電子檔案管理規范精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理規范范文

關鍵詞：醫院；電子檔案；規范化管理

醫院檔案作為醫院制定計劃的主要依據，對醫院長遠發展有著非常重要的作用。電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，加強檔案管理的現代化建設，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。

一、醫院電子檔案管理存在的問題

（一）對電子檔案的重視程度不夠

在醫院的運行過程中，有些單位對檔案管理的重視程度不夠，認為檔案管理不能夠給醫院帶來經濟效益，把檔案工作簡單的看成是各種數據的簡單搜集和保存，沒有把檔案工作和醫療工作同步起來。另一方面，檔案管理人員還沒有真正轉變管理思路，管理方法還停留在傳統的文檔管理層面，忽視了對各種電子視頻文件、學術資料、典型醫療視頻資料的整理和歸檔，不利于醫院檔案的豐富，影響了醫院檔案管理工作的順利推進。

（二）電子檔案容易缺失破壞

源于電子檔案的數字化特征，如果管理不善，很容易出現缺失或者破壞的問題。首先，檔案的多頭管理容易造成檔案的丟失。有些電子檔案材料是由多個科室進行保管，缺乏規范和統一的管理，很容易出現電子檔案損壞和丟失現象，影響了檔案管理工作的順利推進；其次，隨著計算機網絡的發展，網絡安全、病毒防范等問題凸顯，如果不能夠有效保障計算機的安全，電子文檔就會面臨被病毒和黑客攻擊的危險；再次，由于電子文檔信息修改的不可識別性和信息載體的分離性，電子檔案的原始記錄內容和形式就不復存在，不利于對醫院檔案的追溯。

（三）電子檔案管理缺乏相應的專業技術能力

近年來，醫院檔案管理的數字化發展趨勢越來越強，電子檔案變的非常普遍。對于電子檔案來說，它是計算機文字處理的最后一個文本，沒有印稿和草稿的區別，也沒有副本和正本的差異，文件和檔案之間很難有個清晰的界限。所以，在醫院電子檔案管理的過程中，一定需要管理人員具備較強的專業技術能力，能夠對電子文檔進行相應的操作，保證醫院電子文檔的規范性和合理性。

二、強化醫院電子檔案規范化管理的對策

（一）優化電子檔案的管理要求

根據當前醫院發展的實際和信息技術發展的趨勢，醫院要進一步明確電子檔案歸檔的范圍以及管理要求。首先，明確電子檔案的采集范圍。醫院檔案部門應該加強對醫院電子文書、電子圖像、影像材料、視頻材料等的搜集和整理，完善電子檔案數據庫；其次，明確電子檔案的管理要求。要根據醫院發展的實際需求，明確電子檔案的管理要求，在檔案管理的具體工作中，工作人員需要第一時間處理醫院相關部門的信息，通過計算機進行數據的整理和匯總，然后通過網絡實現資源共享，確保檔案信息的及時性和有效性；再次，結合醫院實際，編寫《檔案實體分類大綱》等多種規范性文件，統一標準，確保檔案工作的順利推進。

三、優化醫院電子檔案歸檔的具體操作

首先，醫院應該根據實際情況建立一整套《電子檔案管理制度》。在制度的框架下，明確檔案管理流程和相應人員的崗位職責，以便于能夠更好地對醫院電子文檔進行制作和歸檔，實現對醫院電子檔案的全過程控制；其次，合理歸納電子文檔和紙質媒介，實現兩者的相互補充、相互配合。在電子檔案的整理過程中，采用編碼的形式對其進行標準，方便匹配和查找；再次，對醫院陳舊檔案實行“數字化”管理。利用先進的技術設備對檔案進行技術轉換，把紙質版檔案轉變為電子版，進一步豐富醫院的電子檔案數據庫。

四、積極改善電子檔案存儲條件

首先，改善醫院檔案館建設。醫院應該加大財政投入力度，進一步豐富檔案館建設，購置先進的電腦設備、掃描儀、刻錄機等，引入先進的檔案管理軟件，確保電子檔案管理工作的順利推進；其次，優化電子檔案保存環境。依托于載體的特征，建立合理完善的檔案控件，保持良好的濕度和溫度，防止電子檔案的自然老化現象，進一步保障電子檔案；再次，對已歸檔電子檔案載體實行定期有效的檢測和維護，同時保證電子檔案所依靠的技術及相關支持軟件，定期或不定期對其進行相應的復制、轉儲，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存，對于出現破損的電子檔案及時修復和補救，從而更好地保證電子檔案管理工作的有序開展。

信息高速發展對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理方式必然向現代信息化電子檔案管理方式轉變。醫院必須從自身發展實際出發，采取積極的措施，不斷強化對電子檔案的規范化管理，進而更好地為醫院決策層、為醫院建設發展提供有價值的檔案信息服務。

參考文獻：

[1]薛.對醫院內部審計檔案規范化建設的思考[J].延邊教育學院學報，2008（06）.

[2]岳書靜.探討如何做好醫院檔案規范化管理[J].黑龍江史志，2013（13）.

[3]李春梅.加強檔案規范化管理促進疾控工作可持續發展[J].南方論刊，2007（01）.

第2篇：電子檔案管理規范范文

過去，集團管理層公文、新聞、通知等，要通過紙質打印、校對、印制、傳送，時間長、流動性弱、受眾面窄，影響常常局限在接觸到文件的人員范圍內。使用電子文件，在大量節約企業成本的同時，能夠有效地整合各種資源、加快信息流通、提高辦事效率，是社會發展的必然趨勢。

維護電子檔案的原始性與真實性

電子文檔不同于傳統的“白紙黑字”，具有易改動性、易出錯性、易消失性以及易受攻擊性。目前，我國部分企事業單位的電子文檔處于一種流失、半流失的狀況，有的電子文檔隨便改動、隨便存放，不注意保持文檔的原始性；有的電子文檔用U盤等介質存放，隨著計算機技術的進步被淘汰；有的電子文檔毫無病毒防護等必要的安全措施，容易受到黑客的攻擊，等等。

對此，要采取具體有效的措施確保電子文檔的原始性與真實性。根據電子文檔管理工作的實際情況，除開在各層級和各部門間的運行和傳送的過程，電子文檔大致可分為產生、歸檔、運用等三個階段，保護措施的設立，也應圍繞這三個階段，構建起其原始性、真實性保護體系，保證電子文檔一經產生，就能得到有效維護，從而確保其憑證作用。其中，最重要的就是要加強電子文檔生成定稿階段的管理，確保歸檔文件的“原件”屬性。

嚴格規范電子文件的歸檔與管理

一是嚴格落實國家《電子文件歸檔與管理規范》。增強省級黨報集團工作人員參與電子文件歸檔與管理的自覺性，建立和維護正規的電子檔案管理和利用信息的秩序。檔案的信息載體及其管理方法會隨著高新技術的發展改變，但是檔案和檔案工作的基本性質不會改變。因此，原有的規范紙質檔案的各項檔案管理制度，對電子文檔的管理也同樣起著規范的作用。在嚴格落實國家《電子文件歸檔與管理規范》的同時，檔案管理部門要從自身的職責和任務著手，根據本單位實際情況對《電子文件歸檔與管理規范》的各項原則要求進一步細化。

二是建立平臺軟硬件的測試、維護和管理制度。對于硬件的技術指標、性能，對于軟件的使用功能要進行定期的檢測。

三是建立電子檔案管理的建設與協作機制。信息資源共享和開發利用的公眾化，是電子檔案管理的重要特征。因此，必須建立電子檔案管理的全方位協作。省級黨報集團要根據自身的實際情況和業務需求，重點建立起檔案管理部門與三個方面的協作機制：即建立與集團內部各部門之間的協作機制，由檔案管理部門負責牽頭運作，重點解決電子文檔的規范化、文檔信息資源的開發利用等問題；建立與省檔案局之間的協作機制；建立與其它單位之間的協作機制，重點解決信息資源共享和開發利用的問題。電子檔案管理的協作過程，也是電子檔案開發利用和完善發展的過程，只有建立起更加科學完善的運行與協調機制，才能更好地為省級黨報集團內部各個部門和社會提供更加便捷的服務。

注重檔案管理部門的各方面投入

現代檔案的管理工作，對硬件和軟件的配備都提出了新要求：一是改變省級黨報集團當前檔案管理部門設備落后的局面；二是檔案工作者的業務能力和業務素質要相應提升。

這就需要盡快形成結構合理、素質復合的人才群體。除了按要求引進和配備專職檔案管理人員外，還要積極提供教育培訓和進修交流的機會，努力提升檔案管理人員的業務能力和電子檔案的管理水平。加強復合型管理人才的培養。加強電子檔案的管理工作，確保信息資源的安全、開發與利用，就必須培養一批既精通計算機技術，又懂檔案管理的復合型專業技術隊伍。滿足了集團無紙化辦公條件下建網、管網、用網和檔案信息資源開發運用的需要。

第3篇：電子檔案管理規范范文

關鍵詞：檔案管理系統；ERMS；信息化；中國石油

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)20-4875-02

Research on Electronic Records Management System of Petro China

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.

Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China

長期以來中國石油集團公司下屬單位在檔案管理上使用各自開發的系統，甚至和手寫管理相結合，沒有統一的檔案管理平臺。傳統的檔案管理業務存在很多弊端。項目組在國家信息部的支持下，與微軟合作，在集團公司范圍內建設集中統一的檔案管理平臺（簡稱ERMS），實現業務系統與檔案管理系統的有效集成，制訂統一的檔案管理標準規范，整體提升檔案管理能力。通過建設集團公司集中統一的檔案信息資源共享平臺，在保證信息安全的前提下，提高檔案的利用率和使用價值。從技術的角度，實現由檔案管理系統向內容管理系統的過渡；從應用的角度，逐步實現由檔案管理向知識管理的轉變。最終建立起中國石油的電子文件憑證中心和知識中心。

1 ERMS與傳統檔案管理業務的比較

1.1 傳統檔案管理業務原理

部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理以及用戶的檔案利用業務（圖1）。

1.2 ERMS原理

部門檔案歸檔人員在ERMS系統上將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核以及歸檔辦結后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單。由檔案管理部門人員進行電子檔案和實體檔案進行入庫維護和對用戶的利用（圖2）。

1.3 與傳統檔案業務管理的比較

1.3.1 電子文件管理規范和標準

傳統檔案業務缺乏統一的電子文件管理規范和標準，檔案數據標準和格式未統一，歷史數據質量較差。ERMS遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》，統一了各個下屬單位電子文件管理規范、數據標準和格式。

1.3.2 文檔一體化程度

傳統檔案業務文檔一體化程度低，缺乏生命周期的管理，未與產生電子文件的相關系統進行集成，電子與實體管理脫節。ERMS強調針對電子文件的管理，電子文件先歸檔，實體隨后。還提供與OA系統的接口。

1.3.3 檔案價值利用

傳統檔案業務紙質借閱率較低，基本無法進行電子借閱。編研工作量大，素材收集不全面，統計工作繁重。ERMS提供電子借閱功能，一份電子檔案能同時借給多個用戶，到期后自動收回借閱權限。支持電子檔案全文檢索。自動生成符合用戶需求的統計報表。

1.3.4 信息化標準體系建設

傳統檔案業務信息化標準體系建設滯后，已有檔案管理系統差異大，無統一的管理平臺，形成了多個信息孤島。ERMS為中石油集團公司各個下屬單位建立統一的檔案管理平臺，成為檔案信息共享知識中心。

1.3.5 檔案管理工作的權責落實

傳統檔案業務對檔案管理工作的責任方較難落實。ERMS根據使用系統的權限劃分用戶角色，并且支持多種日志，保證每個工作環節都落實到責任人。尤其是歸檔工作一定由歸檔部門負責，貫徹“誰產生，誰負責”。

1.3.6 檔案管理工作效率

傳統檔案業務以實體檔案為主，大量工作都要在線下手工進行，效率低，人員浪費大；ERMS充分發揮了電子檔案的優勢，大部分流程都在線進行，大大提高了工作效率，減少了人員浪費。

2 中國石油檔案管理系統

2.1 總體功能結構圖

總體功能結構圖如圖3。

2.2 各個模塊功能

2.2.1 收集整理模塊

收集整理模塊主要包含檔案歸檔和檔案上交的功能。

檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中。包括以下功能：

1）預歸檔：用于部門歸檔人員創建檔案的電子條目。

2）歸檔整理：用于部門歸檔人員對電子條目所對應的實體進行整理。

3）檔案整理：檔案管理員對部門歸檔人員提交過來的電子條目和實體檔案進行整理。

檔案上交的目標是以直交或匯交的方式實現油氣勘探開發類檔案的分發和匯交。

2.2.2 檔案保管模塊

檔案保管的目標為對已歸檔檔案進行日常維護和管理，并通過鑒定檔案的價值確定其保管期限，把已失去價值的檔案銷毀，以達到優化館藏、提高檔案管理利用的效率。檔案保管包括以下功能：

1）檔案管理：用于檔案管理員查看館內檔案的詳細情況。

2）庫架信息維護：主要用于模擬實際檔案庫房。檔案管理人員對實體檔案上架后的物理庫架位置信息進行維護。

3）檔案鑒定：對于已經過期的檔案，可組成專家組進行檔案價值的鑒定，以確定其保管期限，把已失去價值的檔案銷毀。

4）檔案移交：用于當某些單位需要重組或是某些檔案需要移交給另一家單位時。

2.2.3 檔案利用模塊

檔案利用模塊是系統用戶利用檔案資源進行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過程。包括以下功能：

1）檔案搜索：利用檔號、名稱、歸檔部門等關鍵字搜索出符合用戶要求的電子檔案，方便了用戶查詢、借閱等需求。

2）檔案借閱：支持電子檔案和實體檔案的借閱。一份電子檔案可以同時借給多個用戶。到期后自動收回權限。

3）報表生成：可以根據用戶自定義的行和列，生成符合用戶特定需要的報表。

4）檔案編研：是為檔案編研人員提供一個根據館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著的平臺。

3 結論

項目組在信息部的支持下，和微軟合作開發了中國石油檔案管理系統（簡稱ERMS），經過一段時期的實施推廣，目前生產環境已在中國石油多家下屬單位上線。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、強大的檔案管理功能、方便簡易的系統設置、堅實的安全保密性以及卓越的運行速度和性能，得到了廣大單位用戶的好評。

參考文獻：

[1] 王秀霞.中國石油檔案管理系統應用架構的分析與設計[D].蘭州:蘭州大學碩士畢業論文,2010.

[2] 熊開盛,董兆鑫.檔案管理系統的設計與實現[J].計算機工程與設計,2007(6).

[3] .電子檔案管理系統設計及其功能實現[D].吉林:吉林大學碩士畢業論文,2007.

[4] 金波.基于SOA的檔案管理系統的設計與實現[J].辦公自動化,2010(7).

[5] 劉冬立.基于Web的企業檔案管理系統的設計與實現[D].上海:同濟大學畢業論文,2007.

第4篇：電子檔案管理規范范文

關鍵詞：信息化建設；水利；檔案管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

引言

建筑業經濟化是國民經濟信息化的基礎，運用信息技術對建筑企業進行合理的改造和完善具有重要的作用，從而提高建筑企業的管理水平和發展。隨著我國建筑行業的發展，我國的建筑行業在不斷的完善化，但是我國水利檔案的管理工作還存在著一定的局限性，為了更好的促使水利工程的穩步發展，采用信息化檔案管理，從而促使我國的水利工程建筑更加的規范化，保障了水庫工程今后正常運行和管理，具有十分重要的意義。

1 信息化建設中的水利檔案管理現狀

我國水利化信息管理是在1975年開始起步，2003年《全國水利信息化規劃》出臺，這就意味著水利信息管理的工作在進行全面展開[1]。要完善水利檔案管理體系，依照科學的管理手段進行規范化的管理，確保信息準確無誤；要進行健全的體制管理，結合我國水利實際情況，制定一定的制度，將信息進行歸檔管理，并形成一定的檔案管理規范，形成檔案工作具備法律，促使有法可依，有章可循的局面；對檔案加強業務方面的拓展和開發利用。對檔案管理工作加大硬件與軟件設施上的投入，促使水利檔案信息規范化、科學化，將檔案合理的進行整理，并編好目錄，采用信息化技術進行儲存、查閱，從而提高檔案的利用率。

2 信息化建設中的水利檔案管理工作存在的不足

2.1 水利檔案管理者素質低下

水利檔案管理者由于知識水平有限，思想觀念淡薄，對水利工程信息意識認識不足，按照傳統的檔案管理模式進行管理，這樣就會導致收集的水利信息不夠完整，對水利信息認識不足，導致管理上的困難，資料查找比較繁瑣。對于信息化時代，管理者由于知識有限，面對信息化和科學化的管理接受上能力有限，缺乏拓展精神[2]。

2.2 檔案管理人員技術上的漏洞

雖然現在很多人都會使用計算機，但是對于其功能還不是十分的了解，對于怎樣建立目錄、建立電子檔案在技術上還是比較缺乏的，不夠完善，對待檔案進行數字化統計還缺少專業的技能和水平。

2.3 檔案信息建設上還不夠完善

對一些專業性的軟件，如水質監測系統、水資源管理系統、電子信息管理系統等項目還不能同步進行，缺乏建立統一的管理模式，系統上對各級檔案的管理還不夠完善，處在失衡的狀態，對于電子檔案的建立比較陌生化，更偏重于紙質檔案的建立，對于信息化的管理技術上還比較欠缺。

3 加強信息化建設中的水利檔案管理工作

3.1 加強領導的重視度，帶動水利檔案管理信息化建設

對于水利檔案管理的影響有很多面，如資金的不足，領導重視度不夠，信息化管理人才的缺乏等，但是起到關鍵性作用的還是領導的支持度。領導是決定水利管理規范化的主要核心，確立水利電子政務，落實水利信息化建設與管理同步進行，領導要在經費和人力上加以投入，領導要定期聽取檔案管理匯報情況，了解檔案工作的現狀，提出要求，下達命令，解決工作中實際存在的問題。領導要對檔案管理交流活動進行重視，互相學習，彌補不足，共同提高，共同發展。指導檔案管理者工作，落實每項工作程序，實現信息化管理，技術上創新并得到改進。

3.2 重視檔案管理工作和加快檔案信息化管理

檔案信息資源建設是檔案管理的主要組成部分，是水利工程發展和改進的保障。水利檔案管理的專業性、規范性、科學性是有效保障水利工程水利進行的主要手段。制定一定的信息化檔案管理規范，實現發展戰略上的創新，加強綜合管理，進行業務監督，進行工作漏洞上的指導，建立完善的檔案管理體制，建立水文數據并進行歸檔流程。實現各類信息的收集、管理化標準、有效的進行電子儲藏。提高人員利用信息化軟件管理的規范化，建立水利工程管理目錄，實現更好的查閱，進行電子文件歸納，熟悉硬件與軟件的使用流程，建立信息管理制度，并進行有效、安全的儲存，實現紙質檔案和電子檔案共存[3]。

3.3 以人為本，注重人才的培養

計算機的應用技術固然重要，但是當前人才的培養才是決定檔案管理的主要依據。由于信息化時代的進入，這就要求檔案管理人員必須具備一定的檔案學知識和現代信息技術的掌握。培養一支信息化檔案管理人才隊伍對水利建筑發展具有關鍵性的作用，所以要建立復合型人才隊伍，要制定培養專業知識的計劃，鼓勵工作者去主動學習信息化技術，提高檔案管理工作技能，加強素質提高和責任提高。注意引進先進的科學技術人才和專業的計算機人才，建立強大的計算機IT人才隊伍，優化內部人才結構，從而帶動水利檔案管理，適應時展變化與改革。加強檔案管理者對信息意識的培養，改變傳統的檔案模式，靈活的運用信息技術進行整檔管理，根據實際情況制定培養人才計劃。

4 結語

重視水利檔案管理建設，密切關注水利檔案管理，及時的掌握水利信息的變化做出相對應的政策，提高信息化建設中的水利檔案管理工作，從而更好的促進水利工程建設，促使水利管理更加規范化和科學化，從而達到更好的為水利工程建設服務。

參考文獻

[1] 彭紅.檔案管理與信息化建設[J].河南科技，2011（13）.

[2] 張玉紅.水利檔案管理信息化問題初探[J].今日科苑，2009（02）.

第5篇：電子檔案管理規范范文

檔案管理的現代化是社會發展的必然要求，也是自身發展的必然趨勢，只有采用現代化管理，才能解決檔案收集、管理、利用等方面面臨的種種難題，從而帶來顯而意見的效果和收益。

（一）提高管理效率。現代化建設使得檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。檔案信息資源數據只需一次錄入，就可以多次利用，并可在內部進行數據共享。數據檢索可實現即時查詢，檔案查借工作實現電腦管理，能夠極大地減輕工作人員負擔。而且電腦管理方便、快捷，只要傳輸程序和數據庫設置合理，就不需要過多的人參與工作，大大解決了機關冗員問題。管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

（二）便于開發利用。檔案管理歸根結底是信息資源的管理，信息資源的社會價值在于開發利用，開發利用的效果取決于開發的時效性和利用的廣泛性。相比較而言，現代化手段儲存的各種信息更便于利用和開發。紙質文件只能記錄文字、圖表等信息，而電子文件利用很小的空間卻可以同時記錄文字、圖表、聲音、影像等各種媒體信息，且具有直觀性、選擇性、易操作性，開發利用的速度快。

（三）提高服務效率。現代化建設直接利用現代通訊設備傳遞、查找信息，大大縮短了檔案信息資源的處理時間，提高檔案信息利用的時效性。數據庫的管理能夠調取相同或類似內容的文件，為解決問題提供更多參考，無形中節約了大量的查閱時間。還可提供遠程服務，實現資源共享，科技人員可在自己的電腦上就可查閱檔案資料，便于二次利用和開發，從而縮短了編著時間。

二、檔案管理現代化建設的實現路徑

檔案現代化化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設和人才隊伍建設等五個方面內容。

（一）基礎設施建設。包括硬件和軟件兩個方面。硬件條件主要包括計算機、掃描儀等圖文輸入、輸出設備及存儲設備。軟件系統主要包括操作系統、數據管理系統、信息安全系統等。其核心是計算機網絡和先進的管理應用軟件。這是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建立先進的計算機網絡，開發先進的管理應用軟件，才能充分發揮檔案現代化的整體效益。其關鍵是舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件設施，加快設備更新改造的步伐。

（二）信息資源建設。建設完備充實的檔案信息資源數據庫是檔案管理現代化建設的核心。主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。要運用現代手段，將各種載體的檔案信息資源進行數字化技術的轉換處理，利用網絡技術將數字化信息加以匯集、編輯、整合，建立檔案信息數據庫，便于用戶進行檢索、傳輸、摘錄和分析處理。檔案部門在接收電子檔案時，必須要向文件處理部門提出相應要求；文件處理部門提供檔案信息資源時，也應考慮檔案管理部門對歸檔的要求。

（三）標準規范建設。檔案信息的收集、傳遞、儲存、檢索、利用，必須要用統一的標準規范，這是檔案管理現代化快速、有序、健康發展的保障。主要包括管理規范、業務規范和技術規范。在這方面，國家已頒布了一些相關標準。如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》是CAD電子文件收集、歸檔與利用的統一規范；《電子文件歸檔及管理規范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規范。應當嚴格執行國家統一標準，不要自行執行，避免交叉打架，便于文件共享。

（四）人才隊伍建設。人是管理活動中最活躍的因素。現代科技無法取代人的因素，現代技術要靠人來掌握，精密設備要靠人來操作，管理的職責也要由人完成。檔案管理現代化，對檔案工作者提出更高要求。首先，要有扎實的傳統檔案工作的基礎，對檔案的分類、鑒定標準和維護、管理成竹在胸。其次，要熟練掌握計算機軟件的應用，注意電子介質的保存和維護。還要更加重視檔案和文件的保密工作。最后，要根據本單位實際，把傳統檔案管理和計算機管理有機地結合起來，真正使兩種方式發揮各自的優點，提高工作效率和服務效率。在人才隊伍建設上，要堅持培養和引進并舉，通過繼續教育和崗位培訓，提高檔案人員的專業知識、管理意識和操作技能，同時積極引進高校計算機、信息處理以及相關專業的高層次畢業生，打造一支具有現代科技知識和業務知識的檔案干部隊伍。

三、總結

第6篇：電子檔案管理規范范文

1 照片檔案數字化管理的重要性

隨著社會日新月異的發展，各級政府機關、企事業單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統就可以直接將照片傳送到檔案部門。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。

第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數字化管理現狀分析

近幾年，隨著國家社會的發展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發展階段。由于傳統的照片檔案有相應的《照片檔案管理規范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規范了。

2.1 管理制度不完善

國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規范》，但這個規范只適用于傳統照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執行國家的相關規范，但由于長時間缺乏一套完整的規范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。

與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。

2.3 安全隱患嚴重

數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強照片檔案數字化管理的對策

3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度

數碼照片與紙質照片具有一定的區別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態圖像文件，需要依靠計算機系統進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機制

歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。

3.3 加強安全保護

各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。

電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數字光盤和移動硬盤儲存的數碼照片資料，都有丟失的風險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內容丟失。在數碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質照片進行翻拍、掃描，把丟失的數碼影像恢復過來。

第7篇：電子檔案管理規范范文

關鍵詞：事業單位；辦公室檔案；規范化管理；檔案管理

對于事業單位而言，辦公室重點在于管理單位各項事務，其為事業單位的發展發揮著指導作用。對于辦公室工作而言，檔案管理尤為關鍵，其完整記錄了辦公室的所有事務，能夠為單位提供準確、可靠的材料與信息。新形勢下，辦公室檔案管理工作已經難以適應新時期發展所需，且直接影響了辦公室相關職能的有效發揮。對此，相關部門應結合實際情況，全方位、多層次分析與總結，制定有效的檔案管理規范，進一步強化辦公室效能。

1辦公室檔案規范化管理的重要性

1.1有利于豐富管理形式

現階段，中國科學技術水平得到了顯著提升，在信息時代背景下，辦公室信息化建設已經成為必然趨勢，這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統方式，使用計算機管理辦公室檔案的效率更高，可有效提高檔案管理工作的科學性、規范性和系統性，進一步提高管理規范性。運用計算機可以快速收集、使用、管理和儲存檔案信息，促進了內部信息交流效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外，運用信息化手段管理辦公室檔案，可提高管理效率，緩解工作人員壓力，從而促進管理人員提高工作質量[1]。

1.2可以促進檔案管理員提高素質

對于檔案規范化管理，事業單位應高度重視，并在培養人才上投入更多的精力，檔案管理人員在規范化管理辦公室檔案中發揮了極為重要的作用。人才素養直接影響著工作效率，轉變檔案工作的性質會對工作人員的能力造成影響，和以往的人工操作相比，當前規范化的檔案管理主要運用電子計算機操作[2]。工作軟件的改變對管理人員操作計算機的能力提出了較高的要求，這是此項工作中不可或缺的一項能力。如此，便在日常工作中促進了管理人員的素質以及個人價值和工作能力的提高。

1.3可以促進單位和部門提高管理水平

在事業單位的正常運營中，辦公室檔案發揮著極為重要的作用。除了對單位各種經濟業務、人動的信息進行如實記載，辦公室檔案還要注重保存單位發展歷程中重大的證據與史料。而規范化管理辦公室檔案，既能使檔案管理的流程得到優化，同時還能帶給單位良好的社會效益。當單位和其他部門展開合作時，需要借助檔案部門和合作方展開密切聯系與溝通，以確保雙方合作的有效性。所以，在管理辦公室檔案的過程中，規范化管理檔案，對促進單位部門工作效率提升極為有利，從而使檔案管理更加科學和準確。

2當前辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1缺少健全的制度

新形勢下，事業單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響[3]。過去，事業單位在開展辦公室檔案管理工作時，只是一味地整理和歸檔檔案，并未運用先進的科技展開分類和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規操作，導致管理制度流于形式，致使辦公室諸多檔案資料丟失，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響。

2.2忽視辦公室檔案管理

在實際工作中，檔案管理工作只是檔案管理部門的工作任務，在單位中往往被認為并非主要工作，僅僅只是一項基礎性工作，通常單位的領導者都在主要業務上投入了諸多精力，而忽視了檔案管理工作。大部分單位，對辦公室檔案管理工作的重要性認識不夠，在開展工作的過程中運用的仍是傳統的管理理念和模式。此外，在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠，從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎設施，這在一定程度上威脅了辦公室檔案管理的安全，對有序開展辦公室檔案管理工作極為不利。

2.3缺少專業的檔案管理人員

縱觀事業單位管理體系，辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分[4]。但是，現階段單位領導對于辦公室檔案管理工作的重視度較低，諸多事業單位均安排辦公室人員兼任檔案管理人員，因為這一類工作人員對檔案管理的基礎知識了解得較少，在技術操作方面不夠熟練，所以很多時候都無法規范管理辦公室檔案。同時，這些工作人員中大部分都并未接受過系統教育，且所掌握的檔案管理知識與技能均不夠專業，不熟悉辦公室檔案管理工作，同時在工作過程中也很容易出現問題，使得辦公室檔案管理工作職能無法充分發揮出來。

2.4缺少先進的管理設備

在檔案管理設備方面，事業單位未有較大的投入，對信息技術與科技產品的引進不及時，難以與時展保持同步。同時辦公設備十分落后，大部分單位依然采取的是人工管理模式，嚴重影響了辦公室檔案管理效率，加大了工作人員的工作量，使其在工作上耗費了較多時間。且在人為因素的影響下，也無法順利實現檔案工作規范化管理目標，甚至導致檔案管理缺乏秩序性。

3新時期加強辦公室檔案管理規范的措施

3.1高度重視檔案管理工作

若要真正做好事業單位辦公室檔案管理工作，就必須從根本上將部門領導與工作人員的認識改變，使其認識到檔案管理工作的重要性，運用諸多有效手段積極宣傳事業單位的現代化;檔案管理模式，使相關領導和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發展中，檔案管理工作效率發揮的重要作用，并高度重視辦公室檔案管理工作，使每一位工作人員均可以積極對待此類工作。同時構建激勵機制，以堅實的基礎助力檔案管理工作的良好發展。辦公室檔案管理工作人員應和時展保持同步，立足于工作需求，積極促進自身檔案管理意識和相關法律意識的增強，特別是主要將自身保密意識加強，確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動參加相關培訓活動，把更為豐富的檔案管理工作技能切實掌握好，促進自身工作素質水平提高，對檔案管理工作的重要性有更加充分的認識。

3.2構建合理科學的規章制度

健全的檔案管理制度是有序開展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業單位只有構建合理、科學的規章制度，才能有效開展辦公室檔案管理工作。新形勢下，辦公室檔案管理工作要和時展保持同步，在對新的檔案管理制度進行制定的過程中，要將以往規章制度的束縛摒棄，積極創新制度的內容和形式，如此，才可以為檔案管理工作的開展提供重要的制度保證。除此之外，在對規章制度進行制定的過程中，要充分運用現代化手段，確保檔案管理制度更加完整、科學、安全[5]。構建檔案管理制度還要涉及檔案銷毀制度，應根據相關規定第一時間銷毀部分保存到期的檔案，為充分發揮辦公室檔案管理工作職能提供保障。

3.3提高辦公室檔案管理人員的綜合素質

辦公室檔案管理人員的綜合素質對檔案管理水平具有決定性影響。所以，為了確保檔案管理的質量，就必須有效提升檔案管理人員的素質。具體來說，一方面，要加強培訓檔案管理人員的檔案管理專業知識與技能，提升其水平；另一方面，要求檔案管理人員及時了解現代化的科學技術，可以熟練操作現代化設備。所以，單位領導在選拔辦公室檔案管理人員過程中一定要做到嚴格仔細，以制度為依據。當然，單位還要針對檔案管理人員展開專業培訓，幫助其將專業的管理知識與技能掌握，切實提高他們的綜合素質，如此，才可以順利實現辦公室檔案規范化管理的目標。

3.4采用現代化的管理手段促進檔案工作管理質量提升

檔案工作運行中，所運用的設備器材和技術手段、管理質量以及落實規范化的程度息息相關，其具有可把控性[6]。但通過當前實施的辦公室檔案管理體系可以看出，紙質檔案管理仍占較大比例，在意識不足、技術有限等問題的影響下，數字檔案建設方案還是只在小范圍內應用，對順利落實規范化管理工作造成了阻礙。所以，可以考慮從下述幾個方面入手，改進此類問題：首先，各單位需結合現代化技術革新需求，在檔案管理室中靈活應用計算機等現代化設備，并把現代化設備和紙質檔案管理工作聯系起來；其次，以不同形態的電子檔案為基礎，在信息技術發達的地區，有效采用以數字模式形成的電子信息檔案，此形態的電子檔案十分完整、便捷，實用性較高；最后，就信息技術發展落后的地區，可以借助再加工紙質檔案，將原件數字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質檔案，對檔案規范化管理意義較大。

第8篇：電子檔案管理規范范文

1、產生的背景

資料共享系統是在局提出“一次收件，全局共享”的中心指導思想下，在目前杭州市住保房管局信息管理系統的現有基礎上，為進一步提高我局房產管理的效率和對外服務質量而提出的新的系統項目。資料共享系統項目的提出是社會大背景和局系統工作現實情r相互作用的結果。

隨著電腦的普及和網絡技術的迅猛發展，辦公自動化也以前所未有的廣度和深度向前發展，在辦公自動化的這一進程中，政府機關、事業單位無疑在其中扮演著主要角色。另一方面，提高行政效率，最大限度的便民利民，這是長期以來政府所追求的目標和一直努力的方向，也是長期以來廣大群眾所關注的問題。而在這種社會大背景下，房管系統卻存在這樣一種工作現狀：本來，房管系統的整個業務工作基本上是以工作流的形式在進行的，好比一條多個節點串成的線，系統內各個單位就是組成這條線的多個節點中的一個，理論上說，對于某一節點取得或產生的要素，其后一環節或其后多個環節都可繼承過來并加以利用，倘若多個節點多次獲取同一要素，那看來就是一種重復。然而，從工作流的角度看，目前房管系統內各項業務工作基本上是分割開來的，系統內各單位之間甚至單位內各部門之間對于同一資料都是進行多次收取，而對本系統內產生的審批結果也是要求業務申請者提供的。正是在這一背景下，局里面提出了構建資料共享系統，實現“一次收件，全局共享”。

2、具體模式

簡單說來，就是通過對收件資料和審批結果材料的掃描和補掃描，形成電子影像，各單位受理業務時通過查詢，調閱電子影像和比對相關信息，獲取自己所需信息，從而實現資源的共享和辦公的自動化。

從界面設計和操作方法看，資料共享系統是以杭州市住保房管局信息管理系統輔助業務系統的身份加以定位的，因而它基本上延續了《杭州市住保房管局信息管理系統》的界面設計規范和操作方法。

2 實現文件資料共享后檔案管理模式的轉變

1、減少檔案管理的被動性，走出檔案館的圍城

杭州市房產檔案館目前對檔案的接收缺乏長期規劃性、完成任務性色彩較濃。盡管在每年的館工作計劃中對檔案接收的具體內容都有表述，但基本上都是從完成工作指標的角度考慮的，缺乏對增加館藏內容、豐富館藏層次以及是否有利于檔案館長期發展的思考。 此外，由于缺乏相應的規范要求和業務指導，檔案館對檔案的接收，要么是移交單位移交多少檔案館就接收多少，而且對進館檔案整理質量不作要求，這樣勢必造成大量無序和重復資料的進館，從而給檔案的后續整理帶來諸多困難和不便；要么是檔案館派人到移交單位，幫助整理好以后再做移交，這種做法有其好處，但前提必須是檔案館有充裕的人力和時間。

檔案館是文件資料共享系統項目的主要參與者之一，做了大量的前期調研工作。在調研過程中，檔案館不僅通過本館資源對檔案本身進行研究，而且還深入檔案形成的各單位進行實地調研。通過調研，我們不但對整個房管系統的業務流程有了比較全面的了解，也對整個房管系統的檔案類型及檔案的來源（即檔案產生、發展和最終形成的全過程）有了更為全面、深入的了解。這就為我們下一步對檔案的分類、檔案的組卷等進行研究并做出相應規定打下了基礎，有利于我們對檔案的管理。同時，文件資料共享系統項目對于資料的掃描、對于資料的立卷歸檔都做出了要求，這就有可能使得檔案從其形成起就步入規范化的軌道，這不僅有利于檔案資料形成單位對其檔案資料的管理，也為檔案館今后工作的開展贏得了主動。文件資料共享系統是一個契機，它將促使我們工作的方向從目前以進館后的檔案管理為重點轉變為今后對進館前檔案和進館后檔案管理兩者并重的局面。這就意味著，檔案館必須更多地從館內走出去，將觸角延伸到館外，加強與系統各單位之間的交流與溝通。

2、檔案管理向統一、規范化的方向轉變

文件資料共享系統是將局系統內各單位聯系起來，把各個業務辦理置于統一框架之內進行考慮的，這就要求檔案管理也應走向統一化、規范化。

（1）統一化管理規范的出臺

實行檔案的規范化管理是實現檔案管理工作現代化的前提和基礎。隨著科學技術的發展，為了統一檔案工作標準，防止檔案管理上的混亂，必須用檔案管理的規范手段來解決這些問題。為此，我們可按統一標準、統一規則、統一標符、統一的檢索語言、分類方法進行操作，使檔案工作達到協調統一，以便在整個局系統范圍內推廣使用。

目前，以局名義發文的正式的檔案規范性文件主要有如下幾個：《文書檔案整理規則》和《關于文件材料歸檔與不歸檔范圍的規定》。從數量上說是少的，涉及的檔案類別也是十分狹窄的。此外，檔案館還擬定了部分館內使用的檔案規范性文件，如商品房預售許可證、拆遷許可證等業務檔案的立卷辦法。總體上說，檔案館對于有關檔案規范性文件的工作還亟待加強。文件資料共享系統建設過程中以及建成后，必然要求大量規范性標準的出臺，其中涉及到檔案管理方面的主要有：檔案的分類規則、各類檔案的立卷歸檔辦法和有關電子影像的質量標準、組織要求及移交辦法等。因此，在今后的工作中，必須加強檔案規范性文件的研究與擬定，以使整個局系統的檔案管理納入同一框架之內。

（2）業務指導的提升

要使檔案管理走向統一化、規范化，光出臺相應的管理規范是遠遠不夠的，還要求檔案館做相應的推廣和解釋工作，這就涉及到一個業務指導的問題。客觀上說，到目前為止，業務指導仍是檔案館工作的薄弱環節之一。文件資料共享系統建設過程中和建成后，對檔案館業務指導的要求是不斷提高的：一是要求檔案館出臺更多檔案管理規范并對其做出解釋；二是由于文件資料共享系統是電腦程序為基礎構建起來的，因此要求檔案人員有更高的素質，不僅要具備一定的檔案知識，還要具備一定的現代化思想、掌握一定的現代化設備和技術。為此，一方面，檔案館工作人員必須不斷加強業務學習，努力提高自身素質；另一方面，檔案館也要加強對工作人員的業務培訓，以使檔案管理人員向知識化方向發展，成為復合型的人才。

3、檔案實體管理進一步向信息管理的轉變

所謂檔案實體的管理，就是遵循全宗原則，對檔案原件實行集中、有序的質量和安全管理，主要包括檔案的收集、整理、b定、保管四個環節。在這種管理模式下，傳統的手工方式是最主要的管理方式。所謂檔案信息管理，就是以檔案信息與載體的分離為前提，物的概念弱化，直接對信息進行相對獨立的管理、加工和利用。在這種管理模式下，電腦自動化管理成為最主要的管理方式，而信息技術則轉化成為提升檔案管理效率最直接的要素。檔案信息管理的對象是電子檔案，電子檔案的來源有兩個：一個是數字化的檔案，所謂檔案的數字化，具體來說就是將檔案的目錄信息輸錄進電腦和把紙質檔案掃描成電子影像存入電腦。另一個是辦公自動化條件下產生的大量電子文件。在目前電子文件合法性還存在較大爭議的情況下，電子檔案主要還是來源于數字化的檔案。

目前，除了歷史檔案，檔案館已經將絕大部分房產發證檔案數字化或半數字化（即只實現了檔案目錄的電子化，而尚未實現紙質內容的電子化），這就為檔案從實體管理向信息管理過渡創造了較好的條件。從檔案利用的角度看，目前檔案館是手工調檔、實體調閱與電子調檔、電子影像調閱兩種方式并用，但重心逐漸向后者偏移。總體說來，目前檔案館正處于實體管理向信息管理過渡的時期。

第9篇：電子檔案管理規范范文

[關鍵詞]檔案管理；信息技術；發展思路

隨著計算機信息技術的高速發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，檔案信息電子化是檔案管理規范化、現代化發展的必然趨勢。

一、檔案管理信息電子化的內容

計算機檔案管理系統的功能：主要是對各種電子文檔和實物檔案進行管理，對各種借閱要求進行控制。檔案管理主頁面由四部分組成：搜索引擎、最新開放檔案列表、用戶已經借閱到的檔案列表、用戶已填寫借閱單，正等待檔案管理員批準的檔案列表。

1.檔案查詢。檔案查詢有簡單的標題查詢和高級查詢，在標題查詢中，通過關鍵字，可以查詢所有檔案標題中包含此關鍵字的檔案；點擊高級查詢，在查詢條件錄入窗口，按照查詢者的要求將各種查詢條件任意組合，并且支持模糊查詢。

2.查看最新開放檔案。在最新開放檔案里能夠找到所有開放和內部傳閱的檔案的標題，如果用戶有權限，還可以找到保密檔案的標題，而絕密檔案只有檔案管理員才有權利對檔案的標題進行查詢。

3.檔案維護。檔案管理員可以通過系統中一些功能執行 “檔案維護”。檔案使用者（任意用戶）也可以通過“檔案上傳”的超鏈接，上傳自己認為值得存檔的資料。由用戶上傳的資料由檔案管理員進行審核后可正式存檔。

4.分類管理。對該分類進行四項操作：刪除、添加新類、改名、轉移。

5.錄入檔案。檔案管理員可以手工錄入電子檔案和實體檔案，標清楚標題和檔案分類號，還可根據用戶單位的需要填入其他信息。

6.待歸檔案列表。把從“公文流轉”模塊歸檔過來的文件和用戶上傳的檔案正式入檔。用戶（有相應的管理權限）可以在檔案錄入界面根據需要填寫相應選項。

7.借閱單列表。用戶借閱須填寫“等批借閱單”，管理員可以對借閱期限進行修改，然后可進行“批準”或“拒絕”操作。

8.實物領取管理。在用戶的某一實物檔案借閱申請被批準后，可以進行以“借閱人”和“檔案標題”為查詢條件的實物領取查詢，當用戶來領取實物時，可選擇“已領取”，或者“刪除”來對其進行取締。

9.檔案使用列表。顯示所有處于借閱中的檔案，可以通過以“借閱人”和“檔案標題”為條件的查詢了解檔案的歸還情況。當用戶來歸還檔案時，點擊相應的“已歸還”，或者單擊“刪除”來對其檔案進行取締銷毀。

10.借閱記錄。顯示所有歷史借閱記錄，便于以后進行查詢。

11.檔案查找。顯示所有保密級別的檔案（包括絕密級別）。管理員可以在檔案列表中，進行修改或刪除操作。

二、電子文件檔案管理中存在的問題

1.在電子檔案使用中出現的問題。電子文件的生存基礎是網絡，同時它也是引起管理問題的根源。與手工處理方式相比，計算機網絡在保密防護方面有三個弱點：一是數據因可訪問性而容易被終端用戶拷貝下來，不留任何痕跡。二是信息因聚生性而出現弊端。當信息以零散形式存在時，其價值往往不大，一旦網絡將大量關聯信息聚集在一起時，其價值就不可估量了。三是網絡因病毒和黑客的存在而難以設防。給保密工作帶來極大的困難。

2.電子檔案的對檔案的原始性、真實性能以保證。傳統的紙質文件一旦形成，在保管好的情況下，原件中所包含的內容和形式不會再發生變化，其原始性和真實性很容易保證。電子文件建立后，其內容和形式是相對獨立的，存在很多可變化的因素，人們無法從其所包含的內容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實性以及是否完整。

3.電子文件的法律效力難以界定。通常文件如紙質文件、文件的縮微品等的法律效力都是與其載體相關來確定的。光盤、磁盤，磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件由于沒有固定的載體，制定相應的法律認定條文就遇到很大困難，目前國家尚未出臺法律明確電子文件的法律效力。

三、電子檔案管理的發展思路

1.隨著軟件供應商開發出“大規模圖文資料數字化”的系統，可以對以往所有的檔案進行電子化處理。把紙質文件掃描后壓縮為光盤存儲，且可以通過關鍵字、詞或邏輯檢索。并且做好備份，分開異地保存，這樣既方便檔案的查閱和使用，又可以大大提高檔案的安全性。

2.電子檔案極易受到保存環境的影響，要加強對電子檔案進行歸檔保護的措施。檔案管理者要對所保存的電子檔案，每年進行一次定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。進行嚴格管理，建立相應的維護管理檔案機制，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。

3.實現檔案信息電子化，對檔案信息管理人員的素質有很大的要求，只有運用好現代化設備，才能充分發揮作用。管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。要培養和發現現代高技術人才，尤其是檔案、信息處理復合型人才，為檔案信息電子化的發展提供更大的空間。

參考文獻：

[1]夏鳳娟, 李凈儀. 關于企業檔案信息數字