機關檔案數字化精選(九篇)

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第1篇：機關檔案數字化范文

關鍵詞：數字檔案 檔案管理 問題

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

從人類悠久的歷史來看，檔案已經存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發展的行為。甲骨文是中國發現的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續又出現了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質檔案，等等。通過研究檔案的發展，不難發現，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發展為紙質記錄。而對于如今這個科技發展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規范化、制度化、科學化。而“數字檔案”毫無疑問成為了當今檔案領域里的“新寵”。它伴隨著互聯網技術和計算機技術等產生的新型檔案信息形態，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規的紙質來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。

1 數字檔案的主要特點

傳統的紙質檔案管理已不再適合社會的發展需要，因此，被數字化檔案管理取代是時展的必然結果，究其原因在于其本身的幾大優勢。

1.1 數字檔案載體容量大

一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節的內容；一張光盤可貯存650～700M字節；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內保留的文件可全部貯存在一張光盤內，為人們大大節省了管理成本和保存空間，這是傳統檔案管理無法比擬的。再說大家現在的實踐活動的范圍相當廣，勞動對象相當復雜，實踐的節奏相當快，所產生的歷史記錄相當多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質載體。

1.2 數字檔案安全性高

傳統的紙質檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質的檔案若是遭到破壞會很難復原；數字檔案與其相比會方便很多。首先，數字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數量少，方便管理；其次，數字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。

1.3 數字檔案的使用效率高

紙質檔案管理在實際應用時會出現查找不便的問題。例如在查找某所學校學生學籍檔案，需要管理員翻閱數十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產品的出現，如：計算機、數碼相機、掃描儀等，這些產品具有操作簡單、存儲多且方便的優點，已被人們普遍使用。據了解，已有相當多的機關、企事業單位正在實現辦公系統自動化，網絡辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發展的普及態勢，這樣就不可避免地會形成大量的數字檔案。

2 數字檔案的不足之處

在檔案管理方面，數字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。

2.1 首先是人們的認知度

從歷史的發展來看。紙質作為最早記錄檔案的方式。最初出現在西漢時期。由于當時技術有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質記錄。紙質的出現經歷了上數百年的時間，隨著造紙技術的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數字檔案現在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數字檔案。而紙質檔案具有真實性的本質感，能夠清晰看到，所以內心會覺得紙質記錄是最安全的；對于數字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。

2.2 其次是數字檔案的格式的問題

數字檔案作為一種通過計算機磁盤等設備記錄儲存的檔案。雖然節約了人們翻閱紙質檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學習能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。

2.3 最后是數字檔案的原始記錄受到質疑

紙質檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數字檔案是在計算機的環境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發送、復制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數字檔案的可信度降低。

3 數字檔案管理問題的解決方式

數字檔案因其自身顯著的優越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應用在人們日常的生活和工作中，對于其存在的不足之處，筆者認為應從以下幾個方面入手予以解決。

首先，應當加強宣傳，使人們對數字檔案有更深層次的了解。如今網絡世界日益發達，越來越多的人通過網絡和計算機獲取更多的有效信息，而對數字檔案進行宣傳，也可以借助網絡和計算機的力量。通過使用數字檔案，使相關部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數字檔案的運用途徑，讓數字檔案以其便捷的優勢被更多人所接受。

其次，可以將網絡計算機行業、軟件開發行業以及檔案管理這幾個行業相結合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統一。這樣可以有效突破行業限制，建立更加統一、規范且兼容性更強的文件儲存格式。

再次，各檔案管理部門在利用數字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網絡安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數字查閱方式。同時，相關管理部門要根據檔案密級為社會提供服務。

最后，應當提高檔案管理工作人員的綜合素質，使檔案管理工作變得更加規范。新的數字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰。一方面，檔案管理人員應當注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數字檔案的原始性新設立了相關制度。

由上述可知，時代的飛躍發展，要求人要用更先進的生產力與之相匹配，傳統的紙質檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質檔案管理已經無法適應當今社會發展的節奏，它被數字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數字檔案在實際應用中會出現或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產物，但是筆者相信在未來的發展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優質服務。

參考文獻

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[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.

第2篇：機關檔案數字化范文

關鍵詞：檔案；數字化；信息化；管理

隨著科學技術的發展，全球信息化時代的全面到來，數字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。然而由于檔案數字化的發展到目前只有二三十年的歷史，因此在現實工作中還存在很多值得探索和研究的問題，需要我們打破常規，更新理念，用科學的方法加以研究和解決。

一、檔案數字化管理存在的問題

由于缺乏統一標準和規范，檔案數字化的發展仍處于摸索階段，各檔案業務部門各自為政，因此存在很多問題，如容易泄密、難以長期保存、利用率低、缺乏資金和技術支持等各個方面。

1.檔案數字化在信息安全和長期保存方面還存在諸多隱患

目前，檔案的安全保密問題已成為檔案數字化管理面臨的突出問題，雖然在紙質環境中也存在泄密與信息丟失問題，但計算機與網絡的應用使得安全保密問題面臨更多的不確定因素和更嚴重的隱患，這體現在計算機軟硬件、網絡帶來的安全隱患等方面。

首先，由于計算機存儲設備（如磁盤、磁帶等）具有存儲密度高、容量大、易復制、易拆卸等特點，往往會給其中信息的保護和保密帶來很多變數。據調查顯示，即使磁盤已改寫了12次，但第一次寫入的信息仍有可能復原出來，可見，計算機處理磁盤文件的這種方式，可提高文件處理的速度和效率，也可方便誤刪除文件的恢復，但卻給竊密者留下了可乘之機。其次，由于計算機網絡系統與數據庫管理系統的宗旨是系統開放、資源共享、降低系統開發成本、提高信息處理效率，因此對于信息的竊取和盜用，非法增、刪、改及各種擾亂破壞，造成了極為方便且難以控制的可乘之機。而操作系統的最大缺陷是不能判斷運行的進程是否有害，無法制約或禁止有害進程（如病毒）的運行，無法判斷系統中的軟件是否被篡改。因此，檔案數據的備份容量、數據處理性能、數據保護能力、數據恢復能力，快速備份和異地備份等方面還面臨著嚴峻的挑戰。

2.檔案數字化對象復雜、數字化工作無統一標準

檔案數字化的對象極其復雜，表現在以下方面：一是檔案的載體形式多?？v觀古今中外檔案發展歷史，除實物檔案外，記錄信息的載體類型大致有甲骨、簡牘、縑帛、紙張、光盤、磁帶、磁盤、錄音錄像帶等。二是檔案的種類多。檔案的分類方式多樣，目前業界普遍認同的是按照內容分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案，其中僅專門檔案一類，胡紹華等14位同志編寫的《32種專門檔案整理方法》一書中，詳細列出了32種專門檔案，但就實際來說，這32種也不能全部囊括。三是檔案的數量多。隨著電子化、信息化的發展，檔案數量快速增長，電子文件的增長速度更是驚人，我國中央和國家機關及直屬企事業單位生成的電子文件數量約占文件總數的72.7%。

在數字化過程中，我們要將種類繁多、數量龐大的復雜對象，參照已有的標準，從數據庫結構的設計、轉化流程、技術等方面，轉化為計算機可以識別處理的信息，做到統一規范幾乎是不現實的。一方面，不可能將每一種檔案都轉化為數字信息；另一方面，不可能對每一種檔案都出技術規范。檔案數字化未來的發展趨勢有可能是：永遠沒有現成的理論，只是在業內的管理部門領導下，在統一要求和原則之下，靈活掌握。

3.數字化檔案的利用率不高

雖然辦公自動化系統和檔案數據庫推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，尤其對于竣工圖的借閱，不習慣于使用電腦進行檢索和查閱，基本都通過人工來完成，計算機在整個過程中的應用僅限于文字錄入、編輯和打印。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以數字化形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子檔案由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。

4.檔案數字化的整體環境不樂觀

由于檔案數字化產生的效益難以進行量化，因此社會各界對于此項工作的重視程度不高，表現為：政府對檔案數字化在資金、人力、軟硬件投入上較少，認為是檔案部門自己的事情，尤其是對基層的投入更少。在地區信息化的規劃中，對檔案數字化的投入也很少，且檔案數字化還存在重復建設、低水平開發、各自為政的現象。

二、應對措施

面對上述問題，我們在數字化過程中，不能一味地追求速度，應在保證質量的前提下，做好數字化規劃和基礎工作，引進先進的管理理念和技術，建立檔案數字化系統和辦公自動化系統之間的有效銜接，提升檔案管理人員的綜合素質。從目前來看，檔案數字化建設過程中最大的問題并非技術問題，而是管理工作不能適應當前的形勢。因此，需要做好以下幾方面工作：

1.建設系統工程，實現信息共享

檔案數字化是一個系統工程，由若干子系統和要素構成。為保證檔案數字化系統的科學性、完整性、適用性，應由檔案部門指導專業機構進行設計，制定詳實的數字化規劃和系統規范，促進部門間的相互合作，使得不同系統、不同業務的數字化系統統一起來，發揮綜合效應。例如，有些企業為了提高檔案利用率，配置適當的檔案查詢系統，通過數據庫檢索等方式達到資源共享的目的。

2.扎實做好數字化的基礎工作

針對檔案數字化加工慢和檔案數量大的矛盾，堅持利用為先的原則，采取恰當的方式方法如現用現掃、以用定掃、常用先掃的方式完全可以緩解矛盾，最大限度地滿足利用者的需求?，F用現掃就是對沒來得及進行數字化的檔案或利用率極低沒有進行數字化的檔案，在有借閱需求時在庫房現場進行掃描，滿足利用者的偶然性需求；以用定掃就是針對某些單位對尚未數字化的檔案的小批量利用需求，堅持利用優先的原則，暫停其它的數字化加工任務或臨時組織力量，以最快的速度突擊掃描加工，在較短的時間內完成所需檔案的數字化任務；常用先掃即通過對檔案利用需求的分析，確定優先數字化檔案的范圍，有計劃地對利用率高的檔案進行數字化，這些方法既保證了檔案的利用，又提高了數字化的效率。

3.建立橫向通道，銜接辦公系統

目前，在辦公自動化系統與檔案管理系統的銜接方面普遍存在一些問題，有些單位辦公自動化系統運行良好，唯獨檔案查閱功能沒有實現，究其原因，主要是出于安全保密的考慮。在辦公自動化系統中實現查閱檔案的功能沒有很大困難，但在做好檔案安全保密工作的前提下建立檔案系統與各專業系統之間的橫向銜接則需要做大量工作。檔案數字化對于安全保密工作的要求主要體現在硬件和軟件的安全管理兩個方面。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、竊取、修改和破壞。

4.建設專職隊伍，提高管理水平

隨著當今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為以現代化辦公設備為依托的知識密集型工作，目前的檔案工作要求管理者具有很強的分析能力，對檔案涉及的各個專業有基本的了解，能夠根據利用者的需求有針對性地提供檔案。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任，因此有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，增強電子文件管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作，努力提高電子文件管理水平。

5.積極應用現代化技術和管理經驗

第3篇：機關檔案數字化范文

高校檔案管理創新數字化網絡化

一、檔案管理數字化的意義

檔案本質上也是一種信息資源，信息是為了方便人們使用，但是檔案信息長期以來重存檔輕利用，查看檔案資料需要各種審批，這違背了檔案信息保存的目的。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理數字化成為了必然選擇。首先，數字化的檔案信息更有利于使用者，使用者只需要在網絡上填報自己的信息，經過管理系統確認以后就能夠查詢自己權限內的資料，不會受到時間和空間的限制，在任何時候、任何地點。只要有一臺計算機并且能夠聯網即可。我們已經進入了信息時代，隨著信息技術的發展，人們獲取信息的途徑已經異常豐富，對人們而言，缺少的不是信息，而是獲取準確信息的注意力。高校檔案管理數字化和網絡化就是為了解決人們缺少的注意力，通過檔案管理系統的檢索功能，幫助使用者準確獲取信息。除此以外，檔案管理數字化以信息系統為基礎，而管理信息系統的引入正在改變檔案管理工作的環境。以往的檔案管理工作的重點就是檔案資料的匯總和歸檔，以及對文獻資料進行匯編等等，而引入信息管理系統以后，這些工作都可以交給系統完成，工作人員的注意力將集中在檔案數據管理和系統維護，以及檔案開發利用上。其次，檔案管理數字化在減輕工作人員的工作量的同時也在提高工作效率，對于傳統和比較規范的工作都可以由系統完成。尤其是對于檔案資料的歸檔，這是以往最繁重的工作，現在只需要將電子版文件保存，并按一定的格式要求錄入即可，而且方便了各部門相互之間查閱。

高校檔案管理數字化有著其現實意義，而且目前高校的很多網絡設備正在逐漸成熟。首先，高校檔案部門都已經開始利用計算機辦公，正在努力向辦公自動化方向發展。更重要的是不僅僅是檔案管理部門，高校各部門各單位基本上都在向辦公自動化發展，這樣在日常工作中就會形成很多的電子信息，而紙質版文件正在逐步退出舞臺，電子資料也不僅僅是文檔和表格，而是包括了語音、視頻、圖片等等，傳遞的介質包括光盤、磁盤等等。另外，目前高校都已經建成了各種網絡，包括校園網、中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網等等，而且這些網絡都可以與外網互聯，先進的網絡技術和嶄新的網絡環境為學校的各項管理工作以及教師和學生的工作生活提供了極大幫助。而且網絡的利用方便了教師和學生查看資料、學術交流，甚至是科研合作。計算機這一輔助工具已經成為各項工作的必備條件。其次，檔案管理數字化設備也逐漸被應用?，F代化的設備和智能化的硬件基礎是高校實現檔案管理數字化的基礎。經過十幾年的建設，伴隨著學校辦公自動化的逐步實現，檔案管理設備也逐漸實現了自動化，而且正在努力實現智能化，已經使用的現代化的設備為實現信息系統數字化管理提供了硬件保證。因此，實現高校檔案管理數字化已經不再是可望不可即。

二、高校檔案管理數字化存在的問題

（一）檔案管理的理念和方法問題

從目前的形勢看，高校檔案管理數字化已經成為必然，而且各項硬件設備也正在逐步到位，信息管理系統的開發也初步完成，一些學校已經正在使用。但是，檔案管理的理念和管理方法還比較落后，系統的工作模式還主要依據傳統的手工工作流程，對計算機這一輔助工具的開發還不夠，工作方法沒有創新，檔案管理工作依然沒有擺脫重管理輕利用的局面，現有的工作模式僅僅是改變了工作的形式和資料的形式，知識信息載體發生了變化，并沒有對傳統的檔案管理進行革新?，F代意義上的檔案管理數字化主要是依靠計算機實現檔案信息和數據的管理，而目前檔案信息的管理還主要依靠人工，只是工作環境是在計算機上，這樣不僅不能提高工作效率，減輕工作負擔，反正增加了工作人員的勞動強度。在工作理念上沒有創新導致了工作模式的生硬轉變，而國外檔案管理已經是一個專門的專業，有著極強的理論和實際操作性，針對不同的檔案資料都有不同的分類管理的措施和方法，但在國內這些都還沒有實現。總體來說，目前高校檔案管理數字化的硬件設備已經基本完成，但是管理的軟件部分，包括系統功能開發和管理理念以及工作模式都存在較大問題。

（二）檔案管理數字化缺乏統一化和標準化

高校檔案管理數字化的非標標準和非統一化主要體現在這樣幾個方面：一是學校內部管理體制問題，由于學校各部門的工作各自為政，各部門對于資料和文檔都有自己的要求，都有自己的形式，這是各部門的工作性質所決定的，加上學校在統一化和標準化方面要求不高，導致學校內部檔案資料不能實現標準化和統一化；二是目前各高校隸屬于不同的主管單位，一些高校隸屬于國家教育廳，而更多的院校則隸屬于省教育廳或者市級教育單位，這就造成各高校檔案管理有著明顯的“地域色彩”，這個問題主要是國家對于高校檔案管理沒有統一要求和統一標準；三是高校檔案管理系統組成不同。包括系統的硬件設備和軟件部分，硬件設備高校都是各自采購，相互之間存在差異，硬件的差異一定會造成系統功能的差異，導致系統的軟件部分也存在差異，各檔案館之間的聯系就難以保證。這些問題與學校得到的經費和學校的前期組織計劃有很大聯系，一些系統的建設勞民傷財，最終還是沒有實際的效果，造成重大損失。總之，高校檔案管理數字化面臨的一大制約因素就是標準化和統一化，離開了標準化和統一化，檔案管理數字化就只是一種工作形式，改變不了當前檔案管理面臨的困境。

（三）系統安全和經費問題

目前高校的檔案管理系統都是外包設計的，系統一般都會接入校園網和其他網絡，而現在眾多的網絡病毒對系統的安全造成很大的威脅，加上一些工作人員沒有信息安全意識，在日常工作中很可能引入病毒。系統安全的另一個方面就是系統的數據庫建設，目前高校檔案管理的數據庫都是各自為政，缺乏整體性設計，數據庫規模小，不便于維護，對病毒抵御能力差，沒有標準化的設計，經常造成重復建設。檔案信息關系到學校的正常工作，以及學校的機密信息，一旦泄露將造成不可挽回的損失。另外，學校檔案管理系統的建設經常遇到經費問題，除了一些名校之外，多數高校還是存在經費問題，加上一些領導不是很重視。而且，檔案管理部門除了建設以外，還需要對員工進行培訓，需要系統的維護，或者聘請專業技術人員等等，這些都需要經費支持。除了上邊提到的問題，還有一些比較傳統的問題，這里避免老生常談沒有提到，包括檔案管理人員的業務素質問題，檔案資料的開發利用問題等等。

三、高校檔案管理數字化實現的措施

第4篇：機關檔案數字化范文

關鍵詞：化工設計；檔案電子化；設計文件數字化

0引言

化工工程設計檔案是記錄工程設計及建設過程中的重要信息的文字、圖表、照片、視頻等形式的載體，同時也記錄設計文件的質量控制及科研創新的全過程。隨著辦公自動化和信息化，化工工程設計檔案電子化已被廣泛運用，化工工程設計文件數字化交付，使得設計、審圖、施工高效便捷[1,15]。作者通過對設計文件檔案管理現狀的研究分析，歸納總結常見電子文件管理難題及解決方法、思路。

1化工設計電子文件檔案管理問題

目前，大多數化工設計院設計文件檔案管理還是以紙質文件為主，工程文件手簽圖紙方式保存。隨著科技發展、辦公系統升級更新，現在，各院各級工作人員都已經逐漸意識到檔案電子化管理方便快捷，以及后期利用方面發揮的重大作用[5]。檔案電子化管理全面實行還有困難，急需解決以下幾個問題。

1.1歸檔不完整、不及時

完整的電子文件除了包括記錄工程設計真實面貌的相關電子文件，還有一些其他形式的相關文件。工程項目設計過程中產生的各類電子文件形成于計算機系統，并大量通過網絡平臺進行傳輸、修改，故廣泛分布于不同設計人員的計算機硬盤上，導致歸檔的不完整和延遲。

1.2歸檔方式簡單過時

光盤存儲電子文件，目前雖然較為安全、保險，但在實際工作中卻帶來諸多的不便。首先，檔案管理人員對光盤內歸檔電子文件的數量、原始性、完整性無法進行有效驗證；其次，保存光盤的庫房條件要求高，需花費大量時間、經費，定期對歸檔光盤進行轉錄、翻刻等工作；再次，利用方式極為不便，須先找到光盤讀取信息，才能提供利用。如此電子文件便失去了在保管和利用上的優勢。

1.3難以保證紙電一致

對于電子文件的原始性，目前學界將其理解為真實性，牽扯到其法律效用的問題。首先，合法化電子簽名與確認電子文件原始性相矛盾。其次，文件產生的順序是先電子后紙質，但歸檔順序往往與之相反，且設計單位根據顧客需求，往往仍以提供紙質圖紙和文件為主，電子文件本身的準確性顯得無足輕重[2]。

1.4信息化檔案建設標準滯后

傳統的紙質、音像檔案管理有統一的規定制度，但在檔案信息化過程中，不同的管理軟件形成檔案數據庫結構不統一，數據不規范等問題[9]，很難實現資源共享。

1.5缺少高層次檔案管理人員

驗收整理的歸檔資料不夠全面；缺乏信息技術，不能充分做到檔案電子化；而復雜的化工工程檔案又必須真實、原始和完整。應加強系統的專業教育和專業技能培訓，提高學習創新意識及處理復雜信息能力，同時，多引進有能力的年輕人[8,12]。

2加強化工設計電子文件管理的措施

2.1加強檔案行政管理

適應信息化新形勢，加強檔案管理法制化建設，積極推進檔案管理部門的思維、知識、技術及管理模式的創新，提高服務意識，擴大檔案利用率。設計院應結合自身條件，建立健全檔案管理制度及數據庫系統，進一步規范檔案管理工作。

2.2加強檔案法制管理

嚴格遵循國家檔案局《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，規范電子文件檔案資料的收集、歸檔等工作[3,11]。在檔案收集、歸檔中，創建流程管理模式，實施系統管理。力爭檔案管理工作與項目一并啟動[6,10]。首先，CAD電子文件收集、存儲應在網絡環境中完成，替代傳統刻盤歸檔存儲。其次，對正式出圖進行掃描，將掃描pdf文件與原始CAD電子文件一起置于歸檔系統內，在保證紙電一致性的同時，也可作為底圖電子化的積累[14]。

2.3推行設計文件數字化交付

傳統藍圖提交方式將逐漸被數字化審圖取代“，便捷高效、即時審查”的數字化審圖在提高施工圖審查工作效率的同時，也保證了勘察、設計、審圖質量。數字化審圖中，各參與方主體對圖紙進行的上傳、批注等都會在系統中留下痕跡，使管理部門可以隨時通過查看數據庫了解審圖情況，監督、督促設計、審查機構，從而提高設計院工作質量。2014年年底，在“勘察設計技術創新研討會”上“，白代藍”在上海試點，引起了各行各業廣泛關注，這也為設計文件數字化做好了準備。

2.4提高檔案人員綜合素質

積極培養復合型人才，化工設計檔案管理工作者不僅要掌握檔案管理專業知識，還需要學習化工知識、掌握電子信息的維護和管理。在電子系統中，檔案人員要積極參與文件的鑒定、保存、編目、提供利用和保管過程，積極提供利用是檔案管理工作的目的[4,7,13]。

3結語

綜上所述，化工設計檔案電子化建設才剛剛起步，設計文件數字化交付“白代藍”的計劃還在試點中，而真正實施過程中肯定還會遇到其他未知的困難，但是勢在必行。實現數字化報建、審圖、施工、竣工驗收、竣工圖歸檔等一體化貫通的工作將有益于設計單位加強設計過程質量控制，提升設計效率，規范和精細設計過程，提供可靠完整的檔案信息。

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第5篇：機關檔案數字化范文

一、數字化技術在社保檔案管理中的優勢

（一）征管信息預測

社保檔案涉及的信息量非常多，內容甚是廣泛，不僅包含每位公民的基本信息，還包含著許多文書方面的信息，管理信息預測征管系統可以更好的完善每一項信息工作。當社保檔案管理系統健全之后，每位公民的姓名、年齡、參保時間、家庭住址以及工作狀況等基本信息都能夠在信息后臺被檢索，并且我們還可以很快的查詢到社保到期日期，及時的提醒我們按時投保，使我們的社保檔案管理更加方便，使每位公民的實際信息能夠更加妥善的保存。

（二）機構內控管理

實現數字化社保檔案管理系統體系，可以將經辦機構的信息有效的保存到檔案中，并且可以有效的記錄公民在機構中社保的選擇情況，真實有效的記錄每筆業務的來源與去向，在對機構賬務進行審計時，我們可以更快的查詢每筆業務的實際信息，數字化技術為實現健全的管理體系做出了巨大的貢獻，并且可以有效的提供技術性的保障，能夠最大化的實現內控管理的效率和質量。

（三）經辦業務事后監督

無論我們提出何種的社保檔案管理技術，都需要對其進行事后監督，并且有必要為其設立經辦業務事后監督部門，數字化技術的研發沒有正式的運行到社保檔案管理工作中，所以該技術中存在的問題需要切實的發現。通過設立經辦業務事后監督部門，可以有效的預防數字化技術在社保管理工作中的問題，提前發現問題，進而由經辦業務事后監督部門完善問題，有效的保障社保管理工作的展開。

二、數字化技術在社保檔案管理中的應用策略

（一）建立健全的社保檔案管理制度

我國的社保檔案管理制度是根據各省級以及各市級規范而制定的，各省市的制定具有一定的差別性，沒有形成統一的制度。這在很大程度上限制了地區之間的交流，更在一定程度上限制了人才之間的交流。所以，我們需要根據我國社保實際狀況出發，由我國社保部門建立健全的社保檔案管理制度，讓全國的制度形成一個有機統一的整體，能夠依照一個標準予以執行，使仁和地區的工作機構在查閱公民社保狀況時的速度更加快速。

（二）引用信息技術管理方式

信息技術工作是當今社會的潮流，其可以更好、更快的幫助我們完成工作。我國的社保檔案管理數量在隨著社會的發展不斷加大，只有引用信息技術管理方式進行工作，未來才可以實現全國社保檔案管理的統一化。其能夠改變傳統手工操作記錄模式浪費時間、人力、物力成本的缺點，有效提升社保機構的工作效率。同時，運用信息技術管理模式，能夠讓社保工作跟上時代的步伐，通過計算機技術為每位人民服務，促使社保檔案管理現代化。

（三）實現社保文檔的資源共享

將社保檔案管理信息化的首要條件就是建立電子檔案數據管理中心，集中的為其設置一個電子文件，并且在該網站上提供非限制性電子文件查詢，可以有效的實現社保文檔的資源共享，規范社保檔案信息系統中每個數據接口的管理制度，實現現有文件與檔案信息之間的切換，這樣可以有效的降低社保檔案信息的重復率，在很大程度上節約人力物力，并且為社保檔案管理機構帶來更多的便利。

（四）加強專職隊伍建設

針對目前社保檔案管理工作的探究，我們可以發現，現行的社保檔案管理工作人員素質普遍偏低，我們需要對該隊伍進行整頓，加強專職隊伍建設，通過行之有效的培訓提升工作人員的專業技能，提升社保人員的文化素質，建設具有高質量高效率的工作團隊，從而讓社保檔案管理人員滿足社會對檔案管理工作的信息需求，讓社保管理成為社會發展中一道亮麗的風景線。

第6篇：機關檔案數字化范文

1.1 提高經濟效益。紙質檔案是以紙張作為載體的一種形式。在信息時代，隨著資料的累積，檔案信息的增多，造成紙質檔案查閱不便利，占用空間大，且管理及維護成本較高等問題，而數字檔案解決了紙質檔案存在的問題。

1.2 提高辦公效率。數字檔案是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展產生的一種新型檔案信息形態，它能把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

1.3 增強檔案原件保護。將紙質檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2 數字化檔案在物探公司檔案館的應用

由于物探工程項目投資規模大，施工周期長，在前期工作進行時檔案人員一般沒有參與，而工程竣工驗收時，距文件形成已過了很長時間，一些基礎資料如果長時間管理不善易造成散失。

物探公司檔案館在準備建設數字化、網絡化檔案館之前，以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔案號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

物探公司檔案館歷年來共接收各類文件資料17666卷（份）；已整理完畢17666卷（份）；整理各類老資料7075卷（份）；為各單位生產及科研生產工作提供利用1890多份，近605人次；新錄入二維、三維18塊工區及25口井的地震勘探信息數據，共計2467條記錄，核查了二維、三維16塊工區的95條測線，99束線，共2467條記錄。按照總公司和勘探局數據庫統一格式的要求，對所有的數據信息進行了二次處理，所有數據格式已轉換完，與勘探局總數據庫的兼容性達到100%；建立了適合勘探局網絡環境的數據庫管理、查詢、調用系統并開始利用處理；為逐步實現檔案館的現代化管理打下基礎。

另外，我們也接收了大量的光盤，經常在不違背保密制度的情況下向基層隊提供利用。例如在基層隊時間緊、任務重，抽不出專人來檔案館借閱的情況下，我們會把一些不違背保密安全制度的數據通過網絡傳輸給他們，方便了基層隊工作的開展。為了滿足公司各個部門的需要，我們制作了中石化地球物理公司檔案管理系統，便于基層隊更快捷、安全地查閱需要的檔案資料。并設置了訪問權限，進行了加密，在技術人員有需要的時候，我們可以開放權限為他們提供利用，這也是物探網絡化管理的一種體現。

在我們享用檔案信息化網絡化帶來的可靠性、實用性的同時，我們也沒有忽略網絡安全的隱患，建立了安全管理體制。為了確保檔案系統正常、穩定、安全地運行，物探公司檔案館建立了日常監督和檢查體制，設備的日常維護、制度的貫徹與執行都落實到日常工作中。例如，系統運行分析檢查，操作密碼、口令的更換管理，設置各級網絡站點的安全管理方法，關注運行狀況，分析檢查攻擊行為，等等。

3 數字化檔案在應用中的成效

物探公司檔案館應用現代科技整合信息資源，加快檔案信息化的建設，將“死檔案”變成“活資料”，根據信息化的要求，依據現有條件，在檔案數字化建設上下功夫，將逐步從目錄級數字化向全文數字化發展，做好電子文件和數字檔案的日常登記備份，實現了計算機自動檢索，提高了檔案服務的效率和質量，為物探公司及相關部門提供了快速便捷的信息支撐，充分地發揮了檔案的作用。

第7篇：機關檔案數字化范文

關鍵詞：數字化；信息化；學校；檔案管理

中圖分類號：G647.24

學校檔案管理的信息化，其實就是學校檔案的數字化，是指利用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁盤磁帶光盤等數字載體上并能被計算機處理的圖像或文本的過程。

1 檔案數字化是信息時代的需要

隨著時代的發展，特別是《全國檔案信息化建設實施綱要》的實施，根據有關規定，大部分學校檔案信息化建設已經發展10余年了，信息時代已經到來，各類學校在信息采集、信息提供、信息處理等環節做出不少工作，特別在基礎設施建設方面投入很大，在網絡建設上主要投入計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器等硬件設施，同時投入計算機的操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等作為信息網絡建設的軟件投入，與信息相連接的是一個龐大的網絡，即計算機網絡，為檔案信息傳輸、交換和資源共享提供基礎保障。

在此基礎上，主要要完成信息資源建設和應用系統建設的工作，在這個建設過程中，檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心。資源是可以利用的，也是可以創造的，檔案信息資源也是如此，需要建設，需要開發，更需要維護。

最后就是檔案信息建設的標準規范文件建設，形成統一的、國際化標準的電子文件，并進行一定語言上的描述、進行安全方面的存儲，有利于方便查詢、交換，并可以在網上傳輸和管理等，必須要有統一的標準、規范，并付諸實施，使其能夠健康有序發展。

2 學校檔案管理數字化現狀

目前，檔案信息化建設無疑是學校各個系統建設工程中的一部分，學校在一定程度上需要把檔案信息化建設成為面向社會、面向未來的檔案管理模式，檔案管理工作完成從檔案實體逐漸轉變為檔案數字化形式的一個蛻變，也是體現學校軟實力的一個重要舉措，在這個實施過程中，為了實現資源有效利用，網絡資源的實時共享，并便于相互間的儲存和有效對接。從現實情況來看，無論是在學校管理工作檔案信息資源作用的發揮；還是開拓視野，方便、快捷地查詢，安全儲存等方面都取得了很好的成效，但是，從標準、規范的角度來看，還有許多具體問題需要加以解決。

2.1 對檔案信息化思想認識的誤區

檔案信息化并沒有一套較為完整的理論是存在這種認識的根本，單一的理解和單一的電子化操作，沒有形成規模和信息化的需求共享，最突出的表現是認為信息化就是電子化、數字化，把檔案文獻的數字化理解為檔案管理的信息化，忽視了中間一些關鍵的標準建設和信息共享。 學校為了追求檔案管理的信息化，忽視了許多細則標準與指標體系，只在紙質檔案數字化的速度、進度上追求一定量的效率，忽視其實質內容，不了解檔案信息化要有一套完整的體系來運行，不能只限定在一定數量的電子設備，更重要的還在于對數字化概念的理解，對數字信息化建設的規劃與論證研究等。近年來，無論是中等職業學校還是部分檔案機構，相當多的在檔案庫把大量精力放在數字化加工的基礎上，企圖通過這個加工來提高數字化進程，其目的是減少人力勞作和頻繁進出庫房借閱檔案的勞頓之苦，在一定程度上是一種圈內或者一定范圍內的電子數據的收集和管理工作。這是在一個范圍內或者一個部門內出現的誤區，另一誤區就是認為信息化是檔案部門與有限的幾個部門的之間的信息化，并不是需求關系的信息化，缺乏一定的系統觀念，沒有形成整體優勢，實現信息資源共享。

2.2 檔案信息化建設中管理漏洞多

管理，就是對一件事物的統籌、計劃、實施、反饋整個過程的監督和管控，檔案信息化管理也是如此，但是在實施過程中，各個環節都存在一定的漏洞，造成信息化建設不夠暢通，甚至停滯不前，敷衍了事。

第一，檔案管理的宏觀調控失靈，缺少周密的計劃和強有力的組織實施，沒有把檔案信息化納入學校整體的發展格局中，造成單一部門的愚公移山之景象，說到底就是在政策、資金、技術等方面缺乏支持力度。

第二，重復建設問題，由于缺乏整體統一的規劃和有序的推進，一個時期或者一個階段所做的工作幾乎都是重復的，目標混亂，目標錯位，沒有切實可行的操作方案和調查研究，盲目購置或者超前購置，造成設備與技術、技術與需求不協調，不配合等矛盾，造成了相當大的浪費，使信息化建設難以持續發展。

第三，信息價值不對等問題，由于儲存的一定量的信息在流通中也存在許多問題，比如各類檔案信息不平衡、信息缺乏或者信息過剩造成的信息失真，由于加工缺乏可持續性，在信息節點出現斷檔情況，造成信息價值受損。中職學校在照片檔案的信息量的管理和存儲上較突出。

2.3 檔案信息化建設中的質量問題

由于以上原因，在處理信息化過程中，出現許多需求不協調、標準不一的情況，特別是在設計信息網絡體系結構、選擇軟硬環境、確定技術標準等方面沒有確保其可行性和可靠性的設計，缺乏信息建設的技術應用發展的前瞻性和可擴展性。對于相關標準，不僅體系復雜，而且信息技術不斷地處于更新狀態下，而且更新速度比較快，要求在技術的兼容性、可操作性上都是可持續發展的，由于缺乏相關的重視程度，很難在這點上做到標準化的信息建設格局。

另外，信息化質量保證重要的一點就是系統的安全穩定工程，缺乏安全性能的技術永遠都是最危險的，特別是信息技術。質量如何確保，信息如何對等傳輸，一直是各大院校特別是中等職校所不能及的。

2.4 檔案信息化建設中人的問題

一說信息化、數字化，人們更多的是于計算機聯系到一起，很難將人的因素放在第一位，其實這個不是對錯的問題，是一個思維習慣的問題，再先進的儀器都要靠人來操作，特別是專業的對口，不但要求有有較高的知識層次和先進技術水平，當然不能只會計算機操作，還要有信息技術專業的基本素質，還要有建設、開發本崗位適應時展需要的人才和人才儲備，有協助領導完成相關的技術決策、信息建設標準以及可持續發展的戰略考慮建議等。特別是中等職校檔案工作人員要么畢業于非檔案管理專業，要么就是安排閑散人員就職；因此，加強檔案管理人員的繼續教育和培訓是非常必要的，這樣才會跟上檔案工作的需求和提高工作水平。

3 學校檔案管理數字化建議

根據前文敘述，對標準化的檔案數字化建設來說，我們要做的事情還很多，主要從以下幾點出發，來更好的完成學校檔案管理工作：

3.1 標準化、規范化。目前，由于出現諸多非標準的應用軟件，不但在標準化方面有待提高，在規范化方面也需要提高，在選取和使用的時候要提前做好研究和分析工作，做好統籌安排，進行可行性研究，并不斷借鑒和參考，提高檔案建設的信息化。

3.2 做好數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便使用。一般來說，檔案信息管理系統包括收集、鑒定和篩選檔案材料的輸入系統，對收集來的檔案材料進行特征描述和信息存貯的存貯系統，提供多種檢索途徑和檢索手段的輸出系統和通過使用戶和系統之間得以交互信息的反饋系統。

3.3 實行全員參與，基礎建設的檔案提取工作，要求單位內部進行網絡信息采集，對于各檔案管理部門與校綜合檔案室的電子信息的有效對接，不斷提高檔案工作質量。

3.4 提高從業人員素質，主要是對口專業的對口對位，不能安排半路出身的或者為了安排而安排閑雜人等從事檔案工作的信息化建設；檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，檔案人員必須及時進行在職的教育培訓，借助培訓平臺，掌握新技術，更新檔案專業知識，以適應新形勢下的檔案管理工作。

4 結語

隨著我國互聯網技術的普及，檔案管理信息化管理工作出現了新的發展機遇，由于傳統的管理模式和理念向現代管理模式和理念轉變，檔案管理工作應發揮出自有的經濟效益及社會效益。

參考文獻：

[1]謝碧慧.論信息化時代的學校檔案管理工作創新[J].才智，2012（8）.

第8篇：機關檔案數字化范文

1.1有利于完善學籍檔案內容

學籍檔案記載著學生的重要信息，傳統的學籍管理是分開存放這些信息的，往往是按照班級、專業和院系進行裝訂成冊，有的學校還會將學生的學籍發生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面。總之就是分開存放學生的各類學籍信息，而不是采用集中統一的方式進行管理。采用分割的方式管理學籍信息，則在查找學生的全面信息時有一定的困難。但如果采取數字化的方式集中處理這些繁瑣的信息，則可以用數據庫存儲這些信息，雖然錄入學生信息的部門不同，但是通過數據庫存儲，可以統一的顯示出這些信息，從而更加方便全面的管理學籍信息。

1.2通過資源共享使管理更加方便

各個高等院校在進行檔案的管理工作時注重學籍檔案信息的數字化。對紙質的學籍檔案、照片等進行數字化處理，建立計算機網絡，使高校檔案資源得到最大程度的開發利用，使資源能夠得到共享，通過管理學籍檔案，還能夠優化學校的管理環境，從而使學校的管理工作不僅僅服務于學生、學校，更服務于社會。

2學籍檔案數字化建設中存在的問題

2.1數字化程度偏低

學籍管理長期以來都是采用傳統的方式，利用人工來完成的，而現階段的學籍管理則采用了現代化的信息技術。學籍管理繁瑣信息量大，人工管理容易出錯。而現在一些已經采用了現代化信息技術管理學籍的高校，存在著重視了硬件的建設而忽視了軟件的建設。這些高校只注重了硬件設備的建設，忽略了各種應用軟件的開發，以及人員素質的培養。學籍信息數字化管理程度越高，學籍管理工作的效率和質量就越高。

2.2現使用的學籍管理軟件無法滿足學籍管理的需求

一些高校為了更好的對學籍進行管理，與某些商業公司合作或獨立開發了相應的教務管理軟件，這些軟件的應用可以在一定程度上促進學籍管理的信息化。但是，這些軟件中還存在著許多的不足。例如，適應性不強，不夠全面。每個高校的實際情況不同，而這些教務系統都是結合每個高校的自身情況所開發設計的，因此適應性不強。另外，有一些軟件由于功能不全面，不能夠很好的滲透到學籍管理中的基礎部門和各個環節，達不到學籍管理的需求。

2.3學籍管理工作人員的現代化技術水平有待提高

最近幾年，高等院校不斷的提高學籍管理的信息化程度，相應的，學籍管理人員的管理技能也應該得到相應的提高。也就是說，管理人員的計算機操作能力應該逐步的進行提高，從而使高校的學籍管理工作更好的得到實現。

3實現學籍檔案數字化管理的幾項措施

3.1強化認識，打造良好的氛圍

現今是一個高度信息化的時代，高校開始采取改革，校務信息逐漸公開，因此高等院校學籍檔案的信息化建設成為不可避免的項目。特別是現階段的高校學籍檔案管理中存在著大量的不足，同時沒有強烈的管理意識，因此必須提高學校的工作人員和管理部門對檔案管理信息化建設的重視。同時，還需要認識到信息交流、科研和教學在學籍檔案管理中占有重要的地位，通過大力的宣傳，可以為學籍檔案管理信息化建設提供一個良好的環境。另外，各高校應以自己的實際情況為基礎，與時俱進、分清主次、明確任務，解決新問題、研究新情況、形成新認識、樹立新觀念，有計劃、有步驟的加強檔案管理信息化建設。

3.2引進先進的學籍管理系統或者完善現有系統的功能

高校應該依據上級教育主管部門的要求，結合自身情況，建設一個與自身情況相符、具有自身特色且比較完善的網絡學籍管理體系，與各二級學院、班級相連，進行學籍數據信息共享。

3.3加強學籍管理軟件開發人員與學籍管理工作人員之間的溝通

之所以現在很多學籍管理系統或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發人不熟悉學籍管理業務造成的。為了開發的學籍管理系統能夠真正的符合學校自身的情況，開發人員應該深入到學籍管理工作的第一線，從而可以更加直觀、全面的了解學籍管理工作。同時還必須要與學校學籍管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學籍信息化管理的工作要求進行認真的學習，在此基礎才能著手開發學籍管理系統，另外在開發過程中還應該加強與學籍管理工作人員的溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。

3.4加強高校學籍管理人員的培訓

第9篇：機關檔案數字化范文

關鍵詞：高校;學籍檔案;數字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應天職業技術學院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.