合同檔案管理方法精選(九篇)

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第1篇：合同檔案管理方法范文

目前，農村經濟合同文本檔案是重要的文書，是經濟往來中的證據，主要包括荒山、荒地租賃承包、合作經營、村主要生產資料（包括土地、房屋、廠房、山場、果園、菜園、水塘、大型農機具等）的經濟合同及集體所有權房屋出租、土地流轉合同等。例如，在北京市延慶縣境內，根據調查，全縣15個鄉鎮、376個行政村中，有近200個村有經濟合同檔案。其中承包荒山、果園、菜園的占69.9%，土地經營開發占20.47%，租賃房屋、門店、廠房占9.63%；集體或公司承包租賃經營占11.5%，個人承包租賃占88.5%；從合同執行期的情況看，26—30年的占45.67%，40—50年的占34.43%。這些農村經濟合同檔案在鄉村中的利用價值很高，一旦散失或被涂改、丟失或損毀，不但會妨礙村級工作的正常開展，而且直接損害到村民的切身利益，影響合同的正常履行與合同內容的監管，造成經濟損失和社會不穩定。所以，只有檔案齊全完整規范、真實可靠，才是保障新農村政治穩定、村務公開的基礎。在加強民主進程、化解社會矛盾、促進農村穩定上發揮評判作用。村干部的作為是否合法，“以檔案為依據，檔案說了算”。所以，檔案不齊全或不真實，使農村基層組織和村廣大農民利益遭受不可彌補的損失，嚴重的還會搞垮一個村的領導班子，搞亂村子。因此，很有必要加強和完善農村經濟合同檔案管理工作，使廣大農民的利益得到越來越有效的保障。因此，筆者認為農村經濟合同檔案管理工作，應引起相關部門的重視，認真調查分析，規范此項工作，達到“有檔可查、有檔可依、檔在事明”的檔案管理效果。

一、農村經濟合同檔案的現狀和存在的問題

從以上延慶縣境內調查的數據中可以看出，農村經濟合同檔案有三個特點：一是數量大，二是合同執行期限長，三是個人承包經營的多。這說明，幾年來農村經濟的發展政策是穩定的，經濟秩序、投資環境、管理方法具有一定的吸引力，并盤活了農村的資產，取得了一定的資金收益，這些資金對于農村社會穩定，促進經濟發展，興辦公益事業起到了非常大的作用。同時，也表明村級檔案室確實把絕大多數農村經濟合同保管起來了。但是，就在大量合同簽訂保管過程中，也存在著重大安全隱患。如：

1、有些村經濟合同長期不歸檔，散存在個人手中，嚴重違反了我國檔案法的有關規定，它直接影響合同的正常履行與合同約定內容的監管，如丟失或損毀，可能造成經濟損失和社會不穩定。

2、有的村經濟落后，村檔案室保管條件差，不具備永久保存的條件。檔案保管情況達不到國家要求，絕大多數是一個卷柜或木箱，放在村辦公室，有的村沒有值班人員，檔案只好放在檔案員或村干部家里。

3、有的鄉鎮、村干部對檔案工作認識及重視程度不高，對檔案工作經費投入不足，缺少檔案保管保護設施。

4、有的農村經濟合同的歸檔不全，存在散失、損毀、丟失等現象，將影響村經濟秩序的正常運轉，可能引發社會的不穩定，進而導致嚴重的后果。

二、農村經濟合同檔案管理工作應采取的措施

針對以上農村經濟合同檔案的現狀和存在問題，筆者認為：各級檔案部門應結合本地實際，根據《中華人民共和國檔案法》第十六條規定，“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案的所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施。”

國家檔案局《鄉鎮檔案工作試行辦法》第六條第七款規定鄉鎮檔案部門“根據自愿和可能代管直屬企業、事業單位及村委會具有永久、長期保存價值的檔案”等有關要求，達到村經濟合同檔案妥善保管的目的。筆者建議各級鄉鎮檔案部門應采取以下措施：

1、要求各鄉鎮黨委政府要提高對檔案工作的認識，認真理清村級經濟合同的管理情況。嚴格按照檔案法規定，采取有效措施，實行村級農村經濟合同檔案鄉鎮管理的方法，加大收集散存在個人手中的合同檔案及其他未歸檔的重要材料，確保合同檔案的安全保管和有效利用。

2、把村檔案室的經濟合同檔案及合同附件（會議記錄、村民代表會議記錄、代表簽字簿、公證書、有關批示、測量圖等）全部移交到鄉鎮檔案室代為保管，鄉鎮為村提供合同復印件，以便日常利用。

3、縣鄉鎮有關部門在指導村簽訂經濟合同時，至少簽訂一式三份，甲乙雙方各一份，第三份交鄉鎮檔案室保管，形成長效機制。

4、加大對檔案工作的投入，村檔案室均應盡快配備鐵制檔案柜，提高村級檔案的管理水平。

市場經濟條件下的經濟合同關系是最基本的法律關系，現代社會也因此被稱為合同社會。合同是一種契約，是當事人之間依法確定、變更、終止民事權利義務的協議，是經濟交往活動中的重要工具。合同是重要的證據，按照我國法律規定的“誰主張，誰舉證”原則，丟失證據不能舉證，因此而造成經濟損失是很難挽回的。

村級經濟合同作為檔案的一種，一經形成將是集體的寶貴財富，屬于無形資產，任何人不得據為己有。保管好合同是各級檔案部門的神圣職責，是檔案部門踐行服務基層，服務民生，為“三農”服務的具體體現。但是，做好檔案工作絕不是檔案部門一家的事，各級黨政部門都應重視檔案工作，要充分認識保管利用好合同檔案對一個村一個地區長治久安的重要意義，更要吸取丟失損毀合同檔案給社會造成巨大危害的教訓。所以把村合同檔案由村檔案室改為鄉鎮檔案室保管非常必要，勢在必行。

第2篇：合同檔案管理方法范文

關鍵詞：電力企業；檔案管理；管理模式；優化政策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）25-0151-02

檔案是人們用來記錄歷史的一種有效方式，通過檔案人們能夠了解和掌握事情發展規律。據研究表明：成功的企業都善于運用企業的檔案資源，比如通過歷史檔案記錄，回望企業一路的實踐發展過程，從中累積成功與失敗的經驗，從而制定一套完善的企業檔案管理制度，使企業邁向更高領域。同樣，電力企業若能有效管理企業檔案，就能從中獲取有利經驗，以便剔除不利于企業發展的因素，從而促進企業的未來發展。因此為了更好地立足于社會，電力企業必須順應新時代的發展，對企業檔案進行現代化管理，提高企業效益。

1 電力企業檔案管理工作的主要內容

目前我國的電力企業檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補充不及時、檔案順序混亂、資料流失等。經過調查發現，出現這些問題的主要原因有兩個：一是檔案管理人員對管理工作內容的不明確；二是企業缺乏一套完善的工作內容管理制度。下文列出了三點電企檔案管理工作的主要內容，列出該內容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內容，并有針對性地進行檔案管理工作。

1.1 電力企業資料案卷

我國企業文書立卷的有關規定指出，各個企業必須及時對本企業在某一時期產生的文書資源進行整理，并將其組成規范的案卷。案卷一方面能夠反映企業的成長歷史、真實反映企業的社會面貌，另一方面有利于國家的監督和管理。

1.2 定期歸檔

出于最大程度地實現企業檔案的功能和方便電力企業的各部門工作人員使用檔案資源這兩點目的，電力企業檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進行采集，標上注明。再者對重要內容進行重點管理。最后對檔案進行系統化分類安置，進行一一歸檔。

1.3 對檔案的保護

很多電力企業由于歷史久遠，檔案會隨著時間變化而發生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業檔案進行管理，保證企業檔案的長久性和有效性。

2 對電力檔案安全風險的評估

2.1 在部門內建立專門的評估小組

高度重視電力檔案安全風險的評估工作，為了認真落電力實檔案安全工作的進行，應該進行必要的監督，要在部門之內建立專門的評估小組，小組成員要嚴格挑選，每一個組員的責任意識都需要達到非常高的水平，保證對電力檔案進行安全風險評估工作的時候認真負責，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個細節都安排好，每一個人的責任都落實。

2.2 制定合理的評估標準

在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標準，才能保證評估工作科學與合理的進行，在制定評估標準的時候要依據我國法律和行業要求，比如在制定電力行業的檔案保管安全的時候就按照電力管理檔案安全管理原則來進行制定，電力檔案資料的保護和保管，對環境和基礎設備都有嚴格的要求，所以想要構建良好的檔案安全體系，就必須依據我國法律和法規制定合理的措施，以達到保護檔案的目的和要求來進行評估。

2.3 加強對保證評估工作的監督，以確保工作的順利進行

明確評估的目的和方式，按照要求嚴格進行評估，對建設電力檔案館的必備要求進行評估，并且比對現實，以便知曉電力檔案管理中的缺點，對電力檔案安全體系的優化和完善是十分有效的。

3 加強電力企業檔案的現代化管理

如何才能讓檔案管理與時代同步？相信許多的電力企業想知道這個問題的答案。下面我們結合現代化需求，提出四點優化電力企業檔案管理的措施。

3.1 優化檔案管理人員隊伍

其一，電力企業檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業檔案管理局面，因此要想實現企業檔案的現代化管理，首先要提高檔案管理人員的創新意識。尤其是在人事制度化管理的電力企業現狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創新意識能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業可以通過會議形式定期對企業檔案管理人員進行新知識傳遞，培養他們的創新意識。或者通過活動的形式宣傳創新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時的宣傳和培訓，提高檔案人員的創新意識。

其二，一群高素質的檔案管理人員能夠對企業的檔案進行專業、誠實管理。因此提高檔案管理人員的職業道德素質也是實現檔案現代化管理的重要步驟。電力企業可以在公司內部制定相關獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態度和責任意識，訓練他們的樂觀、堅強意志，提高其工作的熱情，增加工作動力，從而提高他們的思想道德品質和職業道德素質。

其三，檔案人員的工作能力也是決定企業檔案管理工作質量的主要因素之一。因此，強化檔案人員的工作技能是優化檔案管理人員隊伍的另一項重要工作。比如時常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設置管理情況?；蛘哌M行定期的檔案人員技能培訓，提高企業檔案管理效率和質量。

3.2 運用科技對企業檔案進行信息化管理

其一，檔案的資源網絡體制建設是實現檔案信息化管理的基礎條件。因此電力企業應該使用網絡對各個部門的檔案資源進行分類登錄，并對管理流程進行重組，使得企業資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業績考核記錄的網絡體制建設，可以在民主、公開的條件下，用網絡編程各個部門以及各個崗位員工的工作任務，同時記錄員工的工作業績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責，還方便企業監督考核員工的工作狀況。

其二，新形勢下的電力企業檔案管理必須以科技理念指導思想，只有這樣才能最大限度開發利用企業檔案資源，使其檔案資源服務于企業的一切生產和發展，促進企業的經濟效益。因此，電力企業應當善于運用科技比如網絡計算機等科技設備，對企業的檔案進行有效長期管理?；蛘咄ㄟ^其他的電子科技設備，整體記錄和管理電力企業的工作發展歷程，并強化資源的選取，從而改變舊式的筆記企業檔案管理模式。

3.3 通過合同的形式強化電力企業檔案的現代化管理

在當前這個法制社會體制下，合同是一項重要的、具有強制法律約束的，并且用于保障個人和單位的合法權益的有效形式。同時，合同是當今電力企業行業約束和明確雙方責任和義務的現代化依據和手段。因此電力企業在與其他單位進行工程建設合作或者其他工作合作時，應當結合法律以及企業的經濟利益，簽訂相關的合同，并到相關的權威部門進行蓋章和確立，以保障其項目的相關檔案的統一性、權威性和準確性。同時，電力企業還應通過經濟手段對兩者之間的義務、責任、利益進行明確規定，通過經濟促進合同的有效履行。除此之外，企業還應該與企業內部的合同檔案管理工作人員進行勞動合同權利義務的簽訂，使其在法律的強制約束下，認真、用心、盡職盡責保證合同的安全，從而保障公司整體效益。

3.4 加大投資，切實保護電力企業檔案資源

遵照國家相關檔案保護的規定對企業機密檔案進行保護。首先，電力企業應當加大財力的投入，增加防竊、防寒、防災、防毒蟲等等這些保護設備，避免意外事故造成企業檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業必須采取加密保護舉措，比如設置專門的安置地點、加防護鎖、身份證驗證、進行檔案備份、法律保護、設置多層密碼等措施進行加強保護。除此之外，電力企業還應當重點落實好檔案中牽連到企業知識產權和企業機密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學管理保護方法或者實行電子科技監督技術，以杜絕機密向外泄露的情況發生，保障企業檔案系統的安全。

4 結語

一方面，一個電力企業只有充分認識到檔案管理的重要性，才能加強企業管理人員的管理，從而提高企業工作效率。另一方面，一個電力企業必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能實現企業檔案的有效管理，促進企業又快又穩發展。

參考文獻

[1] 孫志梅.電力檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國電力教育，2010，（1）：259-260.

[2] 劉璐.談企業檔案工作者從傳統服務向知識服務角色轉變的必然性[J].廣東檔案，2009，（6）：40-41.

第3篇：合同檔案管理方法范文

【論文關鍵詞】社會保險；檔案；創新 

 

隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。 

一、社會保險檔案管理現狀分析 

（一）社會保險的參保人數增長迅速 

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2．23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。 

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃 

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。 

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散 

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。 

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核 

社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。 

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大 

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了?，F今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。 

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題 

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視 

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。 

（二）社會保險檔案管理體制不規范 

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。 

（三）社會保險檔案存檔的條件差 

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。 

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范 

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地﹑市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法 

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔 

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。 

（二）根據社保檔案類別進行分類管理 

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。 

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準 

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、it基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。 

（四）在全國統一管理下設分支機構 

在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。 

第4篇：合同檔案管理方法范文

[關鍵詞]水利工程;檔案管理;管理創新

中圖分類號：TV512 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）28-0329-01

水利工程是一項用于控制和調配自然界的地表水和地下水，達到興利除害的國家基礎性建設項目，水利工程是指防洪、除澇、灌溉、發電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護等工程（包括新建、擴建、改建、加固、修復）及其配套和附屬工程的統稱，其具有規模較大，技術條件和施工條件較為復雜，工程項目周期較長等特點。水利工程檔案包含了從工程項目提出、立項、審批、勘察設計、生產準備、驗收等個環節的文獻資料。水利工程檔案管理工作貫穿于水利工程建設的全過程，工程建設實施主體單位必須要重視水利工程檔案管理，認真學習檔案管理的相關規定，創新做好檔案的收集、整理、保管工作，并加對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。

一、水利工程檔案特點

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。其具有如下特點：

第一，綜合性強。水利工程建設過程中涉及到多門學科的專業知識，自然學科和社會學科之間知識的交叉，學科內部間知識的相互滲透，決定了水利工程檔案種類繁多，內容牽涉面廣，專業性強。第二，具有明顯的時間性差異。水利工程一般建設周期長，從工程立項、設計、施工、竣工到最后項目評估，中間要經歷很長的時間。尤其是一些大中型水利工程，其一般都會跨越多個年份，水文氣象、材料價格等資料也會發生很大的變化，這些都導致水利工程檔案具有明顯的時間性差異。第三，地域性顯著。我國地域遼闊，各地因地形地貌不同，導致水文氣候特點也差異較大。水利工程檔案都帶有不同的地域特征，即地域性顯著。第四，價值性高。水利檔案是水利工程項目建設過程中形成的原始資料，是一代代水利人在改造山河、治水興利的社會實踐中逐步積累的成果和經驗，它對于水利工作的展開有著指導、科研、經濟、參考等重要價值。

二、當前水利工程檔案管理中存在的問題

（一）檔案的收集及歸檔不及時

在小型水利工程建設中，由于通常施工周期較短、項目建設迫切，其相關資料檔案數量及繁瑣程度都較低，不易引起檔案管理人員的重視，造成檔案收集不全。而在大型水利工程建設中，由于檔案牽連面較廣、涉及領域多，文件資料繁多復雜，檔案管理人員容易因疏忽造成檔案收集資料不齊全。目前，我國大部分水利工程建設單位都是將工程建設檔案擱置在施工完工后再著手收集、整理和歸檔，檔案資料收集并不及時，容易造成資源信息遺漏，導致檔案原件缺失等現象。

（二）檔案管理信息化不健全

水利工程建設規模、性質和地域上存在差異，其檔案資料的復雜程度也相應不同，通常企事業單位的檔案管理軟件在水利檔案管理中也并不適用，并且很難開發出一套能夠適用于所有水利工程建設的相關管理軟件，而開發大量適用于不同管理的軟件又需要耗費大量的資金成本?，F階段大多數水利工程施工單位在檔案管理上僅僅只是在內部使用一些小規模的管理軟件，對外仍然是采用紙質文檔，一些建設單位雖說有構建檔案信息化建設的意識，但也僅僅只是將紙質文檔掃描轉變為電子存檔。

（三）檔案管理質量和利用效率有待提高

現有的水利工程檔案管理工作普遍存在“重保管、輕利用”的問題。部分管理人員認為只要把檔案收集整理在一起即可，忽視了文書檔案的保管，導致檔案保管質量不高。由于檔案工作得不到重視，部分水利工作者不了解檔案的意義和價值，尤其是水利科技檔案對實際工程的參考價值，工作中很少主動查閱檔案資料來解決相似問題，造成管理、利用的被動局面，導致檔案利用效率低。

三、新形勢下水利工程檔案管理創新策略

（一）建立完善檔案管理政策法規，實現法制化管理

為了加強水利工程檔案管理的法制化，推動水利工程建設的高速發展，國家、政府、水利政管部門以及相關部門必須要建立一套完善的水利工程檔案管理政策法規，健全水利工程檔案管理的工作體系。各水利工程參建單位的檔案人員認真履行職責，根據《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》，建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修改本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，做到應歸盡歸，應收盡收。凡是歸檔的文件材料（包括應歸檔的電子文件及傳統載體的照片、錄音、錄像等），在竣工驗收時向項目法人單位或水利部門的檔案機構移交，任何部門及個人不得據為己有或拒絕歸檔。對損毀、丟失檔案的，驗收單位應依法查處，并督促檔案形成單位積極予以補救。

（二）落實檔案管理收集整理工作，實現規范化管理

由于水利工程建設周期較長，往往會產生較大的人員波動，容易導致工程檔案混亂，甚至出現檔案遺失的情況。因此，為了實現水利工程檔案管理的規范化，應及時制定分類方案、歸檔范圍，對水利工程檔案管理進行分類管理，使文件材料歸檔上更加及時、更加明細、更加完整，不僅可以提高管理工作效率和質量，還能夠為日后的檔案運用提供便捷。水利檔案行政管理部門統籌規劃，支持打破傳統“按一宗工程整理”的界限，善于整合同一工程不同建設階段、同一建設類別不同工程、同一地區不同檔案室的檔案資源，推動水利工程檔案資源的科學整合和高效利用。

（三）強化檔案管理的信息化建設，實現信息化管理利用

當前信息化已經逐漸滲入社會各行各業，水利工程檔案的信息化管理已經成為當前管理發展的必然趨勢。各地水利部門應將數字檔案室建設列入水利信息化建設整體規劃中，從人力、物力、財力上統籌安排，切實推進水利工程檔案存儲數字化和利用網絡化。各單位的檔案室需要大力開展傳統載體檔案數字化工作，及時以數字化檔案代替工程資料原件提供利用。同時，注意做好數字化檔案的保密工作，防止發生網絡泄密、盜竊遺失等現象?？h級以上的水利部門應充分利用已有的信息傳輸網絡和平臺，積極推進水利工程檔案信息資源共享，建立地方或地區的水利檔案資源系統，支持檔案室把可公開的工程檔案、信息上傳網絡，為水利工作者遠程利用。此外，建立健全檔案資源系統的使用制度，嚴格按照制度對注冊者的使用資格進行審查，做好檔案的保密審查工作。

四、結語

綜上所述，水利工程檔案管理是水利工程建設與管理工作的主要組成部分，在社會發展與水利事業發展步入新階段后，相關單位必須要解放思想，與時俱進地創新檔案管理策略，以完善水利工程檔案工作機制和管理機制，提高檔案的服務性和利用率。

參考文獻

[1] 常文翠.水利工程建設中的檔案管理淺析[J].辦公室業務，2016，18：142.

第5篇：合同檔案管理方法范文

關鍵詞：施工企業工程施工合同管理 有效

中圖分類號：TU723.1文獻標識碼： A 文章編號：

1前言

隨著水利水電建筑市場管理體制的完善，水利水電建筑市場風險進一步加大，有效的合同管理是確保工程目標實現的重要手段，且目前水利水電建筑市場競爭激烈，企業利潤少、風險大，工程施工合同管理愈顯重要。施工企業應充分認識到合同管理的重要性，做好合同管理，才能有效的降低工程風險，維護企業的利益，增加企業利潤。

2目前我國水利水電建筑施工合同管理的現狀分析

我國水利水電建筑行業施工合同管理目前主要存在以下幾個方面的問題：

（1） 施工合同管理與投標過程脫節，施工企業投標中 “商務標”、“技術標”編制及管理與工程項目的施工合同管理分屬公司內不同職能部門及工程項目組。一旦投標中標，施工企業與建設單位簽訂合同后，此“合同”只是以文件形式轉給項目經理部，技術交底往往流于形式，最終使得施工合同管理與投標管理在實施過程中嚴重脫節。

（2） 合同管理人才缺失。首先，經過施工企業辛勤培養的合同管理骨干，由于受不住長期在野外施工的寂寞而辭職轉干其他行業；其次，由于水利水電工程的流動性比較大，合同管理人員經常變動，合同管理人員很難做完整一個項目的管理；再次，個別施工企業對合同管理意識淡薄、觀念陳舊。

3 水利水電土建工程施工合同管理實例分析

按照三大目標，某工程合同管理效果評價如下:

（1） 進度控制方面，工程前期準備工程2001年9月開工，主體工程2002年9月開工，2003年10月28日大河截流，2005年底第一臺機組發電，2006年主體工程竣工。這些中間完工日期和工程竣工日期都按合同如期或提前完成。

（2） 質量方面，監理工程師嚴格按合同進行質量控制，于2006年12月通過水利部組織的初步驗收，評定該工程質量總體優良。

（3） 成本/利潤方面，實際結算和投標報價見表1、2。

表1 某水利工程主體工程投標報價、實際結算對比表

表2 某水利工程成本、利潤表

從上表可以看出該水利工程工程合同管理達到了預期的目標。其成功的主要原因歸結如下：

（1） 施工企業項目合同管理部對合同問題應積極主動。項目合同管理部認真分析合同條款，加強施工圖紙審查。一旦設計單位、業主任一方提出變更要求，積極會同工程技術部門做出詳細的施工進度計劃、相應的施工措施及變更報價書，盡量在施工前和業主對價格達成一致，以免施工完商談價格，產生爭議。

（2） 注重合作精神。索賠是雙向的，業主并非施工企業的敵人，而是不可分割的合作伙伴，最根本的一條就是相互信任。業主、施工企業、監理工程師、設計方、設備供貨方等要有一個整體的團隊精神。各方既要清楚各自的責任，也要明白其他各方的責任，誠實、公正地對待索賠事件，及時、合理地處理索賠。

（3） 注重對基礎資料等信息的收集和管理。施工合同管理的基礎是信息管理。合同的履行是個過程，任何一個建設項目的實施，要有較長的時間，涉及到空間分布，復雜的構筑過程。這些都在隨著施工的進展而不斷地變動著。因此，合同管理要求能在計算機中，隨時地輸出過去和現在的各種工程動態數據。

施工企業加強自身管理盡量減少違約。施工企業應當嚴格地按合同要求執行義務。如:對施工作業和施工方法的完備性負責、避免施工對公眾與他人的利益造成損害、工程的維護和照管等。

4施工合同管理在工程項目管理中的地位和作用

（1）施工合同確定了工程實施和工程管理的主要目標，是合同雙方在工程中各種經濟活動的依據，合同管理工作能保證合同確定的工程目標的實現。

（2）施工合同規定了雙方在合同實施過程中的經濟責任、權益和權力。簽訂合同，則使雙方居于一個統一體中，共同完成項目任務，雙方的總目標是一致的。從另一個角度上看，合同雙方的利益又是不一致的，施工企業的目標是盡可能取得工程利潤，增加收益，降低成本，而建設單位的目標是以盡可能少的費用完成盡可能多的、質量創優的工程。施工合同是調節這種關系的主要手段，雙方都可利用合同保護自己的權益，限制和制約對方，所以施工合同可以平衡雙方經濟責權利關系。

（3）合同是工程過程中合同雙方最高行為準則。合同確定工程項目的價格、工期、質量等目標，規定著合同雙方責權利關系。合同管理對項目的進度控制、質量管理、成本管理有總控制和總協調作用，是工程項目管理的核心和靈魂。

5水利水電建筑施工合同管理中問題的主要對策

（1）加強工程投標管理。首先要加強投標報價班子的建立并建立科學的承接項目的決策機制，報價人員必須具有一定的技術知識、管理知識、法律政策知識、合同知識，并能夠對各類風險有預見性識別，主要是對業主的信譽、工程的可靠性、施工技術的復雜項、資金到位情況等進行事前評估。要結合自身的實際情況選擇性的進行投標，不能盲目地追求經營任務而投標。

（2） 提高合同管理人員的業務素質。施工企業必須加強合同意識，重視合同管理，具體可以從下面三方面著手：一是選好人員。通過公開考評和競爭招聘方式選拔人員；二是組織好在職學習，參加短期培訓，講座等；三是建立崗位責任制。明確他們的責、權、得，建立競爭機制，對有貢獻的合同管理人員給予獎勵，先進的管理方法進行推廣。

（3）加大合同管理力度。為保證施工合同全面履行，工程項目行政領導應把施工合同管理工作列為工程項目內業工作的重要內容，在實際工程中時刻維護自己的合法利益，培養合同管理人員進行水利水電土建施工合同相關法律、法規的學習，并廣泛搜集新出臺的法律法規和各項政策。

（4）加強合同法律意識。減少合同糾紛產生。在簽訂合同過程中，施工企業要對合同的合法性、嚴密性進行認真審查，盡量減少簽訂合同后產生糾紛的因素，把合同糾紛控制在最低范圍內，以保證合同的全面履行。

（5）加強施工合同索賠管理工作。合同管理索賠要求施工企業在簽訂合同時應充分考慮各種不利因素，分析合同變更和索賠的可能性，采取最有效的合同管理策略在整個合同履行過程中，隨時結合施工現場實際情況，結合法律法規進行分析合同履行情況，防止出現承包人責任的索賠。

（6）做好工程合同的履行評價的搜集。建筑工程合同內容多，涉及法令、法規也多，工程較大，履行時間也較長，應認真做好工程合同資料的收集、保存、整理、分類、登記、編號、裝訂、歸檔備案工作，保證合同檔案齊全，使工程合同檔案管理程序化、規范化；通過對工程施工合同履行的情況與實施計劃進行比較、分析，對合同履行情況進行評價，總結經驗或教訓，提高水利水電工程的現代化合同管理水平。

6結論

合同管理不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理，施工企業只有對合同實施有效的管理，提高合同管理人員的素質，在實踐中不斷探索及歸納管理的技巧，尋找新的方法，解決新問題，只有這樣才能保證項目的正常實施，才能推動企業的經濟效益不斷前進。

參考文獻

1祝賀.建筑工程合同管理〔J〕.遼寧工程技術大學,2009,4 (215).

第6篇：合同檔案管理方法范文

合同管理已成為高校管理一項重要的工作，做好高校設備合同管理，對高校規范管理、風險防控和腐敗防治具有特別重要的意義。文章從高校設備合同管理的內涵、高校合同管理現狀及存在問題等方面進行闡述，提出了做好高校合同管理工作的四項措施，使高校設備采購合同管理工作真正發揮實效。

關鍵詞：

高校；合同管理；科學研究

隨著我國高等教育的不斷發展，各高校對于教學、科研軟硬件設施的投入逐漸加大，就淮陰師范學院而言，每年的招標采購項目就有數千萬，采購項目涵蓋教學科研儀器、家具、軟件、圖書、裝修、后勤米面油糧等各個方面。從招標項目的申報到論證，從制定計劃到招標、評標、定標，從采購合同的擬定、簽訂、執行到儀器設備的安裝、調試、驗收，再到建立資產帳目，這是一項系統的、復雜的工程，高校設備合同占高校合同管理中很大一部分比例，必須要規范管理，從嚴要求。

一、高校設備合同管理的涵義

高校合同是指高校作為法律關系主體在開展教科研、服務社會過程中，與作為其他平等法律關系主體的自然人、法人或者其他組織簽訂的具有法律權利義務內容的協議。[1]高校合同與一般企業之間簽訂的合同有所不同，高校的合同通常是圍繞高校的人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新的四大職能而進行的設備采購、維修維護、基本建設、合作研究、合作經營、合作開發、服務等活動，與其他市場主體產生的一系列權利和義務關系。高校合同具有涉及部門多、種類多、金額小等特點，在管理上有其復雜性和獨特性。高校設備(采購)合同管理是指高校作為一個法律關系主體對設備采購合同進行依法簽訂、履行、變更、解除、轉讓、終止、審查、監督以及控制等一系列行為的統稱。通過審查、監督、控制等管理手段對合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止等內容進行監督和管理。合同管理是一個系統的、動態的、全過程的流程。對高校采購合同管理進行規范化管理，有利于保持采購各個環節相互銜接，避免風險，有利于保證采購任務順利完成，以便優化和滿足高校的資源配置。

二、高校設備合同管理現狀及存在問題

(一)高校合同管理的相關制度缺乏

就淮陰師范學院而言，學校僅在2004年出臺過一則《大宗經濟項目合同審核管理暫行辦法》，規定了涉及的經濟數額達5萬元及其以上的大宗競技項目的審核范圍、審核機構及工作職能、審核的主要內容等。缺乏針對合同的管理部門、合同的起草、審核、簽訂以及合同的履行情況、跟蹤檢查管理等各個工作流程均作出明確規定的規章制度。

(二)管理人員對高校采購合同管理的重要性認識不夠，風險意識不高

在高校采購合同管理的過程中，管理人員的法律知識和風險防控意識對后期合同管理的質量和效率產生了直接的影響。部分管理人員缺乏對高校采購合同管理重要性的認識、風險防控意識較弱、需要加強法律知識培訓和儲備?！吨腥A人民共和國合同法》明文規定，簽訂合同的主體必須是擁有民事權利能力和民事行為能力，依法獨立享受民事權利和承擔民事義務的自然人、法人和其它組織。[2]然而在高校往往出現不規范操作等現象，究其原因，主要是因為部分高校管理者相關法律知識簽約，在簽訂合同時，使用學校公章而非同專用章。此外，未經學校法人授權的，學校下屬的部門、學院或者非法人單位等擅自使用部門公章簽訂的。以上簽訂合同的主體往往不具備獨立的民事主體資格，所以合同的權利和義務等最終應由高校這一合同主體來負責。以上種種跡象表明，學校管理人員對合同管理的重要性認識高度還不夠，思路未理清，更缺乏對合同簽訂后的風險防控意識。

(三)高校合同沒有專門的部門管理，簽訂部門較多，責任分散

高校下設部門較多，有教學單位、科研單位、管理部門、后勤保障部門等，這些機構就像一臺機器的各個零部件一樣，保證著學校這個大型機器的正常運作。平時這臺“大機器”的各個“零部件”都是相對獨立并對外開展各項工作。由于大部分高校無專門管理合同的機構或部門，因此各單位部門在對外交往需要簽訂合同時便各行其是，各部門都可以學校的名義簽訂對外合同。這樣就導致，基建處負責基建項目的合同的簽訂、資產經營公司負責房屋租賃的簽訂，后勤管理處負責后勤維修維護合同的簽訂、設備管理處負責設備采購合同的簽訂等等。合同簽訂的部門多，責任分散，存在著影響合同中學校權益的實現和潛在的法律糾紛等各種風險因素。但是，在合同執行過程中又會出現種種問題，這時如果各部門相互推脫，避而遠之。那么后果和責任只能由學校來承擔。部分高校雖然設立了專門的合同管理機構，但在實際操作過程中只負責合同簽訂的備案、蓋章，并不能真正對合同的簽訂和執行過程進行監督。此外，學校領導或相關部門也不能夠隨時全面了解學校簽訂合同的整體概況，再加上各部門和單位簽訂的合同等文本資料放在學校不同的部門，若管理不妥很容易造成合同的丟失，不能按規定存檔，從而導致，學校進行資產清查、財務審計或相關檢查時不能及時方便地查找資料。

(四)工作人員專業性不夠強

高校各部門的行政管理人員素質參差不齊，絕大多數管理人員法律專業素養有所欠缺，所以在面對合同管理這項工作時往往是顯得專業程度不夠。受傳統思維的影響，在實際操作過程中，大部分管理人員猶豫沒有法律背景，常常忽視了法律的思維和方式或者根本就不具有法律意識，比較傾向于采用行政命令的方式來處理高校采購合同管理執行過程中出現的種種問題。在高校采購合同管理中尤其如此，這部分管理人員意識不到簽訂高校合同對于保障學校合法權益的重要意義。[3]如果合同管理者自身就不具備法律專業背景，沒有法律知識，不了解合同的基本條款，那么，高校采購合同管理就已告朔餼羊，形同虛設了。

三、高校設備合同管理對策措施

(一)提高對合同管理重要性的認識

高校要不斷加強對合同管理重要性和必要性的認識，通過加強合同管理進一步規范學校的各項對外經濟行為，推進依法治校，有效降低風險，提升內部管理水平，對避免腐敗和暗箱操作，促進廉政建設的發展也有著十分重要的意義。各高校應定期對教職工展開普法宣傳，對合同管理人員定期進行相關法律、規章制度以及合同簽訂管理方法、技巧的學習培訓，增強合同管理人員的法制觀念、責任意識與風險防控的相關知識。同時，合同管理人員在工作中也應該積極思考，探索合同管理的新路徑和新方法。

(二)建立健全制度，明確各個機構的職責。

為推進合同管理工作的進一步制度化、規范化、標準化，各高校應根據《中華人民共和國合同法》和學校的實際情況，出臺合同管理的相關規章制度：例如合同的審核制度、合同執行的動態監控制度、合同檔案管理制度等等，規范和約束合同的擬定、審核、簽訂、履行、管理等一系列行為。合同管理制度能夠使管理人員對合同管理有一個全面、清晰的認識，防止合同管理工作被邊緣化、簡單化和表面化[4]。通過一系列相關制度的制定，明確了涉及合同管理相關部門的具體職責，使合同管理人員的各個工作環節和工作流程有章可循，有據可依，從而保障合同的履行，有效維護學校的合法權益。

(三)建立合同管理系統，加強合同的動態跟蹤

高校購置的儀器設備在逐年增多，采購任務逐漸增加，合同管理人員的工作量也在大幅增加，合同管理部門需要提供更高效的工作和服務，來保障學校的教學科研工作正常進行。合同管理是一項需要多部門協調配合的工作，建立一個統一的合同管理系統平臺，能夠對合同的簽訂、執行進度、驗收、付款、歸檔等一系列信息進行統一查詢，增加合同管理信息的共享，加強對合同的動態跟蹤管理，這不僅可以為以后的合同談判、決策等提供信息和數據支持，還有利于及時發現采購過程中存在的問題，降低采購成本。

(四)專業人員參與，促進合同管理的規范化

高校采購合同管理除了管理人員要加強法律專業知識的學習以外，還需要具有法律專業背景的工作人員、法律顧問等來全程參與，支持和追蹤管理合同的起草、修改、審核等各個環節。高校合同的文本形式，可以請專業法律從業人員按相關法律法規，按建筑、裝修、儀器設備、軟件開發等不同類型分別擬定合同范本(國家規定采用標準合同文本的除外)，與對方單位商定需增加的內容可根據具體情況靈活添加到范本的補充條款中，并需通過法律顧問審核通過方可簽訂，這就從根本上降低了簽訂合同的風險性，有效的保護了學校的利益。

四、結論

高校設備合同管理是一項復雜、系統的工程，涉及到高校發展和師生的切身利益。做好高校采購合同管理，要從學校層面高度重視設備采購工作，健全各項規章制度，強化責任意識，加強專業人員培訓，提升專業人員素養，規范設備采購合同各個環節和流程，同時，建立合同管理信息系統，做好合同的動態跟蹤。

作者：劉洋 單位：淮陰師范學院

參考文獻：

[1]馮俊波.高校合同管理若干問題的思考[J].2014(4).

[2]史為業.高校合同管理的路徑探析[J].會計之友,2010(10):84-86.