序批準,在財務管理和內部控制上存在著薄弱環節。
(二)建設資金到位不及時
學校申報基建投資計劃時,其申報年度自籌計劃往往大于學校財務支出計劃,這就從根本上導致了自籌資金不能及時到位。為了加快基建工程的進度,又往往在資金不到位的情況下就開工建設,沒有很好地處理撥款、自籌和貸款之間的關系。
(三)工程結算出現超預算較多
在學校基建工程中,施工單位在工程結算上超預算問題比較突出,主要有:多計工程量(主要是隱蔽工程)、多計材料、設備價格和數量,設計變更增加部分通過現場簽證重新計入,而變更減少部分未作調整,重復計算費用等。
(四)基建財務報表虛報和少報基建投資完成額
部分學校在年終財務決算時往往根據實際完成數與計劃投資的差額作一些賬務調整。如果是超額完成投資,就將其超額完成的部分暫掛“預付工程款”或“應付工程款”等往來賬處理,待下年年初再予調回;如果沒有完成投資額,就將其差額部分以虛假附件或根本無附件虛報投資完成額,掛“在建工程投資”和“應付工程款”等科目。這樣做的目的主要是為了不影響下年度的上級撥款,同時也為了年終決算報表的順利通過。
二、完善學校基本建設投資管理的內部控制
針對學校基本建設特點和存在的問題,根據山東省電力學校和周邊高校新校區建設的情況,筆者認為應從以下幾個方面加強和完善基建投資管理的內部控制。
(一)建立和完善內部制度的控制
制定基建項目招標管理規定,基建工程質量管理規定,工程監理管理規定,基建材料采購管理規定,設計變更、設備采購管理規定等一系列內部控制制度。這些規定經有關部門和學校領導討論通過后,由紀委、監察、審計、合同管理等職能部門組成檢查小組對基建管理制度的執行情況進行定期檢查和監督,以確保基建管理工作的順利進行。
(二)加強基建的預算控制
學校應成立以主管校長為首的基建財務領導小組,小組成員應包括校黨委會成員及各職能部門的行政負責人,特別要有財務、審計、政策研究室、國資辦、基建辦、規劃辦等有關職能部門領導參加。財務領導小組負責編制學校的基建預算,并制訂年度基建計劃。在編制學校預算時,一方面要“量入為出,收支平衡”;另一方面要“積極發展”、“貸款建設”。但學校實施基建計劃必須做到建設規模要適度,結構要合理,經費來源要可靠。通過預算控制解決基建投資計劃變更較大、不能嚴格按基本建設投資規模操作的問題。
(三)實行經濟責任制控制
根據學校有關規定,學校的財務工作實行校長負責制,設置總會計師的學校由總會計師協助校長全面領導學校的財務工作。按照學校的領導體制和機構設置,經濟責任制的層次可分為:校長、總會計師或主管副校長、財務處長、二級單位財務負責人和基層財務人員等若干層次,這些層次的人員組成一個職責明確、相互制約、各負其責、運行有序、共同實現學校財務管理目標的工作機構。校長是該機構的管理者、指揮者、協調者和督促者。
(四)加強基建招標管理的控制
學校基本建設項目應按照國家有關規定進行招投標,但在實際操作過程中存在一些人為因素,導致評標過程缺乏公正、合理、透明的程序,往往幾個人甚至一個人說了算,招標工作很容易成為少數人自身利益分割的平臺,由此出現了在同等條件下不選質優選質劣、不選價優選價劣的現象。學校應成立招標領導小組,建立招標專家庫,以監督基本建設項目招標工作。招標領導小組以分管校領導為組長,由審計、監察、財務、政策研究、基建部門等負責人組成,主要負責學校基建項目的具體招標工作、審定招標方案、考察和確定投標或邀標單位、審查評標結果。招標專家庫由具有基本建設相關專業資質并在省招標中心注冊登記的專業人員組成,負責向基建招標領導小組提供專業技術支持,并代表校方作為基建項目招標評委。
(五)嚴格實行合同會簽控制
學校基建項目應嚴格合同管理,簽訂的合同條款內容要全面、文字表達要清楚,特別是合同價形式、物價浮動因素、政策調整因素、雙方的承諾及主材的供貨方式等都應在合同中明確,以便在合同履行中控制價格。學校還應成立由法律顧問、審計、監察、財務、基建部門等負責人組成的基建合同會審小組,會審小組提前介入,從源頭參與,保證招投標工作公正、公開、公平進行,防止弄虛作假、暗箱操作現象。在合同會簽過程重點控制以下內容:1.審查招投標程序的合法性及操作的規范性:招標、評標、定標實行三分離原則,避免開標、評標、定標過程的主觀性、隨意性。2.審查投標單位資格和條件的有效性:防止無資質或低資質等級的施工單位承包工程,應通過市檢察院對投標單位的資質及行賄犯罪記錄進行查詢,防患于未然。3.審查招標小組評標辦法的合理性:評標辦法是評價投標單位的綜合指標,審計人員應分析它是否涵蓋了業績、信譽、工期、施工能力(裝備、技術、方案、管理、安全)、質量標準、結算方式等關鍵內容。4.審查工程標底的客觀性:審計人員應對標底的工程量計算、定額套用、取費標準、材料價差等內容嚴格把關,以確保其客觀、合理。
(六)實行造價審計控制
對工程決算實行“初審、終審”二審制度,嚴格控制工程成本。聘請合格的工程監理公司和跟蹤審計單位,實現工程建設的專業化管理。初審是由工程監理公司、跟蹤審計單位、學校基建處工程管理人員和預決算人員對施工單位報送的原始資料如圖紙會審紀要、設計變更記錄、現場隱蔽工程記錄等的真實性、完整性進行檢查。同時對工程量的計取、定額套用是否與標書中要求一致,以及甲方所供設備、材料有無重復計算等進行審查,為降低工程成本把好第一關。終審是學校審計處通過招標,選擇有資質的中介事務所對工程進行跟蹤審計和造價審計,并出具審計報告,財務人員據此作為結算依據。
三、完善學校基本建設財務管理的內部控制
在學校基本建設方面,財務部門要做到管理規范、運作有序、監督有力、管理科學,就要建立健全各項財務規章制度,嚴抓內部控制制度。
(一)單獨設置財務管理機構,建立會計崗位責任制,達到相互制約的目的
學校應建立、健全與基本建設資金管理任務相適應的基建財務機構,配備具有相應業務水平的專職財務人員,具體負責基本建設資金管理并保持相對穩定。學校應單獨設立基建財務部門并科學設計內部業務流程和崗位,對資金的申請、撥付,會計憑證的填制、賬務的處理,印鑒的保管以及票據管理等按照不相容職務相互分離的原則,建立全方位的內部控制體系。同時,還應公開辦事程序、辦事制度及原則,接受群眾監督。
(二)制定完善的財務規章制度
《基本建設資金報銷程序及審批權限管理辦法》對報銷程序及審批權限作了明確規定:大額資金的支付除提供合同外還應提供各監督部門、各級校領導簽批的工程支付款會簽單,進度款的支付要提供由施工管理人員、預決算人員、監理人員、職能部門負責人簽字的工程進度會簽單,其他費用支出按規定標準實行定額控制,嚴格審批手續,避免或減少不合理支出。
(三)加強施工過程管理的控制,建立一套完整的內部監督體系
為確保學校內部會計制度的切實執行,學校內審計部門應會同基建管理部門、監理公司、跟蹤審計單位定期檢查工程建設的過程管理,以及時發現內部控制中的漏洞,并針對出現的新問題和情況及執行中的薄弱環節及時修正或改進控制政策,做到有章可循、違章必糾,以提高會計信息質量。在具體的過程管理中還應重點控制以下內容:1.重點控制直接費用的工程量計算和定額單價的套用。工程量不按規定計算,導致工程量增加或減少;錯套定額,導致實際工程項目內容與定額內容不符。2.控制變更項目的真實性。在計算這部分工程時要按照甲、乙雙方提供的設計變更圖紙、臨時用工、變更用材、增減項目記載表,跟蹤審計人員與現場管理員、監理工程師一起到施工現場勘察,對內容不詳的要實地測量工程量,核對與設計變更的內容是否相符,變更內容所套項目不正確的要當場糾正、予以修改并做好簽證手續。3.控制材料差價的合理性。(1)要核對材料參考價格的選用與圖紙設計是否相符,與市場價格是否相近。(2)在審查這部分決算時應注意材料參考價與實際供應價發生的價差,只調整供應價格的差額,其差額列入工程決算內,不再另計取各項費用。(3)控制工程量。在基建工程審計中,審計人員對總工程量、定額套子目后,對工程量有疑義的要向基建部門和施工單位征詢,同時,指出存在的問題及修正的意見。然后,審計部與基建部門和施工單位一起討論、分析、研究并取得一致意見,再調整工程決算的審計結果。(4)控制施工材料的優劣。基建工程所用材料的優劣直接關系到工程質量的好壞,在基建工程中,鋼筋、水泥(混合)砂漿、磚等主要建筑材料尤為重要。要嚴格把好主材檢驗關口,為確保工程質量,主材要有出廠合格證,并抽出一部分送到市質檢局檢驗。
第6篇：公司合同管理規定范文
關鍵詞：施工合同；風險防范；風險控制
中圖分類號：K826.16文獻標識碼：A 文章編號：
引言：建筑工程合同屬于經濟合同，是發包單位和承包單位為了完成其所商定的工程建設目標以及與工程建設目標相關的具體內容，明確雙方相互權利、義務關系的協議。在現代建筑工程項目管理中合同管理具有十分重要的地位,已成為與進度管理、質量管理、成本管理、信息管理等并列的一大管理職能。這是由合同在現代建筑工程中獨特的作用所決定的。隨著我國建筑市場的不斷成熟，完善建筑工程項目合同管理措施及風險防范的重要性日益顯現。
我們要對工程的合同進行管理。而且我們對合同的管理不僅僅是在開始時，在整個工程項目的過程之中都有合理的進行。要及時的跟進，而且要系統的加強對合同的管理工作。此外，要對合同實施全方位的管理，不僅要將合同中涉及的內容進行合理的管理，還要將一些變化及時的處理。這樣才能防止損失的發生。
一、合同管理在工程變更的重要性
工程變更涉及到設計變更通知書、現場簽證記錄、簽證記工單等資料，這些資料的真實性、有效性及實效性是反映工程變更的重要依據。因此，在合同中應對工程變更的發生作出明確的界定，對變更后工程造價的計量計價作出明確的約定。
(1) 工程合同應約定工程變更必須真實，即真正發生了原設計或原招標文件中所沒有的工程內容，而這些內容并不是承包人自己的工作失誤所造成的，并明確檢驗方法。承發包雙方管理人員應做到誠實信用，加強責任心，在工程變更資料中真實地反映變更內容的部位和范圍，并具體說明這些變更是由發包人或監理工程師所提出的。防止在工程變更中以小充大，甚至無中生有的現象發生。
(2) 工程變更的有效性是指在合同中必須明確工程變更資料的會簽程序，只有完全符合會簽手續的工程變更資料才是有效的。由于大部分工程變更都涉及到工程造價的增加，因此，在合同中應明確規定工程變更必須有造價人員的簽字。而目前大部分工程合同中沒有約定誰有簽字權，誰沒有簽字權，更沒有約定造價人員的簽字權，這是很容易使工程造價失控的。工程造價的確定和計算，是一個很專業的技術工作。對工程變更的內容，造價人員應預先進行測算和分析，當分析結果發現工程造價增長較大時，造價人員應及時向發包人反映，取消變更或者找出替代方案，以控制工程造價的增加。只有合同中對工程變更資料的有效性作出了明確的規定后，在施工過程中合同管理才是有據可行的，才能避免“干了再算”的被動管理現象的發生。
(3) 工程合同應約定工程變更資料辦理的時間限制程序和違約責任，即變更資料的時效性。工程建設是一個期間很長的過程，施工的內容也復雜多樣。對發生變更的工程牽涉到整個工程的方方面面，如果不能及時有效的辦理變更資料，將會損害承發包雙方的利益，帶來合同糾紛。現在許多工程都有到竣工驗收時才集中辦理簽證簽字手續的現象，這在工程項目管理中是極不正常的，往往會有很大漏洞產生，使工程造價失去控制的失敗。
二、完善工程項目合同管理措施
（一）建立施工企業的合同管理措施
合同管理系統，就是施工企業從上向下建立起一支專業管理隊伍，實行系統管理。作為獨立法人的施工企業，建立合同專門管理機構，這個機構等同于企業成本管理部或工程部，是內部管理機構。各項目經理部也設立專職合同管理人員，隸屬于企業合同專門管理機構。施工企業應制定施工合同管理辦法，將合同管理系統的職責、權利、分工，用內部管理規定的形式確立下來。將合同管理系統分為兩極，公司級和項目級。
（二）制定施工企業的合同管理制度
除了有專門的合同管理體系外，施工企業還必須建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。這些制度包括：
1．合同分級管理制度
按照施工企業特點，公司層面應設立合同管理專門部門，項目部層面應有專門的合同管理機構及人員，合同分級管理制度就是要明確公司層面及項目部層面合同管理人員不同的職責。公司層面合同管理主要職能應體現在根據施工的實際需要，制訂統一的合同范本；指導、協助項目部依法簽訂合同，辦理合同簽章手續；定期或不定期檢查工程項目合同的簽訂和履行情況；及時將履行完畢的工程項目合同進行整理并移交檔案室存檔。項目部主要是對合同對方的資信狀況進行審查；對合同條款與合同對方進行談判，合同價款、合同合法性報公司層面審核；合同履行過程中做好合同的履行或變更。
2．合同的審查批準制度
施工企業在施工合同簽訂前還應實行審查、批準制度。即在各業務部門會簽后，送交合同專門管理機構或法律顧問審查，再報請法人代表簽署意見，明確表示同意對外正式簽訂合同。這樣，通過嚴格的手續，使合同簽訂的基礎更加牢靠。
3．印章管理制度
施工企業的合同專用章是代表企業在經營活動中對外行使權利、承擔義務、簽訂合同的憑證。因此，企業對合同專用章的使用、保管要有嚴格的規定，要建立合同使用登記記錄，合同專用章要由合同管理人員專門保管、簽印，實行專章專用，尤其不準在空白合同上加蓋印章。凡外出簽訂合同應由合同專用章的管理人員與辦理簽約的人一同前往簽約。如合同專用章管理人員利用合同專用章謀取個人私利，應追究其行政或法律責任。
三、合同風險管理防范
（一）做好合同簽訂時的管理，為履行合同打好基礎
建筑工程具有投資大、工期長、結構復雜、受場內場外環境影響大，不可預見性因素多的特點。施工合同應盡量做到內容完整，條款說盡，表聯明確、嚴密。為此，合同談判人員要在合法、依法、平等原則的基礎上，通過對工程信息的調研與反饋，制定出嚴密、周詳、可行的談判方案，不打無準備之仗。
（二）認真履行合同，加強履約管理
1．分析合同漏洞，解釋爭議內容。
工程施工的情況是千變萬化的，再標準的合同也難免會有漏洞，找出漏洞并加以補充，此可減少合同雙方的爭執。另外合同雙方爭執的起因往往是對合同條款理解的不一致，分析條文的意思，就條文的理解達成一致，才能為索賠工作打開通道。
2．分析合同風險，制定風險對策。
界定和確認工程項目所承擔的風險是什么，風險影響程度大小，才能找到對策和措施去控制風險，規避風險。
3．分解合同并落實合同責任。
主要是加強合同交底工作：項目經理部對所有的合同均進行交底，以會議與書面相結合的形式向全體員工介紹各個合同的承包范圍、各方的責任與義務、合同的主要經濟指標，合同存在的風險，履約中應注意的問題，將合同責任進行分解，具體落實到職能部門與個人。同時，設置專職合同管理，對項目各部門的履約情況進行管理、分析，協調各部門的聯系，這樣可加大合同管理。
（三）加強合同履約過程控制
合同控制指承包商的合同管理組織為保證合同所約定的各項義務的全面完成及各項權利的實現，以合同分析的成果為基準，對整個合同實施過程的全面監督、檢查、對比、引導及糾正的管理活動。
合同的控制方法有主動控制和被動控制。主動控制是預先分析目標偏離的可能性，擬訂和采取預防性措施，以保證目標得以實現。被動控制是從計劃的實際中發現偏差，對偏差采取措施及時糾正的控制方式。
合同控制的首要內容是對合同實施情況追蹤，追蹤的對象如：具體的合同事件：包括工程的質量、工期、成本、分包商的工作：對分包商的工程缺陷提出意見，提出警告，責成他們改進。
對業主和監理工程師的工作跟蹤：他們是否及時下連命令，做出答復，及時支付工程款項、追蹤工程的總體情況：如整體工程的秩序如何，已完工程是否通過驗收，有無大的工程事故，進度是否出現拖期，計劃和實際成本有無大的偏差等。通過追蹤收集、整理，能反映出實際狀況的各種資料和數據，如進度報表、質量報告，成本和費用收支報表等，將這些信息與工程目標，如合同文件進行對比分析，對偏差進行處理，進行調整，可以采取組織措施派遣得力的管理人員；可以采取技術措施，采取更有效的施工方案或新技術；可以采取經濟措施對工作人員進行經濟激勵；最有效的措施是合同措施，如找出業主的責任，通過索賠降低自己的損失。如發現業主有意不支付工程款，發生合同虧損，要及早確定戰略，采取各種辦法，減少倉己的損失。
結語：在市場經濟條件下，承包人要增強市場意識、法律意識、合同意識、管理意識、經濟效益意識，更關鍵的是要增強合同風險意識并學會科學的防范和控制方法。只有這樣才能最大限度地維護自己的合法權益，以提高經濟效益，避免和減少經濟損失。
參考文獻：
[1]閆宇.建設工程施工合同管理探討.山西建筑.2004.
[2]程森.淺談當前施工合同管理中的問題和對策.山東水利.2004.
第7篇：公司合同管理規定范文
關鍵詞：分包合同管理、合同審批、變更管理、索賠管理
Abstract：Taking this project as an example, mainly elaborated strengthen subcontracting management necessity, sub contract management and implementation of the management, and analyze the existing problems and suggestions on management of future work, hope to have some help.
Key Words：Subcontract management; Contract approval; Change management; Claim management.
中圖分類號: TU723.1 文獻標識碼：A文章編號：
1. 引言
項目分包管理是項目管理的重要內容之一，它在項目管理中扮演著越來越重要的角色。加強施工項目分包管理是新形勢下提高施工總承包企業經營管理能力，擴大市場份額，促進企業持續健康發展的客觀要求。要全面使用項目管理工具、提高項目管理能力，就必須建立完善的分包體系，因為一項分包工程管理是否到位，效果好壞，很大程度上取決于分包工程合同管理的水平。
2. 工程項目加強分包合同管理的必要性
2.1 完善的專業化分包體系是工程建設市場發展的必然趨勢
工程建設市場競爭加劇，分工更趨專業化，利潤空間被不斷壓縮，以顧客為中心的市場需求和國家政策法規，促使專業化管理和專業化分包企業逐漸分化形成，大型的、具有一定實力的企業向專業管理型綜合承包商發展，一些小型的、專業較強的、勞務輸出性企業向專業化的分承包企業發展。
2.2 企業自身發展的需要
大型施工企業想要穩步發展，必將甩掉低端生產資源，專注于項目管理，壓縮企業規模，才能有效降低企業運營成本，提高核心競爭力，增強企業市場占有力。
3. 工程分包合同管理案例分析
3.1 合同概況
大同中央大道是集路基、雨污水管線、專業管線、路緣石、道板磚附屬結構等綜合市政工程，2011年7月5日大同開發區（業主）正式將此項目交與我方（承包商）施工，我項目主要負責技術和管理工作，施工任務交給專業分包隊伍完成，與12個專業施工分包隊伍簽訂了分包合同，其中7個路基、管線及附屬施工隊伍，1個攤鋪隊伍，2個基層混合料供應隊伍，1個瀝青混合料供應隊伍，1個粘透封層施工隊伍。合同工期均小于5個月，時間緊、要求高，而且年初局里開展了“合同管理規范年”活動，目的旨在規范分包合同內容，加強分包合同管理，降低經營風險，規避不必要的糾紛。為了提高合同管理水平、保證合同的順利執行，我方確定了公司監督指導，項目副經理親自掛帥，經營部牽頭，相關部門通力協作，層層負責，分工明確的管理模式。由于我項目行之有效的管理和對方積極主動的配合，在規定的時間內，雙方履行了合同規定的義務，實現了合同的預期目標。
3.2 簽約前的準備
3.2.1分包隊伍資質的審查
分包隊伍是否具備相應的資質和能力，是否具有良好的商業信譽，是否能夠確保工程的質量和進度是我項目選擇隊伍的前提。我們按照公司要求，對分包商的注冊資料、人員和設備情況、分包工作相關業績以及分包工作的組織計劃等進行了全面審查核實，在確認其具備分包條件的基礎上，通過招標確定是否與其合作。
3.2.2合同的擬定和評審
項目部根據工程特點進行項目的前期經營策劃，制定分包工程計劃，確定分包模式。合同負責人根據分包工程計劃制定擬分包工程的單價分析表，上報公司合同管理部門審批。審批合格后，認真研讀業主招標文件和主合同，以局合同范本為基礎，結合本工程的實際特點進行局部調整，制定出規范、嚴密的分包合同。一般我們采用單價合同發包方式，根據擬定單價和圖紙劃分段落暫估的工程量，計算合同額。合同中明確了工程范圍及內容、工期、工程造價、質量標準、進度要求、對人員、機械、材料的管理要求、資金管理、工程變更、索賠、結算支付、違約責任、考核與獎懲等內容。除此之外，還要與協作隊伍簽訂安全生產環境保護協議、廉政合同、節能減排協議等以此來約束自身和隊伍的行為。并且嚴格進行項目領導、各部門會簽，完善修改后形成初稿，上傳至公司OA辦公系統，經公司各相關部門領導、法律專業人員審批后提出修改意見，返回項目經營部合同管理人員修改，才能與分包隊伍簽訂合同。
3.3 合同執行過程中的跟蹤管理
合同簽訂以后，嚴格按照合同規定對設計的質量、進度、費用進行控制，保證合
同權利義務的全部實現，進而保證整個項目管理目標的實現，是設計分包合同管理的
最終目標。
3.3.1 施工分包合同交底
在施工分包合同簽訂以后，為了讓各分包隊伍完全掌握施工分包合同的內容和責任，項目合同負責人需要向項目經理及項目現場技術人員、各分包隊伍負責人進行必要的施工分包合同交底，全面陳述分包合同背景、工作范圍、目標、執行要點、重點工作技術方案、雙方責任和義務、計量支付、變更流程、潛在風險及防范風險措施，并解答人員提出的問題，做好交底記錄，然后下發給各執行人員，指導其施工分包合同管理活動。
3.3.2分包進度的管理
合同簽訂以后，分包工作的進度成為我們關注的焦點，我們從以下3個方面對分包進度進行管理。
（1）建立進度控制小組
在監理及業主的監督下，按照我方現場進度控制管理規定，我項目以及各個施工分包隊伍建立了完善的進度控制小組。上從項目經理部、下至各個施工分包隊伍的負責人、進度控制負責人及各個施工隊的隊長、各個班組的班組長，落實了各個層次的項目進度控制負責人，負責計劃的編制、跟蹤、檢查、調整及落實，為整個項目進度控制的執行提供了強有力的保障。
（2）現場監督跟蹤計劃
為了準確掌握分包隊的工作進度，及時協調處理施工過程中出現的問題，我方派技術員到分包隊的工作現場，對進度進行跟蹤，對現場每天的資源配備和分包工作完成情況做相應的檢查和記錄，發現問題及時與對方協調解決，并隨時將有關情況反饋給項目工程部，通知經營部及時對分包合同臺賬進行更新，隨時準確掌握合同執行的真實情況。
（3）實行有效的進度控制措施
本項目工期緊、任務重，現場同時施工的施工單位又多，作業交叉的現場時有發生。在施工過程中影響進度計劃執行的干擾因素較多，必須及時發現處理并采取有效處理措施。我項目在現場的施工控制中采取了一些有效控制措施，達到了很好的效果：①采用科學的技術方案。例如，對于工程中的重點或難點問題，我項目成立專門小組，集思廣益，通過各項指標對比，制定可行的最佳方案，盡量在短時間內解決問題。②加大投入、增加作業班次。增加施工人力及機具，輪流上崗，加班加點，晝夜施工，利用盡可能的作業時間進行施工，爭取提前完成施工任務。③采用激勵機制。我項目組成勞動競賽小組，每月各部門負責人都去現場檢查，其中就包括進度檢查，對排名靠前的分包隊給予獎勵，落后的分包隊給予罰款，極大地提高了大家的積極勝。
3.3.3分包質量的管理
項目必須牢固樹立質量第一的思想。處處按規范、標準要求，消除質量通病，同時又以高于國家規范為標準，既強調內部質量，又突出感官效果，最終達到高標準的質量等級，打造業主滿意工程。①我們首先要對分包隊進場材料進行監督檢查，不合格材料堅決不讓進場，要求復檢的，應進行見證取樣送檢，經實驗驗收合格后，方可使用。②我們現場質檢人員對分包工程施工中的工序質量進行定期或不定期的監督檢查，主要檢查施工工序是否按圖施工、質量是否滿足現行標準、規范和圖紙要求，對重要的關鍵工序，如溝槽回填、混凝土澆筑等，我們還派人進行全過程的監控。對需要隱蔽的部位，在隱蔽前應進行驗收，并督促分包單位及時辦理驗收簽證手續。在監督檢查過程中，若發現有不符合要求的地方，應勒令其進行整改，整改合格后，才允許進入下一道工序，以保證將質量隱患消除在工序施工過程中。
③施工中人員、機械雖然經過了入場審查，但是為了更好的控制施工質量，我們還會在施工過程中定期、不定期對施工人員、機械進行監督檢查，特別是對要求持證上崗的人員，進行資格審查。
3.3.4分包費用的管理
合同費用的控制，是合同管理的一項重要內容。分包隊工程量簽認單需要先經過現場技術員仔細核對，對超圖紙的工程量，要看是否已進行變更或評審，無變更評審私自施工的工程量不予結算，還需要質量負責人確認質量合格，項目各部門均無異議后才結算施工費用。并且分包合同中的工程清單項和數量多為暫定，如果合同執行中出現了合同外結算和超結算要及時的簽訂補充協議，以降低合同風險。施工隊完成施工合同，準備進行最終決算退場時，項目領導會簽退場單，提出最后遺留的問題，將分包隊的債權債務及所完工程進行一次全面的清理核查，最終決算完成后和施工隊伍簽訂最終結算協議，終止合同和補充協議，避免日后出現不必要的糾紛。
3.3.5分包合同變更管理
工程變更指的是在工程施工過程中，對施工的程序、工程的內容、數量、質量要求及標準等做出的變更。工程變更根據來源可分為業主的變更和承包商的變更兩類。工程變更的程序主要包括:工程變更的提出、審查工程變更、編制工程變更文件、程變更指令、確認工程變更的單價及實施工程變更等。
3.3.6分包合同索賠管理
索賠是當事人在施工合同實施過程中，根據法律、合同規定及慣例，對不應由自己承擔責任的情況造成的損失，向合同的另一當事人提出給予賠償或者補償要求的行為。索賠根據事件的性質可以分類為:工程延誤索賠、工程變更索賠、合同被迫終止索賠、工程加速索賠、意外風險和不可預見因素索賠等。
圖3.3分包工程合同管理流程圖
4. 分包合同管理存在的問題及解決問題的建議
4.1分包合同管理中存在的問題
分包合同管理如此重要，但在實踐項目管理中卻沒有得到應有的重視，主要有以下問題。
（1）忽視分包合同履行階段的管理。
簽訂一份有效、嚴密的合同并不能保證嚴格執行合同、萬分之百地完成合同。實際工作中，合同一經簽訂便束之高閣，施工企業認為降低成本才是提高利潤的唯一途徑，所以，施工現場有圖紙交底、技術交底，很容易忽視合同交底，合同中所載明的責任、義務由誰來負，難以落到具體的部門和人員，缺乏有效的合同控制。
（2）缺乏懂得法律、合同的專業人才和專業職能部門。
一般的施工企業沒有設立專門的部門從事合同管理工作，尤其是一些小型施工企業只注重公關和預算管理，輕視合同管理，遇到工程簽約便臨時抽調人員以便應付，這也是合同糾紛較多的原因所在。
（3）不重視合同歸檔管理，管理信息化程度不高，合同管理手段落后。
一些項目合同管理仍處于分散管理狀態，合同的歸檔程序、要求沒有明確的規定，合同履行過程中沒有嚴格監督控制，合同履行后沒有全面評估和總結，合同管理粗放。
4.2解決分包合同管理中存在問題的建議
（1）有針對性地開展事前、事中、事后審計，加強分包合同管理。
事前審計，主要是對分包商選用和合同的合法性、嚴密性及合同的經濟性等方面進行審查。事中審計，主要是對分包合同的執行情況進行跟蹤審計。主要審查分包商是否按合同約定交納了履約保證金，是否按合同約定進行施工生產，是否對分包隊違反分包合同的行為作出合理有效的反應和控制，是否按規定扣取保證金，是否按合同單價對分包商計價，是否按合同約定為分包隊辦理工程竣工及工程結算等。事后審計，主要就是考核、檢查、評價分包合同的執行結果，核實是否有違約行為，以便維護合同雙方的合法權益。
（2）提高合同管理人員素質，建立專業職能部門。
提高合同管理人員素質是企業合同管理的首要任務，又是當前的迫切需要。組織合同管理人員培訓學習，對其實行崗位責任制，明確他們的責任、權利和義務，建立專業合同管理職能部門，由專業的團隊進行管理。
（3）建立以計算機和互聯網為主的合同信息管理系統。
在現代社會中，缺乏信息的管理是沒有效率的管理。信息是管理的基礎。合同管理在工程建設中具有十分重要的作用，隨著工程建設規模的擴大，合同涉及的內容、條款越來越復雜，僅僅依靠傳統的管理方法和手段無法滿足現代合同管理的需要。因此借助現代信息技術和信息管理方法為合同管理提供信息支持，成為合同管理工作發展的必然，能夠隨時掌握合同的簽訂、履約情況，形成真正的信息管理和動態管理。
目前，我公司投入使用了OA辦公系統，其中一個板塊就是合同管理，可以上傳分包隊伍資質、信譽評價、進行合同審批、合同會簽，也可以通過結算支付錄入獲悉合同履約情況，還可以對合同進行存檔，為各個項目合同管理工作提供了平臺，達到強化合同意識，規范合同審批程序，加強合同監督和控制，規避經營風險的目的。
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第8篇：公司合同管理規定范文
關鍵詞：合同管理 會計監督
合同是企業與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同管理是現代企業管理中的一項基本內容，在企業經營管理中起著舉足輕重的作用。加強合同管理，有利于企業規范合同當事人雙方經營行為，維護自身合法權益、防控法律風險；有利于保障企業經營活動的順利開展，增強自我保護能力；有利于企業適應社會主義市場經濟的發展，提高管理水平和經濟效益。
會計監督是企業加強經濟管理的一種手段，是企業財會人員的一項基本職責。企業簽訂的經濟合同，最終結果都要反映到企業財會部門。企業財會部門除嚴格按照企業會計準則的規定完成會計核算工作外，還需履行好會計監督職責，并始終將其貫穿于企業合同管理的全過程。本人現就企業合同管理中可能存在的問題及如何履行好會計監督職責談談自己的一些認識。
一、合同管理中可能存在的問題
合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段，合同管理應貫穿于合同訂立和履行的全過程。企業由于對合同管理的重要性認識不夠，缺乏一套嚴謹、完善的合同管理制度，再加之會計監督滯后，在該過程中可能存在如下問題：
（一）無書面協議
在企業的日常經營過程中，有的部門或經辦人員合同管理意識淡薄，存在違反合同管理規定，在沒有簽訂書面合同的情況下，就與業務單位發生經濟往來；一旦發生經濟糾紛，將無據可依，可能給公司帶來不必要的損失。
（二）合同主體不當
合同當事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一；忽略對準合同對象的資格審查，將導致合同無效或引發其他潛在風險。
（三）合同內容和條款不完整、表述不嚴謹準確
合同內容和條款不完整，忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當讓步，或存在重大疏漏和欺詐，將會導致企業合法利益受損。合同文字表述不嚴謹準確，則容易產生歧義和誤解，可能導致合同難以履行或引起爭議。如違約條款在合同中未約定或約定不明確，則一旦發生違約，將容易引起爭議，并可能給企業造成一定的經濟損失。
（四）合同審核不充分或未嚴格執行審核意見
企業合同審核人員可能因專業素質或工作態度原因未能發現合同文本中的不當內容和條款。合同起草人員沒有根據合同審核人員的審核意見修改合同，導致合同中的不當內容和條款未被糾正。
（五）訴訟時效過期
在合同履行過程中發生糾紛的，未及時協商解決或訴諸法律，超過了訴訟時效而給企業帶來無法挽回的損失。
（六）合同結算條款未嚴格執行
可能存在違反合同條款，未按合同規定期限、金額或方式付款；疏于管理，未能及時催收到期合同款項等。
（七）合同管理游離于會計監督之外
財會部門未能參與到合同管理的全過程，可能使得企業的會計信息失真，影響決策；可能給企業帶來不必要的財務和稅務風險，影響企業發展。
二、如何做好合同管理中的會計監督
針對合同管理中可能存在的問題，財會部門應該積極主動地介入到企業合同管理的全過程，履行好會計監督的職責，具體可以從以下幾個方面著手：
（一）建立健全合同管理制度
企業財會部門應會同其他相關職能部門根據國家有關法律法規的規定，并結合自身業務實際，建立健全自身合同管理制度，明確合同擬訂、審批、執行等環節的具體程序和要求；同時應梳理并識別本企業合同管理中可能存在的風險點，并制定相應的風險應對措施，最終匯總形成本企業的《合同風險管理手冊》。企業財會部門還需建立定期檢查監控措施，確保合同管理制度的全面貫徹執行，從而使合同風險得到有效控制，合同管理的作用得到充分發揮。
（二）加強學習與培訓，不斷提高專業水平
財務人員要在合同管理中履行好會計監督職責，其自身的業務素質必須提高；不僅要懂財務，懂管理，還要熟悉相關法律法規；從目前看，財務人員普遍缺乏相關法律專業知識背景；因此，負責合同管理的財務人員要有針對性地加強學習與培訓，使自己成為精通財稅知識、管理知識和法律知識的復合型人才，從而適應企業合同管理工作的需要。合同自洽談到履行，通常是由企業的一線業務人員和管理人員在辦理，企業合同管理的好壞在很大程度上依賴他們自身的合同風險防范意識和能力；因此，企業也應加強對這一部分人員的培訓，做好宣傳，增強其合同意識和法制觀念。
（三）做好合同的審核管理
合同承辦部門應及時將擬訂的合同文本送財會、法務部門及其他相關職能部門進行審核，審核人員應當認真履行職責，對合同文本的合法性、經濟性、可行性和嚴密性進行重點審核；財會部門應重點審核合同中與財務和稅務處理相關的條款。對重大合同，財會部門應派出人員參與合同調查和合同談判。合同承辦部門應充分聽取各審核部門的意見，必要時對有關合同條款進行修改后再次提交審核。通過財會部門介入合同的事前管理，從而有效地遏制超規模的投資和杜絕計劃外資金的支出等問題的發生，同時做好稅收籌劃，規避稅務風險。
（四）做好合同的備案管理
合同簽訂后，承辦部門應及時到財會部門辦理合同內部備案手續，而不是待辦理合同結算時才提交給財會部門。財會部門應嚴格復核其是否履行了企業合同管理制度中規定的審核和審批程序。對未履行相關審核和審批程序所簽訂的合同，財會部門有權不予辦理內部備案手續，同時將具體情況向有關領導報告。對備案通過的合同應做好登記管理，充分利用信息化手段，詳細登記合同簽約各方的名稱、合同標的、合同期限、合同結算和違約責任等主要內容，后續還應對合同的履行、變更和終結等情況做好登記；書面合同應分類連續編號保管，以便后續辦理合同結算時使用。
（五）做好合同履行過程中的全程動態監控
合同承辦部門應定期將合同的實際履行情況和完成進度告知財會部門，財會部門應做好記錄，并予以跟蹤管理。財會部門要督促合同承辦部門隨時關注和掌握對方的履約情況，特別要掌握對我方不利的變化；同時根據實際需要督促合同承辦部門及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。對不履行或沒有完全履行合同規定義務的，財會部門要督促合同承辦部門按照合同約定追究對方的違約責任，從而保護企業在經濟交往中的合法權益。財會部門應督促合同承辦部門按照合同約定付款，及時催收到期欠款。財會部門辦理合同結算時，要查驗相關合同和結算資料，審核發現不符合要求的，財會部門有權拒絕辦理，直至其完善相關資料和手續。財會部門在辦理合同付款時，必須認真審核其付款進度是否符合合同的約定，對按照完工進度付款的，則還需審核工程完工進度是否真實有效；對不符合要求的，財會部門有權拒絕辦理付款手續，并將具體情況報告有關領導。在會計期末，財務人員應視合同的履行情況，根據企業會計準則的規定及時確認收入或計提費用、并結轉成本；同時按照稅法的規定計繳相關稅費。
（六）建立健全合同管理考核與責任追究制度
企業應當建立健全合同管理考核與責任追究制度，將合同管理情況納入相關部門的年度考核之中；對在合同訂立、履行過程中出現的違規行為，應當追究有關部門或人員的責任。企業財會部門在辦理合同審核、備案及合同結算過程中發現有違規行為的，應當予以制止和糾正；制止和糾正無效的，應當向有關領導報告請求處理。
綜上所述，合同管理與會計監督兩者的共同目標都是為了控制風險。企業財會部門應當在合同管理中充分發揮會計監督的作用，并將其貫穿于合同管理的全過程，做好合同管理的事前、事中和事后監督，從而有效地控制合同風險，保護企業的合法權益，提高經濟效益，推動企業持續健康地發展。
參考文獻：
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第9篇：公司合同管理規定范文
小浪底水利樞紐工程(簡稱小浪底工程)位于河南省洛陽市以北40公里的黃河干流上，壩址上距三門峽大壩130公里，控制流域面積69，4萬平方公里，占黃河流域面積的92，3％，處在控制黃河水沙的關鍵位置，是黃河干流在三門峽以下唯一能夠取得較大庫容的控制性工程。小浪底工程建設工期11年，主體工程工期8年。1999年9月1日主體工程正式開工，2001年12月主體工程完工。2009年4月，通過國家驗收。小浪底工程投入運行管理10年來，在防汛抗洪、河道減淤、城鄉供水、生態改善、電力開發等方面作用突出，取得顯著效益。
總結小浪底水利樞紐工程建設經驗，尤其是研究小浪底水利樞紐工程檔案管理特點，對促進工程檔案管理，推動檔案事業的發展具有十分重要的意義和作用。
以工程師為紐帶的檔案管理體系
，小浪底工程建社按照國際通用的FIDIC(菲迪克)合同條款，采用項目法人負責制、招標投標制、建設監理制的管理體制。FIDIC的中文全稱為國際咨詢工程師聯合會(International Federation of ConsultingEngineers)是世界工程咨詢行業權威組織，其制定的有關工程建設項目管理的一系列合同條款等，已被聯合國有關組織、世界銀行、亞洲開發銀行等國際開發銀行和國際組織普遍承認并廣泛采用。FIDIC(菲迪克)合同條款的“工程師”與國內技術職稱的工程師具有本質的區別，在“菲迪克”條款中，工程師是獨立的第三抗工程師應公平、公正、公開履行合同中規定的職責和權限。項目法人與國際承包商的工作聯系，包括公文傳遞、工程資料的收集都是通過工程師完成的。
水利部小浪底水利樞紐建設管理局(簡稱小浪底建管局)作為小浪底工程建設項目法人，承擔建設管理任務；小浪底工程咨詢有限公司受小浪底建管局委托承擔小浪底工程建設監理和咨詢任務，即履行FIDIC(菲迪克)合同條款中的“(工程師”職責。小浪底工程咨詢有限公司下設4個工程師代表部和5個職能部門，每個代表部下設綜合部、合同部、工程技術部、現場部等部門，全天候、全方位實施工程監理工作。工程師代表部負責項目法人與承包商往來文件的收發、翻譯、流轉、存檔等。工程師代表在主持分部工程驗收時就要檢查工程資料整理情況，使其基本具備移交條件，在單位工程驗收時承包商要按照合同要求整理應移交的工程資料，工程師代表部重點審核工程項目的施衛情況、質量檢測情況、進度控制情況、資金運作情況等材料的完整性、準確性、系統性以及是否符合檔案管理規定，從而把整個項目施工形成的大量資料，都納入到小浪底建管局檔案管理范圍，成為建設項目檔案的重要組成部分。承包商移交的工程資料達到檔案管理部門的要求后再組織竣工驗收。因此，工程師成為檔案資料收集整理的紐帶和橋梁。
以合同管理為核心的檔案管理機制
國際招標工程項目的運作完全是依照合同進行。因此，工程項目合同中關于施工、竣工資料移交條款，從根本上制約著建設項目檔案的管理。如在大壩標臺同文件第六章合同特別條件12款規定：“承包商應提交此合同和技術規范規定的圖紙和技術資料。提交的材料應包括設計資料，計算，目錄表，圖表說明，安裝、操作和保養說明書，所有有關永久工程設備的必要細節，關于承包商設備的詳盡說明與性能資料關于臨時工程的詳盡說明、圖紙與計算，有關施工方法與程序的細節，有關實驗室和現場檢驗程序的詳細說明。所有提交的材料必須加蓋印章或附有承包商簽字的證明書以表明這些資料已由承包商審核。提交材料E的印章或證明書向工程師表明，承包商已確定和核對了所有的工程量、尺寸、現場施工標準、材料、目錄編號和類似資料，同時表明已根據合同文件的要求對每份材料進行了審查。”按照該條款規定，承包商就必須對工程施工、竣工圖紙、使用說明書、合同管理、信函往來等大量資料按照我國檔案管理規定進行分類、整理、立卷，經過工程師審查后移交小浪底建管局檔案管理部門。
在小浪底工程建設中，合同管理處于工程建設的核心地位，承包商把工程合同當作圣經，因為工程合同是根據國際通用的菲迪克條款簽訂的，整個工程建設的一切行為都必須圍繞合同進行，小浪底工程合同主要有以下特點：一是工程規模大、工期長、技術復雜，最大單項合同額約30億元人民幣，合同工期最長8年；二是“雙軌制”管理，不斷出現國內項目管理體制與國際合同執行的矛盾；三是合同主體構成復雜，存在多層次，多方面復雜的利益博弈，管理協調難度大，四是項目法人為中方人員，國際承包商的主要管理人員為外抗施工隊伍或勞務為中方，新型的管理機制對合同管理構成較大挑戰，五是工程建設期間國家政策法規、匯率和價格機制發生較大調整。合同的復雜情和多樣性必然在合同管理過程中形成的大量資料，如小浪底建管局與工程師、承包商往來的大量信函、人員管理、設備管理，現場管理等基礎資料都是檔案收集的重要范圍，也是解決合同爭議的重要依據
以反索賠為重點的檔案利用
檔案最終目的就是利用。在小浪底工程項目建設實踐中，檔案的有效利用在與國外承包商的索賠與反索賠中發揮了巨大的作用。國外承包商為了中標一般是采用低報價高索賠的經營戰略達到盈利的目的。因此，索賠與反索賠從工程建設伊始就埋下了伏筆，隨著工程建設的進展，這種博弈逐漸明朗，以至于愈演愈烈，在小浪底主體工程建設過程中，大壩標承包商提出索賠15項；泄洪工程標承包商提出索賠80余項；引水發電系統標承包商提出索賠35項；索賠額度高達數十億元人民幣。
索賠與反索賠的法律依據是合同，證據就是現場記錄，也就是檔案資料。檔案資料是否完整、準確、系統成為反索賠的關鍵。小浪底建管局在工程建設中，按照合同要求及時收集檔案資料，僅泄洪工程就收集了3萬余卷，從合同文本到談判備忘錄，從監理工程師日志到承包商現場記錄，大量完整、準確的檔案資料為反索賠工作提供了直接的證據。在與承包商索賠與反索賠的談判中，小浪底建管局堅持以合同為準則，以事實和。檔案資料為依據，既堅持原則又充分協商，積極發揮國內國際各行業專家的作用，對承包商提出的130余項索賠駁回100余項，大幅度降低了索賠額度，牢牢掌握索賠爭議處理的主動權，為國家挽回了巨額經濟損失。
以信息化為標志的檔案資源共享
計算機及其網絡系統是小浪底工程建設中處理信息的主要手段。所有的信息通過計算機及其網絡系統進行處理、整理、分析。歸類后存入網絡信息系統進行資源共享，網絡中的各個工作站可以調用和共享信息資源。在小浪底工程建設中，信息來源包括承包商和工程師之間的大量往來信函，現場監理值班日報、施工進度周報、施工進度月報、支付憑證、各種會議紀要、備忘錄、現場地質素描，以及其他信息簡報，如質量簡報(周、月報)、測量計量簡報(周、月報)、原型觀測簡報(周、月報)、工程監理信息、施工現場安全監測、安全生產簡報、環境保護月報等。為確保小浪底工程項目建設信息的準確、科學、及時交流，項目法人和工程師開發建立并完善了項目管理信息系統，并實現了合同信息管理的數字化和數據共享。在進度計劃管理中較早使用了美國Primavera公司的P3進度管理軟件和Project軟件；車間圖的編繪和審查，廣泛使用AutoCAD軟件，使工程管理中的技術信息數字化；使用文字識別技術、圖形掃描技術、位圖轉換矢量圖技術，把工程管理中的紙質信息數字化。通過Access、Paradox等數據庫軟件的使用，使龐大的原始數據得以及時、高效、合理地處理和分析，整理輸出了合同管理和領導決策需要的數據、曲線、圖形等資料，為合同問題處理提供了可靠依據。在此基礎上，對各種信息進行分析加工，實現了由實物信息管理到數字化信息管理的轉變，使工程管理從現場直觀管理上升為以數據為基礎的精細化管理。
